המסמכים הנדרשים להגשת הצעה למכרזים ציבוריים בישראל

המדריך הזה הוא רשימת הבדיקה שמאחורי הצעה במכרז בישראל: כל רישום, אישור, תצהיר וחתימה, לפי הסדר שבו המכרז מגיע אליהם, ומי רשאי על פי דין לטפל בכל אחד מהם. כדי להבין איך פועל הרכש הציבורי בישראל באופן כללי, כולל הפורטלים, סוגי המכרזים, הכיסוי לפי האמנות ותקיפת החלטות, ראו איך מגישים הצעות למכרזים ממשלתיים בישראל.

לפני הגשת ההצעה

1. תיק החברה שלכם. הכרעות השוויון והעדפת תוצרת הארץ ניתנות לחברות ולשותפויות הרשומות בישראל, ברשות התאגידים (רשם החברות). עורך דין מגיש את הרישום דרך הגישה שלו, והמייסדים חותמים. ספק זר רשאי להגיש הצעה בלי ישות ישראלית; חברה זרה שיש לה מקום עסקים בישראל נרשמת בה כ״חברת חוץ״.

2. מרשמים סטטוטוריים ורישיונות. לפי תקנה 6(a)(1), העבודה שאתם מתמודדים עליה עשויה לחייב רישום במרשם סטטוטורי או רישיון: רשם הקבלנים במשרד הבינוי והשיכון לעבודות הנדסה בנאיות, רישיונות עסק או מרשם מקצועי. מהנדס או עורך דין יכולים להכין את הבקשה; החברה שלכם מגישה אותה בשמה. עשו זאת לפני שהמכרז נפתח.

3. תקנים ישראליים רשמיים. לפי תקנה 6(a)(2), כשקיים תקן ישראלי רשמי למה שאתם מספקים, העמידה בו היא תנאי סף. מכון התקנים הישראלי או מעבדה מוסמכת בודקים ומאשרים; אתם מוסרים את המוצרים לבדיקה.

4. אישור ניהול ספרים (תושבי ישראל). סעיף 2 לחוק עסקאות גופים ציבוריים מחייב אישור על כך שאתם מנהלים ספרים לפי פקודת מס הכנסה וחוק מס ערך מוסף ומדווחים על הכנסותיכם ועל המע״מ. זהו תנאי סף בכל מכרז (תקנה 6(a)(3)).

מי מנפיק: פקיד שומה מוסמך, או רואה חשבון או יועץ מס תחת ההרשאות שלהם. הקדישו לכך כ-15 דקות מזמנכם.
תוקף: כמצוין באישור, בדרך כלל עד סוף שנת המס.

5. תיבת המכרזים והחתימה האלקטרונית שלכם. מכרזי משרדי הממשלה מתפרסמים ב-mr.gov.il, וההצעות מוגשות לתיבת המכרזים הדיגיטלית ״יהלום״, שמפעיל מינהל הרכש הממשלתי באגף החשב הכללי, או לתיבה פיזית. הגישה ניתנת ללא תשלום.

יהלום: מאז 1 בפברואר 2024 נפתחות תיבות חדשות ב״יהלום״, עם עד 150 MB לכל תיבה. החברה שלכם מזדהה מול התיבה ומנהלת מודול הרשאות שמעניק גישה למשתמשים בשמם, וכל אחד מהם מזדהה בעצמו.
חתימה: במכרזים ממוחשבים ההצעה נחתמת בחתימה אלקטרונית מאובטחת או מאושרת לפי חוק חתימה אלקטרונית 2001 (תקנה 19C), שמנפיק גורם מאשר מורשה. היא צמודה למורשה החתימה שלכם, שמחזיק בה ומשתמש בה. התוקף נקבע לפי התעודה.

עם ההצעה

6. התצהירים הסטטוטוריים. אנשיכם מצהירים עליהם בעצמם בפני עורך דין; את הטפסים הסטנדרטיים אפשר להכין עבורכם, וכל אחד מהם אפשר להשלים באותו יום. הקדישו לכך כ-20 דקות מזמנכם.

