Marchés publics en Polynésie française : pièces à fournir

Ce guide est la liste de contrôle d’une réponse à un marché passé sous le code polynésien des marchés publics : chaque pièce et chaque démarche, regroupées selon le moment où l’acheteur les demande, avec qui peut légalement s’en charger. Le fonctionnement d’ensemble de la commande publique sur place (quels acheteurs relèvent de quel code, seuils, délais, analyse des offres et recours) est expliqué dans Comment répondre aux marchés publics en Polynésie française.

Avant de répondre

1. Récupérez le dossier de consultation. Les avis (l’AAPC) paraissent sur Te Ariari et sur Lexpol, et le dossier de consultation des entreprises (le DCE) se télécharge sans identification. En vous identifiant, vous êtes prévenu de toute modification apportée par l’acheteur.

2. Ouvrez un compte entreprise sur Te Ariari. Il vous permet de déposer une candidature ou une offre par voie électronique et de recevoir les questions, les demandes de pièces manquantes et les notifications. La plateforme est gérée par la Direction de la commande publique.

Coût et délai : gratuit ; ouvert dans la journée avec une adresse électronique valide.
Qui s’en charge : le compte appartient à votre entreprise. Chaque utilisateur a ses propres mots de passe : un consultant qui dépose pour vous utilise donc son propre compte utilisateur, sur votre mandat écrit.
Depuis l’étranger : c’est possible. Les délais sont exprimés à l’heure de Tahiti (UTC-10).

3. Faites un dépôt d’essai (facultatif). Le site de formation, ecole.teariari.gov.pf, permet de tester votre poste de travail et de vous entraîner au dépôt avant une vraie date limite. C’est gratuit et fait dans la journée ; l’essai peut être mené pour vous afin de vérifier la taille et le nommage des fichiers. Les entreprises dont la connexion est lente ont tout intérêt à l’utiliser, car un pli arrivé hors délai ne peut pas être régularisé.

4. Réglez la question du signataire. Les pièces de la réponse doivent être signées par une personne habilitée à engager l’entreprise. Si cette personne n’est pas disponible, joignez une délégation de pouvoirs à la candidature ; un document sur papier libre est accepté. Elle est gratuite, établie dans la journée et valable dans les termes où elle est rédigée. Un avocat ou un conseil la rédige et votre représentant légal la signe. Il en va de même pour le mandat écrit dont un consultant a besoin pour déposer à votre place. Seul le représentant légal peut consentir ces pouvoirs. Si vos documents d’origine ne sont pas en français, il est conseillé de traduire la délégation.

5. Une signature électronique, seulement si l’acheteur l’exige. Elle n’est pas obligatoire aujourd’hui : une candidature et une offre électroniques non signées vous engagent tout de même. Si le DCE impose la signature électronique, il vous faut un certificat qualifié eIDAS attaché à une personne physique, un par entreprise représentée (LP 2017-30).

Délai : 1 à 2 semaines.
Validité : la durée du certificat.
Qui s’en charge : votre représentant habilité achète et conserve son propre certificat, sur clé USB ou carte à puce, et signe personnellement. Personne d’autre ne le détient.

Avec votre offre

6. Les formulaires de candidature.

LC1, ou LC1bis pour un groupement : la lettre de candidature, qui identifie le candidat ou le groupement et les lots visés. Elle remplace le DC1 utilisé en France ; les formulaires sont publiés sur Lexpol. Gratuite ; elle est remplie pour vous, et une personne habilitée la signe si le règlement de consultation le demande.
LC3, la déclaration sur l’honneur : elle atteste qu’aucune interdiction de soumissionner prévue à la LP 233-1 ne vous concerne. Ces motifs comprennent notamment les condamnations, la liquidation, les impôts ou cotisations sociales impayés au 31 décembre de l’année précédente, le non-respect de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés (Code du travail PF, LP 5312-4) et l’emploi illégal de travailleurs étrangers. Les motifs peuvent être vérifiés et le formulaire rempli pour vous ; votre représentant légal ou un délégataire le signe en toute sincérité.
LC2, vos capacités (CPMP A 233-1 à A 233-4) : l’acheteur ne peut demander que des pièces figurant sur cette liste, et les niveaux minimaux exigés doivent être proportionnés.
- Financières : le chiffre d’affaires, global et dans le domaine du marché, sur 3 ans au plus ; un relevé bancaire ou une attestation d’assurance des risques professionnels ; les bilans des 3 derniers exercices. Votre expert-comptable fournit les chiffres.
- Techniques : des références de fournitures ou de services sur 5 ans, et de travaux sur 5 ans avec attestations de bonne exécution ; le personnel et le matériel.
- Si une pièce ne peut objectivement pas être produite, une autre preuve peut être apportée (LP 233-3), et les entreprises nouvelles peuvent justifier de leur capacité financière par tout moyen équivalent. Vous signez le LC2 et fournissez des références authentiques.

