Dokumenty potrzebne do przetargu w Polsce: każdy krok

Ten przewodnik to lista kontrolna polskiej oferty: każde konto, podpis, oświadczenie i zaświadczenie, o które może poprosić zamawiający, kolejność, w jakiej się pojawiają, oraz kto może się nimi zająć. Jak w ogóle działają zamówienia publiczne w Polsce (progi, tryby, ocena ofert, płatności), wyjaśniamy w przewodniku Jak ubiegać się o zamówienia publiczne w Polsce.

Zanim złożą Państwo ofertę

1. Kwalifikowany podpis elektroniczny. Powyżej progów unijnych oferta, która nie jest tak podpisana, jest nieważna. Poniżej tych progów akceptowane są także podpis zaufany i podpis osobisty, ale oba wymagają numeru PESEL. Podpisu będą Państwo używać do oferty, JEDZ, oświadczeń i ewentualnych pełnomocnictw.

Kto go wydaje: kwalifikowani dostawcy usług zaufania z unijnej listy zaufanych dostawców; w Polsce np. Certum, KIR Szafir, EuroCert, CenCert i PWPW Sigillum.
Kto to załatwia: każdy certyfikat wydaje się imiennie, po weryfikacji tożsamości, Państwa reprezentantowi albo pełnomocnikowi do jego własnego użytku. Używa go wyłącznie ta osoba.
Z zagranicy: ważny jest każdy kwalifikowany podpis w rozumieniu eIDAS od dostawcy z innego państwa UE lub EOG. Certyfikaty spoza UE nie są kwalifikowane w rozumieniu eIDAS.

2. Rejestracja na platformie e-Zamówienia. Większość postępowań prowadzi się na bezpłatnej krajowej platformie Urzędu Zamówień Publicznych (UZP), w module MOW. Uproszczone konto użytkownika pozwala przeglądać ogłoszenia; aby złożyć ofertę, potrzebne jest pełne konto podmiotu z Superwizorem. Rejestracja jest bezpłatna (Regulamin §2.2).

Jak: należy wypełnić dane Superwizora i firmy, pobrać wygenerowany przez platformę wniosek w formacie XML, a następnie jeden reprezentant firmy podpisuje go poza platformą (podpis XAdES wewnętrzny) kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym; wniosek przesyła się przyciskiem Prześlij podpisany wniosek. Konto działa tego samego dnia, w którym przesłano podpisany plik XML.
Kto to załatwia: formularz można wypełnić za Państwa; plik XML podpisuje wyłącznie Państwa reprezentant. Superwizorem powinien być Państwa własny pracownik. Superwizor może następnie dodać kolejnych imiennych użytkowników, z których każdy pracuje na własnym loginie. Udostępnianie loginu jest zabronione (Regulamin §3.6).

3. Konto na platformie zamawiającego, jeżeli wskazuje ją SWZ. Niektórzy zamawiający prowadzą postępowanie na platformie komercyjnej, takiej jak platformazakupowa.pl, Marketplanet/Open Nexus czy SmartPZP, i tam trzeba złożyć ofertę. Dla wykonawców jest to zwykle bezpłatne; warto sprawdzić regulamin danej platformy. Firmę rejestruje się z imiennym kontem osobistym dla osoby pracującej nad ofertą, nigdy ze wspólnym loginem.

4. Identyfikatory firmy. Formularz ofertowy wymaga podania numeru NIP i numeru REGON. Polskie firmy otrzymują oba bezpłatnie przy rejestracji w KRS i są one bezterminowe. Wykonawca zagraniczny podaje swój krajowy numer VAT lub numer podatkowy (zob. niżej).

5. Opcjonalnie: certyfikat wykonawcy. Na podstawie ustawy z 5 sierpnia 2025 r., obowiązującej od 12 lipca 2026 r., podmiot certyfikujący może potwierdzić, że nie zachodzą wobec Państwa określone podstawy wykluczenia i/lub że dysponują Państwo określonym poziomem zdolności, aby skrócić kwalifikację. Certyfikat jest dobrowolny i przeznaczony dla firm często składających oferty. Wniosek podpisuje Państwa reprezentant.

Wraz z ofertą

6. JEDZ lub oświadczenie z art. 125. Oświadczenie własne, że nie podlegają Państwo wykluczeniu i spełniają warunki udziału: JEDZ (Jednolity Europejski Dokument Zamówienia) powyżej progów unijnych albo oświadczenie w formie określonej przez zamawiającego poniżej nich. Każdy członek konsorcjum i każdy podmiot udostępniający zasoby składa własne. Jest bezpłatne, przygotowuje się je w około dzień i dotyczy jednego postępowania.

