Todos los pasos para licitar en Colombia.

Esta guía es la lista de chequeo que hay detrás de una oferta en Colombia: cada cuenta, certificado y firma que implica un proceso de contratación, más o menos en el orden en que los necesita, con quién puede hacer legalmente cada uno. Cómo funciona en conjunto la contratación pública colombiana (modalidades y umbrales en SMMLV, puntos por industria nacional, convocatorias limitadas a Mipymes, montos de las garantías e impugnaciones) se explica en Cómo participar en licitaciones públicas en Colombia.

Antes de presentar oferta

1. Su cuenta de proveedor en el SECOP II. Casi todos los contratos públicos se comentan, se ofertan y se firman en el SECOP II, que administra la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente (ANCP-CCE). Abrir la cuenta toma tres pasos:

• El usuario administrador: la primera persona registra un usuario personal, el usuario administrador. Debe ser alguien de su empresa, su representante legal o un empleado, con su propio correo y contraseña, y es quien acepta los Términos y Condiciones.
• La cuenta de proveedor: ese usuario crea la cuenta (nombre, NIT, tamaño Mipyme, la marca de emprendimiento de mujeres, el representante legal) y carga los documentos de registro: un certificado de indicadores de capacidad, una relación de su experiencia, sus últimos estados financieros auditados firmados por el representante legal y una autorización para que las entidades consulten bases de datos, que firma usted.
• Los demás usuarios: cualquier otra persona que vaya a trabajar en sus ofertas registra su propio usuario y solicita acceso; el administrador lo acepta.
• Costo, plazo y vigencia: gratuita y activa en cuanto se completa, sin otra validación por parte de la ANCP-CCE; no vence, siempre que mantenga actualizados los datos y los documentos.
• Desde el extranjero: los mismos pasos, eligiendo su país y su tipo de organización. No necesita RUP ni NIT colombiano para abrir la cuenta; se usa la identificación tributaria de su país.

2. El RUP (Registro Único de Proponentes), si está domiciliado o tiene sucursal en Colombia. Lo lleva la cámara de comercio de su domicilio principal (cualquier cámara puede recibir la solicitud) y certifica su experiencia por código UNSPSC y su capacidad jurídica, financiera y organizacional; las entidades verifican esos requisitos únicamente con el certificado del RUP. No se exige en la contratación directa, la mínima cuantía, los servicios de salud, la enajenación de bienes del Estado, los productos agropecuarios en bolsas de productos, las actividades comerciales de las empresas industriales y comerciales del Estado ni las concesiones.

• Costo: según la tarifa nacional de 2026 (Decreto 1074, artículo 2.2.2.46.1.7), inscripción o renovación COP 831.000 (68,58 UVB), actualización COP 444.000 y certificado COP 75.000.
• Plazo: las cámaras no publican un tiempo de verificación, y una inscripción solo queda en firme después de un plazo de 10 días hábiles para impugnaciones, contado desde su publicación.
• Vigencia: un año. Renuévelo a más tardar el 5.º día hábil de abril; si no, cesan sus efectos y debe inscribirse de nuevo.
• Quién lo hace: un contador, con un abogado para los aspectos de capacidad jurídica, arma el expediente: códigos UNSPSC en el tercer nivel, certificaciones de experiencia de terceros o los propios contratos, estados financieros firmados por el representante legal y el revisor fiscal o contador, el certificado de tamaño y el certificado de situación de grupo o control. Su representante legal firma el formulario de solicitud y los certificados.
• Desde el extranjero: no se exige sin domicilio ni sucursal en Colombia; la entidad verifica la capacidad directamente con su oferta. Cuando abre una sucursal, esta se inscribe y renueva su RUP con la información financiera de la casa matriz.

3. El certificado de existencia y representación legal. El certificado de la cámara de comercio que acredita que su empresa existe, su objeto social, quién es su representante legal y las limitaciones de sus facultades. Cualquiera puede pedirlo en línea, en el mismo día, con su NIT. El pliego fija qué antigüedad puede tener al cierre (60 días calendario para una solicitud de limitación a Mipymes). Compruebe que las limitaciones de su representante cubren el valor de la oferta.

