Den här guiden är checklistan bakom ett finländskt anbud: varje dokument och steg i den ordning en upphandling kräver dem, och vem som lagligen får sköta dem. Hur offentlig upphandling i Finland fungerar i stort – tröskelvärden, reformen 2026, utvärdering, överklagande och betalning – beskrivs i Så lämnar du anbud i offentliga upphandlingar i Finland.
Innan du lämnar anbud
1. Registrera dig i den kanal som anbudsförfrågan anger. De flesta finländska upphandlingar sker i Tarjouspalvelu.fi, Cloudias system som numera ingår i Mercell; ibland anger anbudsförfrågan Hankintasampo eller den upphandlande enhetens eget system. Anbud tas bara emot via den kanal som anges i anbudsförfrågan.
- Kostnad och tid: en avgiftsfri användarplats per organisation; ytterligare platser och premiumfunktioner är avgiftsbelagda, och priset är inte publicerat. Kontot är klart samma dag efter aktivering via e-post och fortsätter att gälla.
- Vem gör det: ditt företag registrerar organisationen och blir huvudanvändare (Admin). Huvudanvändaren lägger sedan till rådgivaren som användare i Cloudias användarhantering och ger redigeringsrätt till anbudet (vastuuhenkilö) eller rollen Tarjouksen omistaja. En andra användare kan kräva en avgiftsbelagd licens, så du bestämmer om du köper en.
- Från utlandet: samma sak; registreringen kräver inget finländskt FO-nummer.
2. Hansels ramavtal. Hansel, den gemensamma upphandlingsenheten för staten och kommunerna, upphandlar ramavtal och dynamiska inköpssystem. Leverantörer kommer med genom att vinna eller kvalificera sig; att ansöka är avgiftsfritt och fungerar som vilken annan upphandling som helst i det angivna systemet, och du undertecknar ramavtalet om du tilldelas det.
Med anbudet
3. ESPD (europeiskt enhetligt upphandlingsdokument). Obligatorisk preliminär bevisning i förfaranden på EU-nivå, som fylls i elektroniskt för dig, varje medlem i ett konsortium och varje företag vars kapacitet du åberopar. Cloudia har separata lämplighetsformulär för konsortiemedlemmar och för underleverantörer vars resurser du åberopar.
- Kostnad och tid: avgiftsfritt; 1 dag. Gäller: för det enskilda förfarandet.
- Vem gör det: en rådgivare tar fram det som namngiven användare; du bekräftar att dina uppgifter om uteslutningsgrunder är sanna.
4. Referenser. De flesta upphandlingar vill ha en förteckning över jämförbara leveranser som bevis på teknisk kapacitet. Den är avgiftsfri och tar 1–3 dagar att ta fram ur dina uppgifter; du bekräftar den. Utländska referenser godtas.
5. En fullmakt när någon annan undertecknar eller sköter ärenden. Med en fullmakt (valtakirja) ger företaget en undertecknare eller rådgivare rätt att agera för det, också att ta emot intyg från Skatteförvaltningen. Den är avgiftsfri, tas fram samma dag och gäller för det den anger; företagets firmatecknare undertecknar den. Ett utländskt företag kan behöva en apostille på den.
6. Språket. Varje anbudsförfrågan ska ange anbudsspråket. De flesta är på finska eller svenska; fråga i frågor och svar om engelska godtas. En översättare behöver några dagar.
7. Lämna anbudet i den angivna kanalen, precis som efterfrågat. Din egen behöriga användare går igenom uppgifterna och lämnar anbudet före tidsfristen, och undertecknar det om anbudsförfrågan kräver det; en rådgivare lämnar anbudet bara med en uttrycklig fullmakt. Ett anbud där du lagt till egna villkor eller förbehåll, eller som kommer in via någon annan kanal, utesluts.
