Цей посібник — контрольний перелік для однієї тендерної пропозиції в Україні: кожен документ і кожен крок у тому порядку, в якому їх вимагає закупівля, і хто може законно ними займатися. Про те, як влаштовано закупівлі в Україні загалом (воєнні правила та новий закон, порогові значення, хто може брати участь, оцінювання, локалізація та скарги), читайте Як брати участь у публічних закупівлях в Україні.
До подання пропозиції
1. Ваш запис в Єдиному державному реєстрі (ЄДР), разом із кінцевими бенефіціарними власниками. Реєстраційні дані української компанії містяться в реєстрі, який ведуть державні реєстратори Міністерства юстиції, і на дату подання пропозиції вони мають бути актуальними. Відсутність відомостей про кінцевого бенефіціарного власника, яких вимагає закон про державну реєстрацію, сама по собі є підставою для відмови. Замовники не вимагають документів, відомості з яких є у відкритих реєстрах, тож відкритий запис можна перевірити за вас ще до подання. Будь-які зміни подає державному реєстратору керівник компанії або особа за довіреністю.
2. Перевірки перед участю. Перед кожною пропозицією потрібні три перевірки, і кожна займає небагато часу:
- Власність і походження, пов’язані з державами-агресорами. Відмовляють громадянам і компаніям Росії, Білорусі та Ірану, українським компаніям, у яких їм належить щонайменше 10% або в яких вони є кінцевими бенефіціарними власниками, а також продавцям товарів походженням з Росії чи Білорусі. Ланцюжки власності та походження продукції можна перевірити за вас; ви правдиво розкриваєте свою структуру власності й ланцюг постачання.
- Реєстр корупційних правопорушень. Відмовляють компаніям, внесеним до Єдиного державного реєстру осіб, які вчинили корупційні або пов’язані з корупцією правопорушення, який веде Національне агентство з питань запобігання корупції (НАЗК), або чий представник був притягнутий до відповідальності за корупційне правопорушення у сфері закупівель. Реєстр відкритий і безкоштовний, перевірка займає кілька хвилин.
- Джерело фінансування. Тендери Ukraine Facility, що фінансуються ЄС, допускають лише учасників і товари з прийнятних країн; з 23 липня 2026 року на один рік до списку, визначеного ЄС, додано США, Канаду, Японію та Сполучене Королівство. Тендери, які фінансують банки розвитку, мають власні списки.
3. Обліковий запис на авторизованому електронному майданчику. Подати пропозицію безпосередньо на prozorro.gov.ua не можна. Ви реєструєтеся на одному з підключених до системи авторизованих комерційних майданчиків, наприклад DZO, SmartTender або E-tender; усі вони показують ті самі тендери. Сама реєстрація не оплачується, а обліковий запис діє безстроково. Майданчик укладає з вашою компанією договір, за потреби двомовний, а компанія ідентифікує себе платежем 20 грн зі свого рахунку, електронним підписом або підписаним паперовим договором.
- Хто це робить: майданчик можуть обрати, а форму заповнити за вас; договір із майданчиком підписує ваша компанія, вона ж здійснює ідентифікаційний платіж або підписання.
4. Баланс на майданчику для плати за участь. Кожна конкурентна пропозиція передбачає плату за участь, яка залежить від очікуваної вартості закупівлі, однакова на всіх майданчиках і списується з вашого балансу на майданчику. Ви поповнюєте його зі свого рахунку. Кошти з-за кордону можуть надходити до 5 робочих днів.
5. Кваліфікований (КЕП) або удосконалений (УЕП) електронний підпис — для українських учасників. Українські учасники мають підписувати ним пропозицію; учасники, зареєстровані як нерезиденти, можуть подавати її без підпису. Ключі видають кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг, перелік яких веде Центральний засвідчувальний орган (czo.gov.ua), і діють вони стільки, скільки сертифікат, зазвичай 1–2 роки.
- Чий ключ: ключ належить фізичній особі — керівнику або уповноваженому працівнику чи представнику. Представник, якого ви уповноважили довіреністю, підписує власним КЕП і ніколи вашим.
6. Антикорупційна програма — для закупівель на 20 млн грн і більше. У таких закупівлях компанія-учасник повинна мати антикорупційну програму та уповноважену особу з антикорупційної програми. Програму може підготувати юрист; ваша компанія затверджує її своїм рішенням і призначає уповноважену особу.
Разом із пропозицією
7. Довідка в довільній формі про відсутність підстав для відмови. У пропозиції ви в довільній формі підтверджуєте, що жодна з підстав для відмови за ст. 17 до вас не застосовується. Це безкоштовно, а документами це згодом підтверджує лише переможець. Довідку можуть скласти за вас за шаблоном тендерної документації; ваш уповноважений підписант підтверджує її правдивість і підписує разом із пропозицією.
