Todos los pasos para licitar en España: los documentos, quién se…

Esta guía es la lista de comprobación que hay detrás de una oferta en España: cada documento y cada trámite, en el orden en que los pide una licitación, con quién puede hacer legalmente cada uno. Para saber cómo funciona la contratación pública española en conjunto (umbrales, procedimientos, valoración de las ofertas, cobro), consulte Cómo participar en licitaciones públicas en España.

Antes de licitar

1. El número de identificación fiscal (NIF) de su empresa. Todos los certificados, registros y firmas de una licitación española van ligados al NIF de la empresa, que asigna la AEAT. Las empresas españolas ya lo tienen.

Coste y validez: gratuito; permanente.
Quién lo hace: un gestor o asesor presenta el modelo 036 como representante de la empresa, con un poder notarial. Usted firma ese poder ante notario y aporta el extracto registral y los datos de sus titulares reales.
Desde el extranjero: una empresa no residente obtiene un NIF “N” mediante el modelo 036, con los documentos de constitución apostillados y con traducción jurada. Es opcional si no tiene obligaciones tributarias en España (vea NIF y firma en el apartado de empresas extranjeras, más abajo).

2. Registrarse en la PLACSP o en la plataforma autonómica. Un usuario registrado como operador económico en contrataciondelestado.es le permite suscribirse a licitaciones, formular preguntas, recibir comunicaciones y usar la herramienta de preparación de ofertas. Los órganos de contratación de siete comunidades publican sus licitaciones en su propia plataforma: Cataluña (con su sobre digital), el País Vasco, Madrid, Andalucía, Galicia, La Rioja y Navarra.

Coste y plazo: gratuito, en el mismo día; el usuario de la PLACSP no caduca.
Quién lo hace: los usuarios son personas identificadas por una dirección de correo electrónico, así que su asesor puede registrarse como preparador. Los datos de la empresa (NIF, razón social) deben ser reales, y el correo de comunicaciones debe ser uno que usted controle: allí llegan las notificaciones oficiales.
Desde el extranjero: igual; una empresa sin NIF español elige el tipo de identificador “Otros”.

3. Una escritura de poder para quien firma. Quien firme la oferta en la herramienta de la PLACSP debe poder obligar a la empresa. Si esa persona no es administrador inscrito, necesita una escritura de poder otorgada ante notario.

Plazo y validez: de 1 a 3 días en España, más desde el extranjero; válida hasta su revocación.
Quién lo hace: un abogado redacta el alcance (firma de ofertas, garantías, UTE y la cláusula especial necesaria para el certificado de la FNMT); su representante legal lo otorga ante notario. La persona designada, el apoderado, puede ser un empleado suyo o un abogado que actúa con su propia identidad.
Desde el extranjero: se otorga ante un notario extranjero con apostilla y traducción jurada, o ante un cónsul español. Si tiene una sucursal en España, también debe inscribirse en el Registro Mercantil.

4. Un certificado electrónico que la plataforma acepte. La herramienta de la PLACSP firma documentos y sobres con AutoFirma, usando certificados de prestadores reconocidos por la plataforma @firma del Estado: FNMT, DNIe, Camerfirma, ANF, Izenpe y otros.

La opción habitual: el certificado de representante de persona jurídica de la FNMT, 14 € más impuestos, válido 2 años. Su representante lo solicita por internet y después acredita su identidad en línea (con un certificado personal cualificado previo), en Correos o en una oficina de la AEAT o de la CNMV, con certificados registrales de no más de 15 días (y el poder notarial con la cláusula especial, si es un representante voluntario). El certificado está listo aproximadamente una hora después de la acreditación.
Antes de su primera oferta: compruebe que el certificado del apoderado se valida en valide.redsara.es e instale AutoFirma.
Quién lo hace: solo la persona que figura en el certificado lo solicita y lo custodia. Un abogado que sea su apoderado puede obtener del mismo modo su propio certificado de representante para su empresa.
Desde el extranjero: la vía de la FNMT exige un NIF español para la empresa y, en la práctica, un NIE para el representante. Si no, pruebe su propio certificado cualificado en VALIDe. Si no supera la validación, abra una incidencia con el CAID, el servicio de soporte de la plataforma, y use la vía “Otros”: presente la oferta sin firmar en la herramienta, firme los documentos por otros medios y avise al órgano de contratación.

