Öll skref að tilboði á Íslandi: gögnin, hver sér um hvað, kostnaður…

Þessi leiðarvísir er gátlistinn á bak við tilboð á Íslandi: hvert skjal og hvert skref í þeirri röð sem útboð krefst þeirra, og hver má sjá um hvað. Hvernig opinber innkaup á Íslandi virka í heild, allt frá viðmiðunarfjárhæðum og innkaupaferlum til mats tilboða og kæra, er útskýrt í Hvernig á að bjóða í opinber útboð á Íslandi.

Áður en þú býður

1. Stofnaðu aðgang fyrirtækisins að útboðskerfinu. Fjársýsla ríkisins og margir aðrir kaupendur nota TendSign, sem Mercell rekur; aðrir nota það kerfi sem auglýsingin tilgreinir, til dæmis In-Tend eða kerfi Reykjavíkurborgar, Isavia og RARIK. Skráningin veitir þér aðgang að útboðsgögnunum án þess að þú skuldbindir þig til að bjóða.

Kostnaður og tími: gjaldfrjálst og klárað samdægurs. Aðgangurinn helst opinn.
Notendur: hver aðgangur er bundinn kennitölu eða skráningarnúmeri fyrirtækisins. Allt að níu notendaaðgangar á hvert númer eru gjaldfrjálsir; fleiri kosta.
Hver sér um það: fyrirtækið skráir sig sjálft. Tilboðsráðgjafi stofnar síðan eigin viðbótarnotanda undir númeri fyrirtækisins, svo hann þarf aldrei lykilorðið þitt, og þú samþykkir þann notanda.
Frá útlöndum: skráning í TendSign tekur við fyrirtækjum frá hvaða landi sem er, með skráningarnúmeri heimalandsins, og viðmótið er á ensku.

2. Íslensk fyrirtæki: rafræn skilríki prókúruhafa. Með rafrænum skilríkjum frá Auðkenni skráir þú þig inn á island.is til að panta vottorð síðar í ferlinu. Ekki kemur fram að þau þurfi til að senda tilboð í TendSign. Skilríkin eru persónuleg: prókúruhafinn notar sín eigin. Erlendur bjóðandi getur almennt ekki fengið þau án íslenskrar kennitölu og leggur í staðinn fram vottorð frá heimalandi sínu.

3. Lestu tungumálaákvæðið. Í hverju útboði kemur fram hvaða tungumál eru heimil; árið 2026 tóku 82% íslenskra auglýsinga á TED við ensku. Íslensk vottorð eru aðeins gefin út á íslensku. Ef útboð tekur aðeins við íslensku þarf þýðandi nokkra daga, svo athugaðu frestinn áður en þú byrjar.

Með tilboðinu

4. ESPD. Evrópska hæfisyfirlýsingin (ESPD) er eigin yfirlýsing sem nota má aftur og getur komið í stað vottorða þegar tilboði er skilað; sá bjóðandi sem verður fyrir valinu leggur síðan fram vottorðin. Hún er gjaldfrjáls, tekur um 1 dag og má endurnýta. Hún er fyllt út fyrir þig; þú staðfestir hana og undirritar.

5. Rafrænu eyðublöðin. Í TendSign stofnar þú tilboðið og svarar rafrænum eyðublöðum kaupandans í stað þess að hlaða upp PDF-skjölum: sambærileg verk, tilvísanir og starfsfólk fara í viðeigandi reiti, undirverktökum er bætt við og ESPD er hengd við. Það er gjaldfrjálst og tekur nokkra daga að setja saman. Eyðublöðin eru fyllt út fyrir þig; þú staðfestir svörin. Erlendar tilvísanir gilda.

6. Trygging, ef útboðið krefst hennar. Engin ein regla gildir: af 364 íslenskum auglýsingum á TED árið 2026 kröfðust 34 tryggingar, 57 sögðu að hennar væri ekki þörf og 273 tóku það ekki fram. Í verksamningum er algengt að byggt sé á ÍST 30. Banki eða tryggingafélag gefur trygginguna út; þú sækir um hana og hægt er að undirbúa orðalagið fyrir þig. Hvort erlendur útgefandi er tekinn gildur fer eftir útboðinu.

7. Sendu tilboðið. Tilboðið er sent með Senda tilboð úr innskráðum aðgangi og kerfið staðfestir það með tölvupósti. Geymdu þá kvittun.

Hver sér um það: tilboðsráðgjafi, sem starfar sem nafngreindur notandi, undirbýr tilboðið fyrir þig; þú samþykkir endanlegt efni áður en það fer.

Ef tilboð þitt verður fyrir valinu

Sá bjóðandi sem verður fyrir valinu leggur nú fram vottorðin sem ESPD kom í stað fyrir.