4. Estados financieros e indicadores de capacidad. Estados financieros auditados, con sus notas, firmados por su representante legal y su revisor fiscal (o contador). Las entidades miden con ellos la liquidez, el endeudamiento, la razón de cobertura de intereses, la rentabilidad del patrimonio (ROE) y la del activo (ROA). Para quienes tienen RUP, los indicadores salen del RUP, con el mejor de los últimos 3 años fiscales. Su fecha depende del cierre de la auditoría anual, y se renuevan cada año.

5. Certificados que abren puertas o suman puntaje. Todos son gratuitos, los expide la propia empresa en el mismo día y los firman conjuntamente su representante legal y su contador o revisor fiscal:

• Certificado de tamaño Mipyme (rangos de tamaño de la Ley 590 de 2000 y del Decreto 1074; también puede acreditarse con el certificado del RUP). Permite a una Mipyme colombiana con al menos 1 año de constituida solicitar una convocatoria limitada a Mipymes y obtener el puntaje adicional para Mipymes. La solicitud debe presentarse al menos 1 día hábil antes de la apertura, con certificados de la cámara o del RUP expedidos como máximo 60 días calendario antes del plazo de solicitud.
• Certificado de emprendimiento o empresa de mujeres: más del 50 % de las acciones en manos de mujeres durante al menos 1 año, o al menos el 50 % de los cargos directivos ocupados por mujeres. Otorga puntaje adicional (hasta 0,25 %) y requisitos diferenciales en la licitación, la selección abreviada de menor cuantía y el concurso de méritos, para empresas domiciliadas en Colombia.
• Certificado de trabajadores con discapacidad: lo expide el Ministerio del Trabajo a solicitud suya como empleador. Otorga hasta el 2 % según el Decreto 0287 de 2026, se verifica al presentar la oferta y durante el contrato, y el número de trabajadores debe mantenerse todo el tiempo.

6. Su RUT y su NIT. El registro tributario de la DIAN le asigna el NIT que se usa para facturar, cobrar y cumplir las obligaciones tributarias en Colombia. Las empresas colombianas lo tienen antes de presentar oferta; es gratuito y no se renueva, solo se actualiza. Un contador o un abogado puede tramitarlo como su apoderado.

7. El RPBN, para bienes fabricados en Colombia. El Registro de Productores de Bienes Nacionales del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, que se tramita en la VUCE, acredita que sus bienes son nacionales en los procesos de bienes en los que los puntos por industria nacional dependen del origen. Su representante legal firma el formulario bajo juramento con un certificado digital de una entidad de certificación autorizada por la SIC. Dura 1 año; se renueva un mes antes del vencimiento.

8. Acuerdos marco. Para vender a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC), primero debe ganar la licitación que hace la propia ANCP-CCE para ese acuerdo marco, en la que se exige una garantía de seriedad de 1.000 SMMLV. Después su representante legal firma el acuerdo, y durante su vigencia usted responde en el catálogo a las solicitudes de cotización de las entidades.

Con la oferta

9. La carta de presentación y los formatos del pliego. La carta de presentación de la oferta y los formatos estándar son el medio para presentar la oferta y hacer las declaraciones que pide el pliego. Pueden quedar listos en el mismo día y los firma su representante legal, o un apoderado con poder especial. Según el concepto C-011 de 2026 de la ANCP-CCE, una oferta solo puede rechazarse por falta de firma si el pliego lo establece expresamente como causal de rechazo.

10. Un poder especial, cuando firma o presenta otra persona. Faculta a un apoderado, a menudo un abogado local, para presentar la oferta y actuar por usted; los pliegos suelen pedir a los proponentes extranjeros sin sucursal que designen uno domiciliado en Colombia.