חוק עובדים זרים וחוק שכר מינימום (סעיף 2B): שלספק ולבעלי הזיקה אליו אין יותר משתי הרשעות, או שחלפה שנה מאז האחרונה. כל מכרז דורש אותו.
שוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות (סעיף 2B1): שסעיף 9 לחוק זה אינו חל עליכם או שאתם מקיימים אותו. כל מכרז דורש אותו.
עמידה בזכויות עובדים (תקנה 6(a)(4)): בשירותי ניקיון, אבטחה, הסעדה ושירותים אחרים עתירי כוח אדם, המציע ומחזיקי השליטה בו מצהירים שהם מקיימים את דיני העבודה, צווי ההרחבה וההסכמים הקיבוציים.

7. מי רשאי לחתום בשם החברה. מכרזים דורשים לרוב אישור עורך דין או רואה חשבון על זכויות החתימה, ויפוי כוח לכל נציג. עורך הדין מנפיק את האישור במסגרת רישיונו לאחר שבחן את מסמכי החברה; אתם מספקים את ההחלטות.

8. ניסיון, היקף פעילות והמלצות. לפי תקנה 6(b), רוב המכרזים מוסיפים תנאי סף של ניסיון, כישורים, היקף פעילות והמלצות. המחזור מאושר לרוב בידי רואה חשבון, לקוחות קודמים נותנים מכתבי המלצה, ואת השאר אפשר לרכז עבורכם, בדרך כלל בתוך 1–2 שבועות. מכרזים טכניים עשויים לדרוש גם תקנים לא רשמיים כמו ISO 9001, שמאשר גוף מוסמך או מכון התקנים לאחר מבדק, ובתוקף ל-3 שנים.

9. העדפות שאפשר לתבוע. כל אחת מהן מחייבת מסמכים בהצעה:

עסק בשליטת אישה (חוק חובת המכרזים, סעיף 2B): אישור רואה חשבון שאישה שולטת בעסק, ועוד תצהיר שלה עצמה שניתן בפני עורך דין. ההעדפה מכריעה שוויון על הציון המשוקלל הגבוה ביותר לחברות ולשותפויות הרשומות בישראל שאינן נסחרות בבורסה, והכנת המסמכים אורכת 1–5 ימים.
עסק קטן בשליטת משרת מילואים (סעיף 2D, מאז נובמבר 2024): עסק זעיר, קטן או בינוני בשליטת משרת מילואים פעיל זוכה בשוויון על הציון הגבוה ביותר, עם התיעוד הנדרש, שאתם מספקים.
תוצרת הארץ: במכרזי טובין שמחוץ לכיסוי האמנות, טובין שיוצרו בישראל עם תוכן ישראלי של 35% לפחות זוכים להעדפת מחיר של 15%. רואה חשבון מאשר את התוכן הישראלי, ואתם חותמים על ההצהרה.

10. תוכנית שיתוף הפעולה התעשייתי (ספקים זרים). בחוזי טובין או עבודות מעל השווי בשקלים של 5 מיליון דולר, ספק זר מתחייב לשיתוף פעולה תעשייתי מול הרשות לשיתוף פעולה תעשייתי (ICA) במשרד הכלכלה, והתוכנית מוגשת יחד עם ההצעה. עורך דין או יועץ מנסחים אותה ומאתרים קבלני משנה ישראלים; אתם חותמים על ההתחייבות, וזה ייקח כ-60 דקות מזמנכם. ההתחייבות חלה לכל אורך חיי החוזה.

11. ערבות המכרז. ועדת המכרזים רשאית לדרוש ערבות, והיא קובעת את סוגה, תנאיה, סכומה ותקופתה (תקנה 16B); היא גם רשאית לחלט אותה.

מי מנפיק: הבנק שלכם או חברת ביטוח, כערבות אוטונומית בנוסח שקבע המכרז. אתם מגישים בקשה, בכ-30 דקות מזמנכם.
עלות וזמן: עמלת המנפיק; בדרך כלל 1–5 ימי עסקים.
תוקף: כפי שנקבע במכרז.

