Jeder Schritt zum Angebot in Österreich: die Unterlagen, wer was…

Dieser Leitfaden ist die Checkliste hinter einem Angebot in Österreich: jede Unterlage und jeder Schritt in der Reihenfolge, in der eine Ausschreibung sie verlangt, und wer sie erledigen darf. Wie das österreichische Vergaberecht insgesamt funktioniert – Schwellenwerte, Verfahren, Bewertung, Nachprüfung und Zahlung –, steht in So bewerben Sie sich um öffentliche Aufträge in Österreich.

Bevor Sie ein Angebot legen

1. Registrieren Sie sich auf der Plattform, über die die Ausschreibung läuft. Jede österreichische Ausschreibung wird über eine E-Vergabe-Plattform abgewickelt, die in der Bekanntmachung genannt ist: das ANKÖ Vergabeportal, auftrag.at, ProVia (von ASFINAG und ÖBB genutzt) oder eine Plattform eines Landes. Erst mit der Registrierung können Sie die Unterlagen herunterladen, Bieteranfragen an den Auftraggeber stellen und ein signiertes Angebot hochladen.

Kosten und Dauer: Die Teilnahme ist kostenlos, die Registrierung am selben Tag erledigt. Legen Sie nach Möglichkeit ein Testkonto an, um Signatur und Upload vor einer echten Frist zu üben.
Wer es erledigt: Das Unternehmen registriert sich selbst und gibt seine Benutzer frei. Wo eine Plattform mehrere Benutzer zulässt, arbeiten Berater mit eigenen Konten.
Aus dem Ausland: genauso; Ihr Eintrag im Register des Herkunftsstaats zeigt, wer für das Unternehmen handeln darf.

2. Halten Sie Ihre qualifizierte elektronische Signatur oder Ihr Siegel bereit. Ein elektronisches Angebot muss eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein qualifiziertes elektronisches Siegel tragen, und oberhalb der EU-Schwellenwerte sind Angebote elektronisch zu legen. Signaturen stammen von ID Austria (der digitalen Identität des Bundes), A-Trust oder einem anderen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter nach eIDAS.

Dauer: Planen Sie vor und testen Sie die Signatur auf der Plattform, bevor die Abgabewoche beginnt.
Gültig: so lange wie das Zertifikat.
Wer es erledigt: Ihr Zeichnungsberechtigter; oder eine Person mit Ihrer Vollmacht, die mit ihrer eigenen qualifizierten Signatur unterfertigt; oder das qualifizierte Siegel Ihres Unternehmens. Ihre ID Austria verwendet niemand sonst.
Aus dem Ausland: Qualifizierte Zertifikate nach eIDAS sollten funktionieren; prüfen Sie aber, ob die jeweilige Plattform Ihres akzeptiert.

3. Österreichische Unternehmen: Richten Sie Benutzer in Mein USP ein. Das Unternehmensserviceportal ist das Behördenportal für Unternehmen; es wird für den EEE-Dienst und viele E-Government-Verfahren genutzt. Ihr USP-Administrator vergibt die Zugangsdaten, und jeder Benutzer personalisiert seinen Zugang mit ID Austria oder einer EU-eID (EU-Login). Das ist kostenlos, und ein neuer Benutzer kann bis zu 60 Minuten nach der Personalisierung loslegen. Ein Berater erhält einen eigenen Benutzer und personalisiert ihn mit seiner eigenen ID, nie mit Ihrer.

4. Prüfen Sie einen ANKÖ-Eintrag (freiwillig). Der Auftragnehmerkataster Österreich führt die Liste geeigneter Unternehmen (LgU), die einzige allgemein zugängliche Online-Datenbank für Eignungsnachweise nach § 80 Abs. 5 und § 251 Abs. 5 BVergG. Sie geben Ihre ANKÖ-Nummer an, der Auftraggeber ruft die Nachweise online ab und darf keine Unterlagen verlangen, die er dort bekommt. Daten aus Firmenbuch, GISA und ÖGK fließen automatisch ein.