5. El ROLECE y la clasificación para obras. El ROLECE inscribe de una vez, para todos los compradores públicos, su capacidad, representación, solvencia y clasificación, y es obligatorio en el procedimiento abierto simplificado. La clasificación se exige para obras de 500.000 € o más. El ROLECE es gratuito, y para la clasificación no se publica ninguna tasa. El proceso completo está en nuestra guía sobre el ROLECE y la clasificación de contratistas; en cuanto a los papeles:

ROLECE: un abogado o asesor reúne sus escrituras, poderes, cuentas en XBRL y licencias; la solicitud la firma en línea su representante, o un abogado que sea su apoderado inscrito, con su propio certificado. La resolución puede tardar hasta 3 meses, pero se admite una solicitud presentada antes del fin del plazo de ofertas, con su justificante y una declaración responsable. Los cambios deben comunicarse. El RELIC de Cataluña y los demás registros autonómicos funcionan igual, pero solo valen ante los órganos de esa comunidad y sus entidades locales.
Clasificación: se prepara con los certificados de obra (firmados por el director de obra y visados por su cliente), el personal, la maquinaria y las cuentas, y se firma con AutoFirma. Cuente con hasta 6 meses. Las empresas de la UE y del EEE están exentas; las de fuera de la UE deben estar clasificadas por sí mismas, incluso dentro de una UTE.
Mantenerlos vigentes: una declaración anual de solvencia económica, antes del 1 de septiembre si su ejercicio coincide con el año natural, y una actualización técnica cada 3 años. Un contable prepara las cifras a partir de sus cuentas depositadas; su representante firma. Si no se presenta, la clasificación queda suspendida.

Con la oferta

6. El DEUC o una declaración responsable. Su oferta incluye una declaración de capacidad, solvencia y ausencia de causas de exclusión: el DEUC en la mayoría de los procedimientos, o la declaración incluida en los modelos del órgano de contratación. Es gratuita y vale solo para esa licitación. En una UTE, cada miembro presenta su propio DEUC, y también cada empresa a cuyas capacidades recurra.

7. Las declaraciones que usted firma.

No estar incurso en prohibición de contratar (artículo 71 de la LCSP): ni la empresa ni sus administradores lo están. Forma parte del DEUC; también puede hacerse ante notario, autoridad administrativa u organismo profesional cualificado.
Cuota de discapacidad y plan de igualdad: las empresas con 50 o más trabajadores declaran que cumplen la cuota del 2 % de trabajadores con discapacidad y que tienen un plan de igualdad.
Sometimiento a los juzgados y tribunales españoles (licitadores extranjeros): una declaración de renuncia al fuero extranjero para cualquier controversia.

Su asesor las redacta; su apoderado firma cada una con su propio certificado.

8. Preparar y enviar la oferta con la herramienta de la PLACSP. La Herramienta de Preparación y Presentación de Ofertas es una aplicación de escritorio que separa tres papeles: el preparador (comercial), el firmante (apoderado) y el remitente (mensajero).

El preparador rellena la pestaña 02-Licitador (nombre, NIF y tipo de poder del apoderado) y la pestaña 03-Autorizaciones (su consentimiento para que el órgano de contratación consulte directamente a la AEAT y a la TGSS), adjunta a cada lote y sobre el DEUC, la memoria técnica y el precio, y exporta el fichero.
Su apoderado lo importa, lo revisa y firma cada documento y cada sobre con su propio certificado.
El envío: lo realiza su apoderado, o exporta la oferta ya firmada para que otra persona solo la envíe. Descargue el justificante. Si la subida falla, la herramienta registra una huella electrónica, y la oferta completa debe llegar al órgano de contratación en un plazo de 24 horas.
Desde el extranjero: si su certificado no se validó, use la vía “Otros” y firme los documentos por otros medios.

