Jak ubiegać się o zamówienia publiczne w Polsce.

Zamówienia publiczne w Polsce w jednym akapicie

Wszystkie polskie zamówienia publiczne od 170 000 zł podlegają ustawie Prawo zamówień publicznych (Pzp), obowiązującej od 2021 r. i ostatnio ogłoszonej w tekście jednolitym w maju 2026 r. Powyżej progów unijnych zamawiający stosują procedury unijne i publikują ogłoszenia w TED. Między 170 000 zł a progami unijnymi niemal wszyscy korzystają z prostszej procedury krajowej, czyli trybu podstawowego. Urząd Zamówień Publicznych (UZP) prowadzi krajową platformę i nadzoruje system, a odwołania rozpatruje Krajowa Izba Odwoławcza (KIO). Konkurencja jest niewielka: w 2025 r. na jedno polskie postępowanie przypadało średnio 2,9 oferty, a w ponad połowie postępowań powyżej progów unijnych wpłynęła tylko jedna.

Gdzie publikowane są polskie przetargi

Zazwyczaj od publikacji ogłoszenia do terminu składania ofert w polskich postępowaniach mija 15 days. W trybie podstawowym minimalny termin to zaledwie 7 dni dla dostaw i usług oraz 14 dni dla robót budowlanych, dlatego warto ustawić powiadomienia.

Progi w 2026 roku

Na lata 2026 i 2027 Pzp przelicza progi unijne na złote po kursie 4,31 zł za euro:

Zamawiający sektorowi oraz zamawiający w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa stosują Pzp dopiero od progów unijnych. Poniżej 170 000 zł zamawiający kierują się własnymi zasadami, jednak zakaz sankcyjny wobec firm powiązanych z Rosją i Białorusią obowiązuje niezależnie od wartości zamówienia.

Jak udziela się zamówień

• Tryb podstawowy: między 170 000 zł a progami unijnymi, w trzech wariantach: bez negocjacji, z możliwością negocjacji lub z obowiązkowymi negocjacjami. Stosowany w 92% zamówień poniżej progów unijnych.
• Przetarg nieograniczony: ofertę może złożyć każdy. Stosowany w 92% zamówień powyżej progów unijnych. Minimalny termin na złożenie oferty: 35 dni, a przy składaniu ofert drogą elektroniczną, co jest standardem, 30 dni.
• Przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne: najpierw kandydaci składają wnioski o dopuszczenie do udziału (co najmniej 30 dni), a następnie oferty składają tylko wybrani.
• Zamówienie z wolnej ręki i negocjacje bez ogłoszenia: wyłącznie w ściśle określonych przypadkach.
• Umowy ramowe: do 4 lat, chyba że dłuższy okres jest uzasadniony.

Co Państwo składają

Najpierw oświadczenia. Powyżej progów unijnych składa się JEDZ, czyli polską wersję Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia. Poniżej tych progów składa się oświadczenie w formie określonej przez zamawiającego. Potwierdzają w nim Państwo, że nie podlegają wykluczeniu i spełniają warunki udziału w postępowaniu. Dowody przedstawia następnie wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona.

Dokumenty firm zagranicznych. Zamiast polskiej informacji z Krajowego Rejestru Karnego, zaświadczeń z urzędu skarbowego i ZUS oraz odpisu z KRS przedstawiają Państwo odpowiedniki wydane w swoim kraju. Dokumenty dotyczące niekaralności mogą być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem, a pozostałe nie wcześniej niż 3 miesiące. Jeżeli w Państwa kraju nie wydaje się takich dokumentów, wystarczy oświadczenie złożone pod przysięgą lub przed notariuszem.

Przesłanki wykluczenia. Obligatoryjne przesłanki obejmują m.in. prawomocne skazania, także członków kierownictwa, zaległości podatkowe i składkowe stwierdzone prawomocną decyzją oraz zmowę. Przy zamówieniach o wartości 10 mln euro lub więcej (20 mln euro w przypadku robót budowlanych) wykonawca musi też być w stanie wskazać swojego beneficjenta rzeczywistego. Fakultatywne przesłanki wykluczenia mają zastosowanie tylko wtedy, gdy wskazano je w ogłoszeniu. Od kwietnia 2026 r. zamawiający muszą ponadto odrzucać oferty zawierające produkty ICT od dostawców uznanych za dostawców wysokiego ryzyka na podstawie ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa.

