Acest ghid este lista de verificare din spatele unei oferte în România: fiecare document și fiecare pas, în ordinea în care îi cere procedura, cu cine poate face legal fiecare lucru. Pentru modul general de funcționare a achizițiilor publice din România (praguri, proceduri, cine poate participa, cum se evaluează ofertele, contestații), consultați Cum participați la achizițiile publice din România.
Înainte de a depune oferta
1. O semnătură electronică calificată pentru persoana care semnează. Fiecare fișier pe care îl încărcați în SEAP poartă o semnătură electronică bazată pe un certificat calificat. Aceasta este emisă de un prestator de servicii de încredere calificat din UE; printre prestatorii din România se numără certSIGN, DigiSign, Trans Sped și AlfaSign.
- Cine se ocupă: semnătura este personală și aparține reprezentantului legal sau persoanei împuternicite să semneze, care o obține și o păstrează. Un avocat care acționează pentru dumneavoastră ca împuternicit semnează cu propria semnătură calificată.
- Din străinătate: certificatele calificate din UE sunt valabile în temeiul eIDAS.
2. Contul societății în SEAP/SICAP (e-licitatie.ro). Este necesar pentru orice procedură desfășurată în SEAP și nu costă nimic. Sistemul este administrat de Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR).
- Calea automată: o societate românească pe care SEAP o găsește în registrul comerțului ONRC descarcă cererea generată de sistem, o semnează cu certificatul calificat al reprezentantului legal și o încarcă. Procesul este rapid.
- Validarea manuală: pentru toate celelalte societăți. Nu există un termen publicat.
- După aprobare, societatea primește un certificat digital de acces în SEAP, valabil 2 ani. Modificările datelor societății se comunică în SEAP în 3 zile lucrătoare.
- Cine se ocupă: formularul (date generale, contul de utilizator, adrese) poate fi completat pentru dumneavoastră. Reprezentantul legal semnează cererea cu propriul certificat calificat, iar contul de administrare și certificatul de acces aparțin societății.
- Din străinătate: validare manuală, pe baza documentelor de înregistrare din țara de origine traduse în limba română, împreună cu o copie legalizată.
3. Traduceri autorizate și copii legalizate, pentru o societate străină. Validarea manuală în SEAP cere documentele de înregistrare în limba română, iar documentele ofertei au de regulă nevoie și ele de traduceri în română. Un traducător autorizat de Ministerul Justiției le traduce; un notar public legalizează copiile, acolo unde este nevoie. Durează câteva zile. Dumneavoastră furnizați originalele. Documentele oficiale din afara UE pot necesita și apostilă, dacă se cere.
Odată cu oferta
4. DUAE. Declarația dumneavoastră pe propria răspundere privind motivele de excludere și criteriile de calificare, completată prin serviciul DUAE din SEAP. Este gratuit, se completează în aproximativ 1 zi și este valabil pentru procedura respectivă. Fiecare subcontractant și fiecare terț pe a cărui capacitate vă bazați depune un DUAE separat. Autoritatea contractantă trebuie să accepte DUAE ca dovadă preliminară, așa că certificatele așteaptă până când vi le cere.
- Cine se ocupă: poate fi completat pentru dumneavoastră; reprezentantul legal sau împuternicitul îl semnează cu semnătură calificată.
5. Declarațiile care însoțesc orice ofertă.
- Conflictul de interese (Legea nr. 98/2016, art. 59–60): confirmați că nu există niciun conflict de interese cu persoanele cu funcții de decizie ale autorității contractante, enumerate în documentația de atribuire. Este cerută în toate procedurile.
- Sancțiunile UE (Regulamentul nr. 833/2014, art. 5k): în procedurile peste pragurile UE, confirmați că nu sunt implicați cetățeni sau entități ruse și nici subcontractanți ori furnizori ruși peste 10%.
- Cost, durată și valabilitate: gratuite, pregătite în aceeași zi, valabile pentru procedura respectivă.
- Cine se ocupă: ambele sunt redactate pentru dumneavoastră; semnatarul le semnează cu semnătură calificată.
6. Împuternicirea, atunci când semnează altcineva decât reprezentantul legal. Un document prin care reprezentantul legal autorizează o altă persoană, de exemplu un avocat, să semneze DUAE și oferta. Poate fi gata în aceeași zi și este valabilă pentru ceea ce prevede.