Om du är på väg att vinna
Den upphandlande enheten kontrollerar nu uteslutningsgrunderna och din rätt att bedriva verksamhet.
| Bevis | Utfärdas av | Vem kan ta fram det åt dig | Gäller | Det gör bara du |
|---|---|---|---|---|
| Intyg över betalda skatter eller skatteskuldsintyg (verovelkatodistus) | Skatteförvaltningen | Din bokförare, som skriver ut det i MinSkatt med Suomi.fi-fullmakt, eller den som anges i din fullmakt | Visar läget på utfärdandedagen; 3 månader vid användning enligt beställaransvarslagen | Ge Suomi.fi-fullmakten eller underteckna fullmakten |
| Handelsregisterutdrag (FO-nummer) | PRH / FODS | Vem som helst, eftersom utdraget är offentligt; registeruppgifterna syns i FODS | Nytt | — |
| Straffregisterutdrag för företaget och dess företrädare | Rättsregistercentralen | Ingen annan: företaget och de berörda personerna begär det själva | 12 månader | Begär det |
Skatteintyget finns direkt i MinSkatt, elektroniskt om du har e-post eller Suomi.fi-meddelanden aktiverade, eller med post på ungefär en vecka. Det visar betalda skatter eller eventuella skatteskulder och betalningsarrangemang. Intyget kan också beställas regelbundet varje månad eller kvartal. Ett utländskt företag lämnar motsvarande intyg från hemlandet, eller använder samma tjänst när det är registrerat i Finland.
Sedan det skriftliga avtalet. Ett offentligt kontrakt i Finland uppstår bara genom ett separat skriftligt avtal. Din behöriga undertecknare skriver under med sin egen e-legitimation samma dag; Cloudia stöder elektronisk underskrift av beslut och avtal, och ett utländskt företag använder en eIDAS-underskrift eller det som anbudsförfrågan tillåter.
Före avtalet och den första fakturan
- Handlingar enligt beställaransvarslagen (tilaajavastuulaki 1233/2006). Innan underleverantörsarbete eller inhyrd arbetskraft i Finland avtalas ska beställaren samla in dina registeruppgifter, intyg över betalda skatter, pensionsförsäkring, tillämpligt kollektivavtal, företagshälsovård och, inom byggbranschen, olycksfallsförsäkring, alla högst 3 månader gamla. Många leverantörer delar dem via en rapporteringstjänst som Luotettava Kumppani. Sedan 2026 övervakas reglerna av Tillstånds- och tillsynsverket. Din bokförare sammanställer intygen med stöd av dina fullmakter; du har de underliggande försäkringarna och registreringarna. Det mesta av den skriftliga rådgivningen och försummelseavgifterna gäller utländska entreprenörer, så förbered motsvarande handlingar från hemlandet i god tid.
- Förskottsuppbördsregistret eller källskattekort. Finns du inte i förskottsuppbördsregistret ska den upphandlande enheten innehålla skatt på betalningar för arbete. Ett utländskt samfund med ett enda uppdrag kan i stället få ett källskattekort för kontraktet (blankett 6202). Avgiftsfritt, men det tar flera veckor; din bokförare ansöker med din Suomi.fi-fullmakt eller fullmakt, och du undertecknar eller ger fullmakt.
- Moms- och arbetsgivarregistrering (utländska vinnare som verkar i Finland). Kontrollera din momsregistreringsskyldighet i förväg. Har du ett fast driftställe och anställda registrerar du dig som arbetsgivare; annars är det frivilligt men rekommenderas. Avgiftsfritt, flera veckor, och din bokförare sköter det med din fullmakt.
- Skattenummer på byggarbetsplatser. Byggarbetare kan inte börja arbeta förrän de har förts in i skattenummerregistret. En utländsk arbetsgivare lämnar uppgifterna om arbetstagarna till huvudgenomföraren innan arbetet börjar, och byggarbete rapporteras varje månad. Avgiftsfritt; din bokförare eller löneservice sköter det, du lämnar uppgifterna om arbetstagarna, och arbetstagarna bär sina personkort med skattenummer.
- Finländska minimivillkor för anställning. Statsförvaltningens kontrakt, och alla upphandlande enheters byggentreprenader, kräver minst de lagstadgade minimivillkoren och minimivillkoren enligt kollektivavtal för arbete som utförs i Finland, också för utstationerade arbetstagare. Du förbinder dig till dem och dokumenterar dem.
- E-fakturering. Upphandlande enheter ska godta e-fakturor enligt EN 16931 och kan kräva dem (lag 241/2019), till exempel i formatet Finvoice eller Peppol. Din bokförare kopplar upp dig mot en e-fakturaoperatör eller Peppol inom några dagar; du väljer operatör. En utländsk leverantör använder en Peppol-accesspunkt.
- En finländsk filial (sivuliike), bara om du vill ha en. En advokat eller bokförare förbereder registreringen, och ditt företag undertecknar den. Du behöver ingen filial för att lämna anbud.
