Documenten voor inschrijven op aanbestedingen: elke stap

Deze gids is de checklist achter een Nederlandse inschrijving: elk account, formulier en certificaat waar een aanbesteding om kan vragen, de volgorde waarin ze aan bod komen, en wie elk ervan mag regelen. Hoe aanbesteden in Nederland in het algemeen werkt (drempelbedragen, procedures, beoordeling van inschrijvingen, betaald krijgen), leest u in Zo schrijft u in op overheidsopdrachten in Nederland.

Voordat u inschrijft

1. Open een zakelijk account op TenderNed. Alle aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, en de nationale aanbestedingen die openbaar worden aangekondigd, staan op TenderNed, en om mee te doen hebt u een zakelijk account nodig. Het account is gratis. Er zijn twee routes:

Bedrijven die bij de KvK zijn ingeschreven loggen in met eHerkenning, het Nederlandse inlogmiddel voor bedrijven. Het TenderNed-account kost niets; het eHerkenningsmiddel koopt u apart bij een erkende leverancier.
Bedrijven die zich niet bij de KvK kunnen inschrijven volgen de route voor buitenlandse bedrijven: een gebruikersnaam, een wachtwoord en een TAN-code per sms, zonder eHerkenning. TenderNed controleert en keurt het bedrijf binnen 1 werkdag goed en mailt een activeringscode, die binnen 30 dagen moet worden gebruikt. De code gaat ook naar een met naam genoemd bestuurslid van uw bedrijf, dus iemand op bestuursniveau moet erbij betrokken zijn. De interface is alleen in het Nederlands.

Wie registreert, wordt lokaal beheerder. Houd die rol bij een van uw eigen medewerkers. De beheerder kan daarna collega’s of externe adviseurs uitnodigen, die elk een eigen gebruikersaccount aanmaken, en bepaalt welke rol zij krijgen. Een procesbeheerder of projectleider kan aanbestedingen toevoegen en indienen; niemand heeft ooit uw inloggegevens nodig.

2. Regel eHerkenning en de machtigingen (Nederlandse bedrijven). eHerkenning geeft ook toegang tot andere overheidsdiensten die u nodig hebt, zoals MijnJustis voor de GVA. Iedereen die namens het bedrijf optreedt, heeft een persoonlijke machtiging nodig. Een ingeschreven tekenbevoegde of een aangewezen machtigingenbeheerder verleent die. Een adviseur, zoals uw accountant, gebruikt zijn eigen eHerkenning met een ketenmachtiging voor de specifieke diensten, nooit uw middel. Voor hogere betrouwbaarheidsniveaus wordt de identiteit van de persoon gecontroleerd, en voor de GVA-aanvraag is niveau EH2+ of hoger nodig. Zonder KvK-inschrijving is eHerkenning niet beschikbaar.

3. Maak een account aan op het platform van de aanbestedende dienst, als de aankondiging er een noemt. Veel aanbestedende diensten publiceren op TenderNed, maar voeren de aanbesteding uit op een eigen platform, zoals Mercell (waarin Negometrix en CTM zijn opgegaan). Elk platform vraagt een eigen leveranciersaccount voor uw bedrijf. Of adviseurs als aparte gebruikers kunnen worden toegevoegd, verschilt per platform.

Bij uw inschrijving

4. Het UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument). Dit is uw eigen verklaring over uitsluitingsgronden en geschiktheid, gebruikt bij Europese aanbestedingen en daaronder naar keuze van de aanbestedende dienst. U vult het in in de ESPD-module van TenderNed, die het als pdf aan uw inschrijving toevoegt, of als interactieve pdf uit de aanbestedingsstukken. Het is gratis, op dezelfde dag klaar en geldig voor één aanbesteding. Een mkb-certificaat bestaat in Nederland niet: u geeft uw mkb-status gewoon op in het UEA.

Wie het doet: het formulier kan voor u worden ingevuld op basis van uw bedrijfsgegevens. U bevestigt dat het klopt.
Handtekening: alleen als de aanbestedende dienst erom vraagt. Dan tekent uw tekenbevoegde volgens de KvK, of een vertegenwoordiger met een volmacht tekent met zijn eigen handtekening.

