Ovaj vodič je kontrolna lista koja stoji iza jedne ponude u Srbiji: svaki dokument i svaki korak redom kojim ih nabavka traži, i ko sme zakonito da se stara o njima. Za to kako javne nabavke u Srbiji funkcionišu u celini (pragovi, postupci, ko može da učestvuje, ocena ponuda, zaštita prava), pogledajte Kako učestvovati u javnim nabavkama u Srbiji.
Pre podnošenja ponude
1. Podaci Vašeg društva u APR-u i PIB. Društvo iz Srbije već ima matični broj iz Agencije za privredne registre (APR) i poreski identifikacioni broj (PIB) od Poreske uprave. Prilikom registracije portal sam preuzima podatke o organizaciji iz baza APR-a i Uprave za trezor, pa proverite da li se poklapaju.
- Iz inostranstva: registrujete se sa podacima iz matične zemlje, a status dokazujete domaćim dokumentima te zemlje.
2. Nalog Vašeg društva na Portalu javnih nabavki (jnportal.ujn.gov.rs). Jednokratna registracija organizacije, bez naknade. Dok nalog nije odobren, ne možete da postavljate pitanja, podnosite ponude niti zahteve za zaštitu prava. Kancelarija za javne nabavke proverava i odobrava nalog; rok za odobrenje nije objavljen. Nalog zatim ostaje otvoren, pod uslovom da njegove podatke redovno ažurirate.
- Kako to funkcioniše: društvo ovlašćuje jedno lice da ga registruje. To lice unosi podatke o društvu i o sebi i otprema svoju ličnu kartu ili pasoš, uz ovlašćenje na memorandumu društva koje potpisuje ovlašćeno lice društva. Prvo registrovano lice postaje administrator naloga.
- Ko to radi: podaci i ovlašćenje mogu da se pripreme umesto Vas. Vaše ovlašćeno lice potpisuje ovlašćenje, a lice koje vrši registraciju otprema sopstvenu ispravu.
- Iz inostranstva: isti postupak, sa pasošem, i isto odobrenje Kancelarije.
3. Dodatni korisnici za Vaš tim, ako su Vam potrebni. Administrator registruje svako sledeće lice, koje radi u okviru dodeljenih prava. To je besplatno, završava se istog dana i važi dok korisnik ne bude onemogućen. Svaki korisnik ima sopstveni nalog i nikada ne sme nikome da preda lozinku; korišćenje tuđeg naloga može da dovede do blokade. Uputstvo korisnike posmatra kao zaposlene u organizaciji, pa spoljni konsultant postaje korisnik samo ako Kancelarija prihvati ovlašćenje na memorandumu za njega.
4. Registar ponuđača pri APR-u (po izboru). Javni registar za društva koja često učestvuju u nabavkama. Kada ste upisani, smatra se da ne postoje osnovi za isključenje zbog krivičnih presuda i neplaćenih poreza i doprinosa, pa te dokaze ne morate ponovo da dostavljate. Sudska, policijska i poreska uverenja mogu da se prikupe umesto Vas; prijavu APR-u podnosi samo društvo. Upis traje dok ne bude brisan.
Uz ponudu
5. Izjava o ispunjenosti kriterijuma. Standardni obrazac koji propisuje Kancelarija za javne nabavke, zasnovan na ESPD-u, u kojem izjavljujete da ne postoji nijedan osnov za isključenje i da ispunjavate kriterijume za izbor, uz navođenje ko izdaje dokaze. Obuhvata i obaveze iz oblasti zaštite životne sredine, socijalnog i radnog prava, uključujući isplatu ugovorenih zarada, u prethodne 2 godine. Besplatna je i može ponovo da se koristi dok je tačna. Svaki član grupe ponuđača, podizvođač i subjekt na čiji se kapacitet oslanjate podnosi svoju.