Kto to załatwia: może je wypełnić osoba przygotowująca ofertę na podstawie danych firmy. Państwa reprezentant albo pełnomocnik działający na podstawie pełnomocnictwa podpisuje je podpisem kwalifikowanym.

7. Oświadczenia sankcyjne. Przy każdej wartości zamówienia oświadczają Państwo, że ani Państwa firma, ani jej beneficjenci rzeczywiści, ani podmiot dominujący, ani podwykonawcy lub dostawcy powyżej 10% nie są powiązani z osobami rosyjskimi lub białoruskimi objętymi listami sankcyjnymi – na podstawie art. 7 polskiej ustawy z 13 kwietnia 2022 r. oraz art. 5k rozporządzenia UE 833/2014. Wzór zamawiający zamieszcza w SWZ. Potwierdzają Państwo strukturę właścicielską i podpisują oświadczenie podpisem kwalifikowanym.

8. Dowód umocowania. Zamawiający musi wiedzieć, kto może Państwa reprezentować: służy do tego odpis z KRS (Krajowego Rejestru Sądowego) w przypadku spółek albo z CEIDG w przypadku przedsiębiorców jednoosobowych. Elektroniczny odpis aktualny jest bezpłatny i można go pobrać online tego samego dnia; często wystarczy podać zamawiającemu numer KRS lub CEIDG, aby pobrał odpis sam (§13(2) rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych). Jeżeli odpis jest wymagany jako dowód, musi być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem.

9. Pełnomocnictwo. Jest potrzebne zawsze, gdy ofertę lub oświadczenia podpisuje osoba niewymieniona jako reprezentant w KRS lub CEIDG, np. pracownik, prawnik lub lider konsorcjum. Musi to być dokument elektroniczny opatrzony podpisem kwalifikowanym (albo podpisem zaufanym lub osobistym poniżej progów unijnych) lub cyfrowe odwzorowanie papierowego oryginału poświadczone przez Państwa albo notariusza. Pełnomocnictwo do konkretnego postępowania można przygotować za Państwa; podpisują je Państwa reprezentanci, a pełnomocnik podpisuje następnie ofertę własnym podpisem kwalifikowanym.

10. Wadium, jeżeli wymaga go SWZ. Kwotę ustala zamawiający: do 3% wartości zamówienia powyżej progów unijnych i do 1,5% poniżej nich. Wadium można wnieść w pieniądzu, w formie gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej lub poręczenia. Gwarancję wystawia się w Państwa imieniu na rzecz zamawiającego, podpisaną elektronicznie przez gwaranta, i musi ona dotrzeć do zamawiającego jako oryginał w postaci elektronicznej przed upływem terminu. Wystawienie gwarancji trwa zwykle 1–5 dni roboczych; gwarant pobiera opłatę rynkową. Wadium w pieniądzu zwraca się wraz z odsetkami. Wadium musi obejmować cały okres związania ofertą.

11. Gdy polegają Państwo na innych podmiotach lub wskazują kluczowy personel.

Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby: jeżeli polegają Państwo na doświadczeniu lub sytuacji finansowej innej firmy, zobowiązuje się ona oddać Państwu do dyspozycji swoje zasoby i składa własny JEDZ oraz dowody braku podstaw wykluczenia. Jej reprezentanci podpisują zobowiązanie podpisem kwalifikowanym.
Uprawnienia budowlane: w przetargach na roboty budowlane i projektowanie wymaga się wskazania kierowników budowy lub robót i projektantów z polskimi uprawnieniami budowlanymi i aktualnym członkostwem w PIIB lub Izbie Architektów. Uprawnionych inżynierów wpisuje się do wykazu osób, który Państwo podpisują. Uprawnienia są bezterminowe; członkostwo w izbie odnawia się co rok.

12. Podpisać, a potem przesłać i złożyć. Pliki oferty podpisuje się przed przesłaniem, po czym platforma je szyfruje i składa się je przed upływem terminu. Do upływu terminu można jeszcze wycofać ofertę. Złożenie oferty jest bezpłatne.

Kto to załatwia: imienny użytkownik Państwa konta może przesłać już podpisane pliki. Podpis pozostaje w gestii Państwa reprezentanta lub pełnomocnika.