5. Voorbereiden en indienen in TenderNed. U voegt de aanbesteding toe aan Mijn aanbestedingen, downloadt de stukken en kunt vragen stellen voor de Nota van Inlichtingen van de aanbestedende dienst. Daarna beantwoordt u de eisen en gunningscriteria, vult u het UEA in en uploadt u documenten onder Overige Documenten. Om in te dienen voert een gebruiker met de rol van projectleider of lokaal beheerder een transactiecode in die per sms naar zijn eigen telefoon wordt gestuurd. Inschrijvingen blijven versleuteld in de digitale kluis van TenderNed tot die opengaat, en tot de sluitingstermijn kunt u opnieuw indienen. Indienen is gratis.

Wie het doet: een uitgenodigde adviseur kan alles vanuit zijn eigen gebruikersaccount voorbereiden. Uw beheerder dient in, of een adviseur doet dat met de rol die indienen toestaat en een schriftelijke volmacht.

6. Tekenbevoegdheid en volmacht. Inschrijvingen en de overeenkomst worden ondertekend door iemand die in de KvK als bevoegd staat ingeschreven, of door iemand met een schriftelijke volmacht. Meestal stelt een advocaat de volmacht op, met de naam van de medewerker of adviseur, en ondertekent uw bevoegde bestuurder haar. Een notaris kan er een notariële volmacht van maken. Bij een buitenlands bedrijf blijkt de tekenbevoegdheid uit het uittreksel uit het register van het eigen land.

Als u de beoogde winnaar bent

De aanbestedende dienst vraagt de beoogde winnaar nu om bewijsstukken.

Certificaat	Afgegeven door	Wie het voor u kan regelen	Geldig	Wat alleen u doet
Uittreksel uit het handelsregister	Kamer van Koophandel	Iedereen kan het online bestellen met uw KvK-nummer, dezelfde dag	Aanbestedende diensten willen meestal een uittreksel van hoogstens 6 maanden oud	—
Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA)	Justis	Alleen een vertegenwoordiger van het bedrijf, of iemand aan wie u de machtiging ‘GVA: aanvraag’ verleent	Bij indiening hoogstens 2 jaar oud	Aanvragen of machtigen, en € 75 betalen
Belastingverklaring (Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen)	Belastingdienst	Een accountant of belastingadviseur met een eigen machtiging	Bij indiening niet ouder dan 6 maanden	Het verzoek ondertekenen of de adviseur machtigen; belastingen betaald houden
Financiële en economische draagkracht (jaarrekening, omzetverklaring, accountantsverklaring)	Uw bedrijf en zijn accountant	Een accountant stelt de cijfers en een eventueel assurancerapport op	De laatste 1–3 boekjaren	Een eventuele verklaring ondertekenen

De GVA is een verklaring van Justis dat geen veroordeling of mededingingsboete uit de afgelopen 5 jaar tot uitsluiting leidt. U vraagt haar digitaal aan via MijnJustis met eHerkenning EH2+ en de machtiging ‘GVA: aanvraag’, en betaalt € 75 via iDEAL, of met het papieren formulier en een KvK-uittreksel van hoogstens 14 dagen oud. Justis beslist binnen 8 weken voor een rechtspersoon (4 weken voor een natuurlijk persoon), met nog eens 8 of 4 weken als er relevante gegevens worden gevonden. Een spoedprocedure is er niet.

De belastingverklaring toont aan dat uw aangiften en betalingen op orde zijn en dat er geen aanslagen openstaan, zodat de fiscale uitsluitingsgrond niet van toepassing is (Aanbestedingswet art. 2.89). Ze is gratis. De Belastingdienst streeft naar 1 week en doet er nu ongeveer 2 over. De aanvraag gaat online, met de DigiD- of eIDAS-inlog van de ondertekenaar, of op papier. De Belastingdienst kan u elke 3 maanden een bijgewerkte verklaring sturen.

Financiële bewijsstukken volgen de eisen die de aanbesteding stelt aan de financiële en economische draagkracht (art. 2.90). Vraagt de aanbesteding om een gecontroleerde verklaring, dan geeft een registeraccountant een accountantsverklaring af.