Gögn	Útgefandi	Hver getur aflað þeirra fyrir þig	Gildistími	Það sem aðeins þú gerir
Skuldleysisvottorð (engin opinber gjöld í vanskilum)	Skatturinn, rafrænt á island.is	Enginn: aðeins skráður prókúruhafi þinn getur pantað það	Aðeins gefið út ef staðan er 0 kr.; á íslensku	Pantaðu það með eigin rafrænum skilríkjum og sendu það áfram
Staðfesting á skilum lífeyrisiðgjalda	Hver lífeyrissjóður sem þú greiðir til	Hægt er að lista sjóðina og semja beiðnirnar fyrir þig	—	Sendu beiðnirnar eða veittu heimild
Vottorð úr fyrirtækjaskrá	Skatturinn – Fyrirtækjaskrá, rafrænt	Hægt er að panta það fyrir þig, þar sem skráin er aðgengileg rafrænt	—	—

Erlend fyrirtæki leggja í staðinn fram skattavottorð, almannatryggingavottorð og útdrátt úr fyrirtækjaskrá frá heimalandi sínu.

Fyrir samninginn og fyrstu útsendingu starfsmanna

8. Útsendir starfsmenn. Þjónustuveitendur frá EES, EFTA og Færeyjum mega senda starfsmenn tímabundið til Íslands. Þeir veita Vinnueftirlitinu upplýsingar um starfsemi sína og útsendu starfsmennina, fyrir hverja útsendingu, og fara að íslenskum lögum. Hægt er að undirbúa gögnin fyrir þig; vinnuveitandinn sendir tilkynninguna eða veitir heimild fyrir henni.

9. Keðjuábyrgð. Ef þú notar undirverktaka eða starfsmannaleigur berð þú sem aðalverktaki ábyrgð á launum, kjörum og tryggingum starfsfólks þeirra (keðjuábyrgð), og frá 2024 geturðu óskað eftir launaseðlum og tímaskýrslum (88. gr. a laga nr. 120/2016). Eftirlit með undirverktökum er á þína ábyrgð allan samningstímann.

10. Rafrænir reikningar. Opinberir kaupendur skulu taka við rafrænum reikningum samkvæmt EN 16931, í íslensku útfærslunni TS 236:2017. Bókarinn þinn eða þjónustuaðili rafrænna reikninga setur þetta upp og það tekur nokkra daga; þú velur þjónustuaðilann. Erlendur birgir notar Peppol- eða EN 16931-þjónustuaðila.

Hver gerir hvað

Skref	Hver getur gert það	Það sem aðeins þú gerir
Aðgangur að útboðskerfi	Tilboðsráðgjafi skráir eigin notanda undir kennitölu fyrirtækisins	Skráðu fyrirtækið; samþykktu notanda ráðgjafans
Rafræn skilríki	Enginn annar	Prókúruhafinn notar sín eigin
Tungumál og þýðingar	Þýðandi; ákvæðið er yfirfarið fyrir þig	—
ESPD	Fyllt út fyrir þig	Staðfestu og undirritaðu
Rafræn eyðublöð og tilvísanir	Fyllt út fyrir þig	Staðfestu svörin
Trygging	Banki eða tryggingafélag; orðalagið undirbúið fyrir þig	Sæktu um hana
Sending tilboðs	Undirbúin fyrir þig af tilboðsráðgjafa sem nafngreindum notanda	Samþykktu endanlegt efni
Skuldleysisvottorð	Enginn nema prókúruhafi þinn	Pantaðu það og sendu áfram
Staðfestingar lífeyrissjóða	Beiðnir samdar fyrir þig	Sendu þær eða veittu heimild
Vottorð úr fyrirtækjaskrá	Pantað fyrir þig	—
Upplýsingar til Vinnueftirlitsins um útsenda starfsmenn	Gögn undirbúin fyrir þig	Sendu þær eða veittu heimild
Keðjuábyrgð	Bent á hana fyrir þig	Fylgstu með undirverktökum þínum
Rafrænir reikningar	Bókarinn þinn eða þjónustuaðili rafrænna reikninga	Veldu þjónustuaðilann

Fagfólkið sem kemur að málum

Fagmaður	Löggilding eða eftirlit	Hvað hann gerir fyrir bjóðanda
Löggiltur endurskoðandi eða bókari	Endurskoðendaráð (eftirlit með endurskoðendum)	Staðfestir fjárhagstölur og ársreikninga sem óskað er eftir sem sönnun á fjárhagsstöðu; annast skráningu á virðisaukaskattsskrá (VSK) og launagreiðendaskrá hjá Skattinum fyrir erlendan bjóðanda sem fær samning
Tilboðsráðgjafi	Ekki lögverndað starf	Undirbýr rafrænu tilboðseyðublöðin í TendSign sem viðbótarnotandi undir kennitölu þinni; undirbýr ESPD og fylgigögnin

Ef fyrirtækið þitt er erlent

Þú þarft hvorki íslenskt fyrirtæki né íslenska kennitölu til að bjóða: TendSign tekur við skráningarnúmeri fyrirtækisins í heimalandinu, og hverjir mega bjóða erlendis frá er útskýrt í Hvernig á að bjóða í opinber útboð á Íslandi. Um gögnin:

Skráðu þig í TendSign með skráningarnúmeri heimalandsins. Í stað skuldleysisvottorðs leggur þú fram skattavottorð frá heimalandinu; í stað staðfestinga lífeyrissjóða almannatryggingavottorð þaðan; og í stað vottorðs úr fyrirtækjaskrá útdrátt úr fyrirtækjaskrá heimalandsins. Erlent útibú skráir sig í sömu íslensku skrá ef þörf krefur. Erlendar tilvísanir gilda, starfsfólk sem þú sendir til Íslands er tilkynnt Vinnueftirlitinu og reikningar fara um Peppol- eða EN 16931-þjónustuaðila.