7. Les attestations d’assurance. La preuve d’une assurance des risques professionnels fait partie des éléments de capacité financière, et la plupart des consultations la demandent.

Attestation	Demandée à	Délivrée par	Validité	Ce que vous seul faites
Responsabilité civile (RC)	Toutes les entreprises	Votre assureur, en quelques jours	L’année d’assurance	Détenir la police
Responsabilité civile professionnelle (RC Pro)	Les professions réglementées	Votre assureur	L’année d’assurance	Détenir la police
Assurance garantie décennale	Les marchés de travaux	Votre assureur	L’année d’assurance ou par chantier	Détenir la police ; vérifier que les codes d’activité correspondent au lot

Les attestations peuvent aussi être rangées dans votre coffre-fort Te Ariari.

8. Votre offre. Le mémoire technique, le projet d’acte d’engagement (EC1) et les pièces de prix (BPU, DQE ou DPGF), tous préparés pour signature. Rédigez-la en français : les lettres de consultation précisent que les offres doivent être rédigées en français, si bien que tout document étranger doit être traduit en français, par un traducteur assermenté (expert près une cour d’appel) lorsque le règlement l’exige, sinon par un traducteur professionnel, en quelques jours. Une entreprise sans établissement stable en Polynésie française doit intégrer dans son prix la retenue à la source de 15 % (Code des impôts, LP 197-1), à faire vérifier par votre comptable.

9. Si vous répondez à plusieurs ou faites appel à des sous-traitants.

Groupement d’opérateurs économiques, solidaire ou conjoint : il répond avec le LC1bis. Chaque membre fournit ses propres justificatifs relatifs aux exclusions, à sa situation fiscale et sociale et aux pouvoirs de son signataire ; dans un groupement solidaire, le mandataire apporte la garantie pour l’ensemble du marché. Un avocat rédige la convention et les mandats ; le représentant de chaque membre les signe.
Sous-traitants : le formulaire LC4 présente un sous-traitant au stade de la candidature, et l’EC2 fait accepter ses conditions de paiement direct au stade de l’offre. Les deux sont gratuits, remplis pour vous et signés par les deux entreprises.

10. Droit de préférence et lots réservés, lorsque les documents les prévoient. À égalité de prix ou à offres équivalentes, la préférence va à une coopérative, à un groupement de producteurs agricoles, à un artisan ou à un atelier protégé (LP 236-2), et des lots peuvent être réservés aux ateliers protégés (LP 225-1). Cochez la bonne case du LC1 et joignez la preuve de votre statut.

11. Déposez le pli. Votre candidature et votre offre sont déposées sur Te Ariari, ou sur papier lorsque l’acheteur fonctionne encore ainsi, avant la date limite fixée à l’heure de Tahiti. Sur la plateforme, c’est la fin du téléversement qui fait foi, et seul le dernier pli reçu dans les délais est ouvert.

Coût : gratuit.
Copie de sauvegarde : une copie de sauvegarde sur papier ou sur support physique peut être envoyée en parallèle, dans le délai. Pour le papier, les acheteurs acceptent l’envoi recommandé ou la remise en main propre contre récépissé.
Qui s’en charge : les fichiers sont constitués pour vous, avec des noms clairs et sans caractères spéciaux. Vous téléversez vous-même, ou un consultant téléverse depuis son propre compte Te Ariari sur votre mandat écrit ; un coursier ou un partenaire peut remettre le pli papier ou la copie de sauvegarde. Vous validez d’abord le pli définitif.
Validité : votre offre vous engage pendant le délai fixé par le règlement.

12. Répondez à l’acheteur. Les demandes de compléments de candidature (dans le délai fixé, 7 jours au plus), de précisions ou de négociation arrivent par la messagerie de Te Ariari. Les réponses peuvent être rédigées pour vous ; vous, ou votre consultant mandaté, les envoyez.

Si vous êtes pressenti pour l’attribution

Classé premier, vous transmettez ces pièces dans le délai fixé par l’acheteur. Si l’attributaire pressenti ne peut pas les produire à temps, son offre est rejetée et l’acheteur se tourne vers le candidat classé suivant.

