Varje steg till ett anbud i Sverige: dokumenten, vem som sköter vad…

Den här guiden är checklistan bakom ett svenskt anbud: varje dokument och steg i den ordning en upphandling kräver dem, och vem som får sköta dem. Hur svensk offentlig upphandling fungerar i stort – tröskelvärden, förfaranden, utvärdering, överprövning och betalning – beskrivs i Så lämnar du anbud i offentliga upphandlingar i Sverige.

Innan du lämnar anbud

1. Skapa ett konto i det system som den upphandlande organisationen anger. Varje annonserad svensk upphandling finns i någon av de fem databaser som är registrerade hos Konkurrensverket (e-Avrop/Pabliq, KommersAnnons, Mercell, Konstpool, Clira), och anbudet lämnas i det system som organisationen har valt.

Kostnad och tid: det är gratis för leverantörer att lämna anbud; abonnemang på plattformarna är frivilliga. Kontot är klart samma dag och gäller tills vidare.
Vem gör det: ditt företag registrerar sig först. I Mercell Sourcing Core blir den som registrerar sig först organisationsadministratör och lägger till användare under Användarhantering → Lägg till användare. En rådgivare ansluts som namngiven användare med egen e-postadress och eget lösenord, aldrig med din inloggning.
Från utlandet: samma sak.

2. TendSign: avgör om du behöver Supplier Plus. TendSign, som drivs av Mercell, är ett av de största svenska systemen för elektronisk upphandling. Leverantörskontot är gratis (Skapa gratiskonto) och klart samma dag, och du behöver inget svenskt organisationsnummer för att skapa det. Men två användare kan bara arbeta i samma upphandling om båda har Supplier Plus, för 2 500 kr per år och användare. Utan det förbereder din rådgivare anbudet utanför systemet och du laddar upp det. Du kan också ge TendSigns support tillfällig åtkomst till ditt konto.

3. Gör din redovisningskonsult till ombud hos Skatteverket. Det vanliga svenska skatteunderlaget, blanketten SKV 4820, kan en redovisningskonsult hämta först när din firmatecknare har registrerat personen som företagets ombud i Skatteverkets e-tjänster. Gör det innan den första upphandlingen begär blanketten.

4. Ta reda på vilken underskrift organisationen vill ha. Många upphandlingar kräver ingen underskrift alls. När organisationen kräver en avancerad elektronisk underskrift måste den också godta utländska eIDAS-underskrifter. De vanliga alternativen är BankID (som kräver ett svenskt personnummer), Freja eID eller valfri eIDAS-betrodd tjänst. TendSigns signeringsverktyg, Visma Addo, används främst för avtal.

Vem gör det: din firmatecknare, eller någon som firmatecknaren ger fullmakt, skriver under med sin egen e-legitimation. Ingen annan använder någonsin ditt BankID.
Från utlandet: använd en utländsk eIDAS-underskrift, eller lämna in via plattformens egen inloggning.

Med anbudet

5. ESPD. I en annonserad upphandling över EU:s tröskelvärden måste den upphandlande organisationen godta det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet som preliminärt bevis. Om organisationen inte kräver ESPD får du i stället lämna fullständiga bevis. TendSign och Mercell har ESPD-moduler.

Kostnad och tid: gratis; 1 dag.
Gäller: för den aktuella upphandlingen, och kan återanvändas vid avrop från ett ramavtal så länge uppgifterna stämmer.
Vem gör det: en rådgivare fyller i den som namngiven användare. Du bekräftar svaren om uteslutningsgrunder, och den som har rätt att skriva under godkänner.

6. Referenser (uppdragsförteckning). De flesta upphandlingar av tjänster och byggentreprenader begär en förteckning över jämförbara uppdrag med referenspersoner. Den är gratis, tar 1–3 dagar och tas fram ur dina egna uppgifter; du bekräftar referenserna och att kunderna går med på att nämnas. Referenser från utlandet godtas.

7. Åtagandebevis när du åberopar andra. Om du lämnar anbud tillsammans med andra eller stödjer dig på ett annat företags kapacitet måste du visa att resurserna verkligen står till ditt förfogande: ett åtagandebevis, plus det företagets egen ESPD. Det är gratis och tar några dagar. Det kan tas fram åt dig, men varje företag skriver under sitt eget.

8. Fullmakt när någon annan skriver under. Skriver någon annan än den registrerade firmatecknaren under anbudet begär organisationerna en fullmakt. Den är gratis och klar samma dag; din firmatecknare skriver under, och den gäller för det som står i den. Från utlandet kan den behöva bestyrkas av notarie eller förses med apostille.

