Dokumenter til tilbud på offentlige udbud i Danmark (2026)

Denne guide er tjeklisten bag et dansk tilbud: hvert dokument og trin i den rækkefølge, et udbud beder om dem, og hvem der lovligt må tage sig af dem. Hvordan danske offentlige udbud fungerer i det hele taget – tærskelværdier, udbudsloven og tilbudsloven, evaluering, klager og betaling – kan du læse i Sådan byder du på offentlige udbud i Danmark.

Før du byder

1. Opret en leverandørkonto på platformen i udbudsbekendtgørelsen. Danske udbud kører på e-udbudssystemer som ETHICS (drevet af Mercell), Mercell Source-to-Contract og EU-Supply/CTM. Med kontoen kan du hente udbudsmaterialet, stille spørgsmål til ordregiveren, udfylde ESPD’et og afgive tilbud.

Pris og tid: gratis, fordi adgang til en udbudsprocedure ikke må kræve betaling. Klar samme dag, når din e-mail er bekræftet, og den forbliver åben.
Hvem gør det: en af dine egne medarbejdere opretter kontoen som økonomisk aktør med en virksomheds-e-mail og en personlig adgangskode og abonnerer på udbuddet. Med knappen Del (Share) på abonnementet inviterer medarbejderen rådgivere pr. e-mail med fuld eller begrænset adgang. Hver rådgiver logger derefter ind som sin egen ETHICS-bruger. Ingen deler en adgangskode.
Fra udlandet: det samme. Registrering i ETHICS kræver hverken CVR-nummer, MitID eller dansk adresse.

2. Del udbuddet med konsortiedeltagere og underleverandører. Med begrænset adgang kan hver konsortiedeltager og hver virksomhed, hvis formåen du baserer dig på, udfylde sit eget ESPD i samme udbud. Din tilbudsskriver eller advokat får fuld adgang.

3. MitID Erhverv, hvis din virksomhed er dansk. MitID Erhverv, som Digitaliseringsstyrelsen udsteder, er virksomhedernes digitale identitet til offentlig selvbetjening på virk.dk og hos Skattestyrelsen. Du skal bruge det til at bestille serviceattesten, ikke til at byde i ETHICS eller Mercell. Det er gratis.

Hvem gør det: virksomhedens ledelsesrepræsentant tilslutter organisationen, eller en anmelder med dansk CPR-nummer og MitID, for eksempel din revisor, gør det. Administratoren opretter derefter brugere og tildeler rettigheder. Du godkender tilslutningen, beholder administratorrollen og deler aldrig et MitID.
Udenlandsk ledelse: en repræsentant uden CPR-nummer kan ikke tilslutte via et privat MitID. En anmelder med CPR og MitID, for eksempel en revisor, forbereder tilslutningen og dokumenterer de udenlandske ejere; udenlandske medarbejdere kan derefter oprettes som brugere.

Sammen med tilbuddet

4. ESPD (Det Fælles Europæiske Udbudsdokument). En elektronisk egenerklæring om, at ingen udelukkelsesgrund gælder for dig, og at du opfylder egnethedskravene. Den kræves i alle EU-udbud, og mange ordregivere bruger den også under tærskelværdierne. ETHICS har en indbygget ESPD-tjeneste.

Pris og tid: gratis; 1–2 dage at forberede. Gyldighed: for den ene udbudsprocedure.
Hvem gør det: en tilbudsskriver eller advokat med fuld adgang udfylder alle faner ud fra dine dokumenter. Du bekræfter svarene om udelukkelsesgrunde vedrørende straffedomme, gæld til skat og sociale bidrag og insolvens. Den afsluttende fane, hvor ESPD’et kan underskrives, udfyldes af dig eller af en person med din skriftlige fuldmagt.