12. הגישו לתיבת המכרזים. את חבילת ההצעה בעברית אפשר להכין עבורכם. מורשה החתימה שלכם מזדהה מול התיבה, חותם אלקטרונית ומעלה את ההצעה לפני המועד האחרון, בכ-20 דקות; משתמש מורשה רשאי להעלות, אבל רק כשהחתימה שלכם מוחלת בידיכם. אם נקבע תשלום עבור מסמכי המכרז, אתם משלמים אותו.

אם אתם בדרך לזכייה

מסמך	מי מנפיק	מי יכול להשיג אותו עבורכם	תוקף	מה רק אתם עושים
ערבות ביצוע	בנק או מבטח	הבנק שלכם, על פי בקשתכם	תקופת החוזה	הגשת הבקשה
אישור קיום ביטוחים	מבטח מורשה, בנוסח הסטנדרטי של המשרד	סוכן הביטוח או המבטח שלכם חותם עליו	תקופת הפוליסה	רכישת הפוליסות
אישור הרשות לשיתוף פעולה תעשייתי (ספקים זרים מעל סף האופסט)	הרשות לשיתוף פעולה תעשייתי	מוכן עם עורך דין או יועץ	חיי החוזה	חתימה על ההתחייבות

חוזים דורשים לרוב ערבות ביצוע ואישור קיום ביטוחים, כפי שנקבע בכל חוזה. ספק זר חותם על החוזה רק לאחר שהרשות אישרה את תוכנית שיתוף הפעולה התעשייתי שלו. הקדישו כ-45 דקות מזמנכם למסמכים שאחרי הזכייה.

אחרי החתימה

המשך בעניין זכויות אנשים עם מוגבלות. אם יש לכם 100 עובדים או יותר, עליכם גם לפנות למנכ״ל משרד העבודה ולשלוח את התצהיר בתוך 30 יום מהחוזה.

מי עושה מה

שלב	מי יכול לבצע אותו	מה רק אתם עושים
רישום החברה	עורך דין, דרך הגישה שלו	המייסדים חותמים
מרשמים סטטוטוריים ורישיונות	מהנדס או עורך דין מכינים את הבקשה	הגשת הבקשה בשם החברה
תקן רשמי	מכון התקנים או מעבדה מוסמכת בודקים ומאשרים	מסירת המוצרים
אישור ניהול ספרים	רואה חשבון, יועץ מס או פקיד שומה מנפיקים	—
גישה לתיבת המכרזים	משתמשים בשמם שהענקתם להם הרשאה	הזדהות החברה וניהול ההרשאות
חתימה אלקטרונית	—	החזקת התעודה שלכם והחלתה
תצהירים סטטוטוריים	הטפסים מוכנים עבורכם; עורך דין מאמת	מחזיקי השליטה או מורשה החתימה מצהירים
אישור זכויות חתימה	עורך דין או רואה חשבון	מסירת ההחלטות
ניסיון ומחזור	מרוכזים עבורכם; רואה חשבון מאשר את המחזור	השגת מכתבי ההמלצה
אישור שליטת אישה	רואה חשבון מאשר	האישה בעלת השליטה מצהירה
הצהרת תוכן ישראלי	רואה חשבון מאשר את התוכן	חתימה על ההצהרה
תוכנית שיתוף פעולה תעשייתי	עורך דין או יועץ מנסחים	חתימה על ההתחייבות
ערבויות מכרז וביצוע	הבנק או המבטח שלכם	הגשת הבקשה
הגשת ההצעה	חבילת ההצעה בעברית מוכנה עבורכם	חתימה אלקטרונית והגשה