9. Språket. Läs språkregeln innan något översätts. Huvudregeln tillåter alla officiella EU-språk, men många svenska upphandlingar tar bara emot svenska; då går utländska dokument till en översättare, vilket tar några dagar.

10. Lämna in. Din egen användare lämnar in anbudet och skriver under om organisationen kräver underskrift. En rådgivare får bara lämna in när din fullmakt namnger personen och ingen personlig e-underskrift krävs.

Om du står på tur att tilldelas kontraktet

Nu kontrollerar den upphandlande organisationen att ingen uteslutningsgrund föreligger. Vissa organisationer begär dessa dokument redan med anbudet.

Underlag	Utfärdas av	Vem kan ta fram det åt dig	Gäller	Det bara du gör
SKV 4820 Begäran/Svar offentliga uppgifter (F-skatt, registrering för moms och som arbetsgivare, arbetsgivaravgifter, skulder hos Kronofogden)	Skatteverket	Din redovisningskonsult som registrerat ombud, från Mina sidor med egen e-legitimation; organisationen kan också begära den direkt	Enligt upphandlingen, oftast färsk	Registrera redovisningskonsulten som ombud
Uppgift om skulder hos Kronofogden	Kronofogdemyndigheten	Vem som helst, per telefon eller e-post med ditt organisationsnummer	—	—
Registreringsbevis (registrering och firmatecknare)	Bolagsverket	Vem som helst kan beställa detta offentliga intyg	—	—
Utdrag ur skattekontot (bara om det begärs)	Skatteverket	Ingen annan: bara firmatecknaren får beställa det	—	Beställ det själv och skicka vidare filen

Blanketten SKV 4820 är det vanliga svenska beviset för att ingen uteslutningsgrund om skatter eller sociala avgifter gäller. Den digitala versionen finns direkt på Mina sidor; förfrågningar från organisationer besvaras via e-post. Vid riskbedömda kontrakt vill vissa organisationer också se utdraget ur skattekontot, för att se förseningsavgifter och saldon.

På väg: Bolagsverket bygger en samordnad registerkontroll, så att upphandlande organisationer själva kan hämta uppgifter om uteslutningsgrunder från Bolagsverket, Polisen, Kronofogden, Skatteverket och länsstyrelserna. Utvecklingen pågår 2025–2027 och systemet planeras vara i drift 2028; till dess lämnar du underlaget själv.

Före avtalet och den första fakturan

F-skatt. Ett godkännande för att du själv betalar din preliminärskatt. Utan det måste organisationen göra skatteavdrag på betalningar för arbete som utförs fysiskt i Sverige, och Skatteverket rekommenderar att organisationerna kräver F-skatt. Den är kostnadsfri, gäller tills vidare och kan återkallas vid obetalda skatter. Svenska företag får den när de registrerar sig. För ett utländskt företag ansöker en redovisningskonsult; du skriver under ansökan eller fullmakten och skaffar ett skuldfrihetsintyg från hemlandet.
Registrering för moms och som arbetsgivare (utländska vinnare som levererar i Sverige). Krävs vid momspliktig försäljning i Sverige och om du anställer personal här, oavsett om du är etablerad i Sverige eller inte. Kostnadsfritt; din redovisningskonsult registrerar som ditt ombud och du skriver under.
Arbetsrättsliga villkor. När organisationen ställer krav på svenska villkor för lön, semester och arbetstid åtar du dig dem i anbudet, för dem vidare till dina underleverantörer och visar på begäran under avtalstiden att du följer dem. En lönebyrå kan ta fram underlaget.
Anmälan av utstationering (utländska arbetsgivare). Anmäl varje utstationering till Arbetsmiljöverkets register, utse en kontaktperson och ge organisationen dokumentation om anmälan. Ansvaret ligger på arbetsgivaren; uppgifterna kan förberedas åt dig.
A1-intyg. Visar att utstationerade arbetstagare fortsatt är försäkrade i hemlandet. Du ansöker i ditt hemland; Skatteverket rekommenderar att organisationerna kräver intyget om inte arbetsgivaravgifter betalas i Sverige. Från länder utanför EU/EES utan socialförsäkringsavtal utfärdas inget intyg för utstationeringar på upp till ett år.
Byggarbetsplatser: personalliggare och ID06. Byggverksamhet ska föra en elektronisk personalliggare som finns tillgänglig för Skatteverkets kontroller, med utrustning som byggherren tillhandahåller, och många arbetsplatser använder ID06-kort. Du registrerar din personal på plats varje dag; uppgifterna sparas i regel i två år.
Säkerhetsskyddsavtal. Säkerhetskänsliga kontrakt enligt säkerhetsskyddslagen kräver ett avtal med organisationen och säkerhetsprövad personal; Säkerhetspolisen gör registerkontrollerna. Du skriver under avtalet och föreslår personal för prövning. En utländsk leverantör får ta del av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter bara om Sverige har ett generellt säkerhetsskyddsavtal (GSA) med leverantörens hemland, och från 1 januari 2028 krävs dessutom ett utländskt säkerhetsintyg.
E-fakturering via Peppol. Fakturor i kontrakt enligt LOU, LUF, LUK och LUFS ska vara elektroniska i det europeiska standardformatet (lag 2018:1277, sedan 1 april 2019), och kravet kan förenas med vite. Du väljer en redovisningskonsult eller e-fakturaleverantör som ansluter dig till en Peppol-accesspunkt inom några dagar. För ett utländskt företag fungerar vilken Peppol-accesspunkt som helst.
En svensk filial, bara om du vill ha en. Ett utländskt företag får ha en filial, med svensk adress, separat bokföring och en VD med särskild fullmakt. En jurist eller redovisningskonsult förbereder Bolagsverkets blankett 887 (Nyregistrering – filial), och filialens VD skriver under. Du behöver ingen filial för att lämna anbud.