Gdy Państwa oferta zostanie najwyżej oceniona

Zamawiający wzywa teraz do złożenia podmiotowych środków dowodowych i wyznacza termin.

Dokument	Wydaje	Kto może go uzyskać za Państwa	Ważność	Co robią tylko Państwo
Informacja z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) dla firmy i każdego członka zarządu	Krajowy Rejestr Karny, e-KRK	Każda osoba składa wniosek we własnym imieniu; wniosek może złożyć pełnomocnik	Wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem	Każdy członek zarządu składa wniosek lub udziela pełnomocnictwa
Zaświadczenie ZAS-W o niezaleganiu w podatkach	Naczelnik urzędu skarbowego (KAS)	Doradca podatkowy lub księgowy z zarejestrowanym pełnomocnictwem podatkowym	Wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem	Udzielić pełnomocnictwa podatkowego lub zalogować się do e-Urzędu Skarbowego
Zaświadczenie z ZUS (lub KRUS) o niezaleganiu ze składkami	ZUS przez PUE/eZUS albo KRUS	Państwa księgowy z upoważnieniem ZUS-PEL	Wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem	Udzielić upoważnienia ZUS-PEL
Wyciąg z CRBR (beneficjenci rzeczywiści), jeżeli zamawiający go żąda	Minister Finansów (crbr.podatki.gov.pl)	Wyciąg jest publiczny i można go pobrać za Państwa	Wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem	Reprezentant podpisuje każde zgłoszenie do CRBR
Informacja z banku o środkach lub zdolności kredytowej	Państwa bank lub SKOK	Tylko Państwo jako posiadacz rachunku	Wystawiona nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem	Zwrócić się do swojego banku

Koszty i terminy. Informacja z KRK kosztuje 20 zł za osobę lub firmę przez e-KRK, zwykle tego samego dnia, albo 30 zł w wersji papierowej; przy wniosku składanym przez pełnomocnika od pełnomocnictwa pobiera się 17 zł opłaty skarbowej. Zaświadczenie ZAS-W uzyskuje się w kilka minut online przez e-Urząd Skarbowy, gdzie według dostępnych informacji jest bezpłatne, albo w ciągu do 7 dni na wniosek papierowy za 21 zł. Zaświadczenie z ZUS jest bezpłatne i wydawane w ciągu do 7 dni, online często szybciej. Wyciąg z CRBR jest bezpłatny i dostępny tego samego dnia.

Wymagane też w większości postępowań lub tam, gdzie SWZ określa warunek:

Oświadczenie o przynależności do grupy kapitałowej na podstawie art. 108(1)(5): czy należą Państwo do tej samej grupy kapitałowej co inny wykonawca, a jeżeli tak – dowód, że oferta została przygotowana niezależnie. Podpisywane podpisem kwalifikowanym.
Sprawozdania finansowe i obroty za maksymalnie 3 ostatnie lata obrotowe, zbadane przez biegłego rewidenta, gdy wymaga tego ustawa o rachunkowości. Państwa księgowy przygotowuje dane; zarząd podpisuje sprawozdania i oświadczenie o obrotach.
Ubezpieczenie OC na sumę określoną przez zamawiającego, typowe przy robotach budowlanych, projektowaniu i wielu usługach. Polisa jest wystawiona na Państwa na okres jej obowiązywania.
Wykaz robót, dostaw lub usług z referencjami: roboty budowlane z ostatnich 5 lat, dostawy lub usługi z ostatnich 3, z wartościami, datami, miejscami i odbiorcami, oraz dowody, takie jak referencje. W przypadku usług wciąż wykonywanych referencje muszą być wystawione w ciągu ostatnich 3 miesięcy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie mogą Państwo uzyskać referencji, przy dostawach lub usługach można złożyć własne oświadczenie. To Państwo proszą klientów o referencje i podpisują wykaz.
ISO 9001, 14001 lub EMAS od jednostki akredytowanej przez Polskie Centrum Akredytacji (PCA) lub innego członka EA. Zamawiający musi uznać równoważne certyfikaty z EOG.
Koncesje i wpisy do rejestrów branżowych wskazane w SWZ, np. wpis do rejestru BDO, koncesja na usługi ochrony lub koncesja energetyczna.

Zamawiający może też wezwać do wyjaśnień lub uzupełnień oferty. Może je przygotować prawnik lub osoba przygotowująca ofertę; podpisuje Państwa reprezentant lub pełnomocnik.