אנשי המקצוע המעורבים

איש מקצוע	מי מעניק רישיון או מפקח	מה הוא עושה עבור המציע
רואה חשבון או יועץ מס מורשה	מועצת רואי החשבון (משרד המשפטים); לשכת רואי חשבון בישראל; רשות המסים ליועצי מס	הנפקת אישור ניהול ספרים; אישור שליטת אישה לפי סעיף 2B; אישור מחזור, דוחות כספיים ותנאי סף אחרים
עורך דין	לשכת עורכי הדין (חוק לשכת עורכי הדין, 5721-1961)	אימות התצהירים; אישור זכויות החתימה; ניסוח הסכמי מיזם משותף, קבלנות משנה ושיתוף פעולה תעשייתי
בנק ישראלי או חברת ביטוח מורשית	בנק ישראל (המפקח על הבנקים); רשות שוק ההון, ביטוח וחיסכון	הנפקת ערבויות מכרז וביצוע; מתן אישור קיום ביטוחים
מכון התקנים או גוף אישור מוסמך	חוק התקנים, 5713-1953; הרשות הלאומית להסמכת מעבדות	אישור עמידה בתקנים ישראליים רשמיים; הסמכת מערכות ניהול לפי ISO
יועץ מכרזים	—	הכנת מסמכי ההצעה בעברית, הטפסים והוכחות תנאי הסף; עבודה בתיבת המכרזים תחת הזדהות משלו, כשאתם מעניקים לו גישה

אם החברה שלכם מחוץ לישראל

אינכם צריכים חברה ישראלית: שום חוק אינו מחייב חברת בת או סוכן בישראל. מי רשאי להגיש ובאילו תנאים, תמצאו באיך מגישים הצעות למכרזים ממשלתיים בישראל. לגבי הניירת:

רישום החברה: אינו נדרש כדי להגיש הצעה. הירשמו כ״חברת חוץ״ רק אם יש לכם מקום עסקים בישראל.
אישור ניהול ספרים: סעיף 2 חל רק על תושבי ישראל, ולכן לא יידרש מכם.
תצהירים: התצהירים על עובדים זרים, שכר מינימום ואנשים עם מוגבלות אינם מוגבלים במפורש לתושבים, ולכן היו מוכנים להצהיר עליהם.
אפוסטיל ותרגום: ישראל צד לאמנת האפוסטיל מאז 14 באוגוסט 1978. הרשות המוסמכת במדינתכם מטביעה אפוסטיל על המקורים שאתם חותמים עליהם, ונוטריון ישראלי מאשר את התרגום לעברית.
עבודות מוסדרות: קבלנים זרים זקוקים לרישום ישראלי במרשם הרלוונטי.
תקנים ותעודות: טובין מיובאים חייבים לעמוד בתקן הישראלי הרשמי; תעודות ISO מארץ המוצא מתקבלות אם הן מוסמכות.
הוכחות: ניסיון והמלצות מוגשים עם תרגום לעברית כשהמכרז דורש זאת.
העדפות: הכרעות השוויון לעסק בשליטת אישה ולעסק בשליטת משרת מילואים אינן זמינות לכם, והטובין שלכם יתמודדו מול העדפת תוצרת הארץ, אלא אם ה-GPA, הסכם הסחר החופשי בין ארה״ב לישראל או ההסכם עם האיחוד האירופי מכסים את המכרז.
שיתוף פעולה תעשייתי: מעל השווי של 5 מיליון דולר, התוכנית ואישור הרשות הם הדרך שלכם לחתימה.
ביטוח: לאישור קיום ביטוחים נדרש בדרך כלל מבטח בעל רישיון ישראלי.
תיבות פיזיות: כשהמכרז מאפשר זאת, נציג מקומי יכול להכניס את ההצעה שלכם לתיבה פיזית.

מלכודות נפוצות

לעולם אל תמסרו את תעודת החתימה האלקטרונית שלכם. המציע חותם בעצמו על הצעות אלקטרוניות.
מחזיקי השליטה שלכם מצהירים על התצהירים בעצמם בפני עורך דין. אפשר להכין אותם עבורכם, אבל אי אפשר להצהיר במקומכם.
צרפו את אישור שליטת האישה בעת ההגשה, אחרת הזכות להכרעה בשוויון אובדת.
מעל השווי של 5 מיליון דולר, תמחרו את חובת האופסט לפני שאתם מגישים, אם אתם ספק זר.
בדקו את הכיסוי לפי ה-GPA והסכמי הסחר החופשי לפני שאתם מביאים בחשבון את העדפת ה-15%, לטובתכם או לרעתכם.
הסתכלו מעבר ל-mr.gov.il: רשויות מקומיות, משרד הביטחון וחברות ממשלתיות מפרסמים מכרזים בפלטפורמות משלהם.