Wadium: do 3% wartości zamówienia powyżej progów unijnych i do 1,5% poniżej nich. Można je wnieść w pieniądzu albo w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej złożonej jako oryginał w postaci elektronicznej.

Język i podpis. Postępowania prowadzi się w języku polskim, a dokumenty zagraniczne wymagają tłumaczenia na język polski, chyba że zamawiający dopuści inny język. Powyżej progów unijnych oferta musi być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, w przeciwnym razie jest nieważna. Poniżej tych progów akceptowane są także podpis zaufany i podpis osobisty, ale wymagają one polskiego numeru PESEL. Firma zagraniczna w praktyce korzysta więc z kwalifikowanego podpisu od unijnego dostawcy usług zaufania.

Każdy dokument, krok po kroku. Kto wydaje poszczególne zaświadczenia, kto może je uzyskać za Państwa, ile kosztują i jak długo są ważne: Każdy krok do złożenia oferty w Polsce.

Jak oceniane są oferty

Zamawiający z sektora publicznego nie mogą stosować ceny jako jedynego kryterium ani nadawać jej wagi wyższej niż 60%, chyba że w opisie przedmiotu zamówienia określą standardy jakościowe dla jego głównych elementów. W praktyce w 2025 r. o 45% zamówień powyżej progów unijnych nadal decydowała wyłącznie cena. Jeżeli Państwa cena jest niższa o 30% lub więcej od szacunkowej wartości zamówienia powiększonej o VAT lub od średniej arytmetycznej pozostałych ofert, zamawiający musi wezwać Państwa do wyjaśnień.

Powyżej progów unijnych umowy nie można zawrzeć przez 10 dni od przesłania zawiadomienia o wyborze oferty, a poniżej nich przez 5 dni. W tym samym terminie mogą Państwo wnieść odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO). Wpis od odwołania wynosi od 7 500 do 20 000 zł, zależnie od rodzaju i wartości zamówienia, a od marca 2026 r. posiedzenia i rozprawy mogą odbywać się zdalnie. Postępowanie toczy się wyłącznie w języku polskim.

Płatności

• Termin płatności: najpóźniej 30 dni od otrzymania faktury, a w przypadku publicznych podmiotów leczniczych 60 dni, przy czym za opóźnienie należą się odsetki ustawowe.
• Płatności częściowe: umowy zawierane na okres dłuższy niż 12 miesięcy muszą przewidywać płatności częściowe lub zaliczkę, a płatność końcowa nie może przekroczyć połowy ceny.
• Waloryzacja wynagrodzenia: każda umowa na roboty budowlane, dostawy lub usługi zawarta na okres dłuższy niż 6 miesięcy musi zawierać klauzulę zmiany wynagrodzenia w razie zmiany kosztów, a wykonawca musi przenieść tę zmianę na swoich podwykonawców.
• Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: zwykle do 5% ceny, a jeżeli jest to uzasadnione, do 10%; zwracane w ciągu 30 dni od wykonania zamówienia.
• Personel: przy robotach budowlanych i usługach zamawiający muszą wymagać, aby osoby wykonujące określone czynności były zatrudnione na podstawie umowy o pracę.
• E-fakturowanie: Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się obowiązkowy w 2026 r., ale firmy zagraniczne bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie muszą z niego korzystać.

Udział w przetargach spoza Polski, w tym z Indii

Z UE lub EOG mają Państwo takie same prawa jak polska firma.

Z państwa będącego stroną Porozumienia WTO w sprawie zamówień rządowych, np. z USA, Wielkiej Brytanii, Japonii, Korei Południowej, Kanady czy Szwajcarii, są Państwo traktowani na równi w zakresie zamówień objętych tym porozumieniem.

Z każdego innego kraju są Państwo domyślnie wykluczeni. Polska wpisała wyrok TSUE w sprawie Kolin do swojego prawa ze skutkiem od 9 września 2025 r.:

1. Zamawiający musi odrzucić ofertę firmy z siedzibą w państwie spoza UE, które nie ma z nią umowy obejmującej zamówienia publiczne, a także każdego konsorcjum z udziałem takiej firmy, chyba że ogłoszenie lub dokumenty zamówienia wyraźnie dopuszczają takich wykonawców.
2. Jeżeli dokumenty milczą w tej sprawie, UZP stoi na stanowisku, że takie firmy nie mogą być również podwykonawcami ani udostępniać wykonawcy swoich zasobów.
3. Nawet jeśli zamawiający je dopuści, może określić mniej korzystne warunki, np. dodatkowe dowody lub skorygowaną punktację, a firma nie może wnieść odwołania do KIO.
4. Zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa podlegają odrębnym przepisom i domyślnie są otwarte tylko dla firm z UE i EOG oraz z państw, z którymi zawarto szczególną umowę.