5. Referenceliste. Udbud med krav til teknisk formåen beder om dine væsentligste leverancer med værdi, dato og modtager: de seneste 3 år for varer og tjenesteydelser, de seneste 5 år for bygge- og anlægsarbejder. Ordregiveren kan kontakte de kunder, du nævner. Den er gratis og tager 1–3 dage at udarbejde ud fra dine egne oplysninger; du bekræfter referencerne, og at dine kunder accepterer at blive nævnt. Udenlandske referencer er gyldige.

6. En støtteerklæring, når du baserer dig på andre. Byder du som konsortium eller trækker du på en underleverandørs formåen, skal hver involveret virksomhed afgive en bindende støtteerklæring og sit eget ESPD. Det er gratis og tager nogle dage. En advokat kan udarbejde erklæringen, men hver virksomhed underskriver sin egen.

7. En fuldmagt, når en anden underskriver. Kun de personer, der kan tegne virksomheden efter dens tegningsregel i CVR, underskriver uden fuldmagt. Alle andre, der underskriver tilbuddet eller handler for dig, skal have en skriftlig fuldmagt. Den er gratis, udarbejdes samme dag, gælder for det, den angiver, og underskrives af dine tegningsberettigede, gerne med elektronisk signatur. Notarisering koster ekstra, hvis en ordregiver beder om det, og en udenlandsk virksomhed kan få brug for notarisering og apostille, hvis ordregiveren vil se bevis for tegningsretten.

8. Danske oversættelser, når udbudsbekendtgørelsen kræver dansk. Tjek sprogfeltet i udbudsbekendtgørelsen, før noget skrives. I et udbud, der kun tillader dansk, kan der ses bort fra dokumenter på andre sprog – også forsikringsattester – så alt skal oversættes. En oversætter skal bruge nogle dage; en statsautoriseret translatør, hvor der kræves en bekræftet oversættelse.

9. Upload, og derefter Sign and conclude. En rådgiver med fuld adgang uploader tilbuddet, prisskemaet, referencerne og oversættelserne under sin egen bruger. Tilbuddet afsluttes derefter med Sign and conclude, enten med et certifikat udstedt af ETHICS eller en 6-cifret underskriftskode, der mailes til den bruger, som underskriver. Det er gratis i ETHICS og klares samme dag. Kræver en ordregiver en avanceret elektronisk signatur, skal enhver signatur, der overholder eIDAS, accepteres.

Hvem gør det: underskriften er bundet til den bruger, der klikker. Normalt underskriver din egen bemyndigede bruger, når tilbuddet er samlet. En rådgiver må kun underskrive med din skriftlige fuldmagt, og kun hvis udbudsmaterialet tillader underskrift ved en befuldmægtiget.
Fra udlandet: det samme; MitID er ikke nødvendigt.

Hvis du står til at vinde

Ordregiveren beder dig nu dokumentere dine ESPD-oplysninger inden for sin egen frist. Mange ordregivere beder om serviceattesten allerede sammen med tilbuddet.

Dokumentation	Udstedes af	Hvem kan skaffe den for dig	Gyldighed	Det gør kun du
Serviceattest (gæld til det offentlige, herunder skat og ATP, konkurs eller insolvens, straffeattest for virksomhed og ledelse)	Erhvervsstyrelsen, bestilles på virk.dk	Din revisor eller rådgiver, når din virksomhed har givet vedkommende en rettighed i MitID Erhverv	Fastsættes af udbuddet; typisk højst 6 måneder gammel ved fristen	Bestil den med dit eget MitID Erhverv, eller giv rettigheden; giv samtykke til opslaget i ledelsens straffeattest
Attester fra hjemlandet (udenlandske tilbudsgivere): straffeattest, attest for skat og sociale bidrag, insolvens	Myndighederne i dit hjemland; e-Certis viser dem for hvert land	En oversætter oversætter dem til dansk, hvis det kræves	Fastsættes af udbuddet	Bestil dem, da de fleste er knyttet til din identitet; afgiv en eventuel erklæring personligt
Årsregnskab eller revisorerklæring om omsætning, egenkapital eller soliditet	Årsrapporter er offentlige hos Erhvervsstyrelsen; erklæringer med sikkerhed afgives af en godkendt revisor	Din revisor, i eget navn	Seneste regnskabsår	Engager din revisor, og stil bogføringen til rådighed
ISO 9001, 14001 eller 45001	Akkrediterede certificeringsorganer (DANAK eller andre EA-medlemmer)	Eksisterende certifikater uploades for dig	3 år med årlige overvågningsbesøg	Driv ledelsessystemet, og gennemgå auditten