לעשות את זה עם askTender

בישראל, ההצעה חייבת לשאת את החתימה האלקטרונית של המציע עצמו, ולכן אתם נכנסים למערכת ולוחצים על ״הגש״ בעצמכם, בפגישה מודרכת עם askTender. כל מה שלפני כן מוכן עבורכם. אתם חותמים רק על מה שהחוק שומר לכם: ההצהרה על התצהירים, החתימה על ההצהרות, על התחייבות האופסט ועל בקשות הערבות, והחלת החתימה האלקטרונית שלכם על ההצעה. דסק askTender (askTender Desk) מכין את חבילת ההצעה בעברית, את טופסי התצהירים ואת הוכחות תנאי הסף, ועוקב אחר האישורים שלכם; שותפי askTender, כמו רואה חשבון, עורך דין או יועץ מכרזים, מבצעים את השלבים שהרישיון שלהם מכסה.

שאלות

אילו תצהירים דורשים מכרזים ממשלתיים בישראל?

כל מכרז דורש את התצהירים לפי חוק עסקאות גופים ציבוריים: תצהיר על הרשעות לפי חוק עובדים זרים וחוק שכר מינימום, ותצהיר לפי חוק שוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות. בשירותים עתירי כוח אדם, כמו ניקיון, אבטחה והסעדה, נוסף תצהיר על עמידה בזכויות עובדים. מחזיקי השליטה או מורשה החתימה שלכם מצהירים עליהם בעצמם בפני עורך דין; את הטפסים אפשר להכין עבורכם.

מי מנפיק את אישור ניהול הספרים, והאם חברה זרה צריכה אותו?

פקיד שומה מוסמך, רואה חשבון או יועץ מס מורשה מנפיקים אותו, ומאשרים שאתם מנהלים ספרים לפי פקודת מס הכנסה וחוק מס ערך מוסף ומדווחים על הכנסותיכם ועל המע״מ. זהו תנאי סף בכל מכרז, אבל סעיף 2 לחוק עסקאות גופים ציבוריים חל רק על תושבי ישראל, ולכן ספק זר אינו בתחולתו.

האם יועץ יכול להגיש את ההצעה שלי לתיבת המכרזים ״יהלום״?

יועץ יכול להכין את ההצעה בעברית, ואם תעניקו לו גישה דרך מודול ההרשאות של התיבה, לעבוד בה תחת הזדהות משלו. אבל ההצעה האלקטרונית עצמה חייבת לשאת את החתימה האלקטרונית המאובטחת או המאושרת של החברה שלכם, שמחיל מורשה החתימה שלכם. איש מלבדכם לא צריך להחזיק בכרטיס החתימה שלכם.

איך זוכים בהכרעת השוויון של עסק בשליטת אישה?

צרפו שני מסמכים בעת ההגשה: אישור רואה חשבון שהעסק בשליטת אישה, ותצהיר של האישה בעלת השליטה עצמה, שניתן בפני עורך דין. ההעדפה חלה על חברות ושותפויות הרשומות בישראל שאינן נסחרות בבורסה. אם המסמכים חסרים בעת ההגשה, הזכות להכרעה בשוויון אובדת.

האם מסמכים זרים צריכים אפוסטיל בישראל?

כן. ישראל צד לאמנת האפוסטיל מאז 14 באוגוסט 1978, ולכן מסמכים ציבוריים ממדינות חברות אחרות זקוקים לאפוסטיל של המדינה המנפיקה. התרגומים לעברית מאושרים בדרך כלל בידי נוטריון ישראלי.

מקורות

מדריך זה מסביר את הכללים בשפה פשוטה, ואינו מהווה ייעוץ משפטי. כללי הרכש משתנים, וכל מסמך מכרז קובע תנאים משלו, והוא הגובר תמיד.