Kosten: 78,50–336,50 € pro Jahr zuzüglich 10 % USt., je nach Unternehmensgröße.
Gültig: jährliche Mitgliedschaft; die Unterlagen werden laufend aktuell gehalten.
Wer es erledigt: Sie melden sich an und zahlen den Jahresbeitrag; danach kann das Profil über Ihren ANKÖ-Zugang für Sie gepflegt werden.

5. Halten Sie den Nachweis Ihrer Befugnis bereit. Wenn die Ausschreibung es verlangt, zeigen Sie, dass Sie im maßgeblichen Berufs- oder Handelsregister eingetragen sind: bei österreichischen Unternehmen Firmenbuch und Gewerbeberechtigung laut GISA; bei Dienstleistungen die Berechtigung oder Mitgliedschaft, die Ihr Beruf voraussetzt. Diese Register sind öffentlich, die Auszüge können also für Sie abgerufen werden, oder der Auftraggeber findet sie über ANKÖ.

6. Reglementierte Berufe aus dem EWR und der Schweiz: Anerkennung rechtzeitig einleiten. Ist Ihr Beruf in Österreich reglementiert, muss das österreichische Anerkennungsverfahren vor Ablauf der Angebotsfrist laufen. Sie beantragen es bei der für diesen Beruf zuständigen österreichischen Behörde.

Mit dem Angebot

7. Die Eigenerklärung. Mit der Eigenerklärung erklären Sie, dass Sie die Eignungskriterien erfüllen und die Nachweise auf Verlangen vorlegen können. Oberhalb der Schwellenwerte ist das die EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung), bei der Ihnen der EEE-Dienst des USP hilft; darunter reicht immer eine einfache Eigenerklärung. Sie ist kostenlos, am selben Tag fertig und gilt für das jeweilige Verfahren. Sie wird für Sie vorbereitet; Sie bestätigen sie, und sie wird mit dem Angebot unterfertigt.

8. Deutsch und Euro. Sofern die Ausschreibungsunterlagen nicht ausdrücklich etwas anderes zulassen, sind das Angebot und alle Beilagen auf Deutsch abzufassen und in Euro zu bepreisen. Für einen ausländischen Bieter heißt das: deutsche Übersetzungen von Bescheinigungen, Finanznachweisen und Referenzen durch allgemein beeidete und gerichtlich zertifizierte Dolmetscher.

9. Das Vadium, wenn die Ausschreibung eines verlangt. Ist ein Vadium vorgesehen, muss der Nachweis über den Erlag dem Angebot beiliegen. Die Form wählen Sie: Bankgarantie, Versicherungsgarantie, Bargeld oder Bareinlage. Eine gesetzliche Obergrenze gibt es nicht, und das Vadium läuft für die Dauer der Zuschlagsfrist. Eine Bank oder ein Versicherer stellt es aus; Sie unterschreiben die Vereinbarung. Banken und Versicherer aus der EU werden nach den Bedingungen der Ausschreibung in der Regel akzeptiert.

10. Bietergemeinschaft und Subunternehmer. Ein gemeinsames Angebot einer Arbeitsgemeinschaft (ARGE) muss einen Bevollmächtigten nennen, und jedes Angebot muss die Leistungsteile offenlegen, die Sie weitergeben wollen. Stützen Sie sich auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens, nennen Sie es bereits mit dem Teilnahmeantrag und weisen Sie nach, dass Ihnen dessen Mittel zur Verfügung stehen. Den ARGE-Vertrag und eine allfällige Vollmacht entwirft meist ein Rechtsanwalt; Sie unterschreiben.

11. Unterfertigen und hochladen. Die signierten, verschlüsselten Dateien werden je nach Plattform innerhalb oder außerhalb des Portals hochgeladen. Der Server versieht sie mit einem Zeitstempel und prüft die Signatur, und der Auftraggeber kann vor Ablauf der Frist nichts öffnen. Legen Sie entweder ein elektronisches Angebot oder ein Papierangebot, nie beides, und bewahren Sie die Bestätigung mit Zeitstempel auf.

