Tämä opas on tarkistuslista suomalaisen tarjouksen taustalle: jokainen asiakirja ja vaihe siinä järjestyksessä kuin tarjouskilpailu niitä pyytää, ja kuka saa lain mukaan hoitaa ne. Miten julkiset hankinnat Suomessa kokonaisuutena toimivat – kynnysarvot, vuoden 2026 uudistus, arviointi, muutoksenhaku ja maksut – kerrotaan oppaassa Näin osallistutte julkisiin tarjouskilpailuihin Suomessa.
Ennen tarjouksen jättämistä
1. Rekisteröitykää tarjouspyynnössä nimettyyn kanavaan. Useimmat suomalaiset tarjouskilpailut käydään Tarjouspalvelu.fi:ssä, joka on Cloudian järjestelmä ja nykyään osa Mercelliä; joskus tarjouspyynnössä nimetään Hankintasampo tai hankintayksikön oma järjestelmä. Tarjouksia otetaan vastaan vain tarjouspyynnössä nimetyn kanavan kautta.
- Hinta ja aika: yksi maksuton käyttäjäpaikka organisaatiota kohden; lisäpaikat ja premium-ominaisuudet ovat maksullisia, eikä hintaa ole julkaistu. Tili on valmis samana päivänä sähköpostivahvistuksen jälkeen ja pysyy voimassa.
- Kuka hoitaa: yrityksenne rekisteröi organisaation ja tulee pääkäyttäjäksi (Admin). Pääkäyttäjä luo sitten neuvonantajan käyttäjäksi Cloudian käyttäjähallinnassa ja antaa hänelle muokkausoikeuden tarjoukseen (vastuuhenkilö) tai Tarjouksen omistaja -roolin. Toinen käyttäjä voi vaatia maksullisen lisenssin, joten te päätätte, ostatteko sen.
- Ulkomailta: sama; rekisteröityminen ei edellytä suomalaista Y-tunnusta.
2. Hanselin puitejärjestelyt. Hansel, valtion ja kuntien yhteishankintayksikkö, kilpailuttaa puitejärjestelyjä ja dynaamisia hankintajärjestelmiä. Toimittajaksi pääsee voittamalla kilpailutuksen tai täyttämällä vaatimukset; hakeminen on maksutonta ja toimii kuten mikä tahansa muu tarjouskilpailu nimetyssä järjestelmässä, ja allekirjoitatte puitejärjestelyn, jos teidät valitaan.
Tarjouksen mukana
3. ESPD (Eurooppalainen yhteinen hankinta-asiakirja). Pakollinen alustava näyttö EU-tason menettelyissä; se täytetään sähköisesti teistä, jokaisesta ryhmittymän jäsenestä ja jokaisesta yrityksestä, jonka voimavaroihin tukeudutte. Cloudiassa on erilliset soveltuvuuslomakkeet ryhmittymän jäsenille ja resurssialihankkijoille.
- Hinta ja aika: maksuton; 1 päivä. Voimassa: yhden menettelyn ajan.
- Kuka hoitaa: neuvonantaja laatii sen nimettynä käyttäjänä; te vahvistatte, että poissulkemisperusteita koskevat ilmoituksenne pitävät paikkansa.
4. Referenssit. Useimmat tarjouspyynnöt edellyttävät luetteloa vastaavista toimituksista teknisen suorituskyvyn näyttönä. Se on maksuton, ja sen laatiminen tiedoistanne kestää 1–3 päivää; te vahvistatte sen. Ulkomaiset referenssit kelpaavat.
5. Valtakirja, kun joku muu allekirjoittaa tai asioi. Valtakirjalla yritys valtuuttaa allekirjoittajan tai neuvonantajan toimimaan puolestaan, myös vastaanottamaan Verohallinnon todistuksia. Se on maksuton, laaditaan samana päivänä ja on voimassa siinä mainitulla tavalla; yrityksenne nimenkirjoittajat allekirjoittavat sen. Ulkomainen yritys voi tarvita siihen apostillen.
6. Kieli. Jokaisessa tarjouspyynnössä on ilmoitettava tarjouksen kieli. Useimmat ovat suomeksi tai ruotsiksi; kysykää kysymys-vastaus-osiossa, hyväksytäänkö englanti. Kääntäjä tarvitsee muutaman päivän.