- Cine se ocupă: poate fi redactată pentru dumneavoastră; reprezentantul legal o semnează cu semnătură calificată. Dacă documentația de atribuire o cere, un notar o autentifică.
- Din străinătate: tradusă în limba română și legalizată sau apostilată, dacă se cere.
7. Garanția de participare, doar dacă documentația o cere. Cel mult 1% din valoarea estimată, sub forma unei scrisori de garanție emise de o bancă din România sau din alt stat ori a unei asigurări de garanție emise de un asigurător autorizat în România sau în UE. Emitentul percepe propriul comision, la prețul pieței, și are nevoie de 1–5 zile lucrătoare. Garanția se emite pe numele societății, trebuie să acopere perioada de valabilitate a ofertei și se încarcă semnată electronic. Dumneavoastră o solicitați și o plătiți. Scrisorile de garanție ale băncilor străine sunt acceptate.
8. Depunerea în SEAP. DUAE, declarațiile, propunerea tehnică și cea financiară și eventuala garanție se depun electronic, fiecare semnată cu semnătură calificată, înainte de termenul-limită. Depunerea este gratuită. Fiecare fișier poate fi pregătit și verificat pentru dumneavoastră; titularul contului SEAP al societății încarcă și transmite oferta cu propriul certificat de acces.
Dacă sunteți pe primul loc pentru atribuire
Certificatele se cer abia din acest moment și numai la solicitarea autorității contractante. Aveți atunci 5 zile lucrătoare pentru a le prezenta. Autoritatea nu vă poate cere un document pe care îl poate obține gratuit dintr-o bază de date națională a oricărui stat membru al UE.
| Document | Emis de | Cine se ocupă | Valabilitate | Ce faceți doar dumneavoastră |
|---|---|---|---|---|
| Certificat constatator (înregistrare, reprezentanți, activități CAEN, CUI) | ONRC, Oficiul Național al Registrului Comerțului | Se comandă online pe portalul ONRC, în aceeași zi; poate fi comandat pentru dumneavoastră acolo unde ONRC permite cereri de la terți | Trebuie să fie actual în momentul prezentării dovezilor | — |
| Certificat de atestare fiscală (fără datorii la bugetul de stat) | ANAF | Un expert contabil îl solicită prin SPV-ul ANAF, pe baza mandatului dumneavoastră | Trebuie să fie actual | Acordați mandatul în SPV |
| Certificat fiscal (fără datorii la bugetul local) | Direcția de taxe și impozite locale, la primărie | Se solicită de la primărie | Trebuie să fie actual | — |
| Cazier judiciar al societății și al reprezentanților legali și conducerii | Poliția Română | Fiecare persoană, și societatea, își obține propriul cazier, online sau la ghișeu; prin împuternicit acolo unde este permis | Trebuie să fie actual | Îl obțineți |
| Dovezi financiare (situații financiare, cifra de afaceri, scrisori bancare), dacă documentația le cere | Dumneavoastră și banca | Un expert contabil le întocmește, în câteva zile | — | Solicitați scrisoarea bancară |
| Contracte similare (recomandări, procese-verbale de recepție), dacă documentația le cere | Clienții anteriori | Se adună pentru dumneavoastră; gratuit; de la câteva zile la câteva săptămâni | — | Obțineți certificatele de la clienți |
| Certificate ISO de calitate sau de mediu, dacă documentația le cere | Un organism de certificare acreditat de RENAR sau de alt membru EA | Organismul vă auditează | 3 ani, cu audituri de supraveghere | Vă supuneți auditului |
Înainte de semnarea contractului
Garanția de bună execuție, dacă contractul o cere. Cel mult 10% din prețul contractului fără TVA, emisă de o bancă sau de un asigurător pe numele societății, pentru durata contractului. Se constituie în 5 zile lucrătoare de la semnare, termen care poate fi prelungit până la 15. O semnați dumneavoastră; obținerea ei durează câteva zile.
Contractul se semnează după expirarea termenului de așteptare de către reprezentantul legal sau de către împuternicit.