Wer es erledigt: Das Angebot kann für Sie vorbereitet und hochgeladen werden, auf Deutsch und in Euro, mit EEE, ANKÖ-Nummer, Subunternehmerliste und Vadiumnachweis. Ihr Zeichnungsberechtigter bringt die qualifizierte Signatur oder das Siegel an, auf der Plattform oder vor dem Upload.
Dauer: Laden Sie nicht erst in letzter Minute hoch.

Wenn Sie für den Zuschlag vorgesehen sind

Jetzt verlangt der Auftraggeber Nachweise Ihrer Zuverlässigkeit, es sei denn, er sieht sie bereits über Ihren ANKÖ-Eintrag.

Nachweis	Ausgestellt von	Wer ihn für Sie beschaffen kann	Gültig	Was nur Sie tun
Rückstandsbescheinigung (bestätigt, dass keine Abgabenrückstände bestehen)	Ihr Finanzamt, über FinanzOnline	Eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater als Ihre bevollmächtigte Vertretung	Die letztgültige; wie aktuell, legt der Auftraggeber fest	Die Vollmacht erteilen und Abgaben bezahlt halten
Kontoauszug der Sozialversicherung oder Bestätigung der ÖGK	ÖGK oder Ihr zuständiger Sozialversicherungsträger	Ihre Lohnverrechnung oder Steuerberatung, mit Auftrag	Der letzte Stand	Die Anfrage freigeben und Beiträge bezahlt halten
Strafregisterauszug (Geschäftsführung) und Auskunft aus dem Verbandsregister (Unternehmen)	Landespolizeidirektion / Strafregisteramt	Niemand: Sie sind an die betroffene Person bzw. das Unternehmen gebunden	Aktualität legt der Auftraggeber fest	Die Auszüge selbst beantragen

Außerdem prüft der Auftraggeber Sie und Ihre Subunternehmer in der Evidenz der ÖGK über Strafen wegen Lohn- und Sozialdumpings und in der Strafevidenz nach dem AuslBG, mit Abfragen, die höchstens 6 Monate alt sind. Dafür reichen Sie nichts ein.

Wenn die Ausschreibung sie verlangt:

Finanzielle Leistungsfähigkeit: eine Bonitätsauskunft Ihrer Bank, Bilanzen, wo Ihr Herkunftsstaat deren Veröffentlichung vorschreibt, und Umsätze aus bis zu den letzten 3 Jahren. Eine Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung stellt sie zusammen; die Bankauskunft fordern Sie bei Ihrer Bank an.
Berufshaftpflichtversicherung: Der Nachweis einer angemessenen Deckung ist eines der vorgesehenen Mittel, um die finanzielle Leistungsfähigkeit zu belegen. Ihr Versicherer bestätigt sie für die Laufzeit der Polizze.
Referenzen und technische Leistungsfähigkeit: Listen oder Bestätigungen erbrachter Leistungen sowie Angaben zu Personal und Ausstattung. Die Referenzblätter können für Sie entworfen werden; die unterschriebenen Bestätigungen holen Sie bei Ihren Kunden ein.
ISO- und Qualitätszertifikate: von einer durch Akkreditierung Austria akkreditierten Stelle; Zertifikate von Stellen, die ein anderes EA-Mitglied akkreditiert hat, werden anerkannt.

Vor dem Vertrag und der ersten Entsendung

Kaution und Haftrücklass. Für Erfüllungs- und Haftungssicherstellungen gilt dieselbe Regel wie für das Vadium: Bankgarantie, Versicherungsgarantie, Bargeld oder Bareinlage, nach Ihrer Wahl. Sie laufen für die Vertrags- bzw. Gewährleistungsdauer.
BUAK (Bau). Die Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse ist die gesetzliche Urlaubs- und Abfertigungskasse der Bauwirtschaft. Bauarbeitgeber, auch solche, die Arbeitskräfte auf österreichische Baustellen entsenden, erfüllen die BUAK-Pflichten und nutzen das BauID-System. Die Meldungen übernimmt Ihre Lohnverrechnung; Sie melden sich als Arbeitgeber an, wo das vorgeschrieben ist.
Entsendemeldung an die ZKO (ausländische Arbeitgeber). Bevor die Entsendung beginnt, meldet ein Arbeitgeber, der Arbeitskräfte nach Österreich entsendet oder überlässt, dies der Zentralen Koordinationsstelle des Amts für Betrugsbekämpfung nach dem LSD-BG, bei Personal aus Drittstaaten auch nach dem AuslBG. Die Meldung erfolgt online für jede Entsendung; eine Lohnverrechnung kann sie vorbereiten. Sie erstatten die Meldung und besorgen die A1-Bescheinigungen für die Arbeitskräfte.
Dienstleistungsanzeige. EU- und EWR-Unternehmen, die vorübergehend grenzüberschreitend Dienstleistungen in einem in Österreich reglementierten Gewerbe erbringen, erstatten jährlich eine Anzeige beim Bundeswirtschaftsministerium (BMWET). Sie kann für Sie vorbereitet werden; Sie erstatten und unterschreiben sie. Für eine dauerhafte Auftrags- oder Kundenniederlassung in Österreich ist eine österreichische Gewerbeberechtigung nötig.