Vem gör vad

Steg	Vem kan göra det	Det bara du gör
Konto i Mercell, TendSign eller annat system	Du registrerar; rådgivare läggs till som namngivna användare	Bli organisationsadministratör och lägg till användare; köp Supplier Plus om ni ska dela en upphandling i TendSign
Ombud hos Skatteverket	—	Din firmatecknare registrerar redovisningskonsulten
E-underskrift	Din firmatecknare eller den som firmatecknaren ger fullmakt	Skriv under med din egen e-legitimation
ESPD	Fylls i av en rådgivare som namngiven användare	Bekräfta svaren om uteslutningsgrunder; godkänn
Referenser	Tas fram ur dina uppgifter	Bekräfta dem och kundernas samtycke
Åtagandebevis, fullmakt	Tas fram åt dig	Skriv under och samla in det stödjande företagets underskrift
Inlämning	Din egen användare; en rådgivare bara om din fullmakt namnger personen och ingen personlig e-underskrift krävs	Lämna in eller godkänn inlämningen
SKV 4820	Din redovisningskonsult som ombud	Registrera ombudet
Uppgift från Kronofogden, registreringsbevis	Vem som helst, som offentliga uppgifter	—
Utdrag ur skattekontot	Ingen annan	Beställ det som firmatecknare
F-skatt, registrering för moms och som arbetsgivare	Din redovisningskonsult	Skriv under ansökan eller fullmakten; skaffa skuldfrihetsintyget från hemlandet
Anmälan av utstationering, A1	Uppgifterna till anmälan kan förberedas åt dig	Gör eller godkänn anmälan; ansök om A1-intyget
Personalliggare	—	Registrera din personal på plats varje dag
Säkerhetsskyddsavtal	—	Skriv under och föreslå personal för prövning
Peppol	Din redovisningskonsult eller e-fakturaleverantör	Välj leverantör

Yrkespersonerna som är inblandade

Yrke	Auktoriserad eller tillsynad av	Vad de gör för en anbudsgivare
Auktoriserad eller godkänd revisor, eller auktoriserad redovisningskonsult	Revisorsinspektionen (revisorer); FAR / Srf konsulterna (redovisningskonsulter, auktoriserade av branschorganisationerna)	Är ditt ombud i Skatteverkets e-tjänster och hämtar blanketten SKV 4820; lämnar ett revisorsintyg om omsättning eller eget kapital när en upphandling kräver reviderade siffror; sköter F-skatt, moms- och arbetsgivarregistrering för en utländsk vinnare
Anbudsskribent eller anbudskonsult	Oreglerat	Skriver anbudet och ESPD:n i TendSign, Mercell eller e-Avrop som namngiven användare i din organisations konto; håller ordning på frågor och svar, tidsfrister och dokumentlistan

Om ditt företag kommer från utlandet

Du behöver inget svenskt bolag för att lämna anbud, men du bör skaffa F-skatt innan du arbetar i Sverige; vem som får lämna anbud från utlandet beskrivs i Så lämnar du anbud i offentliga upphandlingar i Sverige. För dokumenten gäller:

Skatteverket kan bara lämna begränsade uppgifter om utländska företag, så i stället för blanketten SKV 4820 lämnar du skatteintyg från ditt hemland. Uppgifter från Kronofogden gäller inte dig; motsvarande underlag från hemlandet gör det. I stället för ett registreringsbevis lämnar du ett utdrag ur hemlandets handelsregister. Dina referenser från utlandet räknas, din ESPD är densamma, och en fullmakt kan behöva bestyrkas av notarie eller förses med apostille. Ett utdrag ur skattekontot finns först när du är registrerad hos Skatteverket. Därefter kommer F-skatt, registrering för moms och som arbetsgivare, anmälan av utstationering och A1-intyg samt en eventuell filial, så som beskrivs ovan.