Als de aanbesteding erom vraagt:

SNA-keurmerk (NEN 4400-1 of NEN 4400-2): voor bedrijven die arbeid leveren (uitzendwerk, detachering, payrolling), intermediairs en onderaannemers, gangbaar in uitzendwerk, schoonmaak, beveiliging en de bouw. Een geaccrediteerde inspectie-instelling controleert uw loon-, belasting- en identiteitsadministratie, met halfjaarlijkse inspecties, en het resultaat staat in het openbare SNA-register.
VCA: de checklist voor veiligheid, gezondheid en milieu voor opdrachtnemers, als VCA*, VCA** of VCA Petrochemie, vaak verplicht in de bouw, het industrieel onderhoud en de infrastructuur. Een certificatie-instelling auditeert het bedrijf, en medewerkers leggen VCA-examens af bij erkende examencentra. Certificaten zijn te controleren in het Centraal Certificaten Register van SSVV.
CO2-Prestatieladder (versie 4.0): een Nederlands duurzaamheidscertificaat met verschillende niveaus. Aanbestedende diensten gebruiken het om een gunningsvoordeel te geven, vooral in infrastructuur, grond-, weg- en waterbouw, engineering en spoor- en wegonderhoud. Een certificerende instelling toetst u aan het niveau, en u committeert zich aan een CO2-plan.
Social Return en PSO: veel aanbestedende diensten nemen Social Return-bepalingen (SROI) op, vaak 5% van de opdrachtwaarde volgens lokaal beleid, en accepteren het PSO-keurmerk (Prestatieladder Socialer Ondernemen) als bewijs. U verbindt zich aan een plan voor werving of inkoop, dat u met de aanbestedende dienst afstemt.
ISO 9001, 14001, 27001 en 45001: van een instelling die door de RvA of een ander EA-lid is geaccrediteerd. Geldig voor 3 jaar met jaarlijkse controle-audits. Aanbestedende diensten moeten gelijkwaardige certificaten van andere geaccrediteerde instellingen in de EU accepteren.
Beëdigde Nederlandse vertalingen en apostilles voor buitenlandse documenten: vrijwel alle Nederlandse aanbestedingen verlopen in het Nederlands. Aanbestedende diensten kunnen beëdigde vertalingen van buitenlandse certificaten vragen, en een apostille op buitenlandse openbare documenten, tenzij een Europese vrijstelling geldt.

Voordat de overeenkomst wordt gesloten

Verklaring betalingsgedrag ketenaansprakelijkheid: in bouw- en uitzendketens vragen hoofdaannemers onderaannemers om deze verklaring van de Belastingdienst dat de loonheffingen zijn betaald, vaak samen met een G-rekening. Ze is gratis, duurt nu ongeveer 2 weken en kan elke 3 maanden worden vernieuwd. Een accountant of salarisadministrateur vraagt haar aan; u ondertekent.
VOG voor het bedrijf of voor medewerkers: bij opdrachten in de zorg, het onderwijs, de beveiliging en met gevoelige gegevens kan een aanbestedende dienst bij het sluiten van de overeenkomst vragen om een verklaring omtrent het gedrag voor het bedrijf (VOG RP) of voor individuele medewerkers (VOG NP). Het bedrijf vraagt zijn eigen VOG aan; medewerkers vragen de hunne aan na het verzoek van de werkgever.

Wie doet wat

Stap	Wie het kan doen	Wat alleen u doet
TenderNed-account	Registratiegegevens worden voor u voorbereid; adviseurs doen mee als uitgenodigde gebruikers	Registreren, de activeringscode op bestuursniveau ontvangen, lokaal beheerder blijven
eHerkenning	Adviseurs gebruiken hun eigen eHerkenning met een ketenmachtiging	eHerkenning kopen, de identiteit van uw tekenbevoegde laten controleren, machtigingen verlenen
UEA	Voor u ingevuld op basis van uw gegevens	Bevestigen; ondertekenen als de aanbestedende dienst erom vraagt
Indienen in TenderNed	Een uitgenodigde adviseur bereidt voor en uploadt; dient alleen in met de juiste rol en een volmacht	De definitieve inschrijving goedkeuren; zelf indienen of de rol om in te dienen toekennen
Volmacht	Een advocaat stelt haar op; een notaris voor een notariële akte	Uw bevoegde bestuurder ondertekent
GVA	Iemand die u daarvoor machtigt	Aanvragen of machtigen, en betalen
Belasting- en ketenverklaringen	Een accountant of belastingadviseur	Het verzoek ondertekenen of machtigen
Financiële bewijsstukken	Een accountant	Een eventuele verklaring ondertekenen
SNA, VCA, CO2-Prestatieladder, PSO, ISO	Een geaccrediteerde certificatie- of inspectie-instelling	De audit ondergaan; medewerkers leggen VCA-examens af
Beëdigde vertalingen	Een beëdigd vertaler	Een eventuele apostille in uw eigen land regelen