Serviceattesten samler kontrollen af udelukkelsesgrundene i én attest, så den erstatter en hel række separate attester for en dansk virksomhed. Behandlingen tager 1–2 uger. Gebyret opkræves bagefter, og Erhvervsstyrelsen offentliggør ikke det aktuelle beløb. Bestil den i god tid, for ordregiverne vil typisk have en ny attest.

Økonomisk formåen har kun betydning i udbud med et minimumskrav til omsætning eller egenkapital; en udenlandsk virksomhed bruger sit reviderede regnskab fra hjemlandet med en bekræftet oversættelse, hvis udbuddet kun tillader dansk. ISO-certifikater efterspørges især ved bygge- og anlægsarbejder, facility services, produktion og større tjenesteydelseskontrakter; ordregiverne skal acceptere tilsvarende certifikater fra andre EU-lande og anden dokumentation.

Før kontrakten og den første faktura

Attest for ansvarsforsikring. De fleste tjenesteydelses- og bygge- og anlægskontrakter kræver dokumentation for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller professionel ansvarsforsikring med bestemte minimumsbeløb. Din forsikringsmægler eller dit forsikringsselskab udsteder den for forsikringsåret; du har policen. En udenlandsk police accepteres, hvis den dækker Danmark, med dansk oversættelse, hvor udbuddet kræver det.
Sikkerhedsstillelse efter AB 18 (bygge og anlæg). Der findes ingen lovpligtig tilbudsgaranti, men ved arbejder efter AB 18 stiller entreprenøren sikkerhed fra en bank eller et kautionsforsikringsselskab senest 8 arbejdsdage efter kontrakten, først 15% af entreprisesummen indtil aflevering; trancen på 2% løber indtil 5 år efter aflevering. Du ansøger og stiller modgaranti eller sikkerhed; garantiteksten kan udarbejdes for dig. Mange danske ordregivere forventer en dansk bank eller et forsikringsselskab fra EU, så tjek udbuddet.
Arbejdsklausul. Hvor kontrakten indeholder en, skal du og dine underleverandører betale mindst efter den mest repræsentative danske overenskomst, og du dokumenterer det med lønsedler og tidsregistreringer på opfordring. En lønudbyder eller revisor forbereder dokumentationen; du betaler efter klausulen og erklærer, at den overholdes. Den gælder på samme måde for udenlandske leverandører og udstationerede medarbejdere.
Uddannelsesklausul. Ved store bygge- og anlægsarbejder og visse tjenesteydelser kræver ordregiveren lærlinge. Du ansætter dem eller dokumenterer undtagelsen; det gælder også udenlandske entreprenører, der arbejder i Danmark.
Registrering i RUT (udenlandske leverandører, der udstationerer medarbejdere). Registrer ydelsen i Registret for Udenlandske Tjenesteydere senest når arbejdet begynder. Siden 1. januar 2026 uploader du også serviceaftalen, ansættelseskontrakterne og opholds- og arbejdstilladelserne for medarbejdere fra lande uden for EU/EØS. Registreringen klares samme dag, der er ikke offentliggjort noget gebyr, og ændringer skal meldes senest første hverdag efter ændringen. For sen registrering kan koste en bøde på 10.000 kr., og grove eller gentagne overtrædelser af uploadreglerne fra 2026 20.000 kr. En advokat eller revisor kan anmelde under din skriftlige fuldmagt og logger ind med brugernavn og adgangskode eller eIDAS på en virksomheds-e-mail. Du underskriver fuldmagten, leverer medarbejdernes identitet, kontrakter og tilladelser og udpeger en kontaktperson, som myndighederne kan træffe.
Autorisation fra Sikkerhedsstyrelsen (el, VVS, gas og kloak). Dette installationsarbejde kræver en autoriseret virksomhed. En leverandør fra EU/EØS, der arbejder midlertidigt, anmelder det skriftligt til Sikkerhedsstyrelsen før det første job via EU’s kvikskranke med dokumentation for kvalifikationer og en etableringsattest fra hjemlandet; anmeldelsen dækker op til 1 år fra indgivelsen. Sagen kan samles for dig, og din fagligt ansvarlige underskriver. Virksomheder uden for EU/EØS skal have fuld autorisation.
E-fakturering via NemHandel. Din revisor eller e-fakturaudbyder kobler dit bogføringssystem eller et Peppol-adgangspunkt på inden for nogle dage; du vælger systemet. En udenlandsk leverandør bruger et Peppol-adgangspunkt, og en faktura må kun angive ét CVR-nummer som kreditor.
Et CVR-nummer, kun hvis du etablerer dig i Danmark. Du behøver ikke et for at byde. En udenlandsk vinder, der ønsker en dansk filial eller et fast driftssted, registrerer sig via selvbetjeningen på virk.dk eller på blanket 40.110 uden MitID. Stiftelse af et ApS, A/S eller P/S eller en filial af et udenlandsk A/S eller ApS koster 670 kr.; registreringer, som den digitale selvbetjening ikke understøtter, koster 2.150 kr. En revisor eller advokat indgiver den under din fuldmagt; du underskriver fuldmagten og stiftelsesdokumenterne og identificerer de reelle ejere.