Cine ce face
| Pas | Cine îl poate face | Ce faceți doar dumneavoastră |
|---|---|---|
| Semnătura electronică calificată | O emite un prestator de servicii de încredere calificat din UE | Semnatarul o obține și o păstrează |
| Înregistrarea în SEAP | Formularul este completat pentru dumneavoastră | Reprezentantul legal semnează cererea; societatea păstrează certificatul de acces |
| Traduceri și copii legalizate | Un traducător autorizat; un notar | Furnizați originalele |
| DUAE și declarațiile | Pregătite pentru dumneavoastră | Reprezentantul legal sau împuternicitul semnează |
| Împuternicirea | Redactată pentru dumneavoastră; autentificată de notar, dacă se cere | Reprezentantul legal semnează |
| Garanția de participare și cea de bună execuție | O bancă sau un asigurător | Le solicitați, le plătiți și le semnați |
| Încărcarea și depunerea în SEAP | Fiecare fișier pregătit și verificat pentru dumneavoastră | Titularul contului încarcă și transmite |
| Certificatul constatator | Se comandă online | — |
| Certificatul de atestare fiscală ANAF | Un expert contabil, prin SPV | Acordați mandatul în SPV |
| Cazierul judiciar | Fiecare persoană sau un împuternicit, acolo unde este permis | Îl obțineți |
| Dovezile financiare | Un expert contabil | Solicitați scrisorile bancare |
| Recomandările de la clienții anteriori | Adunate pentru dumneavoastră | Obțineți certificatele |
| Certificatele ISO | Un organism de certificare acreditat | Vă supuneți auditului |
| Contestația la CNSC | Un avocat, pe baza împuternicirii dumneavoastră | Semnați împuternicirea; constituiți cauțiunea |
Profesioniștii implicați
| Profesionist | Autorizat sau reglementat de | Ce face pentru un ofertant |
|---|---|---|
| Avocat | Barourile, în cadrul Uniunii Naționale a Barourilor din România (UNBR) | Semnează documentele ofertei ca împuternicit, cu propria semnătură calificată, acolo unde documentația permite; depune contestații la CNSC sau în instanță; atestă identitatea și semnăturile pe actele întocmite în exercitarea profesiei |
| Notar public | UNNPR; Ministerul Justiției | Legalizează copii și traduceri pentru validarea manuală în SEAP a societăților străine; autentifică împuterniciri și declarații |
| Traducător autorizat | Ministerul Justiției | Traduceri autorizate în limba română ale documentelor de înregistrare și certificatelor străine, legalizate adesea apoi de un notar |
| Expert contabil, consultant fiscal sau auditor financiar | CECCAR; Camera Consultanților Fiscali; ASPAAS | Obține certificatul de atestare fiscală prin SPV-ul ANAF, pe bază de mandat; întocmește situațiile financiare și datele privind cifra de afaceri; auditează (doar auditorii) |
| Bancă sau asigurător | Banca Națională a României; ASF | Emite garanția de participare (cel mult 1%) și garanția de bună execuție (cel mult 10%), sub forma unei scrisori de garanție sau a unei asigurări de garanții |
| Organism de certificare | RENAR sau alt organism de acreditare membru EA | Emite certificatele ISO folosite ca dovadă a capacității |
Dacă societatea dumneavoastră este din străinătate
O societate străină eligibilă nu are nevoie de o societate sau de o sucursală în România pentru a depune oferte; cine poate participa din străinătate și în ce condiții aflați din Cum participați la achizițiile publice din România. Pentru acte:
- Înregistrarea în SEAP: validare manuală cu documentele de înregistrare din țara de origine, traduse în limba română, plus o copie legalizată.
- Datele societății: extrasul din registrul comerțului din țara de origine, în traducere autorizată în limba română, în locul certificatului constatator.
- Fiscal: certificatul fiscal din țara de origine. Aveți nevoie de un CUI/CIF românesc doar dacă apar obligații fiscale în România.
- Cazierul: echivalentele cazierului judiciar din țara de origine, în traducere autorizată.
- Dovezi financiare și recomandări: documentele din țara de origine, traduse.
- Semnătura: un certificat calificat din UE, în temeiul eIDAS.
- Împuternicirea: tradusă și legalizată sau apostilată, dacă se cere.
- Garanții și ISO: scrisorile de garanție ale băncilor străine sunt acceptate, la fel și certificatele echivalente.
Capcane
- Verificați țara subcontractanților și a terților susținători, nu doar pe a dumneavoastră. Ofertanții, subcontractanții și terții susținători din țări pe care legea românească nu le admite trebuie excluși.
- Semnați fiecare fișier. Fiecare document al ofertei trebuie să poarte o semnătură electronică bazată pe un certificat calificat.