De betrokken professionals

Professional	Bevoegd of onder toezicht van	Wat zij voor een inschrijver doen
Advocaat	Nederlandse orde van advocaten (NOvA) en de lokale dekens	Aanbestedingsstukken, de Nota van Inlichtingen en conceptovereenkomsten beoordelen; adviseren over uitsluitingsgronden en de Gids Proportionaliteit; volmachten opstellen; klachten en een kort geding indienen binnen de opschortende termijn van 20 dagen
Registeraccountant (RA) of Accountant-Administratieconsulent (AA)	Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA); AFM voor organisaties met wettelijke controles	Jaarrekeningen en omzet- of solvabiliteitsverklaringen opstellen; de belastingverklaring aanvragen met een eigen ketenmachtiging; een accountantsverklaring afgeven waar een aanbesteding een gecontroleerde verklaring vraagt
Notaris	Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB)	Notariële volmachten en statuten, ook voor een Nederlandse bv of vestiging; in het land van een buitenlandse inschrijver neemt een notaris daar de beëdigde of plechtige verklaring af die de GVA vervangt
Beëdigd vertaler	Bureau Wbtv (Raad voor Rechtsbijstand), Register beëdigde tolken en vertalers	Beëdigde Nederlandse vertalingen van buitenlandse certificaten, statuten en GVA-equivalenten
Certificatie- en inspectie-instellingen	Raad voor Accreditatie (RvA); schemabeheerders SSVV (VCA), SKAO (CO2-Prestatieladder), Stichting Normering Arbeid (SNA) en PSO-Nederland	Certificeren voor ISO 9001, 14001 en 27001, VCA, niveaus van de CO2-Prestatieladder, SNA (NEN 4400-1/-2) en PSO
Tenderschrijver of tendermanager	Niet gereglementeerd	Als uitgenodigde gebruiker toetreden tot uw TenderNed-organisatie, de inschrijving voorbereiden, het UEA invullen en documenten uploaden; indienen als hij de rol daarvoor heeft, waarbij de sms-code naar zijn eigen telefoon gaat

Juridisch advies en procederen, zoals een kort geding, zijn voorbehouden aan een advocaat.

Als uw bedrijf uit het buitenland komt

U hebt geen Nederlands bedrijf of KvK-inschrijving nodig om in te schrijven. Wie vanuit het buitenland mag inschrijven, en onder welke voorwaarden, leest u in Zo schrijft u in op overheidsopdrachten in Nederland. Voor de papieren:

TenderNed: gebruik de route voor buitenlandse bedrijven; zonder KvK-inschrijving is eHerkenning voor u niet beschikbaar.
Handelsregister: een uittreksel uit het register van uw eigen land, met een beëdigde vertaling als daarom wordt gevraagd. Daaruit blijkt ook wie voor u mag tekenen.
GVA: Justis kan er voor u geen afgeven. Lever het equivalent uit uw eigen land (e-Certis van de EU zet ze op een rij) of een beëdigde of plechtige verklaring afgelegd ten overstaan van een rechter, notaris of beroepsorganisatie in uw eigen land. Uw vertegenwoordiger vraagt het uittreksel persoonlijk aan of legt de verklaring persoonlijk af, en aanbestedende diensten hanteren meestal dezelfde grens van 2 jaar.
Belastingverklaring: de verklaring van de belastingdienst in uw eigen land dat u aan uw verplichtingen voldoet.
Financiële bewijsstukken: de gedeponeerde jaarrekeningen uit uw eigen land, vertaald als daarom wordt gevraagd.
SNA: NEN 4400-2 is de variant voor in het buitenland gevestigde bedrijven.
ISO en CO2-Prestatieladder: certificaten van elke door een EA-lid geaccrediteerde instelling tellen mee; de CO2-Prestatieladder staat open voor buitenlandse organisaties.
Verklaring ketenaansprakelijkheid: beschikbaar zodra u bent ingeschreven voor de Nederlandse loonheffingen.
Screening van medewerkers: equivalenten van de VOG uit het eigen land voor medewerkers die niet in Nederland wonen, als de aanbestedende dienst die accepteert.