Vem gör vad
| Steg | Vem kan göra det | Det gör bara du |
|---|---|---|
| Konto i Tarjouspalvelu.fi | Du registrerar dig; huvudanvändaren lägger till rådgivaren som användare | Behåll rollen som huvudanvändare; köp en användarplats vid behov |
| ESPD | Tas fram av en rådgivare som namngiven användare | Bekräfta uppgifterna |
| Referenser | Tas fram ur dina uppgifter | Bekräfta dem |
| Fullmakt | Tas fram åt dig | Underteckna |
| Översättningar | En översättare | — |
| Inlämning | Din behöriga användare; en rådgivare bara med uttrycklig fullmakt | Gå igenom uppgifterna och lämna anbudet |
| Skatteintyg | Din bokförare med Suomi.fi-fullmakt eller med stöd av din fullmakt | Ge Suomi.fi-fullmakten eller underteckna fullmakten |
| Handelsregisterutdrag | Vem som helst, ur det offentliga registret | — |
| Straffregisterutdrag | Ingen annan | Begär det |
| Skriftligt avtal | — | Underteckna med din egen e-legitimation |
| Handlingar enligt beställaransvarslagen | Din bokförare | Ha försäkringarna och registreringarna i ordning |
| Förskottsuppbördsregistret, källskattekort, moms- och arbetsgivarregistrering | Din bokförare | Underteckna ansökan eller ge fullmakt |
| Skattenummer (byggbranschen) | Din bokförare eller löneservice | Lämna uppgifterna om arbetstagarna |
| E-fakturering | Din bokförare | Välj operatör |
Yrkespersonerna som är inblandade
| Yrkesperson | Auktoriserad eller reglerad av | Vad de gör för en anbudsgivare |
|---|---|---|
| Bokföringsbyrå eller auktoriserad ekonomiförvaltningsexpert (KLT, HLT); revisor (KHT/HTM) för revisionsutlåtanden | PRH:s revisionstillsyn (revisorer); Taloushallintoliitto auktoriserar bokföringsbyråer (branschorganisationens eget system) | Agerar för ditt företag i MinSkatt med Suomi.fi-fullmakt; beställer skatteskuldsintyg och intyg över betalda skatter med stöd av din fullmakt; sköter registrering i förskottsuppbördsregistret, momsregistret och arbetsgivarregistret samt anmälan av skattenummer på byggarbetsplatser; en revisor bekräftar finansiella uppgifter när en upphandling kräver reviderade uppgifter |
| Anbudsexpert eller anbudskonsult | Oreglerat | Arbetar i Tarjouspalvelu.fi som användare som din huvudanvändare har gett redigeringsrätt till anbudet; tar fram anbudet, ESPD och kvalitetssvaren |
Om ditt företag är utländskt
Du behöver inget finländskt företag för att lämna anbud: du visar din rätt att bedriva verksamhet med registrering, tillstånd eller en försäkran på heder och samvete från ditt hemland. Vem som får lämna anbud från utlandet beskrivs i Så lämnar du anbud i offentliga upphandlingar i Finland. För pappersarbetet:
I stället för det finländska skatteintyget lämnar du motsvarande intyg från ditt hemland; när du är registrerad i Finland kan du använda samma tjänst i MinSkatt. I stället för ett utdrag från Rättsregistercentralen lämnar du ett straffregisterutdrag från hemlandet, eller en försäkran på heder och samvete där inget utdrag utfärdas. Din ESPD är densamma, utländska referenser räknas, och en fullmakt kan behöva en apostille. För beställaransvarslagen lämnar du motsvarande handlingar från hemlandet. Underteckna med en eIDAS-underskrift eller på det sätt anbudsförfrågan tillåter. Om du levererar i Finland tillkommer förskottsuppbördsregistret eller källskattekort, moms- och arbetsgivarregistrering, skattenummer på byggarbetsplatser och, bara om du vill, en filial.
Fallgropar
- Lämna aldrig ifrån dig dina bankkoder eller ditt mobilcertifikat. En rådgivare agerar med Suomi.fi-fullmakt och sin egen identifiering.
- Lämna anbudet bara via den kanal som anbudsförfrågan anger, och lägg inte till egna villkor eller förbehåll: båda leder till att anbudet utesluts.
- Kontrollera om du behöver en andra användarplats i Tarjouspalvelu.fi innan du planerar att arbeta tillsammans med ett anbud.
- Samla in handlingarna enligt beställaransvarslagen före allt underleverantörsarbete i Finland och håll dem under 3 månader gamla.