9. Una garantía provisional, si los pliegos la piden. Es excepcional y nunca se usa en el procedimiento simplificado. Un banco emite un aval, o una aseguradora un seguro de caución, según el modelo del órgano de contratación; se deposita en la Caja General de Depósitos o en la tesorería del órgano, según indiquen los pliegos, y se mantiene hasta la adjudicación o la formalización. Usted firma la operación con el banco o la aseguradora. Los avales de bancos de la UE pueden aceptarse si los pliegos lo permiten; lo habitual es recurrir a un banco o sucursal inscritos en España.

10. El compromiso de constituir una UTE. Las empresas que licitan juntas firman un compromiso de constituir UTE en el que figuran los miembros, sus participaciones y el representante. Lo redacta un abogado; el apoderado de cada miembro lo firma con su propio certificado en la herramienta de la PLACSP. La escritura de la UTE se otorga ante notario, con su arancel, solo si resultan adjudicatarios.

Si le proponen como adjudicatario

El órgano de contratación pide los justificantes al propuesto como adjudicatario, y usted dispone de 10 días hábiles para aportarlos junto con la garantía definitiva. Si la empresa está inscrita en el ROLECE, el registro ya acredita lo que en él consta.

Documento	Lo expide	Quién puede obtenerlo por usted	Validez	Lo que solo hace usted
Certificado de estar al corriente de obligaciones tributarias (para contratar con el sector público)	AEAT	Un gestor o asesor, con su propio certificado, una vez inscrito su apoderamiento en el Registro de apoderamientos de la AEAT; o el órgano de contratación lo consulta con su consentimiento	En general, 12 meses salvo que cambien las circunstancias; los pliegos pueden pedir uno más reciente	Inscribir el apoderamiento (en línea, en una oficina o mediante documento notarial)
Certificado de la Seguridad Social	TGSS	Un graduado social o gestor, como apoderado inscrito o usuario autorizado RED; normalmente se emite al momento en línea y debe indicar el NIF del órgano de contratación	—	Dar de alta al profesional ante la TGSS
Alta en el IAE (alta y último recibo, o declaración de exención)	AEAT o el ayuntamiento	Un gestor, con el mismo apoderamiento ante la AEAT	—	Otorgar el apoderamiento
Acreditación registral (nota simple o certificación)	Registro Mercantil	Cualquiera puede pedirla en línea: el registro es público	En el día para la nota simple, unos días para la certificación	—
Volumen de negocios y cuentas	Registro Mercantil (cuentas depositadas) o su auditor	Un contable o auditor prepara la declaración	Su último ejercicio o ejercicios cerrados	Firmar la declaración de volumen de negocios, si se pide
Certificados de buena ejecución y relación de contratos similares	Sus antiguos clientes	Se solicitan a sus clientes por usted	—	Firmar la relación de obras o servicios
Seguro de responsabilidad civil, si los pliegos lo piden	Una aseguradora autorizada por la DGSFP	Un corredor o la aseguradora	Anual	Firmar la póliza y pagar la prima

Acreditar que está al corriente con Hacienda y la Seguridad Social importa porque las deudas son causa de prohibición de contratar (artículo 71.1.d de la LCSP). Para la solvencia técnica, en obras se miran los últimos 5 años (10 años para 22 subgrupos de obra desde abril de 2026) y en suministros y servicios los últimos 3 años. Las empresas que no depositan cuentas acreditan su volumen de negocios con sus libros contables legalizados.

Cuando los pliegos los piden: certificados de calidad y medioambientales (ISO 9001, 14001, 45001 o EMAS) de un organismo acreditado por ENAC, o por la entidad de acreditación de otro Estado de la UE.