- Ko to radi: popunjava se umesto Vas na portalu; Vi potvrđujete da je istinita, jer se podnosi sa naloga Vašeg društva.
6. Tekst na srpskom i prevodi. Ponude se podnose na srpskom, osim ako naručilac dozvoli strani jezik i cene u određenoj stranoj valuti; merodavna je srpska verzija. Sudski tumač prevodi strana dokumenta, koja zatim otprema Vaš korisnik.
7. Sporazum o zajedničkoj ponudi, ako nastupate zajedno. Uz izjavu svakog člana, sporazum određuje nosioca posla i odgovornosti svakog člana, onako kako to traži konkursna dokumentacija. Advokat može da ga sastavi; potpisuje ga svaki član.
8. Sredstvo obezbeđenja za ozbiljnost ponude, kada ga dokumentacija traži. Najviše 3% vrednosti ponude bez PDV-a, obično bankarska garancija ili drugo sredstvo navedeno u dokumentaciji, i mora da pokriva rok važenja ponude, najmanje 30 dana. Gubite ga ako povučete ponudu, ne dostavite dokaze, odbijete da potpišete ugovor ili ne dostavite sredstvo obezbeđenja za dobro izvršenje posla. Ugovarate ga sa svojom bankom i plaćate njene naknade. Ono što ne može da se pošalje elektronski dostavlja se poštom, kurirom ili lično.
9. Podnošenje elektronske ponude na portalu. Besplatno, preko portala, najviše 30 dokumenata; vreme prijema određuje sistemsko vreme portala. Ponuda mora da važi najmanje 30 dana.
- Ko to radi: svaki dokument može da se pripremi umesto Vas, ali se ponuda podnosi sa registrovanog korisničkog naloga Vašeg društva: Vašeg sopstvenog korisnika, osim ako je partner propisno registrovan kao Vaš korisnik.
- Bez kvalifikovanog potpisa: za podnošenje ponude takav zahtev nije pronađen; koriste se korisničko ime i lozinka naloga.
Ako ste prvorangirani ponuđač
Pre donošenja odluke naručilac od ekonomski najpovoljnijeg ponuđača traži dokaze, u vidu neoverenih kopija, u roku od najmanje 5 radnih dana. Do 5 miliona dinara naručilac ne mora da ih traži. Ako ih ne dostavite, ponuda se odbija. Društvo upisano u Registar ponuđača pri APR-u ne dostavlja uverenja iz kaznene evidencije i poreska uverenja.
| Dokument | Izdaje | Ko se stara | Šta radite samo Vi |
|---|---|---|---|
| Uverenje iz kaznene evidencije za društvo (bez osuda za organizovani kriminal, korupciju, prevaru, poresku utaju, terorizam, pranje novca ili trgovinu ljudima) | Nadležni sud | Traži ga društvo, ili advokat na osnovu punomoćja kada sud to dozvoljava | — |
| Uverenje iz kaznene evidencije za zakonskog zastupnika | Policija (MUP) | Traži ga to lice, ili advokat na osnovu punomoćja kada je to dozvoljeno | Tražite sopstveno uverenje |
| Potvrde o izmirenim porezima i doprinosima za socijalno osiguranje (ili o obavezujućem odlaganju) | Poreska uprava i lokalna poreska administracija | Knjigovođa se stara da obaveze budu izmirene | Tražite potvrde preko sopstvenog pristupa e-porezima |
| Da nije pokrenut stečaj ili likvidacija, fakultativni osnov (član 112), kada ga dokumentacija predviđa | Privredni sud ili APR | Advokat ili partner ga traži gde je to dozvoljeno | — |
| Dokazi za kriterijume za izbor (iskustvo, kadrovi, oprema, prihod), kako ih navodi dokumentacija; možete se osloniti i na kapacitet drugih subjekata | Vi, Vaši raniji kupci, Vaš knjigovođa | Konsultant ih prikuplja; knjigovođa obezbeđuje finansijski deo | Obezbeđujete osnovna dokumenta |
| Građevinske licence za radove i projektovanje | Ministarstvo nadležno za građevinarstvo; Inženjerska komora Srbije | Licencirani inženjer ima ličnu licencu ili pomaže u podnošenju zahteva | Podnosite zahtev za licencu društva |
Izgradnja i projektovanje. Društva registrovana u Srbiji, uključujući ogranke stranih društava, moraju imati licence ministarstva. Stranom inženjeru potrebna je srpska licenca, koja važi 1 godinu i može da se obnavlja, a uslovi su reciprocitet, priznata diploma, radno iskustvo i ispit.