Wer was erledigt

Schritt	Wer es erledigen kann	Was nur Sie tun
Registrierung auf der Plattform	Sie selbst; Berater kommen als Benutzer dazu, wo die Plattform das zulässt	Das Unternehmen registrieren und Benutzer freigeben
Qualifizierte Signatur oder Siegel	Ihr Zeichnungsberechtigter oder eine bevollmächtigte Person mit eigener qualifizierter Signatur	Unterfertigen oder das Unternehmenssiegel anbringen
Benutzer in Mein USP	Ihr USP-Administrator legt sie an; jeder Berater personalisiert seinen eigenen	Die Zugangsdaten vergeben
ANKÖ-Eintrag	Profil und Uploads werden für Sie aktuell gehalten	Anmelden und den Jahresbeitrag zahlen
Befugnisnachweis	Registerauszüge werden für Sie abgerufen	—
Eigenerklärung oder EEE	Wird für Sie vorbereitet	Bestätigen und unterfertigen
Angebot erstellen und hochladen	Wird für Sie vorbereitet und hochgeladen	Qualifizierte Signatur oder Siegel anbringen
Vadium, Kaution, Haftrücklass	Eine Bank oder ein Versicherer	Die Vereinbarung unterschreiben
ARGE-Vertrag, Vollmacht	Ein Rechtsanwalt entwirft	Unterschreiben
Rückstandsbescheinigung, Kontoauszug der Sozialversicherung	Eine Steuerberatung mit Ihrer Vollmacht oder Ihrem Lohnverrechnungsauftrag	Die Vollmacht erteilen; Abgaben und Beiträge bezahlt halten
Strafregister- und Verbandsregisterauszüge	Niemand sonst	Selbst beantragen
Finanznachweise	Eine Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung stellt sie zusammen	Die Bonitätsauskunft bei der Bank anfordern
Referenzen	Referenzblätter werden für Sie entworfen	Unterschriebene Kundenbestätigungen einholen
Deutsche Übersetzungen	Allgemein beeidete und gerichtlich zertifizierte Dolmetscher	—
ZKO-Meldung und A1	Eine Lohnverrechnung kann vorbereiten	Die Meldung erstatten; die A1-Formulare besorgen
Anerkennung, Dienstleistungsanzeige	Die Dienstleistungsanzeige kann für Sie vorbereitet werden	Die Anerkennung beantragen; die Anzeige erstatten und unterschreiben