Antes del contrato y de la primera factura

La garantía definitiva. Se constituye en los mismos 10 días hábiles, mediante aval de un banco o de una sociedad de garantía recíproca (SGR), seguro de caución de una aseguradora, o en efectivo o deuda pública. En el ámbito estatal se constituye de forma telemática en la Caja General de Depósitos (Real Decreto 937/2020); en otro caso, en la tesorería del órgano de contratación. Usted envía el resguardo al órgano de contratación. Se mantiene hasta que termina el plazo de garantía. Usted firma la operación y paga la comisión; una empresa extranjera puede necesitar un banco o sucursal en España.

El contrato (formalización). Lo firma su representante legal o apoderado con su propio certificado, tras el plazo de espera de 15 días hábiles cuando proceda.

Inscripción en el REA (construcción). Las empresas que contratan o subcontratan en obras de construcción deben estar en el Registro de Empresas Acreditadas (Ley 32/2006, Real Decreto 1109/2007), que lleva la autoridad laboral de la comunidad donde la empresa tiene su domicilio y que vale en toda España. Un gestor lo prepara y su representante o un apoderado lo presenta en línea con certificado digital. Tarda unos 15 días hábiles, dura 3 años y se renueva en los 6 meses anteriores a su caducidad. Las empresas constructoras extranjeras también se inscriben, en la comunidad de su primera obra.

Factura electrónica a través de FACe. Las facturas a las administraciones públicas se envían por FACe o por el punto general autonómico, en formato Facturae, también las de empresas extranjeras. Es obligatorio para facturas de más de 5.000 €, y muchos órganos lo exigen para todas. Su contable las emite, firmadas con el certificado de la empresa o del tercero que las expide.

Quién hace qué

Paso	Quién puede hacerlo	Lo que solo hace usted
NIF (modelo 036)	Un gestor o asesor, como su representante	Firmar el poder notarial; facilitar los datos de los titulares reales
Registro en la PLACSP o en la plataforma autonómica	Su asesor, como preparador	Controlar el correo de comunicaciones
Escritura de poder para el firmante	Un abogado la redacta; un notario la autoriza	Su representante legal comparece ante notario
Certificado electrónico	Solo la persona que figura en él	Solicitarlo y custodiarlo; no compartirlo nunca
ROLECE, clasificación y declaración anual	Un abogado, contable o asesor prepara el expediente	Firma su representante, o un abogado que sea su apoderado con su propio certificado
DEUC y declaraciones	Se preparan por usted	Su apoderado las firma
Oferta en la herramienta de la PLACSP	Se prepara y exporta por usted; una oferta firmada puede enviarse por usted	Su apoderado importa y firma cada documento y cada sobre
Compromiso de UTE	Un abogado lo redacta	El apoderado de cada miembro lo firma
Certificados de la AEAT, del IAE y de la TGSS	Un gestor, asesor o graduado social, con sus propias credenciales	Inscribir su apoderamiento
Garantía provisional o definitiva	Un banco, SGR o aseguradora la emite y la deposita	Firmar la operación
Traducciones juradas	Un traductor jurado de la lista del Ministerio de Asuntos Exteriores	—
Firma del contrato	—	Firma su representante legal o apoderado