Pièce	Délivrée par	Qui peut l’obtenir pour vous	Coût et validité	Ce que vous seul faites
Attestation de régularité fiscale : IS, IT, TVA, CPS et CSTS	Direction des impôts et des contributions publiques (DICP)	Votre expert-comptable, sur votre mandat, en ligne (envoi par courrier ou par courriel) ou au guichet de la DICP	Gratuite ; reflète votre situation au 31 décembre de l’année précédant le lancement de la consultation ; réutilisable la même année auprès du même acheteur	Donner le mandat ; être immatriculé à au moins un des impôts visés
Attestation fiscale de l’État	DFiP de Polynésie française (DGFiP), Papeete	Vous ou votre expert-comptable	Situation au 31 décembre de l’année précédente	La demander ou autoriser la demande
Attestation de la CPS, qui mentionne votre effectif salarié	Caisse de prévoyance sociale (CPS)	—	Situation au 31 décembre de l’année précédente	L’imprimer depuis votre espace employeur CPS (le guichet employeur en ligne Reva) ou la retirer au guichet de la CPS
Extrait K-bis ou autre preuve de qui peut engager l’entreprise	Greffe du RCS, Tribunal de première instance de Papeete	N’importe qui, par courrier ou à l’accueil du tribunal, avec le formulaire de demande du site de la Cour d’appel de Papeete	Timbre fiscal de 750 XPF (guide de la CCISM, 2019) ; les acheteurs attendent un extrait récent	—
Acte d’engagement (EC1)	Vous	Prérempli pour vous : prix, lots et coordonnées bancaires	Gratuit	Un représentant habilité ou un délégataire le signe, à la main sur l’offre imprimée, ou électroniquement si les deux parties utilisent la signature électronique

L’attestation de la DICP porte sur les déclarations et paiements d’IS, d’IT, de TVA, de CPS et de CSTS. Vous gardez l’original et pouvez utiliser des photocopies. Dans les procédures formalisées, l’acte d’engagement est signé à l’attribution (LP 322-6 IV 1°), et l’attributaire justifie de l’habilitation de son signataire (CPMP LP 321-1 III), ce que montre en général le K-bis : le gérant, le PDG ou le DG.

Avant la signature du marché et la première facture

Retenue de garantie ou garantie à première demande. Lorsque le marché prévoit une retenue de garantie, plafonnée à 5 % du montant initial TTC, vous pouvez la remplacer par une garantie à première demande ou, si l’acheteur ne s’y oppose pas, par une caution personnelle et solidaire. Une banque ou un assureur agréé par l’ACPR l’établit selon le modèle du CPMP (annexe 8) au plus tard à votre première demande de paiement ; à défaut, la retenue est prélevée. Elle court jusqu’à la fin du délai de garantie, et vous la signez avec le garant.

Garantie de l’avance. Une avance de 10 % est obligatoire pour les marchés de plus de 10 millions XPF TTC d’une durée supérieure à 2 mois. L’acheteur peut exiger une garantie pour les avances allant jusqu’à 30 % ; au-delà de 30 %, et jusqu’à 60 %, une garantie à première demande selon le modèle du CPMP (annexe 9) est obligatoire. Elle reste en place jusqu’au remboursement de l’avance, et le délai de paiement de l’avance court à compter de sa réception.

Numéro TAHITI. L’identifiant local des entreprises, l’équivalent du SIREN et du SIRET, tenu dans le Répertoire territorial des entreprises de l’ISPF. Les demandes de paiement doivent porter un identifiant tel que le SIREN, le SIRET, le RIDET, le numéro TAHITI ou le Tahiti iti. Si votre entreprise est déjà immatriculée, son numéro peut être retrouvé et l’avis de situation imprimé depuis la recherche publique du répertoire, sans identification ; une nouvelle entreprise l’obtient lors des formalités de création.

Chorus Pro. Les titulaires et les sous-traitants payés directement transmettent leurs factures par voie électronique via Chorus Pro : à partir du 1er janvier 2026 pour les marchés d’au moins 8 millions XPF hors taxes, et à partir du 1er janvier 2027 pour les marchés d’au moins 500 000 XPF. L’inscription est gratuite et se fait dans la journée. Votre entreprise crée sa structure et valide les utilisateurs, et votre comptable peut y être rattaché sous sa propre identité.