- Nu predați nimănui certificatul de acces SEAP sau semnătura calificată. Oricine semnează pentru dumneavoastră o face cu propria semnătură, pe baza unei împuterniciri.
- Comunicați modificările în SEAP în 3 zile lucrătoare. Orice schimbare a datelor societății trebuie notificată.
- Începeți din timp înregistrarea unei societăți străine. Validarea manuală nu are un termen publicat și presupune mai întâi traduceri și copii legalizate.
- Țineți cont de cele 5 zile lucrătoare. Aveți la îndemână certificatele ONRC, cele fiscale și cazierul înainte ca autoritatea contractantă să vi le ceară.
- Emitentul garanției îl alegeți dumneavoastră. Autoritatea contractantă nu vă poate impune o anumită bancă sau un anumit asigurător.
Cum lucrați cu askTender
În România nu este confirmat că SEAP permite utilizatori suplimentari nominali, așa că vă autentificați și apăsați butonul de transmitere chiar dumneavoastră, într-o sesiune ghidată cu askTender. Tot ce vine înainte este pregătit pentru dumneavoastră: askTender Desk pregătește DUAE, declarațiile și împuternicirea, alcătuiește propunerea tehnică și cea financiară și coordonează certificatele și traducerile; askTender Partners, cum ar fi un avocat, un expert contabil, un notar sau un traducător autorizat, fac pașii pe care îi acoperă autorizarea lor profesională. Semnați doar ceea ce legea vă rezervă: cererea de înregistrare în SEAP, împuternicirea și, cu propria semnătură calificată, documentele ofertei.
Întrebări
Ce documente depun împreună cu oferta în România?
DUAE, versiunea românească a Documentului unic de achiziție european, cu câte un DUAE separat pentru fiecare subcontractant și pentru fiecare terț pe a cărui capacitate vă bazați; propunerea tehnică și propunerea financiară; o declarație privind conflictul de interese; în procedurile peste pragurile UE, o declarație privind sancțiunile UE; o împuternicire, dacă semnează altcineva decât reprezentantul legal; și o garanție de participare, dacă documentația o cere. Fiecare fișier poartă o semnătură bazată pe un certificat calificat.
Am nevoie de semnătură electronică calificată pentru a depune o ofertă în România?
Da. Fiecare document al ofertei depus în SEAP se semnează cu o semnătură electronică bazată pe un certificat calificat, emis de un prestator de servicii de încredere calificat din UE. Companiile străine pot folosi un certificat calificat din UE, în temeiul eIDAS. Un avocat sau un alt împuternicit care semnează pentru dumneavoastră folosește propria semnătură calificată, niciodată pe a dumneavoastră.
Cum mă înregistrez în SEAP?
Înregistrarea este obligatorie și gratuită. O societate românească pe care SEAP o găsește în registrul comerțului ONRC descarcă cererea generată de sistem, o semnează prin reprezentantul legal cu un certificat calificat și o încarcă. Celelalte societăți, inclusiv cele străine, trec prin validarea manuală, cu documentele de înregistrare traduse în limba română și o copie legalizată. Primiți apoi un certificat digital de acces valabil 2 ani.
Ce certificate prezintă ofertantul câștigător?
Doar atunci când autoritatea contractantă le solicită, în 5 zile lucrătoare: certificatul constatator ONRC, certificatul de atestare fiscală ANAF și certificatul fiscal local, care arată că nu aveți datorii la bugete, precum și cazierul judiciar al societății și al reprezentanților legali. Dovezile financiare, recomandările de la clienții anteriori și certificatele ISO urmează dacă documentația le cere.
Poate contabilul meu să obțină certificatul fiscal în locul meu?
Da. Un expert contabil sau un consultant fiscal poate solicita certificatul de atestare fiscală prin SPV-ul ANAF, pe baza unui mandat acordat de dumneavoastră. Certificatul fiscal local se obține de la primărie.
Surse
- Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice (text consolidat publicat de CNSC)
- Normele de aplicare aprobate prin HG nr. 395/2016: garanțiile (text consolidat publicat de CNSC)
- Legea nr. 101/2016 privind remediile, căile de atac și CNSC (text consolidat publicat de CNSC)
Acest ghid explică regulile pe înțelesul tuturor; nu reprezintă consultanță juridică. Regulile privind achizițiile se schimbă, iar fiecare documentație de atribuire își stabilește propriile condiții – aceasta prevalează întotdeauna.