Los profesionales que intervienen

Profesional	Habilitado o regulado por	Qué hace por un licitador
Abogado	Consejo General de la Abogacía Española; Colegios de la Abogacía provinciales	Revisar los pliegos (PCAP, PPT); asesorar sobre admisión, solvencia, UTE y el artículo 68; redactar compromisos de UTE, compromisos de integración de solvencia (artículo 75) y declaraciones responsables para que usted los firme; presentar el recurso especial ante el TACRC o un tribunal autonómico; actuar como su apoderado con poder notarial, firmando con su propio certificado
Notario	Consejo General del Notariado; Ministerio de Justicia	Autorizar el poder que designa a quién puede firmar ofertas, con la cláusula para el certificado de la FNMT; legitimar firmas y expedir copias autorizadas de escrituras societarias; recoger declaraciones cuando los pliegos piden una hecha ante notario
Gestor administrativo, graduado social o asesor fiscal	Colegios Oficiales de Gestores Administrativos; Consejo General de Graduados Sociales; los asesores fiscales no son una profesión regulada	Obtener sus certificados de la AEAT, del IAE y de la TGSS con un apoderamiento inscrito, usando su propio certificado; presentar el modelo 036 y obtener el NIF de una empresa extranjera; preparar los datos contables para el ROLECE y la clasificación
Auditor de cuentas (inscrito en el ROAC)	Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC)	Auditar las cuentas que respaldan su solvencia económica; emitir informes especiales sobre volumen de negocios o patrimonio neto cuando las cuentas no están depositadas
Traductor-intérprete jurado	Ministerio de Asuntos Exteriores, Oficina de Interpretación de Lenguas	Traducciones juradas al castellano de escrituras, extractos registrales, cuentas, certificados, poderes y certificados de obra extranjeros
Entidad de certificación acreditada por ENAC	Entidad Nacional de Acreditación (ENAC)	Certificar sistemas de gestión ISO 9001, 14001, 45001 y 27001, y la conformidad con el Esquema Nacional de Seguridad en contratos de tecnologías de la información
Banco, SGR o aseguradora	Banco de España; Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones	Emitir el aval o el seguro de caución de la garantía provisional y la definitiva, y depositarlo
Consultor de licitaciones	Profesión no regulada	Localizar licitaciones, leer los pliegos, elaborar el DEUC y la memoria técnica, preparar la oferta en la herramienta de la PLACSP y exportarla para que su apoderado la firme

Si su empresa es extranjera

No necesita una sociedad española para licitar, aunque una licitación de obras puede exigir a un adjudicatario de fuera de la UE que abra una sucursal inscrita; quién puede licitar desde el extranjero, y en qué condiciones, se explica en Cómo participar en licitaciones públicas en España. En cuanto a los papeles:

Capacidad: las empresas de la UE aportan el extracto de su registro de origen (o de un registro profesional o mercantil del anexo XI de la Directiva 2014/24). Las de fuera de la UE acreditan su capacidad con un informe de la embajada o el consulado de España, que un abogado solicita con sus documentos apostillados y que firma su representante.
Apostilla: las escrituras, extractos registrales y poderes extranjeros necesitan apostilla (Convenio de La Haya de 1961) o legalización consular; el Reglamento (UE) 2016/1191 exime a determinados documentos públicos de la UE.
Traducción: traducción jurada al castellano, o a la lengua cooficial de la comunidad del órgano de contratación, hecha por un traductor de la lista del Ministerio de Asuntos Exteriores.
Hacienda y Seguridad Social: una empresa que no está obligada a declarar en España presenta una declaración responsable en lugar de los certificados de la AEAT y de la TGSS, con justificantes de su país si se los piden. Los trabajadores desplazados a España necesitan el formulario A1. El IAE no se aplica si no hay actividad en España.
Cuentas y referencias: cuentas auditadas o depositadas en su país y certificados de clientes, con traducción jurada. Puede recurrir a la solvencia de empresas de su grupo con un compromiso por escrito (artículo 75).
NIF y firma: vea los pasos 1 y 4: puede licitar con su identificación fiscal de origen, pero entonces no podrá firmar dentro de la herramienta de la PLACSP.

Errores frecuentes

No preste nunca su certificado. La guía de la PLACSP lo dice literalmente: no se debe prestar el certificado electrónico. El flujo de exportar e importar existe precisamente para que su apoderado firme en su propio equipo.
Revise la escritura antes de licitar. El apoderado que figura en la herramienta de la PLACSP debe tener un poder notarial suficiente o ser administrador inscrito.
Vigile el correo de comunicaciones. Las notificaciones abren plazos legales, así que la dirección de la PLACSP debe ser una que usted controle y lea.
Prepare pronto la documentación del adjudicatario. No cumplir el plazo de 10 días hábiles para los documentos y la garantía definitiva equivale a retirar la oferta, con una penalidad del 3 % (artículo 150.2 de la LCSP).
Mantenga al día el ROLECE y la clasificación. Comunique los cambios y presente la declaración anual de solvencia antes del 1 de septiembre, o se expone a la suspensión y a prohibiciones de contratar.
Licitadores de obras de fuera de la UE: para obras de 500.000 € o más necesita su propia clasificación española; la de un socio de la UTE no le sirve.
Los documentos extranjeros llevan tiempo: la apostilla y la traducción jurada deben estar listas antes de solicitar el ROLECE o la clasificación, o de aportar la documentación del adjudicatario.
Un abogado no puede actuar para dos licitadores que compiten en la misma licitación: es un conflicto de intereses.
Mantenga a su auditor fuera de la oferta. Por las normas de independencia de la Ley 22/2015 de Auditoría de Cuentas, el auditor de sus cuentas no puede preparar también su oferta.