7. Jättäkää tarjous nimettyä kanavaa pitkin täsmälleen pyydetyllä tavalla. Oma valtuutettu käyttäjänne tarkistaa ilmoitukset ja jättää tarjouksen ennen määräaikaa ja allekirjoittaa sen, jos tarjouspyyntö sitä edellyttää; neuvonantaja jättää tarjouksen vain nimenomaisella valtakirjalla. Tarjous, johon on lisätty omia ehtoja tai varaumia tai joka saapuu jotakin muuta kanavaa pitkin, suljetaan pois.
Jos olette voittamassa
Hankintayksikkö tarkistaa nyt poissulkemisperusteet ja oikeutenne harjoittaa liiketoimintaa.
| Selvitys | Myöntäjä | Kuka voi hankkia sen puolestanne | Voimassa | Vain te |
|---|---|---|---|---|
| Verovelkatodistus (todistus verojen maksamisesta) | Verohallinto | Kirjanpitäjänne, joka tulostaa sen OmaVerosta Suomi.fi-valtuudella, tai kuka tahansa valtakirjassanne nimetty | Näyttää tilanteen antopäivänä; tilaajavastuulain käytössä 3 kuukautta | Antakaa valtuus tai allekirjoittakaa valtakirja |
| Kaupparekisteriote (Y-tunnus) | PRH / YTJ | Kuka tahansa, koska ote on julkinen; rekisteritiedot näkyvät YTJ:ssä | Tuore | — |
| Rikosrekisteriote yrityksestä ja sen edustajista | Oikeusrekisterikeskus | Ei kukaan muu: yritys ja asianomaiset henkilöt pyytävät sen itse | 12 kuukautta | Pyytäkää se |
Verovelkatodistus on saatavilla heti OmaVerossa, sähköisesti, jos teillä on sähköposti tai Suomi.fi-viestit käytössä, tai postitse noin viikossa. Siitä näkyvät maksetut verot tai mahdolliset verovelat ja maksujärjestelyt. Todistuksen voi tilata myös säännöllisesti kuukausittain tai neljännesvuosittain. Ulkomainen yritys toimittaa kotimaansa vastaavat todistukset tai käyttää samaa palvelua, kun se on rekisteröity Suomessa.
Sitten kirjallinen sopimus. Suomalainen julkinen hankintasopimus syntyy vain erillisellä kirjallisella sopimuksella. Valtuutettu allekirjoittajanne allekirjoittaa sen omalla sähköisellä tunnisteellaan samana päivänä; Cloudia tukee päätösten ja sopimusten sähköistä allekirjoittamista, ja ulkomainen yritys käyttää eIDAS-allekirjoitusta tai sitä, mitä tarjouspyyntö sallii.
Ennen sopimusta ja ensimmäistä laskua
- Tilaajavastuulain selvitykset (tilaajavastuulaki 1233/2006). Ennen kuin Suomessa tehtävästä alihankinnasta tai vuokratyöstä sovitaan, tilaajan on kerättävä teiltä rekisteritiedot, todistus verojen maksamisesta, eläkevakuutus, sovellettava työehtosopimus, työterveyshuolto ja rakennusalalla tapaturmavakuutus, kaikki enintään 3 kuukautta vanhoja. Monet toimittajat jakavat ne raportointipalvelun, kuten Luotettava Kumppanin, kautta. Vuodesta 2026 alkaen sääntöjen noudattamista valvoo Lupa- ja valvontavirasto. Kirjanpitäjänne kokoaa todistukset valtuuksienne perusteella; teillä on oltava taustalla olevat vakuutukset ja rekisteröinnit. Suurin osa kirjallisista neuvoista ja laiminlyöntimaksuista koskee ulkomaisia urakoitsijoita, joten valmistelkaa kotimaanne vastaavat asiakirjat ajoissa.
- Ennakkoperintärekisteri tai lähdeverokortti. Jos ette ole ennakkoperintärekisterissä, hankintayksikön on toimitettava työstä maksettavista suorituksista ennakonpidätys. Ulkomainen yhteisö, jolla on yksi toimeksianto, voi sen sijaan saada sopimusta varten lähdeverokortin (lomake 6202). Maksuton, mutta kestää useita viikkoja; kirjanpitäjänne hakee valtuutenne tai valtakirjanne perusteella, ja te allekirjoitatte tai valtuutatte.