Gildrur

Láttu rafrænu skilríkin þín aldrei af hendi. Vottorð sem bundin eru prókúruhafa þínum pantar sá einstaklingur sjálfur, með eigin skilríkjum.
Lestu tungumálaákvæðið fyrst. Þýðing tekur nokkra daga og frestir geta verið stuttir.
Fylgstu með undirverktökum. Vegna keðjuábyrgðar berð þú ábyrgð á launum, kjörum og tryggingum starfsfólks þeirra.
Fylltu út eyðublöðin í stað þess að hengja við PDF. Tilboð í TendSign eru gerð í rafrænu eyðublöðunum.
Geymdu tölvupóstkvittunina. Hún staðfestir að tilboðið var sent.
Tilboð sem annar sendir fyrir þig þarf undirritað umboð. Þegar tilboð er sent fyrir hönd fyrirtækisins þíns verður afrit af undirrituðu umboði að fylgja því.

Með askTender

Á Íslandi er askTender-samstarfsaðilinn þinn skráður sem nafngreindur notandi á aðgangi fyrirtækisins í TendSign og vinnur undir eigin innskráningu. Þú heldur þinni eigin innskráningu og undirritar það sem aðeins þú getur undirritað: skráningu fyrirtækisins, ESPD, samþykki endanlegs tilboðs og vottorðin sem prókúruhafi þinn pantar. askTender Desk undirbýr ESPD, eyðublöðin í TendSign og fylgigögnin; askTender-samstarfsaðilar (askTender Partners), til dæmis löggiltur endurskoðandi, sjá um þau skref sem starfsréttindi þeirra ná til.

Spurningar

Hvaða gögn fylgja tilboði á Íslandi?

ESPD, sem getur komið í stað vottorða á þessu stigi, og svör þín í rafrænum eyðublöðum útboðsins, þar á meðal tilvísanir, sambærileg verk, starfsfólk og undirverktakar. Bættu við ábyrgð frá banka eða tryggingafélagi aðeins ef útboðið krefst hennar, og þýðingum ef tungumálaákvæðið krefst íslensku.

Getur ráðgjafi undirbúið tilboðið mitt í TendSign?

Já. Fyrirtækið þitt skráir sig í TendSign og ráðgjafinn stofnar síðan viðbótarnotanda undir kennitölu fyrirtækisins, einn af þeim níu sem eru gjaldfrjálsir, þannig að enginn notar lykilorðið þitt. Ráðgjafinn fyllir út eyðublöðin; þú samþykkir endanlegt efni áður en tilboðið er sent.

Hvaða vottorð leggur sá bjóðandi fram sem verður fyrir valinu?

Skuldleysisvottorð frá Skattinum sem sýnir að engin opinber gjöld séu í vanskilum, staðfestingu frá hverjum lífeyrissjóði sem þú greiðir til um að þú sért í skilum, og vottorð úr fyrirtækjaskrá Skattsins. Erlend fyrirtæki leggja fram skattavottorð, almannatryggingavottorð og útdrátt úr fyrirtækjaskrá frá heimalandi sínu.

Hver getur pantað skuldleysisvottorð?

Aðeins skráður prókúruhafi fyrirtækisins í fyrirtækjaskrá Skattsins, innskráður á island.is með eigin rafrænum skilríkjum. Vottorðið er gefið út rafrænt, á íslensku, og aðeins ef staðan á kennitölu fyrirtækisins er 0 kr., svo bókarinn þinn getur ekki pantað það í eigin nafni.

Hvað þarf erlent fyrirtæki að gera áður en það hefur störf á Íslandi?

Þjónustuveitendur frá EES, EFTA og Færeyjum sem senda starfsmenn hingað veita Vinnueftirlitinu upplýsingar um starfsemi sína og útsendu starfsmennina, fyrir hverja útsendingu. Sem aðalverktaki berð þú auk þess ábyrgð á launum, kjörum og tryggingum starfsfólks undirverktaka þinna, og opinberir kaupendur taka við rafrænum reikningum á EN 16931-sniði.

Heimildir

Þessi leiðarvísir skýrir reglurnar á einföldu máli; hann er ekki lögfræðiráðgjöf. Reglur um opinber innkaup breytast og hver útboðsgögn setja sín eigin skilyrði – þau ganga alltaf framar.