Každý krok k podání nabídky v Česku.

Tento průvodce je kontrolním seznamem k české nabídce: podpis, registrace, prohlášení a potvrzení, které může zadávací řízení vyžadovat, v pořadí, v jakém přicházejí na řadu, a u každého z nich, kdo je smí vyřídit. Jak české veřejné zakázky fungují celkově (finanční limity, druhy řízení, hodnocení, platby a námitky), vysvětluje průvodce Jak podat nabídku do veřejných zakázek v Česku.

Před podáním nabídky

1. Uznávaný elektronický podpis. Potřebujete jej k podpisu registrace a pověření v NEN, plných mocí a všeho, co podáváte mimo elektronický nástroj, například návrhu k ÚOHS, pokud jej neodesíláte z datové schránky. Samotná nabídka odeslaná přes certifikovaný elektronický nástroj se považuje za podepsanou.

• Kdo jej vydává: kvalifikovaní poskytovatelé služeb vytvářejících důvěru; v Česku například PostSignum, I.CA a eIdentity, případně kterýkoli kvalifikovaný poskytovatel v EU.
• Kdo to vyřizuje: certifikát je osobní pro každou podepisující osobu. Opatřete jej každému, kdo za vaši společnost podepisuje, a mějte jej pod svou kontrolou; poradce podepisuje vlastním.

2. Registrace v NEN. NEN (nen.nipez.cz) je národní elektronický nástroj a mnozí centrální zadavatelé jej musí používat. Registrujete se dvakrát přes portál NIPEZ: nejprve osobu, poté subjekt. Registrace je zdarma, protože elektronické nástroje nesmějí dodavatele nic stát (ZZVZ §213), a její platnost nevyprší.

• Jak: vyplní se formuláře osoby a subjektu a osoba oprávněná jednat za společnost podepíše registrační formulář subjektu uznávaným elektronickým podpisem (kvalifikovaným certifikátem nebo kvalifikovaným elektronickým podpisem); každý další, kdo formulář podepisuje, jej podepisuje stejně. Kontaktní osoba, kterou uvedete, se stává administrátorem subjektu.
• Jak dlouho: NEN se snaží ověřit českou registraci do 4 hodin a zahraniční do 8, déle, pokud je nutné prověřit zahraniční údaje.
• Kdo to vyřizuje: formuláře za vás může vyplnit někdo jiný; podepisuje pouze osoba oprávněná jednat za vaši společnost.

3. Elektronický nástroj uvedený v zadávací dokumentaci, pokud to není NEN. Mnozí zadavatelé provozují svůj profil v komerčním certifikovaném nástroji, například E-ZAK, Tender arena nebo JOSEPHINE, a nabídku lze podat jen tam. Registrace je i zde pro dodavatele zdarma a obvykle proběhne týž den. Každý nástroj má vlastní pravidla: některé vyžadují kvalifikovaný certifikát k přihlášení nebo k podpisu, jiné schválení registrace statutárním zástupcem. Každý, kdo na nabídce pracuje, používá vlastní účet na své jméno.

4. Úplný zápis skutečných majitelů. Před uzavřením smlouvy zadavatel ověřuje skutečné majitele českého dodavatele v evidenci skutečných majitelů a dodavatele, jehož skutečné majitele nelze zjistit, vyloučí. Zkontrolujte zápis už teď: je-li správný, ověření zadavatelem proběhne týž den; pokud ne, podá vaše společnost opravu, často prostřednictvím notáře nebo advokáta, a podepíše ji.

5. Nepovinně: seznam kvalifikovaných dodavatelů. Tento seznam, který vede Ministerstvo pro místní rozvoj, umožňuje častým uchazečům prokázat základní a profesní způsobilost jednorázově. Výpis ne starší 3 měsíců tyto doklady v nabídce nahrazuje. K žádosti přikládáte originály nebo ověřené kopie dokladů o kvalifikaci, rovněž ne starší 3 měsíců; žádost podepisuje váš zástupce a každou změnu je nutné oznámit do 15 pracovních dnů.