Qui fait quoi

Étape	Qui peut s’en charger	Ce que vous seul faites
Téléchargement du DCE	N’importe qui ; sans identification	—
Compte Te Ariari	Profil et alertes paramétrés pour vous ; un consultant travaille depuis son propre compte utilisateur	Détenir le compte de l’entreprise ; donner le mandat écrit
Délégation de pouvoirs, mandat	Rédigés par un avocat ou un conseil	Votre représentant légal signe
Signature électronique qualifiée (si exigée)	Un prestataire de services de confiance qualifié	Acheter, conserver et utiliser votre propre certificat
LC1, LC2, LC3, LC4, EC2, mémoire technique, pièces de prix	Préparés pour vous ; chiffres fournis par votre expert-comptable	Signer ; fournir des références authentiques
Attestations d’assurance	Votre assureur	Détenir les polices
Convention de groupement	Rédigée par un avocat	Le représentant de chaque membre signe
Dépôt du pli et de la copie de sauvegarde	Vous, ou un consultant depuis son propre compte sur votre mandat ; un coursier ou un partenaire pour le papier	Valider le pli définitif
Attestation de la DICP	Votre expert-comptable, sur mandat	Donner le mandat
Attestation de la DGFiP	Vous ou votre expert-comptable	La demander ou autoriser la demande
Attestation de la CPS	—	La tirer de votre propre espace employeur
K-bis	N’importe qui	—
Acte d’engagement	Prérempli pour vous	Signer
Garanties de retenue et d’avance	Une banque ou un assureur	Signer avec le garant
Chorus Pro	Votre comptable, rattaché sous sa propre identité	Créer la structure et valider les utilisateurs

Les professionnels concernés

Professionnel	Encadré par	Ce qu’il fait pour un candidat
Expert-comptable exerçant en Polynésie française	Ordre des experts-comptables	Prépare l’attestation de chiffre d’affaires et les bilans des trois derniers exercices pour le LC2 ; tient à jour vos déclarations et paiements auprès de la DICP et de la CPS au 31 décembre, ce que les attestations certifient ; demande l’attestation de la DICP sur votre mandat
Avocat (Barreau de Papeete) ou avocat de votre pays	Barreau de Papeete	Rédige la délégation de pouvoirs ; conseille sur les interdictions de soumissionner (CPMP LP 233-1) et les conventions de groupement ; engage les référés précontractuels ou contractuels devant le Tribunal administratif de la Polynésie française
Notaire (Polynésie française) ou notaire de votre pays	Chambre des notaires de Polynésie française	Authentifie les signatures et les pouvoirs lorsqu’un acheteur demande un acte formel (une simple délégation sur papier libre suffit normalement) ; certifie conformes les copies de documents sociaux étrangers
Banque ou assureur garant	Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR) ; l’autorité de son pays pour un garant étranger	Délivre la garantie à première demande ou la caution personnelle et solidaire à la place de la retenue de garantie ; garantit le remboursement d’une avance
Assureur	ACPR	Délivre les attestations RC, RC Pro et décennale
Consultant en réponse aux marchés publics	—	Remplit les LC1, LC1bis, LC2, LC3, LC4, EC1 et EC2 et le mémoire technique pour signature ; dépose le pli électronique, ou remet le pli papier ou la copie de sauvegarde, sur votre mandat écrit

Si votre entreprise est établie à l’étranger

Vous n’avez besoin ni de société, ni de succursale, ni d’agent sur place pour répondre ; qui peut soumissionner depuis l’étranger, et à quelles conditions, est expliqué dans Comment répondre aux marchés publics en Polynésie française. Pour les pièces :

Les formulaires sont les mêmes et se remplissent en français. L’extrait du registre de votre pays tient lieu de K-bis, traduit en français si nécessaire. La DICP ne délivre aucune attestation à une entreprise qui n’est immatriculée à aucun des impôts visés : une entreprise non résidente fournit donc les équivalents, délivrés dans son pays, des attestations de la DICP, de la DGFiP et de la CPS ; demandez à l’acheteur, avant de répondre, lesquels il accepte. Dans le LC3, les procédures d’insolvabilité étrangères équivalentes et les mesures relevant d’un droit étranger comptent aussi parmi les motifs d’exclusion. Vérifiez que votre assurance de responsabilité couvre la Polynésie française et, pour les travaux, que votre décennale est valable pour des travaux sur place. Un garant étranger doit être agréé dans son pays, et l’acheteur peut le refuser. Une entreprise sans établissement en Polynésie française facture avec ses propres identifiants, et les paiements qu’elle reçoit supportent la retenue à la source de 15 % : intégrez-la dans votre prix. Compte tenu de la distance et des aléas de connexion, envoyez une copie de sauvegarde, et gardez à l’esprit que tous les délais sont exprimés à l’heure de Tahiti (UTC-10). Le CESEC recommande de s’associer à une entreprise locale ; c’est un conseil, pas une règle de droit.