- Arvonlisävero- ja työnantajarekisteröinti (Suomessa toimivat ulkomaiset voittajat). Selvittäkää arvonlisäverovelvollisuutenne etukäteen. Jos teillä on kiinteä toimipaikka ja työntekijöitä, rekisteröidytte työnantajaksi; muuten se on vapaaehtoista mutta suositeltavaa. Maksuton, useita viikkoja, ja kirjanpitäjänne hoitaa sen valtuutenne perusteella.
- Veronumerot rakennustyömailla. Rakennustyöntekijät eivät voi aloittaa työtä ennen kuin heidät on merkitty veronumerorekisteriin. Ulkomainen työnantaja antaa työntekijöiden tiedot päätoteuttajalle ennen töiden alkua, ja rakentamisesta ilmoitetaan kuukausittain. Maksuton; kirjanpitäjänne tai palkanlaskentapalvelu hoitaa sen, te toimitatte työntekijöiden tiedot, ja työntekijät pitävät veronumerolla varustettua henkilökorttia.
- Suomen vähimmäistyöehdot. Valtion hankinnoissa ja kaikkien hankintayksiköiden rakennusurakoissa edellytetään Suomessa tehtävältä työltä vähintään lakisääteisiä ja työehtosopimusten mukaisia vähimmäisehtoja, myös lähetetyille työntekijöille. Te sitoudutte niihin ja dokumentoitte ne.
- Verkkolaskutus. Hankintayksiköiden on hyväksyttävä EN 16931 -standardin mukaiset verkkolaskut, ja ne voivat vaatia niitä (laki 241/2019) esimerkiksi Finvoice- tai Peppol-muodossa. Kirjanpitäjänne ottaa verkkolaskuoperaattorin tai Peppolin käyttöön muutamassa päivässä; te valitsette operaattorin. Ulkomainen toimittaja käyttää Peppol-liityntäpistettä.
- Suomalainen sivuliike, vain jos haluatte sellaisen. Asianajaja tai kirjanpitäjä valmistelee rekisteröinnin, ja yrityksenne allekirjoittaa sen. Tarjouksen tekemiseen ette tarvitse sitä.
Kuka tekee mitä
| Vaihe | Kuka voi hoitaa | Vain te |
|---|---|---|
| Tili Tarjouspalvelu.fi:ssä | Te rekisteröidytte; pääkäyttäjä lisää neuvonantajan käyttäjäksi | Pitäkää pääkäyttäjän rooli; ostakaa käyttäjäpaikka tarvittaessa |
| ESPD | Neuvonantaja laatii nimettynä käyttäjänä | Vahvistakaa ilmoitukset |
| Referenssit | Laaditaan tiedoistanne | Vahvistakaa ne |
| Valtakirja | Laaditaan puolestanne | Allekirjoittakaa |
| Käännökset | Kääntäjä | — |
| Tarjouksen jättäminen | Valtuutettu käyttäjänne; neuvonantaja vain nimenomaisella valtakirjalla | Tarkistakaa ilmoitukset ja jättäkää tarjous |
| Verovelkatodistus | Kirjanpitäjänne Suomi.fi-valtuudella tai valtakirjanne perusteella | Antakaa valtuus tai allekirjoittakaa valtakirja |
| Kaupparekisteriote | Kuka tahansa julkisesta rekisteristä | — |
| Rikosrekisteriote | Ei kukaan muu | Pyytäkää se |
| Kirjallinen sopimus | — | Allekirjoittakaa omalla sähköisellä tunnisteellanne |
| Tilaajavastuulain selvitykset | Kirjanpitäjänne | Pitäkää vakuutukset ja rekisteröinnit voimassa |
| Ennakkoperintärekisteri, lähdeverokortti, arvonlisävero- ja työnantajarekisteröinti | Kirjanpitäjänne | Allekirjoittakaa tai valtuuttakaa hakemus |
| Veronumerot (rakentaminen) | Kirjanpitäjänne tai palkanlaskentapalvelu | Toimittakaa työntekijöiden tiedot |
| Verkkolaskutus | Kirjanpitäjänne | Valitkaa operaattori |
Mukana olevat ammattilaiset