Hvem gør hvad

Trin	Hvem kan gøre det	Det gør kun du
Konto på platformen	Din egen medarbejder; rådgivere inviteres med Del	Opret kontoen med en virksomheds-e-mail, og inviter rådgiverne
MitID Erhverv (danske virksomheder)	Din ledelsesrepræsentant eller en anmelder, for eksempel din revisor	Godkend tilslutningen, og hav administratorrollen
ESPD	Udarbejdes af en tilbudsskriver eller advokat med fuld adgang	Bekræft svarene om udelukkelsesgrunde; udfyld den afsluttende fane, eller giv fuldmagt til det
Referencer	Udarbejdes ud fra dine oplysninger	Bekræft dem og dine kunders samtykke
Støtteerklæring, fuldmagt	Udarbejdes for dig	Underskriv, og lad hver støttende virksomhed underskrive sin egen
Oversættelser	En oversætter; en statsautoriseret translatør til bekræftede oversættelser	—
Upload og Sign and conclude	En rådgiver uploader; underskriver kun med din fuldmagt, hvis udbuddet tillader det	Sign and conclude med din egen bruger
Serviceattest	Din revisor eller rådgiver med en rettighed i MitID Erhverv	Bestil den, eller giv rettigheden; giv samtykke til opslaget i straffeattesten
Attester fra hjemlandet	Oversættes for dig	Bestil dem; afgiv en eventuel erklæring
Regnskab eller revisorerklæring	Din revisor	Stil bogføringen til rådighed
Forsikringsattest	Din forsikringsmægler eller dit forsikringsselskab	Hav policen
Sikkerhedsstillelse efter AB 18	En bank eller et kautionsforsikringsselskab	Ansøg, og stil modgaranti
Arbejds- og uddannelsesklausuler	En lønudbyder eller revisor dokumenterer lønnen	Betal efter klausulen; ansæt lærlinge
RUT	En advokat eller revisor under fuldmagt	Underskriv fuldmagten; lever medarbejderdata; udpeg en kontaktperson
Anmeldelse til Sikkerhedsstyrelsen	Sagen samles for dig	Din fagligt ansvarlige underskriver
NemHandel	Din revisor eller e-fakturaudbyder	Vælg systemet