Pre zaključenja ugovora
Sredstva obezbeđenja za dobro izvršenje posla i za otklanjanje grešaka u garantnom roku, kada se traže. Najviše 10% vrednosti ugovora bez PDV-a svako, od banke, za period trajanja ugovora odnosno garantni rok. Za avansno plaćanje potrebno je sredstvo obezbeđenja u visini avansa. Vi ih ugovarate i plaćate naknade banke.
Ugovor potpisuje Vaš ovlašćeni zastupnik, u papirnom obliku ili elektronski u skladu sa propisima o elektronskom dokumentu i elektronskom potpisu, uz dostavljeno sredstvo obezbeđenja za dobro izvršenje posla.
Ko šta radi
| Korak | Ko može da ga obavi | Šta radite samo Vi |
|---|---|---|
| Podaci u APR-u i PIB | Proverava se umesto Vas u odnosu na podatke na portalu | — |
| Registracija na portalu | Podaci i ovlašćenje se pripremaju umesto Vas | Vaše ovlašćeno lice potpisuje ovlašćenje na memorandumu; lice koje vrši registraciju otprema sopstvenu ispravu |
| Dodatni korisnici portala | Vaš administrator | Registrujete i onemogućavate korisnike; čuvate svoju lozinku |
| Registar ponuđača pri APR-u | Uverenja se prikupljaju umesto Vas | Podnosite prijavu u ime društva |
| Izjava o ispunjenosti kriterijuma | Popunjava se umesto Vas na portalu | Potvrđujete da je istinita |
| Prevodi | Sudski tumač | — |
| Sporazum o zajedničkoj ponudi | Advokat | Svaki član potpisuje |
| Sredstvo obezbeđenja za ozbiljnost ponude | Vaša banka | Ugovarate sredstvo obezbeđenja |
| Podnošenje elektronske ponude | Sve se priprema umesto Vas | Podnosite sa sopstvenog korisničkog naloga |
| Dokazi prvorangiranog ponuđača | Unapred se pripremaju umesto Vas | Otpremate ih sa svog naloga; tražite lična uverenja |
| Poreske potvrde | Knjigovođa se stara da obaveze budu izmirene | Tražite ih sa sopstvenim pristupnim podacima |
| Građevinske licence | Licencirani inženjer | Podnosite zahtev za licencu društva |
| Sredstvo obezbeđenja za dobro izvršenje posla i ugovor | Vaša banka | Ugovarate sredstvo obezbeđenja; potpisujete ugovor |
| Zahtev za zaštitu prava | Advokat na osnovu punomoćja, ujedno i Vaš punomoćnik u Srbiji | Dajete punomoćje; plaćate taksu |
Stručnjaci koji učestvuju
| Stručnjak | Licencira ga ili nadzire | Šta radi za ponuđača |
|---|---|---|
| Advokat | Advokatska komora Srbije i regionalne advokatske komore | Podnosi zahtev za zaštitu prava preko portala na osnovu punomoćja; postupa kao punomoćnik u Srbiji za prijem pismena, kakvog strani podnosioci moraju da odrede; sastavlja sporazum o zajedničkoj ponudi i ovlašćenja |
| Konsultant za javne nabavke | — | Priprema Izjavu o ispunjenosti kriterijuma, obrasce cena i dokumenta; prati dokaze koje prvorangirani ponuđač mora da dostavi u roku od najmanje 5 radnih dana |
| Knjigovođa, knjigovodstvena agencija ili revizor | Ministarstvo finansija, prema Zakonu o računovodstvu; Komora ovlašćenih revizora | Stara se da porezi i doprinosi za socijalno osiguranje budu izmireni kako bi Poreska uprava mogla da izda potvrdu; priprema finansijske izveštaje i dokaze o prihodu |