Fallgropar

Lämna aldrig ifrån dig ditt BankID eller Freja eID. Allt som är knutet till en persons identitet, från underskrifter som firmatecknare till utdraget ur skattekontot, stannar hos dig.
Dela aldrig din inloggning. Rådgivare får en egen namngiven användare av din organisationsadministratör.
Kontrollera kostnaden för Supplier Plus innan ni planerar att arbeta tillsammans i en upphandling i TendSign: gratiskontot tillåter ingen delning.
Läs språkregeln först. Huvudregeln är vilket EU-språk som helst, men en upphandling som bara tar emot svenska ändrar din tidsplan.
Ordna F-skatt innan du sätter pris, annars gör organisationen skatteavdrag på dina betalningar.
Kontrollera sanktioner innan du lämnar anbud. Ryska medborgare, företag etablerade i Ryssland och företag som till mer än 50 % ägs från Ryssland kan inte tilldelas kontrakt över EU:s tröskelvärden, och aktörer med ursprung i Kina är utestängda från upphandlingar av medicintekniska produkter värda 5 miljoner euro eller mer enligt EU:s IPI-åtgärd.

Med askTender

I Sverige läggs din askTender-partner till som namngiven användare i ditt företags konto i Mercell och TendSign och arbetar med sin egen inloggning. Du behåller din egen inloggning och skriver under det som bara du kan skriva under: svaren i ESPD:n, underskrifter som firmatecknare, fullmakter och allt som kräver din egen e-legitimation. askTender Desk förbereder ESPD, referenser och åtagandebevis och sätter ihop anbudet; askTender-partner, till exempel en auktoriserad redovisningskonsult eller revisor, sköter de steg som deras auktorisation omfattar.

Frågor

Vilka dokument lämnar jag in med ett anbud i Sverige?

Oftast ESPD:n i en annonserad upphandling över EU:s tröskelvärden, en förteckning över jämförbara uppdrag (uppdragsförteckning), ett åtagandebevis och det andra företagets ESPD om du åberopar dess kapacitet, samt en fullmakt om någon annan än din firmatecknare skriver under. Många upphandlande organisationer vill också ha Skatteverkets blankett SKV 4820 med anbudet; andra begär den bara av den tilltänkta vinnaren.

Vad är blanketten SKV 4820 och vem kan ta fram den?

Skatteverkets ”Begäran/Svar offentliga uppgifter” visar din F-skatt, registrering för moms och som arbetsgivare, arbetsgivaravgifter och eventuella skulder hos Kronofogden. Företaget, eller en redovisningskonsult som är registrerad som dess ombud, laddar ner en förifylld digital version från Mina sidor direkt; den upphandlande organisationen kan också begära den själv.

Behöver jag BankID för att lämna anbud i Sverige?

Nej. En underskrift behövs bara när den upphandlande organisationen kräver det, och då måste den godta en utländsk eIDAS-underskrift. BankID kräver ett svenskt personnummer; utländska företag kan använda en annan eIDAS-underskrift eller lämna in via plattformens egen inloggning.

När behöver ett företag F-skatt?

Innan arbete utförs fysiskt i Sverige; utan F-skatt måste den upphandlande organisationen göra skatteavdrag på betalningarna, och Skatteverket rekommenderar att organisationerna kräver den. Den är kostnadsfri. Utländska företag får F-skatt på samma villkor om de inte har obetalda skatter i Sverige eller i hemlandet, och deras ansökan ska innehålla ett skuldfrihetsintyg från hemlandet.

Kan en rådgivare arbeta i mitt konto i Mercell eller TendSign?

Ja, som namngiven användare med egen e-postadress och eget lösenord. I Mercell Sourcing Core lägger din organisationsadministratör till personen. I TendSign är kontot gratis, men för att dela en upphandling mellan användare krävs Supplier Plus för 2 500 kr per år och användare; utan det förbereder rådgivaren anbudet utanför systemet och du laddar upp det.

Källor

Den här guiden förklarar reglerna på enkel svenska; den är inte juridisk rådgivning. Upphandlingsregler ändras, och varje upphandlingsdokument har sina egna villkor – de gäller alltid före guiden.