De fagfolk, der er involveret

Fagperson	Autoriseret eller reguleret af	Det gør de for en tilbudsgiver
Statsautoriseret eller registreret revisor (godkendt revisor)	Erhvervsstyrelsen (Revisortilsynet) efter revisorloven; FSR – danske revisorer er brancheorganisationen	Afgiver en erklæring med sikkerhed om omsætning, egenkapital eller nøgletal; fungerer som den anmelder, der tilslutter en dansk virksomhed med udenlandsk ledelse til MitID Erhverv; klarer CVR-registrering og opsætning af NemHandel
Tilbudsskriver eller udbudskonsulent	Ikke reguleret	Skriver løsningsbeskrivelsen og prisskemaet; arbejder i ETHICS eller Mercell som inviteret samarbejdspartner; fører spørgsmål-og-svar-loggen og fristkalenderen
Notarius publicus	Domstolsstyrelsen og byretterne	Notariserer underskrifter på fuldmagter og på erklæringer under ed eller på tro og love; legaliserer et dokument underskrevet af virksomheden som første trin før Udenrigsministeriets apostille
Bank eller kautionsforsikringsselskab	Finanstilsynet	Stiller entreprenørens sikkerhed efter AB 18 og udførelses- eller forudbetalingsgarantier på tjenesteydelses- og vareindkøbskontrakter
Akkrediteret certificeringsorgan	DANAK eller et andet akkrediteringsorgan, der er medlem af EA	Certificerer ledelsessystemer efter ISO 9001, 14001, 45001 og 27001

En dansk virksomhed, der skal have sine egne dokumenter forsynet med apostille til et udbud i udlandet, går til Udenrigsministeriet, som tager 250 kr. pr. dokument.

Hvis din virksomhed er udenlandsk

Du behøver hverken en dansk virksomhed, et CVR-nummer eller MitID for at byde; hvem der kan byde fra udlandet, herunder reglen om skattely, er beskrevet i Sådan byder du på offentlige udbud i Danmark. Til papirarbejdet:

I stedet for serviceattesten afleverer du dit eget lands straffeattester, attester for betalt skat og sociale bidrag og insolvensattester – eller en erklæring under ed eller på tro og love over for en myndighed eller notar, hvis dit land ikke udsteder dem. Dit ESPD er det samme, og hver konsortiedeltager afleverer sit eget. Dine referencer tæller, dit reviderede regnskab træder i stedet for et dansk, og en udenlandsk forsikringspolice duer, hvis den dækker Danmark. Dokumenter udstedt i udlandet forsynes med apostille i det land, de kommer fra, og en fuldmagt kan kræve notarisering og apostille. I et udbud, der kun tillader dansk, skal du regne med oversættelse af det hele. Efter tildelingen kommer RUT, arbejdsklausulen, en eventuel anmeldelse til Sikkerhedsstyrelsen, NemHandel via et Peppol-adgangspunkt og, kun hvis du ønsker det, en CVR-registrering.

Faldgruber

Læs sprogfeltet, før du skriver. I et udbud, der kun tillader dansk, skal alle dokumenter oversættes, også forsikringsattester.
Tjek først, om skattelyreglen rammer dig. En virksomhed etableret i et land på EU’s liste over ikke-samarbejdsvillige skattejurisdiktioner uden en GPA- eller handelsaftale, der dækker danske offentlige indkøb, udelukkes automatisk. Kinesiske aktører er desuden begrænset i EU-udbud af medicinsk udstyr over 5 mio. euro.
Del aldrig et login eller et MitID. Rådgivere får deres egen ETHICS-bruger via Del, og serviceattesten bestilles med dit eget MitID Erhverv eller af en rådgiver, du har givet en rettighed.
Behold Sign and conclude hos din egen bruger, medmindre du har givet en skriftlig fuldmagt, og udbuddet tillader underskrift ved en befuldmægtiget.
Indregn arbejdsklausuler, uddannelsesklausuler og RUT-pligter, før du sætter prisen på arbejde, der udføres i Danmark.
Bestil serviceattesten i god tid. Den tager 1–2 uger, og ordregiverne vil typisk have den højst 6 måneder gammel.
Notarisering kræver, at underskriveren møder personligt. Notarius publicus hører under domstolene, og den, der underskriver, møder selv op.