8. Підтвердження повноважень підписанта. Тендерна документація зазвичай вимагає підтвердити, що особа, яка підписує пропозицію, може діяти від імені компанії: наказ або протокол про призначення, а для представника — довіреність, нотаріально посвідчена, якщо цього вимагає замовник. Це можна зробити того самого дня. Довіреність може підготувати юрист; підписує її керівник вашої компанії.
9. Кваліфікаційні документи. Замовники можуть вимагати досвід виконання аналогічного договору, наявність обладнання та кваліфікованого персоналу (ст. 16), а у великих тендерах — фінансову звітність за останній звітний період. Тендерний фахівець збирає копії аналогічних договорів, відгуки та довідки про персонал і обладнання; бухгалтер готує звітність у потрібній формі. Ви надаєте самі договори й підтверджуєте достовірність даних.
10. Локалізація та підтвердження походження — для товарів зі списку. Машини, транспортні засоби й обладнання зі списку вартістю 1 млн грн і більше в межах однієї закупівлі, зокрема товари в складі договорів на роботи чи послуги, мають відповідати мінімальному ступеню локалізації: 30% у 2026 році, 35% у 2027 році та 40% з 2028 року. З 29 вересня 2026 року договір, укладений із порушенням цієї вимоги, є нікчемним, а розкриття ланцюга постачання обов’язкове.
- Як це підтверджується: товар звіряють з офіційним переліком локалізованих товарів, а виробник або постачальник надає відповідне посилання.
- Виняток: товари походженням з країн — учасниць Угоди СОТ про державні закупівлі або з країн-партнерів за міжнародними договорами, зокрема з ЄС, звільнені в межах охоплення цих угод, якщо ви доведете походження, зазвичай сертифікатом походження від торгово-промислової палати чи іншого компетентного органу, який отримує торговий агент або виробник.
11. Переклад українською. Документи за замовчуванням складаються українською мовою, і саме українська версія є обов’язковою. Перекладач перекладає іноземні реєстраційні, фінансові документи й документи про досвід; нотаріус засвідчує підпис перекладача, якщо це потрібно. Замовник може також вимагати нотаріального засвідчення або апостиля; Україна є учасницею Гаазької конвенції про апостиль.
12. Тендерне забезпечення, якщо його вимагають. До 3% очікуваної вартості для товарів і послуг та 0,5% для робіт, зазвичай у формі банківської гарантії, зі строком дії, встановленим тендерною документацією. Ви звертаєтеся до свого банку й сплачуєте його комісію; формулювання гарантії можуть звірити за вас із формою, наведеною в тендері.
13. Подання пропозиції на електронному майданчику. Ви завантажуєте документи пропозиції як скановані PDF разом із ціною до кінцевого строку; строк подання становить щонайменше 15 днів. Українські учасники підписують КЕП або УЕП. Завантажити документи може фахівець; підпис накладає ваш уповноважений підписант або представник за довіреністю власним КЕП.
14. Електронний аукціон, якщо подано щонайменше дві пропозиції. Ставки на аукціоні робляться з вашого облікового запису, а рішення про зміну ціни ухвалюєте ви.
15. Виправлення за 24 години. Якщо замовник зазначить невідповідності у ваших документах, зазвичай у вас є 24 години, щоб їх виправити. Фахівець готує виправлені документи того самого дня, тож ваш підписант має бути на зв’язку, щоб їх підписати.
Якщо ви перемогли
За правилами воєнного стану переможець протягом 4 днів після повідомлення завантажує документи, що підтверджують відсутність підстав для відмови. Відомості, які вже є у відкритих державних реєстрах, не вимагають. Довідки мають бути видані незадовго до подання, як визначає тендерна документація.
| Документ | Хто видає | Хто цим займається | Що робите лише ви |
|---|---|---|---|
| Довідка про відсутність судимості службової особи, яка підписала пропозицію (немає незнятої чи непогашеної судимості за корисливий злочин) | Інформаційна система МВС, онлайн (наприклад, через Дію) або особисто | Тендерний фахівець готує решту пакета | Підписант сам замовляє свою довідку зі свого облікового запису або за своїм документом |
| Відсутність податкового боргу, якщо тендер передбачає цю необов’язкову підставу | Державна податкова служба (ДПС) | Бухгалтер перевіряє електронний кабінет платника, погашає борг і отримує довідку, якщо вона потрібна | Сплатити борг; вхід до кабінету платника лишається у вас або у вашого бухгалтера за вашим власним делегуванням |
| Реєстраційні дані та кінцеві бенефіціарні власники | Єдиний державний реєстр | Перевіряються у відкритому реєстрі | — |
| Статус у реєстрі корупційних правопорушень | Відкритий реєстр НАЗК | Перевіряється у відкритому реєстрі | — |
Перед укладенням договору
Забезпечення виконання договору, якщо його вимагають. До 5% ціни договору, від банку, надається до дати підписання. Діє до виконання договору й повертається протягом 5 банківських днів. За новим законом з 24 березня 2027 року граничний розмір для робіт, за повідомленнями, зросте до 10%. Ви звертаєтеся до свого банку й сплачуєте його комісію.