• Forma: su representante legal lo firma con nota de presentación personal ante notario, la única formalidad que la ANCP-CCE permite a las entidades exigir para los poderes.
• Plazo y vigencia: de 1 a 3 días para firmarlo, más el tiempo de la apostilla si se firma en el exterior; vale para el proceso o el período que indique.
• Desde el extranjero: fírmelo ante un notario de su país y apostíllelo, o fírmelo en un consulado de Colombia.

11. Un documento de consorcio o unión temporal, para ofertas conjuntas. Designa al representante común y, en la unión temporal, la participación y el alcance de cada integrante. Lo redacta un abogado, lo firma el representante legal (o el apoderado) de cada integrante y se carga con la oferta; cuente con 1 a 5 días. En el SECOP II se crea una cuenta de proponente plural, en la que pueden actuar los usuarios de los integrantes.

12. El certificado de parafiscales (artículo 50 de la Ley 789 de 2002). Acredita que su empresa pagó los aportes de su personal a salud, pensiones, riesgos laborales, caja de compensación familiar, ICBF y SENA durante por lo menos los últimos 6 meses; los pliegos suelen pedir los 6 meses anteriores al cierre. Se necesita para firmar, prorrogar o liquidar un contrato estatal, y se elabora con sus planillas de pago PILA.

• Quién firma: su revisor fiscal (con tarjeta profesional) si la ley exige que su empresa lo tenga; si no, su representante legal. Es gratuito y se hace en el mismo día.

13. La experiencia. Certificaciones de clientes anteriores, públicos o privados y de cualquier país, o copias de contratos ejecutados, clasificados por código UNSPSC para que coincidan con los códigos y los valores en SMMLV del pliego. Usted les pide a sus antiguos clientes que las expidan y las firmen. Quienes tienen RUP se apoyan en la experiencia inscrita en el RUP.

14. La capacidad residual (K de contratación), en obra. Los proponentes de obra acreditan su capacidad disponible con la relación de los contratos de obra que tienen en ejecución, directamente o a través de consorcios y sociedades, y el estado de resultados auditado del mejor de los últimos 5 años. Su contador la prepara en 1 a 3 días y su representante legal la firma; quienes tienen RUP solo agregan el estado de resultados del mejor año.

15. La declaración de industria nacional (Ley 816). El formato, fijado en el pliego, con el que usted reclama los puntos por industria nacional, junto con sus soportes: el RPBN para los bienes o, para los servicios, al menos el 40 % de personal colombiano cuando no existan bienes colombianos relevantes. Su representante legal firma la declaración de origen. Se usa en la mayoría de los procesos, salvo la subasta inversa y la mínima cuantía.

16. La garantía de seriedad de la oferta. Cubre que usted retire la oferta, se niegue a firmar, no constituya la garantía de cumplimiento o no amplíe la vigencia. El Decreto 1082 admite tres formas: póliza de seguro, garantía bancaria o carta de crédito stand-by de un banco autorizado por la Superintendencia Financiera, o patrimonio autónomo. El valor mínimo lo fija el Decreto 1082 y se explica en la guía principal.

• Quién lo hace: una aseguradora o un banco, normalmente a través de un corredor, la expide con la entidad como beneficiaria. Usted es el tomador: firma la solicitud y paga la prima, que fija la aseguradora o el banco.
• Vigencia: desde la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento. Se carga con la oferta en el SECOP II y es opcional en la mínima cuantía.

17. La presentación. La oferta se presenta por sobres en el SECOP II antes del cierre. Cualquier usuario de su cuenta puede cargarla y presentarla, y la presentación obliga a su empresa, así que apruebe por escrito el archivo final antes.

Si va a resultar adjudicatario

Antes de contratar, las entidades revisan antecedentes, y los adjudicatarios extranjeros convierten las copias de la etapa de oferta en documentos formales.

Una vez apostillado un documento, las entidades no pueden exigir ninguna otra autenticación. Para el permiso del COPNIA, la carta de solicitud puede presentarla su empresa, el ingeniero o un representante, con el título apostillado y traducido, la identificación y el contrato de trabajo o la carta de oferta; los ingenieros colombianos del personal clave usan su matrícula profesional.