Valkuilen

Begin op tijd met de GVA. Justis doet er voor een bedrijf tot 8 weken over en kent geen spoedprocedure, dus begin minstens 8 weken voordat u een gunning verwacht.
Controleer de ouderdom van documenten tegen de datum van inschrijving. De belastingverklaring mag niet ouder zijn dan 6 maanden en de GVA niet ouder dan 2 jaar.
Deel geen inloggegevens. Adviseurs werken via hun eigen uitgenodigde TenderNed-account of hun eigen eHerkenning met een ketenmachtiging, nooit via de uwe.
Alleen de indienende gebruiker kan indienen. De sms-transactiecode gaat naar diens eigen telefoon, dus spreek vooraf af wie op indienen drukt.
Ga uit van een inschrijving in het Nederlands, tenzij de stukken een andere taal toestaan; de interface van TenderNed is alleen Nederlandstalig.
Bied geen VOG aan in plaats van de GVA: aanbestedende diensten mogen daar voor dat doel niet om vragen.
Zorg dat uw advocaat niet ook voor een concurrent optreedt. Een advocaat mag niet optreden voor concurrerende inschrijvers in dezelfde aanbesteding.

Inschrijven met askTender

In Nederland wordt uw askTender Partner als gebruiker met naam toegevoegd aan het account van uw bedrijf op TenderNed en werkt hij met zijn eigen inloggegevens. U houdt uw eigen inlog en ondertekent alleen wat de wet aan u voorbehoudt: het bedrijf registreren, machtigingen verlenen, de GVA aanvragen en het UEA of een volmacht ondertekenen als dat nodig is. De askTender Desk bereidt het UEA en de formulieren voor, stelt de inschrijving samen en coördineert de certificaten; askTender Partners, zoals een accountant, een advocaat of een beëdigd vertaler, zetten de stappen die onder hun bevoegdheid vallen.

Vragen

Welke documenten moet ik bij een inschrijving in Nederland indienen?

Meestal alleen het UEA, de Nederlandse vorm van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, samen met uw antwoorden op de eisen en gunningscriteria en de documenten waar de aanbesteding om vraagt. TenderNed heeft een ingebouwde UEA-module die het formulier als pdf toevoegt. U ondertekent het alleen als de aanbestedende dienst daarom vraagt. Certificaten volgen later, van de beoogde winnaar.

Hoe lang duurt een Gedragsverklaring Aanbesteden?

Justis beslist binnen 8 weken voor een bedrijf, en dat kan met nog eens 8 weken oplopen als er relevante gegevens worden gevonden. Er bestaat geen spoedprocedure, dus vraag de GVA minstens 8 weken aan voordat u een gunning verwacht. Online kost hij € 75, en bij indiening mag hij hoogstens 2 jaar oud zijn.

Kan mijn accountant de belastingverklaring voor mij aanvragen?

Ja. De Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen is gratis, en een accountant of belastingadviseur kan haar aanvragen met een eigen eHerkenning-machtiging (ketenmachtiging), of met het papieren formulier dat uw tekenbevoegde ondertekent. Reken op ongeveer 2 weken. Bij indiening mag de verklaring niet ouder zijn dan 6 maanden.

Mag een tenderschrijver mijn inschrijving in TenderNed indienen?

Alleen vanuit een eigen gebruikersaccount, nadat uw lokaal beheerder hem heeft uitgenodigd, en alleen met de rol van projectleider of lokaal beheerder. De sms-transactiecode gaat naar de telefoon van degene die indient. Dient iemand anders dan uw tekenbevoegde in, geef die persoon dan eerst een schriftelijke volmacht.

Mag een aanbestedende dienst een VOG vragen in plaats van de GVA?

Nee. Waar de GVA het voorgeschreven bewijs voor de uitsluitingsgronden is, mag een aanbestedende dienst niet om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) in de plaats daarvan vragen. Een VOG voor het bedrijf of voor medewerkers kan wel worden gevraagd bij het sluiten van de overeenkomst, in gevoelig werk zoals zorg, onderwijs of beveiliging.

Bronnen

Deze gids legt de regels uit in begrijpelijke taal; het is geen juridisch advies. Aanbestedingsregels veranderen en elk aanbestedingsdocument stelt zijn eigen voorwaarden – dat document gaat altijd voor.