| Javni beležnik | Javnobeležnička komora Srbije; Ministarstvo pravde | Overava izjavu pod krivičnom i materijalnom odgovornošću koja zamenjuje dokaze o osnovima za isključenje kada ih matična zemlja ne izdaje; overava kopije i potpise kada naručioci traže originale ili overene kopije |
| Sudski tumač | Ministarstvo pravde | Prevodi strane dokaze na srpski |
| Banka | Narodna banka Srbije | Izdaje sredstvo obezbeđenja za ozbiljnost ponude (najviše 3% bez PDV-a), sredstva obezbeđenja za dobro izvršenje posla i za garantni rok (najviše 10%) i garancije za avansno plaćanje |
| Licencirani inženjer | Inženjerska komora Srbije; ministarstvo nadležno za građevinarstvo | Obezbeđuje licence odgovornog izvođača i projektanta koje traže nabavke radova i projektovanja |
Ako je Vaše društvo iz inostranstva
Zakon o javnim nabavkama ne traži privredno društvo ni ogranak u Srbiji, mada kod radova srpski propisi o građevinskim licencama u praksi mogu da znače registrovan ogranak ili licencirane lokalne podizvođače; ko može da učestvuje i pod kojim uslovima, objašnjava Kako učestvovati u javnim nabavkama u Srbiji. Za dokumenta:
- Portal: registrujete se sa podacima iz matične zemlje i pasošem, a status dokazujete domaćim dokumentima.
- Kaznena evidencija: izvod iz kaznene evidencije matične zemlje ili odgovarajući dokument.
- Porezi: potvrda poreskog organa matične zemlje.
- Kada Vaša zemlja ne izdaje takve dokaze: pisana izjava pod krivičnom i materijalnom odgovornošću, koju Vaš zakonski zastupnik potpisuje pred sudom, upravnim organom ili javnim beležnikom u matičnoj zemlji.
- Stečaj: potvrda iz matične zemlje, kada je dokumentacija traži.
- Prevodi: strana dokumenta na srpskom, osim ako naručilac dozvoli drugi jezik; i dokazi za kriterijume za izbor u prevodu.
- Radovi i projektovanje: proverite licence, jer u praksi može biti potreban ogranak ili licencirani lokalni podizvođači.
- Zahtev za zaštitu prava: odredite punomoćnika u Srbiji.
Zamke
- Nikada ne delite pristupne podatke za portal. Predavanje lozinke trećem licu ili korišćenje tuđeg naloga krši pravila portala i može da dovede do blokade naloga.
- Registraciju na portalu započnite na vreme. Kancelarija naloge odobrava ručno, a rok za to nije objavljen.
- Ažurirajte podatke naloga. Registracija traje, ali samo dok su njeni podaci tačni.
- Pripremite dokaze pre nego što postanete prvorangirani. Naručilac Vam može ostaviti samo 5 radnih dana, a dokazi koji nedostaju znače odbijanje ponude i gubitak eventualnog sredstva obezbeđenja za ozbiljnost ponude.
- Proverite poreklo proizvoda u nabavkama dobara sektorskih naručilaca. Prema članu 176, sektorski naručilac može da odbije ponudu ako više od 50% proizvoda potiče iz trećih država bez sporazuma o pristupu tržištu EU, i da primeni prednost u ceni od 3%.
- Obezbedite punomoćnika pre podnošenja zahteva za zaštitu prava. Strano društvo koje podnosi zahtev mora da odredi punomoćnika u Srbiji.