Con askTender

En España, su Partner de askTender se añade como usuario con nombre propio en la cuenta de su empresa en la PLACSP y trabaja con su propio acceso. Usted conserva su propio acceso y firma lo que solo usted puede firmar: la escritura de poder, su certificado, las declaraciones y, a través de su apoderado, cada documento y cada sobre de la oferta. El askTender Desk prepara el DEUC y las declaraciones, monta la oferta en la herramienta de la PLACSP y coordina los certificados; los askTender Partners, como un abogado, un gestor o graduado social o un traductor jurado, se encargan de los pasos que cubre su habilitación.

Preguntas

¿Qué documentos se presentan con una oferta en España?

Declaraciones, no certificados: el DEUC (la versión española del Documento Europeo Único de Contratación) o la declaración responsable del órgano de contratación, que incluye la declaración de no estar incurso en prohibición de contratar, además de la oferta. Los licitadores extranjeros añaden una declaración de sometimiento a los juzgados y tribunales españoles. Los certificados y demás justificantes solo se piden al propuesto como adjudicatario.

¿Necesito un certificado de la FNMT para licitar en España?

Necesita un certificado que reconozca la plataforma @firma del Estado, como el certificado de representante de persona jurídica de la FNMT, que cuesta 14 € más impuestos y dura 2 años. La vía de la FNMT exige que la empresa tenga NIF español. Una empresa extranjera puede usar su propio certificado cualificado si supera la validación en VALIDe.

¿Puede un asesor firmar o presentar mi oferta por mí?

Un asesor puede preparar y subir la oferta, y también realizar solo el envío final de una oferta que usted ya ha firmado. La firma, en cambio, tiene que ser de su apoderado, con su propio certificado. Un abogado puede ser ese apoderado con un poder notarial, firmando con su propio certificado. La guía de la PLACSP advierte de que los certificados no se deben prestar nunca.

¿Cuánto tiempo es válido el certificado tributario de la AEAT?

En general, 12 meses, salvo que cambien sus circunstancias, según la AEAT. Los pliegos pueden pedir uno más reciente. En lugar de aportarlo, puede autorizar al órgano de contratación a consultarlo directamente al preparar la oferta en la herramienta de la PLACSP.

¿Qué pasa si no cumplo el plazo de 10 días hábiles tras ser propuesto como adjudicatario?

El órgano de contratación lo trata como una retirada de la oferta, con una penalidad del 3 % según el artículo 150.2 de la LCSP. El plazo abarca tanto la documentación del adjudicatario como la garantía definitiva, así que pida los certificados y tenga preparado al banco o a la aseguradora antes de que llegue la propuesta de adjudicación.

¿Necesita una empresa extranjera un NIF español para licitar?

No, si no tiene obligaciones tributarias en España: puede licitar con su identificación fiscal de origen, usando el tipo de identificador ‘Otros’ en la PLACSP. Sin embargo, esa vía no permite firmar dentro de la herramienta de la PLACSP, y el certificado de la FNMT, la inscripción en el ROLECE o la clasificación exigen un NIF español, que un gestor puede obtener con el modelo 036.

Fuentes

Esta guía explica las normas en un lenguaje sencillo; no constituye asesoramiento jurídico. Las normas de contratación cambian y cada pliego fija sus propias condiciones, que siempre prevalecen.