| Ammattilainen | Valvoja tai sääntelijä | Mitä hän tekee tarjoajalle |
|---|---|---|
| Tilitoimisto tai auktorisoitu taloushallinnon asiantuntija (KLT, HLT); tilintarkastaja (KHT/HTM) tilintarkastuslausuntoja varten | PRH:n tilintarkastusvalvonta (tilintarkastajat); Taloushallintoliitto auktorisoi tilitoimistot (järjestön oma järjestelmä) | Toimii yrityksenne puolesta OmaVerossa Suomi.fi-valtuudella; tilaa verovelkatodistukset valtakirjanne perusteella; hoitaa ennakkoperintärekisteri-, arvonlisävero- ja työnantajarekisteröinnit sekä rakennustyömaiden veronumeroilmoitukset; tilintarkastaja vahvistaa taloudelliset luvut, kun tarjouspyyntö edellyttää tilintarkastettuja tietoja |
| Tarjousasiantuntija tai tarjouskonsultti | Ei säännelty | Työskentelee Tarjouspalvelu.fi:ssä käyttäjänä, jolle pääkäyttäjänne on antanut muokkausoikeuden tarjoukseen; laatii tarjouksen, ESPD:n ja laatuvastaukset |
Jos yrityksenne on ulkomainen
Ette tarvitse suomalaista yritystä tarjouksen tekemiseen: osoitatte oikeutenne harjoittaa liiketoimintaa kotimaanne rekisteröinnillä, luvalla tai valaehtoisella vakuutuksella. Kuka saa tehdä tarjouksen ulkomailta, kerrotaan oppaassa Näin osallistutte julkisiin tarjouskilpailuihin Suomessa. Paperityöstä:
Suomalaisen verovelkatodistuksen sijaan toimitatte kotimaanne vastaavan todistuksen; kun olette rekisteröityneet Suomessa, voitte käyttää samaa OmaVero-palvelua. Oikeusrekisterikeskuksen otteen sijaan toimitatte kotimaanne rikosrekisteriotteen tai valaehtoisen vakuutuksen, jos otetta ei anneta. ESPD on sama, ulkomaiset referenssit kelpaavat, ja valtakirja voi tarvita apostillen. Tilaajavastuulain selvityksiksi toimitatte kotimaanne vastaavat asiakirjat. Allekirjoittakaa eIDAS-allekirjoituksella tai tarjouspyynnön sallimalla tavalla. Jos toimitatte Suomessa, lisäksi tulevat ennakkoperintärekisteri tai lähdeverokortti, arvonlisävero- ja työnantajarekisteröinti, veronumerot rakennustyömailla ja, vain jos haluatte, sivuliike.
Sudenkuopat
- Älkää koskaan luovuttako pankkitunnuksianne tai mobiilivarmennettanne. Neuvonantaja toimii Suomi.fi-valtuudella omalla tunnistautumisellaan.
- Jättäkää tarjous vain tarjouspyynnössä nimettyä kanavaa pitkin älkääkä lisätkö omia ehtoja tai varaumia: kumpikin johtaa tarjouksen poissulkemiseen.
- Tarkistakaa, tarvitsetteko toisen Tarjouspalvelu.fi-käyttäjäpaikan, ennen kuin suunnittelette yhteistyötä saman tarjouksen parissa.
- Kerätkää tilaajavastuulain selvitykset ennen alihankintatyötä Suomessa ja pitäkää ne alle 3 kuukautta vanhoina.
- Tarkistakaa pakotteet ennen tarjoamista. Venäjän kansalaisille, Venäjälle sijoittautuneille yhteisöille ja yli 50% venäläisomisteisille yhteisöille ei voida tehdä hankintapäätöstä EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, ja kiinalaista alkuperää olevat toimijat on suljettu pois vähintään 5 miljoonan euron lääkinnällisten laitteiden tarjouskilpailuista.
- Hakekaa ennakkoperintärekisteriin ajoissa: se kestää useita viikkoja, ja ilman sitä maksuistanne toimitetaan ennakonpidätys.