Kako to da uradite sa askTender
U Srbiji su korisnici portala zaposleni u samom društvu, osim ako Kancelarija prihvati ovlašćenje, pa se prijavljujete i pritiskate dugme za podnošenje sami, tokom vođene sesije sa askTender. Sve pre toga priprema se umesto Vas: askTender Desk priprema Izjavu o ispunjenosti kriterijuma, cenovna i tehnička dokumenta i paket dokaza i prati rokove; askTender Partners, kao što su advokat, knjigovođa, sudski tumač ili javni beležnik, obavljaju korake koje pokriva njihova licenca. Potpisujete samo ono što zakon ostavlja Vama: ovlašćenje na memorandumu za portal, izjave koje potvrđujete, eventualnu izjavu pred javnim beležnikom, sredstva obezbeđenja i ugovor.
Pitanja
Koja dokumenta se podnose uz ponudu u Srbiji?
Izjava o ispunjenosti kriterijuma, standardni obrazac zasnovan na ESPD-u, posebno za svakog člana grupe ponuđača, podizvođača i privredni subjekt na čiji se kapacitet oslanjate; cenovna i tehnička dokumenta; prevodi stranih dokumenata na srpski; sporazum o zajedničkoj ponudi ako nastupate zajedno; i sredstvo obezbeđenja za ozbiljnost ponude kada ga dokumentacija traži. Ponuda se podnosi preko Portala javnih nabavki, najviše 30 dokumenata.
Da li mi je za ponudu u Srbiji potreban kvalifikovani elektronski potpis?
Za podnošenje ponude takav zahtev nije pronađen: ponuda se šalje sa naloga Vašeg društva na portalu, korisničkim imenom i lozinkom. Kvalifikovani elektronski potpis je bitan ako se ugovor zaključuje elektronski, i tada ga potpisuje samo Vaš ovlašćeni zastupnik.
Koja uverenja dostavlja prvorangirani ponuđač?
Iznad 5 miliona dinara, ili kada naručilac to zatraži: uverenje nadležnog suda iz kaznene evidencije za privredno društvo i uverenje policije za zakonskog zastupnika, potvrde Poreske uprave i lokalne poreske administracije o izmirenim porezima i doprinosima za socijalno osiguranje, a kada je taj osnov predviđen dokumentacijom i potvrdu da nije pokrenut stečaj ili likvidacija. Dovoljne su neoverene kopije, a rok je najmanje 5 radnih dana.
Šta je Registar ponuđača pri APR-u?
Dobrovoljni javni registar koji vodi Agencija za privredne registre. Za društvo upisano u njega smatra se da ne postoje osnovi za isključenje zbog krivičnih presuda i neplaćenih poreza, pa te dokaze ne dostavlja ponovo. Prijavu APR-u podnosi samo društvo, a upis traje do brisanja.
Može li konsultant da podnese moju ponudu na srpskom portalu?
Korisnici portala su po pravilu zaposleni u samom društvu, a niko ne sme da koristi tuđi nalog ili lozinku. Spoljni konsultant može da bude registrovan kao Vaš korisnik samo ako Kancelarija za javne nabavke prihvati ovlašćenje na memorandumu za njega; u suprotnom on priprema sve, a ponudu podnosi Vaš korisnik.
Izvori
- Zakon o javnim nabavkama, zvanični prečišćeni tekst na engleskom
- Uputstvo za korišćenje Portala javnih nabavki (na engleskom)
- Uputstvo o izmeni Uputstva za korišćenje Portala (2023, na engleskom)
- Inženjerska komora Srbije: licence za strana lica
Ovaj vodič objašnjava pravila jednostavnim jezikom; nije pravni savet. Pravila javnih nabavki se menjaju, a svaka konkursna dokumentacija utvrđuje sopstvene uslove – ona uvek ima prednost.