Die beteiligten Fachleute

Fachleute	Zugelassen bzw. beaufsichtigt durch	Was sie für einen Bieter tun
Steuerberater:in oder Wirtschaftsprüfer:in	Kammer der Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen (KSW)	Rückstandsbescheinigung über FinanzOnline und Kontoauszug der Sozialversicherung mit Ihrer Vollmacht beschaffen; Bilanzen, Umsatzerklärungen und Bonitätsnachweise erstellen
Rechtsanwalt / Rechtsanwältin	Rechtsanwaltskammern; Österreichischer Rechtsanwaltskammertag (ÖRAK)	Ausschreibungsunterlagen prüfen; sie anfechten, bis 7 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist, wenn diese länger als 17 Tage ist; Nachprüfungsanträge und Anträge auf einstweilige Verfügung beim BVwG oder bei den Nachprüfungsbehörden der Länder einbringen; Vollmachten und ARGE-Verträge entwerfen
Ziviltechniker:in (Architektur oder Ingenieurwesen)	Kammer der Ziviltechniker:innen	Technische Angebote, ÖNORM-Leistungsverzeichnisse und Planungsgrundlagen erstellen
ANKÖ und Zertifizierungsstellen	ANKÖ, genannt in § 80 Abs. 5 und § 251 Abs. 5 BVergG; Akkreditierung Austria	Die Liste geeigneter Unternehmen führen, die Auftraggeber online abfragen; ISO-Zertifizierung
Allgemein beeidete und gerichtlich zertifizierte Dolmetscher:innen	Die Gerichte (Gerichtsdolmetscherliste)	Deutsche Übersetzungen ausländischer Bescheinigungen
Bank oder Versicherer	FMA	Garantien für Vadium, Kaution und Haftrücklass; Bestätigungen über die Berufshaftpflichtversicherung
Unternehmensberatung oder Ausschreibungsbüro	Wirtschaftskammer (Gewerbe Unternehmensberatung)	Ausschreibungen suchen, sich als Benutzer auf der Plattform registrieren, Eigenerklärung oder EEE und ÖNORM-Preisdateien erstellen und hochladen

Wenn Ihr Unternehmen aus dem Ausland kommt

Sie brauchen weder ein österreichisches Unternehmen noch eine österreichische Gewerbeberechtigung, um ein Angebot zu legen; wer aus dem Ausland bieten darf und zu welchen Bedingungen, steht in So bewerben Sie sich um öffentliche Aufträge in Österreich. Für die Unterlagen gilt:

Ihre Dokumente aus dem Herkunftsstaat treten an die Stelle der österreichischen. Die Befugnis belegen Sie mit dem Registereintrag im Herkunftsstaat oder mit einer Bescheinigung bzw. eidesstattlichen Erklärung. Statt der Rückstandsbescheinigung legen Sie das entsprechende Dokument Ihrer heimischen Steuerbehörde vor, statt Kontoauszug und Strafregisterauszügen die Gegenstücke aus Ihrem Herkunftsstaat. Entsandte Arbeitskräfte bleiben mit einer A1-Bescheinigung in Ihrem heimischen System. Finanznachweise und Referenzen legen Sie in deutscher Übersetzung vor. Dazu kommen die Schritte, die nur ausländische Unternehmen betreffen: die Anerkennung bei reglementierten Berufen vor Ablauf der Angebotsfrist, die jährliche Dienstleistungsanzeige bei reglementierten Gewerben und die ZKO-Meldung vor jeder Entsendung.

Stolperfallen

Geben Sie Ihre ID Austria oder Signaturkarte nie aus der Hand. Die qualifizierte Signatur oder das Siegel bringt nur Ihr eigener Zeichnungsberechtigter an oder eine bevollmächtigte Person mit eigener qualifizierter Signatur.
Prüfen Sie die Sprachregel, bevor Sie übersetzen lassen. Deutsch und Euro gelten, sofern die Unterlagen nicht ausdrücklich etwas anderes zulassen.
Die Anerkennung kann nicht bis zum Zuschlag warten. Bei einem in Österreich reglementierten Beruf muss das Verfahren vor Ablauf der Angebotsfrist eingeleitet sein.
Reagieren Sie früh auf fehlerhafte Ausschreibungsunterlagen. Sie können bis 7 Tage vor Ablauf der Frist angefochten werden, wenn die Angebotsfrist länger als 17 Tage ist; beantragen Sie zusätzlich eine einstweilige Verfügung.
Wählen Sie Ihre Ziviltechnikerin oder Ihren Ziviltechniker sorgfältig. Wer für den Auftraggeber an der Ausschreibung mitgearbeitet hat, darf in diesem Verfahren keinem Bieter helfen.
Ein Angebot, ein Weg. Legen Sie elektronisch oder auf Papier, nicht beides, und nicht in letzter Minute.
Im Nachprüfungsverfahren vertritt Sie nur ein Rechtsanwalt. Die rechtliche Vertretung in Nachprüfungsverfahren ist Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten vorbehalten; Ihre Steuerberatung oder Ihr Ausschreibungsbüro kann Sie dort nicht vertreten.