Przed zawarciem umowy

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy, jeżeli wymaga go SWZ: zwykle do 5% ceny (10%, jeżeli jest to uzasadnione), w pieniądzu lub w formie gwarancji wystawionej w Państwa imieniu, zwracane w ciągu 30 dni od wykonania zamówienia.
Zatrudnienie na umowę o pracę: przy robotach budowlanych i usługach zamawiający określa czynności, które muszą wykonywać osoby zatrudnione na umowę o pracę (art. 95 Pzp), i sprawdza to w trakcie realizacji. Podczas kontroli przedstawiają Państwo zanonimizowane umowy lub oświadczenia.
Podpisanie umowy: przez Państwa reprezentantów lub pełnomocnika.

Kto czym się zajmuje

Krok	Kto może go wykonać	Co robią tylko Państwo
Kwalifikowany podpis elektroniczny	Dostawca usług zaufania wydaje go imiennie	Przejść weryfikację tożsamości; zachować wyłączną kontrolę
Rejestracja na e-Zamówieniach	Formularz wypełnia się za Państwa; imiennych użytkowników dodaje się później	Jeden reprezentant podpisuje plik XML; zachować rolę Superwizora
JEDZ, oświadczenia sankcyjne i o grupie kapitałowej	Przygotowywane za Państwa na podstawie danych firmy	Potwierdzić je; podpisać lub zlecić podpis pełnomocnikowi
Pełnomocnictwo	Przygotowywane za Państwa lub przez prawnika; notariusz może poświadczyć cyfrowe odwzorowanie	Podpisują Państwa reprezentanci
Wadium i zabezpieczenie należytego wykonania	Bank, ubezpieczyciel lub gwarant	Podpisać wniosek o gwarancję albo przelać pieniądze
Przesłanie i złożenie oferty	Imienny użytkownik Państwa konta przesyła podpisane pliki	Podpisać ofertę lub zlecić podpis pełnomocnikowi
Informacja z KRK	Wniosek może złożyć pełnomocnik	Każdy członek zarządu składa wniosek lub udziela pełnomocnictwa
Zaświadczenia ZAS-W i z ZUS	Doradca podatkowy lub księgowy z Państwa upoważnieniem	Udzielić upoważnień
Sprawozdania finansowe	Księgowy; badanie przez biegłego rewidenta	Zarząd podpisuje
Informacja z banku i ubezpieczenie OC	Państwa bank; ubezpieczyciel lub broker	Zwrócić się o informację; podpisać umowę ubezpieczenia
Referencje i wykazy doświadczenia	Wykaz sporządza się za Państwa	Poprosić klientów o referencje; podpisać wykaz
Tłumaczenia na język polski	Tłumacz przysięgły	—

Zaangażowani specjaliści

Specjalista	Uprawnienia nadaje lub nadzoruje	Co robi dla wykonawcy
Radca prawny lub adwokat	Krajowa Izba Radców Prawnych; Naczelna Rada Adwokacka	Działa jako pełnomocnik i podpisuje ofertę, oświadczenia i korespondencję własnym podpisem kwalifikowanym; analizuje SWZ, umowy konsorcjum i podwykonawstwa; przygotowuje wyjaśnienia i dokumenty dotyczące samooczyszczenia; wnosi odwołania do KIO i reprezentuje Państwa przed Izbą
Notariusz	Minister Sprawiedliwości; Krajowa Rada Notarialna	Poświadcza zgodność cyfrowego odwzorowania dokumentu papierowego lub pełnomocnictwa z oryginałem; sporządza akty notarialne pełnomocnictw i umów konsorcjum; przyjmuje oświadczenie, gdy państwo zagranicznego wykonawcy nie wydaje odpowiedniego zaświadczenia
Tłumacz przysięgły	Minister Sprawiedliwości (ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego)	Poświadczone tłumaczenia na język polski zagranicznych zaświadczeń, odpisów z rejestrów, sprawozdań finansowych i referencji, także jako dokumenty elektroniczne opatrzone własnym podpisem kwalifikowanym tłumacza
Biegły rewident, doradca podatkowy lub biuro rachunkowe	Polska Agencja Nadzoru Audytowego i PIBR (biegli rewidenci); Krajowa Izba Doradców Podatkowych (doradcy podatkowi)	Bada sprawozdania finansowe, gdy wymaga tego ustawa o rachunkowości (tylko biegły rewident); przygotowuje zestawienia obrotów i dane finansowe; uzyskuje zaświadczenie ZAS-W jako Państwa pełnomocnik podatkowy
Bank, ubezpieczyciel lub gwarant	Komisja Nadzoru Finansowego	Wystawia wadium jako gwarancję w postaci elektronicznego oryginału, zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz informację banku o środkach lub zdolności kredytowej
Jednostka certyfikująca	Polskie Centrum Akredytacji (PCA)	Certyfikaty ISO 9001, 14001, 45001 i 27001 oraz dowody rejestracji w EMAS
Inżynier lub architekt z uprawnieniami	PIIB; Izba Architektów RP; GUNB	Jest wskazany jako kluczowy personel (kierownik budowy/robót, projektant), którego uprawnienia i członkostwo w izbie spełniają warunek zdolności zawodowej
Doradca ds. zamówień lub osoba przygotowująca ofertę	Brak ustawowej licencji	Przygotowuje formularz ofertowy, JEDZ, oświadczenia, wykazy doświadczenia i komplet dowodów do Państwa podpisu; pracuje na Państwa koncie w e-Zamówieniach jako imienny użytkownik