Antes del contrato y de la primera factura

Aprobar el contrato en el SECOP II. El contrato se aprueba con el botón Aprobar contrato desde el usuario de su representante legal, de un apoderado o de otra persona autorizada. Si lo aprueba otro usuario, la entidad lo rechaza y lo envía de nuevo. Un abogado solo puede aprobarlo desde su propio usuario y con poder expreso para firmar.

La garantía de cumplimiento y los demás amparos. La garantía de cumplimiento se mantiene hasta la liquidación del contrato, con una vigencia más larga para los amparos de salarios y estabilidad, además de los amparos de anticipo, salarios y prestaciones sociales, estabilidad de la obra y responsabilidad civil que exija el pliego. La aseguradora la expide con base en el contrato firmado; se carga en el SECOP II y la aprueba la entidad. Usted firma la solicitud y cualquier contragarantía y paga la prima. Los adjudicatarios extranjeros normalmente necesitan una aseguradora colombiana.

Una sucursal, para los adjudicatarios extranjeros de obras, servicios o concesiones (sucursal de sociedad extranjera). Se exige cuando el contrato es de obra, de servicios, de concesión o de cualquier actividad que requiera presencia permanente en Colombia. Un abogado colombiano, con poder de la casa matriz, protocoliza por escritura pública ante notario los documentos apostillados y traducidos de la casa matriz, designa al representante legal de la sucursal y la inscribe en la cámara de comercio. Su junta directiva o asamblea adopta la decisión de abrirla y otorga los poderes. La sucursal no vence, su matrícula mercantil se renueva cada año, y después obtiene su propio RUT y NIT y, para futuras ofertas, su RUP.

RUT y NIT para un adjudicatario extranjero. En la práctica se necesitan antes de facturar y cobrar. Un contador o un abogado en Colombia lo tramita como su apoderado, con su documento de existencia y representación legal apostillado y en español (Decreto 1625 de 2016, artículo 1.6.1.2.11 num. 5) y el poder que usted firma en el exterior y apostilla.

Durante el contrato. El certificado de parafiscales vuelve a exigirse para prorrogar o liquidar el contrato, y debe mantenerse el número de trabajadores con discapacidad que respaldó cualquier puntaje.

Quién hace qué

Los profesionales que intervienen

Si su empresa es extranjera

No necesita sucursal en Colombia ni inscripción en el RUP para presentar oferta, pero si se le adjudica una obra, un servicio, una concesión o cualquier contrato que requiera presencia permanente en Colombia, debe entonces abrir una sucursal; quién puede presentar oferta y en qué condiciones se explica en Cómo participar en licitaciones públicas en Colombia. Los documentos equivalentes:

• Existencia y representación: documentos de su país que acrediten que su empresa existe, qué puede hacer y quién la representa, en lugar del certificado de la cámara y del RUP. El pliego indica cuáles; a veces pide más de uno, por ejemplo el certificado de vigencia de una empresa chilena junto con sus estatutos. Las personas naturales usan su pasaporte.
• Copias y traducciones: copias simples y traducciones simples al español con la oferta; apostillas y traducciones oficiales tras la adjudicación.
• Poderes: firmados ante un notario de su país y apostillados, o en un consulado de Colombia.
• Estados financieros: según las normas de su país, auditados, con lo necesario para convertir la moneda y una traducción simple al español. Si en su país se aprueban después del 5.º día hábil de abril, puede presentar estados financieros firmados por su representante con un informe previo del auditor.
• Experiencia: de clientes de cualquier país, con copias y traducciones según la Circular 17.
• Parafiscales: sin personal en la nómina colombiana, normalmente declara que no tiene empleados en Colombia, según el pliego.
• Antecedentes: una empresa sin identificación colombiana por lo general no figura en el sistema de la Procuraduría, y el pliego decide qué la reemplaza; la consulta de la Contraloría se aplica cuando ya tiene NIT colombiano.
• Certificados de Mipyme y de empresa de mujeres: solo para empresas colombianas.
• Garantías: de una aseguradora o un banco autorizados en Colombia; los instrumentos bancarios deben ser irrevocables y pagaderos a primer requerimiento.
• Certificados ISO: por lo general se aceptan los de su país si los expidió un organismo acreditado; revise el pliego.
• Aprobación del contrato: su representante legal necesita su propio usuario del SECOP II en la cuenta, o usted aprueba a través de un apoderado.