S nabídkou

6. JEO nebo čestné prohlášení o kvalifikaci. Ve fázi podání nabídky nahrazuje doklady o kvalifikaci vlastní prohlášení. Vždy můžete použít JEO (jednotné evropské osvědčení pro veřejné zakázky, formulář je v e-Certis); ve zjednodušeném podlimitním řízení je standardem čestné prohlášení. Je zdarma, vyplnění zabere zhruba den a platí pro jedno řízení.

• Kdo to vyřizuje: lze je vyplnit z údajů o vaší společnosti a odeslat přes elektronický nástroj pověřeným uživatelem, čímž se považuje za podepsané. Pokud zadavatel požaduje samostatně podepsaný dokument, podepíše jej osoba oprávněná jednat za vaši společnost. Pravdivost prohlášení potvrzujete vy.

7. Prohlášení k sankcím. Podle čl. 5k nařízení EU 833/2014 prohlašujete, že ani vaše společnost, ani žádný poddodavatel či dodavatel s podílem nad 10 % nemá vazbu na Rusko, kterou nařízení zakazuje. Vzor poskytuje zadavatel, a to v nadlimitních a v mnoha podlimitních zakázkách. Je zdarma a vyřídí se týž den; vy potvrzujete údaje o vlastnické struktuře.

8. Vaše reference. Většina zakázek s technickou kvalifikací požaduje seznam významných zakázek (seznam významných dodávek či služeb, u stavebních prací seznam stavebních prací): stavební práce za posledních 5 let s osvědčením objednatele u těch nejvýznamnějších, nebo dodávky a služby za poslední 3 roky s hodnotou, daty a objednateli. Seznam pro vás lze sestavit; o osvědčení žádáte své objednatele vy, což může trvat dny až týdny.

9. Pracovníci, vybavení a certifikáty, pokud je zadavatel požaduje.

• Technická kvalifikace může zahrnovat seznamy pracovníků a jejich kvalifikace, vybavení, opatření v dodavatelském řetězci a v oblasti životního prostředí nebo certifikáty ISO. Seznamy se připraví k vašemu schválení; certifikáty ISO vydává subjekt akreditovaný ČIA nebo jiným členem EA, a to po auditu u vás.
• Stavby a projektování: role projektanta a stavbyvedoucího vyžadují autorizovaného inženýra nebo architekta zapsaného u ČKAIT nebo ČKA (ZZVZ §77(2)). Uvedená osoba předloží své osvědčení a vy podepisujete závazek k personálnímu zajištění.
• Živnostenské a profesní oprávnění: tam, kde to české právo vyžaduje, prokazujete živnostenské oprávnění, členství v profesní komoře nebo odbornou způsobilost pro danou činnost. Veřejný výpis z živnostenského rejstříku za vás lze obstarat.

10. Jistota, pokud ji zadavatel vyžaduje. Až 2 % předpokládané hodnoty, nebo 5 % při elektronické aukci, formou peněžní jistoty, bankovní záruky nebo pojištění záruky. Banka nebo pojišťovna vystaví záruku na vaše jméno, obvykle za 1–5 pracovních dnů a za tržní poplatek; elektronická záruční listina se přikládá k nabídce a musí platit po celou zadávací lhůtu. O záruku žádáte a platíte ji vy; znění vám může někdo zkontrolovat.

11. Podání přes NEN nebo jiný uvedený elektronický nástroj. Podání je zdarma, probíhá elektronicky a musí proběhnout před uplynutím lhůty. Úkony učiněné přes elektronický nástroj se považují za podepsané, takže samostatný podpis není potřeba, pokud jej některý dokument nevyžaduje.