Mit askTender

In Österreich wird Ihr askTender-Partner als namentlich benannter Benutzer im Konto Ihres Unternehmens auf den E-Vergabe-Plattformen (ANKÖ, auftrag.at) eingetragen und arbeitet mit seinen eigenen Zugangsdaten (das klären wir vor Ihrem ersten Angebot mit dem Portal). Sie behalten Ihren eigenen Zugang und unterfertigen, was nur Sie unterfertigen können: die Registrierung des Unternehmens, die Bestätigung der Eigenerklärung, die qualifizierte Signatur oder das Siegel auf dem Angebot und die Vollmachten. Der askTender Desk bereitet die Eigenerklärungen, die Angebotsdateien und die Nachweisliste vor; askTender-Partner – etwa eine Steuerberatung, ein Rechtsanwalt oder gerichtlich zertifizierte Dolmetscher – erledigen die Schritte, die ihre Zulassung abdeckt.

Fragen

Welche Unterlagen lege ich mit einem Angebot in Österreich vor?

Das Angebot selbst auf Deutsch und in Euro, eine Eigenerklärung (oberhalb der EU-Schwellenwerte die EEE), Ihre ANKÖ-Nummer, falls Sie gelistet sind, eine Liste der Leistungsteile, die Sie weitergeben wollen, den Nachweis über das Vadium, wenn die Ausschreibung eines verlangt, sowie eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein qualifiziertes Siegel. Bescheinigungen folgen meist erst später, vom Bieter, der für den Zuschlag vorgesehen ist.

Darf ein Berater mein Angebot unterfertigen?

Nur in engen Grenzen. Die qualifizierte Signatur bringt Ihr Zeichnungsberechtigter an, eine Person mit Ihrer Vollmacht mit ihrer eigenen qualifizierten Signatur, oder es wird das qualifizierte Siegel Ihres Unternehmens verwendet. Ein Berater kann die Dateien vorbereiten und hochladen, Ihre ID Austria oder Signaturkarte darf aber niemand sonst verwenden.

Brauche ich einen ANKÖ-Eintrag?

Nein, er ist freiwillig. Ein Eintrag in der ANKÖ-Liste geeigneter Unternehmen kostet je nach Unternehmensgröße 78,50–336,50 € pro Jahr zuzüglich 10 % USt. Auftraggeber rufen Ihre Nachweise über die ANKÖ-Nummer online ab und dürfen keine Unterlagen verlangen, die sie dort bekommen; Daten aus Firmenbuch, GISA und ÖGK werden automatisch übernommen.

Was muss der Bieter nachweisen, der den Zuschlag erhalten soll?

Meist die letztgültige Rückstandsbescheinigung des Finanzamts, den letzten Kontoauszug der Sozialversicherung, Strafregisterauszüge für die Geschäftsführung und eine Auskunft aus dem Verbandsregister für das Unternehmen, oder die ausländischen Entsprechungen. Die Evidenz über Strafen wegen Lohn- und Sozialdumpings und die Strafevidenz nach dem AuslBG fragt der Auftraggeber selbst ab.

Welche zusätzlichen Schritte hat ein ausländisches Unternehmen?

Unternehmen aus dem EWR und der Schweiz mit einem in Österreich reglementierten Beruf leiten das Anerkennungsverfahren vor Ablauf der Angebotsfrist ein; EU- und EWR-Unternehmen in reglementierten Gewerben erstatten jährlich eine Dienstleistungsanzeige; Arbeitgeber, die Personal entsenden, melden die Entsendung vor Beginn der ZKO und haben A1-Bescheinigungen. Ausländische Bescheinigungen brauchen deutsche Übersetzungen, sofern die Unterlagen nichts anderes zulassen.

Quellen

Dieser Leitfaden erklärt die Regeln in einfacher Sprache; er ist keine Rechtsberatung. Vergaberegeln ändern sich, und jede Ausschreibung legt ihre eigenen Bedingungen fest – sie hat immer Vorrang.