Sådan gør du det med askTender

I Danmark bliver din askTender-partner tilføjet som navngiven bruger på din virksomheds konto i ETHICS (Mercell) og arbejder under sit eget login. Du beholder dit eget login og underskriver kun det, loven forbeholder dig: svarene om udelukkelsesgrunde i ESPD’et, Sign and conclude eller en fuldmagt og alt, der kræver dit eget MitID Erhverv. askTender Desk forbereder ESPD, referencer og støtteerklæringer og samler tilbuddet; askTender-partnere, for eksempel en godkendt revisor eller en statsautoriseret translatør, klarer de trin, deres autorisation dækker.

Spørgsmål

Hvilke dokumenter skal med i et dansk tilbud?

ESPD’et, udfyldt via platformens ESPD-tjeneste, og selve tilbuddet. De fleste udbud med krav til teknisk formåen vil også have en referenceliste. Byder du som konsortium eller baserer du dig på en anden virksomheds formåen, skal der en støtteerklæring og den virksomheds eget ESPD med; skriver en anden end dine tegningsberettigede under, skal der en fuldmagt med. Attesterne kommer senere fra den vindende tilbudsgiver, selv om mange ordregivere beder om serviceattesten allerede sammen med tilbuddet.

Hvad er en serviceattest, og hvem kan bestille den?

En samlet attest fra Erhvervsstyrelsen, der dækker gæld til det offentlige (skat og ATP), konkurs eller insolvens samt straffeattest for virksomheden og dens ledelse. En bruger i den danske virksomhed bestiller den på virk.dk med MitID Erhverv, eller en revisor eller rådgiver, som virksomheden har givet en rettighed i MitID Erhverv. Behandlingen tager 1–2 uger, og gebyret opkræves bagefter. Udenlandske virksomheder kan ikke få en serviceattest og bruger i stedet attester fra hjemlandet.

Skal jeg have MitID for at byde i Danmark?

Nej. I ETHICS afsluttes tilbuddet med et certifikat udstedt af ETHICS eller en 6-cifret kode, der mailes til den bruger, som underskriver, og hvis en ordregiver kræver en avanceret elektronisk signatur, skal den acceptere enhver signatur, der overholder eIDAS. MitID Erhverv bruges til offentlig selvbetjening som bestilling af serviceattesten, og det gør kun danske virksomheder.

Kan en rådgiver arbejde i mit udbud i ETHICS?

Ja. Din egen bruger opretter virksomhedens konto, abonnerer på udbuddet og inviterer rådgiveren med Del-knappen (Share) med fuld eller begrænset adgang. Rådgiveren logger ind som sin egen ETHICS-bruger og kan udarbejde ESPD’et og uploade tilbuddet. Sign and conclude bliver hos din bruger, medmindre du giver en skriftlig fuldmagt, og udbudsmaterialet tillader underskrift ved en befuldmægtiget.

Hvad skal en udenlandsk vinder have på plads, før arbejdet begynder i Danmark?

Udstationerer du medarbejdere, skal ydelsen registreres i RUT senest når arbejdet begynder; siden 1. januar 2026 skal du også uploade serviceaftalen, ansættelseskontrakterne og tilladelserne for medarbejdere fra lande uden for EU/EØS, og for sen registrering kan koste en bøde på 10.000 kr. Regn med arbejdsklausulen, eventuelt en uddannelsesklausul, en anmeldelse til Sikkerhedsstyrelsen ved installationsarbejde og fakturering via NemHandel gennem et Peppol-adgangspunkt.

Kilder

Denne guide forklarer reglerne i et klart sprog; den er ikke juridisk rådgivning. Udbudsregler ændrer sig, og hvert udbudsmateriale fastsætter sine egne betingelser – de går altid forud.