• Kdo to vyřizuje: nahrát a odeslat nabídku může pověřený uživatel vaší společnosti; konečnou nabídku a cenu schvalujete vy.
• Plná moc, jedná-li za vás někdo jiný: plná moc podepsaná vaším statutárním orgánem uznávaným elektronickým podpisem umožňuje advokátovi nebo jiné osobě jednat za vaši společnost v NEN.

Budete-li vybráni

Zadavatel si od vybraného dodavatele vyžádá doklady o kvalifikaci, které dosud nepředložil.

Co výpisy prokazují. Výpis z Rejstříku trestů nesmí obsahovat žádné z uvedených odsouzení za posledních 5 let. Výpis z obchodního rejstříku prokazuje profesní způsobilost a to, že nejste v likvidaci ani v insolvenci. Online je zdarma a k dispozici týž den; výpisy z Rejstříku trestů vydává CzechPOINT na počkání.

Dále se požaduje, pokud zadavatel stanoví podmínku:

• Obrat nebo účetní závěrky, obvykle za poslední 3 účetní období. Připraví je účetní, schvaluje je váš statutární orgán a auditovat je smí jen zapsaný auditor.
• Pojištění odpovědnosti, profesní nebo vůči třetím osobám, běžné u stavebních prací, projektování a IT služeb. Pojistku vystaví pojišťovna nebo makléř a podepisujete ji vy.
• Originály nebo ověřené kopie. Obvykle postačí prosté kopie, zadavatel však může požadovat originály nebo ověřené kopie (ZZVZ §45(1)); ověří je notář nebo advokát.

Před uzavřením smlouvy

• Skuteční majitelé: u českých dodavatelů zadavatel ověřuje zápis v evidenci; zahraniční dodavatelé předkládají vlastní doklady (viz níže).
• Zveřejňování účetnictví: zadavatel může také ověřit, zda jste splnili povinnost zveřejnit účetní závěrku (ZZVZ §104).
• Zajištění plnění a záruky za jakost: zákon nestanoví žádný strop, ten určují smluvní podmínky. Vystaví je na vaše jméno banka nebo pojišťovna a vy podepisujete smlouvu o záruce.
• Podpis smlouvy: po uplynutí lhůty pro uzavření smlouvy, a to vaším statutárním orgánem nebo držitelem vaší plné moci.
• Registr smluv: smlouva s povinným subjektem nad 50 000 Kč bez DPH nabývá účinnosti až zveřejněním a pokud není zveřejněna do 3 měsíců, je zrušena od počátku. Zveřejňuje ji obvykle zadavatel; vy označíte obchodní tajemství, které je třeba znečitelnit.

Kdo co dělá

Odborníci, kteří se na tom podílejí

Námitky u zadavatele a návrhy k ÚOHS patří advokátovi, který jedná na základě vaší plné moci; případnou kauci hradíte vy.

Pokud je vaše společnost ze zahraničí

K podání nabídky nepotřebujete českou společnost, pobočku ani IČO; kdo se může ze zahraničí účastnit, vysvětluje průvodce Jak podat nabídku do veřejných zakázek v Česku. K dokladům:

• Registrace v NEN: samostatný formulář pro zahraniční subjekt s doklady z rejstříků vaší domovské země. Podpora NEN může požadovat překlady do češtiny nebo angličtiny (prosté, úřední nebo soudně ověřené) a doklady opatřené apostilou nebo superlegalizací; na její dotazy odpovězte do 10 pracovních dnů.
• Podpis: kvalifikované podpisy z EU se uznávají podle nařízení eIDAS; subjekty mimo EU mohou registraci v NEN podepsat jakýmkoli elektronickým podpisem spojeným s jejich jménem.
• Výpis z rejstříku: výpis z rejstříku vaší domovské země nebo jeho ekvivalent.
• Trestní rejstřík: rovnocenné doklady domovské země za společnost a za každého člena vedení; čestné prohlášení, pokud se žádný nevydává.
• Daně a sociální zabezpečení: potvrzení domovských úřadů k daním a sociálnímu zabezpečení. České potvrzení finančního úřadu je potřeba jen v případě, že jste v Česku registrováni k dani.
• Skuteční majitelé: výpis z evidence vaší domovské země, nebo seznam vlastníků spolu se seznamem akcionářů či společenskou smlouvou.
• Živnostenské oprávnění: není potřeba, pokud jej vaše země pro danou činnost nevyžaduje; firmy z EU poskytující služby dočasně mohou mít povinnost to oznámit živnostenskému úřadu.
• Inženýři a architekti: odborníci z EU se pro dočasné služby registrují u ČKAIT nebo ČKA.
• Status kvalifikovaného dodavatele: přijímají se rovnocenné seznamy a certifikáty z jiných členských států EU.
• Účetní závěrky a reference: doklady z vaší domovské země, přeložené.
• Certifikáty, záruky a pojištění: rovnocenné zahraniční certifikáty ISO se přijímají; zahraniční bankovní záruky lze použít, pokud splňují podmínky; zahraniční pojistka s krytím pro Česko je obvykle přijatelná.
• Překlady: doklady v češtině a slovenštině překlad nepotřebují; ostatní se překládají do jazyka zadávacího řízení, a pokud zadavatel požaduje úřední překlad, smí jej pořídit jen zapsaný soudní překladatel.
• Apostila: opatříte ji ve své domovské zemi; veřejné listiny z EU, na které se vztahuje nařízení 2016/1191, jsou od ní osvobozeny.

Na co si dát pozor

• 3 měsíce počítejte zpětně od zahájení zadávacího řízení, ne od podání nabídky. Doklady musí prokazovat stav k datu ne dřívějšímu než 3 měsíce před zahájením řízení, takže potvrzení, které už máte, může stále platit, kdežto doklad datovaný před touto lhůtou neobstojí.
• Jeden výpis za každého člena statutárního orgánu. Kontrola trestní bezúhonnosti se týká společnosti a všech členů, nejen jednatele, který podepisuje.
• Nejdříve hledejte v dokumentaci doložku o třetích zemích. Pochází-li vaše společnost ze země bez dohody s EU o veřejných zakázkách, zadavatel ji smí vyloučit jen tehdy, stanoví-li to dokumentace, proto to ověřte dříve, než cokoli připravíte.
• Každá osoba, která za vás jedná, musí být pověřena. V NEN pověřuje každou osobu vaše společnost a každá pracuje pod vlastním přihlášením.
• Registr smluv nelze podcenit. Smlouva nad 50 000 Kč, která není zveřejněna do 3 měsíců, je zrušena od počátku, proto obchodní tajemství označte ještě před zveřejněním.

S askTender

V Česku je váš askTender Partner přidán jako uživatel na své jméno k účtu vaší společnosti v NEN a pracuje pod vlastním přihlášením. Vy si ponecháváte vlastní přihlášení a podepisujete jen to, co smíte podepsat pouze vy: registraci v NEN, plné moci, vlastní žádosti o výpis z Rejstříku trestů a každé prohlášení, které chce zadavatel mít podepsané samostatně, a schvalujete konečnou nabídku a cenu. askTender Desk připravuje JEO, prohlášení a seznamy referencí, sestavuje nabídku a koordinuje potvrzení; askTender Partneři, například advokát, daňový poradce nebo soudní překladatel, vyřizují kroky, které pokrývá jejich oprávnění.

Otázky

Zdroje

• Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ), úplné znění
• Zákon č. 340/2015 Sb., o registru smluv
• Provozní dokumentace NEN: registrace a přístup do NEN
• NEN: registrace zahraničního dodavatele
• ÚOHS: přístup dodavatelů ze třetích zemí po rozsudku Kolin

Tento průvodce vysvětluje pravidla srozumitelným jazykem; nejde o právní radu. Pravidla zadávání se mění a každá zadávací dokumentace stanoví vlastní podmínky – ta má vždy přednost.