- Kontrollera sanktioner innan du lämnar anbud. Ryska medborgare, enheter som är etablerade i Ryssland och enheter som till mer än 50% ägs från Ryssland kan inte tilldelas kontrakt över EU:s tröskelvärden, och aktörer med ursprung i Kina är uteslutna från upphandlingar av medicintekniska produkter värda 5 miljoner euro eller mer.
- Ansök om registrering i förskottsuppbördsregistret i god tid: det tar flera veckor, och utan registrering innehålls skatt på dina betalningar.
Så gör du det med askTender
I Finland läggs din askTender-partner till som namngiven användare på ditt företags konto i Tarjouspalvelu.fi (Cloudia) och arbetar med sin egen inloggning. Du behåller din egen inloggning och undertecknar bara det som lagen förbehåller dig: uppgifterna i ESPD, inlämningen om du inte ger en uttrycklig fullmakt, Suomi.fi-fullmakter och fullmakter samt det skriftliga avtalet. askTender Desk förbereder ESPD och referenser och sätter ihop anbudet; askTender-partner, till exempel en auktoriserad ekonomiförvaltningsexpert eller en revisor, sköter de steg som deras auktorisation omfattar.
Frågor
Vilka dokument lämnar jag in med ett anbud i Finland?
På EU-nivå ESPD, som fylls i elektroniskt för dig, varje medlem i ett konsortium och varje företag vars kapacitet du åberopar. De flesta upphandlingar vill också ha referenser, och en fullmakt behövs om någon annan än din firmatecknare undertecknar eller sköter ärenden. Skatteintyg, handelsregisterutdrag och straffregisterutdrag lämnas av den anbudsgivare som är på väg att vinna. Allt måste gå via den kanal som anbudsförfrågan anger, utan egna villkor eller förbehåll.
Vem kan ta fram intyget över betalda skatter?
Den som företaget ger fullmakt. En person med Suomi.fi-fullmakt för ditt företag skriver ut det i MinSkatt direkt, eller så utfärdar Skatteförvaltningen det till personer som anges i en fullmakt som du undertecknar. Per post tar det ungefär en vecka. Intyget kan också beställas regelbundet varje månad eller kvartal, vilket gör det lättare att hålla handlingarna enligt beställaransvarslagen under 3 månader gamla.
Kan en rådgivare arbeta i mitt konto i Tarjouspalvelu.fi?
Ja, som egen användare. Din huvudanvändare lägger till rådgivaren i Cloudias användarhantering och ger redigeringsrätt till anbudet (vastuuhenkilö) eller rollen Tarjouksen omistaja. Varje organisation får en avgiftsfri användarplats, och en andra användare kan kräva en avgiftsbelagd licens, så kontrollera det innan du planerar att arbeta tillsammans med ett anbud.
Vad är förskottsuppbördsregistret, och vad händer om mitt företag inte finns där?
Om ditt företag inte finns i det finländska förskottsuppbördsregistret ska den upphandlande enheten innehålla skatt på sina betalningar. Ett utländskt samfund med ett enda uppdrag kan i stället få ett källskattekort (blankett 6202) för det kontraktet. Registreringen är avgiftsfri men tar flera veckor, så börja i tid; en bokförare ansöker med din Suomi.fi-fullmakt eller fullmakt.
Vem undertecknar avtalet i Finland?
Din egen firmatecknare, med sin egen e-legitimation. Ett offentligt kontrakt i Finland uppstår bara genom ett separat skriftligt avtal, så upphandlingsbeslutet binder i sig ingen. Kraven på underskrift anges i varje anbudsförfrågan, och ett utländskt företag använder en eIDAS-underskrift eller det som anbudsförfrågan tillåter.
Källor
- Lagen om offentlig upphandling och koncession 1397/2016 (Finlex)
- Tarjouspalvelu.fi (Cloudia)
- Skatteförvaltningen: intyg över betalda skatter och skatteskuldsintyg (engelska)
- Skatteförvaltningen: beskattning av utländska företag i Finland (engelska)
- Skatteförvaltningen: arbetsgivares och beställares skyldigheter (engelska)
- Hansel: bli leverantör (engelska)
Den här guiden förklarar reglerna på enkel svenska; den är inte juridisk rådgivning. Upphandlingsregler ändras, och varje upphandlingsdokument har sina egna villkor – de gäller alltid före guiden.