Odwołania do KIO i porady prawne w Państwa sprawie należą do radcy prawnego lub adwokata.

Jeżeli Państwa firma pochodzi z zagranicy

Do złożenia oferty nie potrzebują Państwo polskiej spółki. Kto może składać oferty z zagranicy i na jakich warunkach, wyjaśniamy w przewodniku Jak ubiegać się o zamówienia publiczne w Polsce. Co do dokumentów:

Odpis z rejestru: odpis z rejestru Państwa kraju (np. Companies House lub Handelsregister), wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem, z tłumaczeniem na język polski, albo link do bezpłatnej bazy danych.
Identyfikatory podatkowe: krajowy numer VAT lub numer podatkowy. Polski NIP jest potrzebny tylko wtedy, gdy wykonanie zamówienia rodzi obowiązki podatkowe w Polsce; wtedy księgowy lub doradca podatkowy składa NIP-2 lub VAT-R na podstawie pełnomocnictwa podatkowego (UPL-1/PPS-1), które Państwo podpisują.
Niekaralność: zagraniczne odpowiedniki informacji z rejestru karnego dla firmy (jeżeli istnieją) i dla członków zarządu, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem, przetłumaczone.
Podatki i ubezpieczenia społeczne: zaświadczenia z urzędów Państwa kraju, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem, przetłumaczone.
Gdy Państwa kraj nie wydaje takiego dokumentu: oświadczenie złożone pod przysięgą lub przed notariuszem.
Sprawozdania finansowe: sprawozdania z Państwa kraju, przetłumaczone, z walutą przeliczoną według kursu wskazanego w SWZ.
Informacja z banku i ubezpieczenie: pismo z Państwa banku, przetłumaczone; zagraniczna polisa OC wystarczy, jeżeli obejmuje Polskę i wymaganą sumę.
Wadium: zagraniczne gwarancje bankowe są akceptowane, jeżeli odpowiadają treści wymaganej w SWZ i są oryginałami w postaci elektronicznej.
Referencje i certyfikaty: zagraniczne referencje z tłumaczeniem na język polski; certyfikaty ISO od akredytowanych jednostek z innych państw uznaje się za równoważne.
Tłumaczenia: każdy dokument w języku obcym wymaga tłumaczenia na język polski, chyba że zamawiający zgodził się inaczej, a wiele SWZ wymaga tłumaczenia przysięgłego.
Apostille: dokumenty urzędowe z państw UE są z niego zwolnione na podstawie rozporządzenia 2016/1191; zamawiający może jednak żądać uwierzytelnienia dokumentów spoza UE, które uzyskują Państwo w swoim kraju.
Inżynierowie: zagraniczni inżynierowie potrzebują uznania kwalifikacji zawodowych w Polsce; w przeciwnym razie trzeba współpracować z polskim personelem posiadającym uprawnienia.
Pracownicy delegowani: obowiązują przepisy o delegowaniu pracowników, w tym zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).