Errores frecuentes

• No comparta nunca una contraseña del SECOP II. Las credenciales son personales y equivalen a una firma electrónica, y cada acción de cualquier usuario en su cuenta obliga a su empresa.
• Limite lo que pueden hacer los demás usuarios. Su administrador debe restringir el perfil de cada usuario agregado (por ejemplo, sin acceso a la configuración de la cuenta) y retirarle el acceso cuando termine el trabajo.
• Deje las aprobaciones por escrito. Antes de que otra persona presente por usted una oferta, una observación o una manifestación de interés, deje constancia de su aprobación.
• Cumpla las formalidades del poder. Un poder para un proceso de contratación necesita nota de presentación personal; si se firma en el exterior, además apostilla o firma del cónsul.
• Renueve el RUP a tiempo. Las empresas colombianas deben renovarlo a más tardar el 5.º día hábil de abril, y solo cuentan los datos del RUP en firme. Una empresa extranjera sin domicilio ni sucursal no debe inscribirse.
• Las convocatorias limitadas a Mipymes excluyen a algunos proponentes. Las empresas extranjeras, y las de menos de 1 año de constituidas, no pueden participar en los procesos limitados a Mipymes.
• No vuelva a traducir. Cuide la traducción simple: la traducción oficial tras la adjudicación debe reproducir exactamente el texto que usted presentó.
• Revise los impedimentos antes de presentar oferta. Un representante legal con multas del Código de Policía sin pagar por 6 meses o más, o una empresa incluida en el boletín de la Contraloría, no puede contratar con el Estado.
• Solo su revisor fiscal designado firma como revisor fiscal. Lo nombran sus propios accionistas y debe ser independiente de la administración; otro contador no puede firmar en esa calidad el certificado de parafiscales.

Con askTender

En Colombia, su Partner de askTender se agrega como usuario con nombre propio en la cuenta de su empresa en el SECOP II y trabaja con su propio acceso. Usted conserva su propio acceso y firma lo que solo usted puede firmar: la carta de presentación o el poder para su apoderado, los certificados que firma conjuntamente su representante legal, la solicitud de la garantía y la aprobación del contrato desde su propio usuario. El askTender Desk prepara los formatos, los certificados y el archivo de la oferta; los askTender Partners, como un contador, un abogado o un traductor oficial, se encargan de los pasos que cubre su habilitación.

Preguntas

Fuentes

• Colombia Compra Eficiente: manual del SECOP II para el registro de proveedores
• Decreto 1082 de 2015, compilado (Función Pública)
• Colombia Compra Eficiente: guía para proveedores extranjeros
• Colombia Compra Eficiente: Circular 17 sobre documentos extranjeros, poderes y traducciones
• Colombia Compra Eficiente: gestión contractual en el SECOP II
• Colombia Compra Eficiente: concepto C-011 de 2026 sobre la firma de la oferta
• Ley 789 de 2002 (Secretaría del Senado)
• Ley 1123 de 2007: Código Disciplinario del Abogado (Secretaría del Senado)
• Procuraduría General de la Nación: certificado de antecedentes disciplinarios
• COPNIA: permisos temporales para ingenieros extranjeros
• VUCE: inscripción en el Registro de Productores de Bienes Nacionales
• ONAC: Organismo Nacional de Acreditación de Colombia

Esta guía explica las normas en un lenguaje sencillo; no constituye asesoramiento jurídico. Las normas de contratación cambian y cada pliego fija sus propias condiciones, que siempre prevalecen.