Näin hoidatte sen askTenderin kanssa
Suomessa askTender-kumppaninne lisätään nimettynä käyttäjänä yrityksenne tilille Tarjouspalvelu.fi:ssä (Cloudia), ja hän työskentelee omilla tunnuksillaan. Te pidätte omat tunnuksenne ja allekirjoitatte vain sen, minkä laki varaa teille: ESPD:n ilmoitukset, tarjouksen jättämisen, ellette anna nimenomaista valtakirjaa, Suomi.fi-valtuudet ja valtakirjat sekä kirjallisen sopimuksen. askTender Desk valmistelee ESPD:n ja referenssit ja kokoaa tarjouksen; askTender-kumppanit, kuten auktorisoitu taloushallinnon asiantuntija tai tilintarkastaja, hoitavat vaiheet, jotka heidän auktorisointinsa kattaa.
Kysymykset
Mitä asiakirjoja suomalaiseen tarjoukseen liitetään?
EU-tasolla ESPD, joka täytetään sähköisesti teistä, jokaisesta ryhmittymän jäsenestä ja jokaisesta yrityksestä, jonka voimavaroihin tukeudutte. Useimmat tarjouspyynnöt edellyttävät myös referenssejä, ja valtakirja tarvitaan, jos joku muu kuin nimenkirjoittajanne allekirjoittaa tai asioi. Verotodistukset, kaupparekisteriote ja rikosrekisteriotteet toimittaa voittajaksi valittava tarjoaja. Kaikki on toimitettava tarjouspyynnössä nimetyn kanavan kautta, eikä tarjoukseen saa lisätä omia ehtoja tai varaumia.
Kuka voi hankkia verovelkatodistuksen?
Kuka tahansa, jonka yritys valtuuttaa. Henkilö, jolla on yrityksenne Suomi.fi-valtuus, tulostaa sen OmaVerosta heti, tai Verohallinto antaa sen henkilöille, jotka on nimetty allekirjoittamassanne valtakirjassa. Postitse se tulee noin viikossa. Todistuksen voi tilata myös säännöllisesti kuukausittain tai neljännesvuosittain, mikä auttaa pitämään tilaajavastuulain selvitykset alle 3 kuukautta vanhoina.
Voiko neuvonantaja työskennellä Tarjouspalvelu.fi-tilillämme?
Kyllä, omana käyttäjänään. Pääkäyttäjänne luo hänet Cloudian käyttäjähallinnassa ja antaa hänelle muokkausoikeuden tarjoukseen (vastuuhenkilö) tai Tarjouksen omistaja -roolin. Jokainen organisaatio saa yhden maksuttoman käyttäjäpaikan, ja toinen käyttäjä voi vaatia maksullisen lisenssin, joten tarkistakaa asia ennen kuin suunnittelette yhteistyötä saman tarjouksen parissa.
Mikä on ennakkoperintärekisteri, ja entä jos yrityksemme ei ole siinä?
Jos yrityksenne ei ole Suomen ennakkoperintärekisterissä, hankintayksikön on toimitettava maksuista ennakonpidätys. Ulkomainen yhteisö, jolla on yksi toimeksianto, voi sen sijaan saada sopimusta varten lähdeverokortin (lomake 6202). Rekisteröinti on maksuton mutta kestää useita viikkoja, joten aloittakaa ajoissa; kirjanpitäjä hakee sitä valtuutenne tai valtakirjanne perusteella.
Kuka allekirjoittaa sopimuksen Suomessa?
Oma nimenkirjoittajanne omalla sähköisellä tunnisteellaan. Suomalainen julkinen hankintasopimus syntyy vain erillisellä kirjallisella sopimuksella, joten pelkkä hankintapäätös ei sido ketään. Allekirjoitusta koskevat vaatimukset määritellään kussakin tarjouspyynnössä, ja ulkomainen yritys käyttää eIDAS-allekirjoitusta tai sitä, mitä tarjouspyyntö sallii.
Lähteet
- Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 (Finlex)
- Tarjouspalvelu.fi (Cloudia)
- Verohallinto: verovelkatodistus (englanniksi)
- Verohallinto: ulkomaisen yrityksen verotus Suomessa (englanniksi)
- Verohallinto: työnantajan ja tilaajan velvollisuudet (englanniksi)
- Hansel: toimittajaksi Hanselille (englanniksi)
Tämä opas selittää säännöt selkokielellä; se ei ole oikeudellista neuvontaa. Hankintasäännöt muuttuvat, ja jokainen tarjouspyyntö asettaa omat ehtonsa – ne ovat aina ensisijaisia.