Indie należą do tej grupy. Są obserwatorem porozumienia WTO, a nie jego stroną. Umowa handlowa UE–Indie zawarta w styczniu 2026 r. nie zawiera rozdziału o zamówieniach publicznych i nie weszła jeszcze w życie.

W praktyce dla firmy z Indii oznacza to:

• Najpierw proszę przeczytać dokumenty. W ogłoszeniu i SWZ należy szukać wyraźnej informacji o dopuszczeniu wykonawców z państw trzecich. Bez niej oferta z Indii zostanie odrzucona.
• Oferta przez firmę z UE. Przepis dotyczy miejsca siedziby wykonawcy, więc spółka zależna w UE prowadząca rzeczywistą działalność nie jest nim objęta. Zamawiający mogą jednak nadal traktować mniej korzystnie towary lub usługi pochodzenia indyjskiego.
• Współpraca z partnerem. Ofertę może złożyć partner z Polski lub innego państwa UE, a Państwo mogą wspierać realizację zamówienia, ale zanim wskażą się Państwo jako podwykonawca, proszę sprawdzić, czy dokumenty dopuszczają podwykonawców spoza UE.
• Wczesne przygotowanie dokumentów: kwalifikowany podpis elektroniczny, tłumaczenia na język polski oraz zaświadczenia z kraju siedziby wystawione nie wcześniej niż 3 do 6 miesięcy przed złożeniem.

Co zmieniło się w latach 2025–2026

• 9 września 2025 r.: oferty firm z państw, które nie mają z UE umowy obejmującej zamówienia publiczne, są domyślnie odrzucane, a firmy te tracą prawo do odwołania.
• 1 stycznia 2026 r.: próg krajowy wzrósł z 130 000 do 170 000 zł. Weszły w życie nowe progi unijne, przeliczone po kursie 4,31 zł za euro.
• Luty–kwiecień 2026 r.: obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF dla polskich podatników VAT.
• 13 marca 2026 r.: odwołania do KIO mogą być rozpatrywane zdalnie i wnoszone elektronicznie.
• 3 kwietnia 2026 r.: oferty zawierające produkty ICT od dostawców wysokiego ryzyka muszą być odrzucane.
• 12 lipca 2026 r.: dobrowolny certyfikat wykonawcy, ważny od 1 do 3 lat, może zastąpić standardowe dokumenty podmiotowe.
• W przygotowaniu: projekt nowelizacji przewiduje podwyższenie wpisów od odwołań i rezygnację z automatycznego badania ceny niższej o 30%, prawdopodobnie od 2027 r. UE zaproponowała 9 września 2026 r. jednolity akt o zamówieniach publicznych (Public Procurement Act). Żadna z tych zmian nie obowiązuje.

Poland tenders closing soon

Open now, closing soonest first.

See every open tender in Poland

Pytania

Źródła

• Ustawa Prawo zamówień publicznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 793
• Obwieszczenie Prezesa UZP w sprawie progów unijnych w złotych od 1 stycznia 2026 r. (M.P. 2025 poz. 1247)
• Sprawozdanie Prezesa UZP o funkcjonowaniu systemu zamówień publicznych w 2025 r.
• UZP: sprawozdanie za 2025 r., dane analityczne
• Departament Prawny UZP: wykonawcy z państw trzecich po nowelizacji z 2025 r. (prezentacja, 5 grudnia 2025 r.)
• e-Zamówienia: krajowa platforma zamówień publicznych
• UZP: podpis elektroniczny w zamówieniach publicznych, regulacje i praktyka
• Ustawa o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 514
• Ministerstwo Finansów: KSeF, pytania i odpowiedzi
• Trybunał Sprawiedliwości UE: Kolin, C-652/22, komunikat prasowy 183/24
• WTO: strony i obserwatorzy Porozumienia w sprawie zamówień rządowych
• Komisja Europejska: umowy UE–Indie, teksty umów

Ten poradnik wyjaśnia przepisy prostym językiem; nie stanowi porady prawnej. Przepisy o zamówieniach się zmieniają, a każda dokumentacja przetargowa określa własne warunki – i to ona zawsze jest rozstrzygająca.