Pułapki

Najpierw podpis, potem przesłanie. Pliki są szyfrowane przy złożeniu, więc niepodpisanego lub źle podpisanego pliku nie da się później poprawić; należy wcześniej sprawdzić każdy podpis.
Nigdy nie należy przekazywać swojego podpisu. Kwalifikowany certyfikat pozostaje pod Państwa wyłączną kontrolą; pełnomocnik podpisuje własnym.
Nie należy udostępniać loginów. Doradcy pracują jako imienni użytkownicy dodani przez Państwa Superwizora, nigdy na koncie Superwizora ani Państwa koncie użytkownika (Regulamin §3.6).
Datę wystawienia dokumentów należy sprawdzać względem terminu złożenia: informacja z KRK nie wcześniej niż 6 miesięcy, dokumenty podatkowe, z ZUS i z rejestru nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem.
Oświadczenia sankcyjne są wymagane przy każdej wartości, także w odniesieniu do podwykonawców i dostawców powyżej 10%.
Firma z siedzibą poza UE powinna najpierw przeczytać ogłoszenie. Od 9 września 2025 r. zamawiający odrzuca oferty firm z siedzibą w państwach spoza UE, które nie mają z UE umowy obejmującej zamówienia publiczne, oraz konsorcjów z ich udziałem, chyba że ogłoszenie lub SWZ wyraźnie takich wykonawców dopuszcza; nie mogą oni wnieść odwołania do KIO.
Należy upewnić się, że Państwa prawnik nie działa także dla konkurenta. Jeden prawnik nie może reprezentować dwóch konkurujących wykonawców w tym samym postępowaniu.

Z askTender

W Polsce Państwa askTender Partner zostaje dodany jako imienny użytkownik do konta Państwa firmy na platformie e-Zamówienia i pracuje na własnym loginie. Państwo zachowują własny login i podpisują tylko to, co prawo zastrzega dla Państwa: wniosek rejestracyjny, pełnomocnictwa, ofertę i oświadczenia (chyba że pełnomocnik podpisuje je własnym podpisem kwalifikowanym) oraz wnioski o informację z KRK dla członków zarządu. askTender Desk przygotowuje JEDZ, oświadczenia i wykazy doświadczenia, kompletuje ofertę i koordynuje uzyskanie zaświadczeń; askTender Partners, tacy jak radca prawny, doradca podatkowy czy tłumacz przysięgły, wykonują kroki objęte ich uprawnieniami.

Pytania

Jakie dokumenty składa się wraz z ofertą w Polsce?

Formularz ofertowy, JEDZ powyżej progów unijnych (albo oświadczenie w formie określonej przez zamawiającego poniżej tych progów), oświadczenia sankcyjne, pełnomocnictwo, jeżeli podpisuje osoba niewymieniona w rejestrze jako reprezentant, oraz wadium, jeżeli wymaga go SWZ. Jeżeli polegają Państwo na zasobach innego podmiotu, dołącza się jego zobowiązanie i jego własny JEDZ. Zaświadczenia składa później wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona.

Jaki podpis jest potrzebny na platformie e-Zamówienia?

Powyżej progów unijnych kwalifikowany podpis elektroniczny, w przeciwnym razie oferta jest nieważna. Poniżej tych progów wystarczy także podpis zaufany lub podpis osobisty, ale oba wymagają numeru PESEL. Ważny jest każdy kwalifikowany podpis w rozumieniu eIDAS od dostawcy z UE lub EOG; certyfikaty wydane poza UE nie są kwalifikowane w rozumieniu eIDAS.

Jak stare mogą być dokumenty z KRK, urzędu skarbowego i ZUS?

Informacja z Krajowego Rejestru Karnego musi być wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem. Zaświadczenie ZAS-W, zaświadczenie z ZUS, odpis z KRS lub CEIDG, wyciąg z CRBR i informacja z banku – nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem.

Czy ktoś inny może podpisać moją ofertę?

Tak, na podstawie pełnomocnictwa. Państwa reprezentanci podpisują kwalifikowanym podpisem pełnomocnictwo wskazujące tę osobę, a pełnomocnik podpisuje następnie ofertę własnym kwalifikowanym podpisem. Państwa certyfikatu nikt inny nigdy nie otrzymuje ani nie używa.

Czy do złożenia oferty potrzebny jest polski NIP?

Do samego złożenia oferty nie. Wykonawcy zagraniczni podają swój krajowy numer VAT lub numer podatkowy. Polski NIP jest potrzebny tylko wtedy, gdy wykonanie zamówienia rodzi obowiązki podatkowe w Polsce, np. VAT od robót wykonywanych w Polsce; wtedy zgłoszenie składa księgowy lub doradca podatkowy na podstawie pełnomocnictwa podatkowego.

Źródła

Ten poradnik wyjaśnia przepisy prostym językiem; nie stanowi porady prawnej. Przepisy o zamówieniach się zmieniają, a każda dokumentacja przetargowa określa własne warunki – i to ona zawsze jest rozstrzygająca.