Les pièges à éviter

Ne confiez jamais vos mots de passe ni votre certificat de signature. Cela vaut pour Te Ariari, la CPS, la DICP et Chorus Pro ; un consultant n’agit que depuis son propre compte utilisateur et sur votre mandat écrit.
Validez vous-même le pli définitif. Une candidature ou une offre électronique non signée engage quand même votre entreprise.
Déposez tôt. Les délais sont exprimés à l’heure de Tahiti (UTC-10), un pli hors délai ne peut pas être régularisé, et la copie de sauvegarde vous protège.
Ayez vos attestations au 31 décembre prêtes avant d’être classé premier. L’attributaire pressenti qui ne peut pas les produire à temps est écarté.
Intégrez la retenue à la source de 15 % dans votre prix si vous n’avez pas d’établissement stable en Polynésie française.
Vérifiez qui est l’acheteur. Les services de l’État sur place appliquent le Code de la commande publique français, et non le CPMP : cette liste de contrôle ne les concerne pas.

Répondre avec askTender

En Polynésie française, votre askTender Partner est ajouté comme utilisateur nommé sur le compte de votre entreprise sur Te Ariari et travaille avec ses propres identifiants (nous le vérifions auprès de la plateforme avant votre première réponse). Vous gardez vos propres identifiants et signez ce que vous seul pouvez signer : la délégation de pouvoirs et le mandat, votre déclaration sur l’honneur, toute signature électronique exigée par l’acheteur et l’acte d’engagement. L’askTender Desk prépare les formulaires LC, le mémoire technique et les pièces de prix, constitue le pli et coordonne les attestations ; les askTender Partners, par exemple un expert-comptable, un avocat ou un notaire, accomplissent les étapes que leur profession leur permet.

Questions

Quelles attestations l’attributaire doit-il fournir en Polynésie française ?

Une attestation de régularité fiscale de la DICP, une attestation fiscale de l’État délivrée par la DFiP à Papeete et une attestation de la Caisse de prévoyance sociale (CPS), qui reflètent chacune votre situation au 31 décembre de l’année précédant la consultation, ainsi qu’un K-bis ou une autre preuve que le signataire peut engager l’entreprise, et l’acte d’engagement (EC1) signé. Si ces pièces n’arrivent pas dans le délai fixé par l’acheteur, l’offre est rejetée.

Mon expert-comptable peut-il obtenir l’attestation fiscale de la DICP à ma place ?

Oui. Votre expert-comptable peut la demander sur votre mandat, en ligne via le formulaire de la DICP pour recevoir une attestation (envoi par courrier ou par courriel), ou au guichet de la DICP. Elle est gratuite et peut resservir la même année auprès du même acheteur ; vous gardez l’original et pouvez transmettre des photocopies.

Faut-il une signature électronique pour répondre en Polynésie française ?

Pas aujourd’hui. Une candidature et une offre électroniques non signées engagent tout de même votre entreprise, et le marché peut être signé à la main une fois l’offre imprimée. C’est seulement si l’acheteur exige la signature électronique qu’il vous faut un certificat qualifié eIDAS attaché à une personne physique, un par entreprise représentée ; comptez 1 à 2 semaines pour l’obtenir.

Quelqu’un d’autre peut-il déposer mon offre sur Te Ariari ?

Oui, sur votre mandat écrit. Chaque utilisateur de Te Ariari dispose de ses propres mots de passe : un consultant dépose donc depuis son propre compte utilisateur, pas depuis le vôtre. Comme un pli non signé engage quand même votre entreprise, validez la version définitive avant le dépôt.

Combien coûte un K-bis en Polynésie française ?

Un guide de la chambre consulaire de 2019 indique un timbre fiscal de 750 XPF. L’extrait est délivré par le greffe du RCS au Tribunal de première instance de Papeete, et n’importe qui peut le commander par courrier ou à l’accueil du tribunal avec le formulaire de demande.

Existe-t-il une garantie de soumission en Polynésie française ?

Aucune garantie de soumission prévue par les textes n’a été trouvée. Les garanties interviennent après l’attribution : une garantie à première demande peut remplacer la retenue de garantie, plafonnée à 5 %, et une avance supérieure à 30 % du montant de base en exige une.

Sources

Ce guide explique les règles en termes simples ; il ne constitue pas un conseil juridique. Les règles de la commande publique évoluent, et chaque dossier de consultation fixe ses propres conditions : c'est toujours lui qui prévaut.