Договір. Замовник підписує його не пізніше ніж через 15 днів після рішення, з можливістю продовження до 60 днів з обґрунтованих причин, після завершення строку на оскарження; за правилами воєнного стану для підписання достатньо однієї пропозиції. Підписує ваш уповноважений підписант, для електронного договору — КЕП.
Хто що робить
| Крок | Хто може це зробити | Що робите лише ви |
|---|---|---|
| Запис у реєстрі та кінцеві бенефіціарні власники | Перевіряється за вас у відкритому реєстрі | Подаєте будь-які зміни від імені компанії |
| Перевірки (держави-агресори, реєстр корупційних правопорушень, джерело фінансування) | Виконуються за вас; складні випадки переглядає юрист | Правдиво розкриваєте структуру власності та ланцюг постачання |
| Реєстрація на електронному майданчику | Майданчик обирають і форму заповнюють за вас | Підписуєте договір із майданчиком; здійснюєте ідентифікаційний платіж або підписання |
| Баланс на майданчику | — | Поповнюєте його зі свого рахунку |
| КЕП або УЕП | — | Отримуєте його для свого підписанта й тримаєте під своїм контролем або уповноважуєте представника з власним ключем |
| Антикорупційна програма | Готує юрист | Затверджуєте її; призначаєте уповноважену особу |
| Довідка про відсутність підстав для відмови | Складається за вас | Підтверджуєте та підписуєте |
| Повноваження підписанта | Довіреність готує юрист | Підписує ваш керівник |
| Кваліфікаційні документи | Тендерний фахівець і бухгалтер | Надаєте договори; підтверджуєте достовірність |
| Локалізація та походження | Звірка з офіційним переліком; сертифікат походження від торгового агента або виробника | Надаєте дані про ланцюг постачання та походження |
| Переклади | Перекладач, за потреби з нотаріусом | Замовляєте апостилі у своїй країні |
| Тендерне забезпечення та забезпечення виконання договору | Ваш банк | Звертаєтеся по гарантію |
| Подання, аукціон і виправлення | Фахівець завантажує документи й готує виправлення | Підписуєте або уповноважуєте представника; ухвалюєте рішення щодо ціни |
| Документи переможця | Тендерний фахівець збирає пакет | Замовляєте особисті довідки; підписуєте завантаження |
| Договір | — | Підписує ваш уповноважений підписант |
| Скарга до Антимонопольного комітету України (АМКУ) | Юрист готує та подає її через ваш обліковий запис на майданчику за довіреністю, власним КЕП | Видаєте довіреність; сплачуєте плату за скаргу |
Залучені фахівці
| Фахівець | Хто ліцензує або регулює | Що він робить для учасника |
|---|---|---|
| Адвокат або інший юрист | Національна асоціація адвокатів України (НААУ) — для адвокатів; для інших юристів ліцензування немає | Перевіряє тендерну документацію на дискримінаційні умови та готує скарги до АМКУ, які подаються через Prozorro; представляє вас у Колегії АМКУ з розгляду скарг, а адвокат — і в суді протягом 30 днів; готує довіреність для вашого підписанта та договори про консорціум; перевіряє санкційні ризики й зв’язок власності з державами-агресорами (критерій 10%) |
| Тендерний фахівець | Діяльність не регулюється | Стежить за Prozorro, аналізує тендерну документацію, готує пакет пропозиції, довідку про відсутність підстав для відмови та кваліфікаційні документи; готує виправлення за 24 години; вчасно готує пакет документів переможця |
| Бухгалтер або аудитор | Для бухгалтерів ліцензування немає; аудитори зареєстровані в Органі суспільного нагляду за аудиторською діяльністю та перебувають під його наглядом | Готує фінансову звітність і підтвердження обороту; веде податкову звітність так, щоб не було податкового боргу, й отримує довідку про податковий статус, якщо її вимагають |
| Перекладач | Ліцензування немає; підпис перекладача засвідчує нотаріус | Перекладає іноземні реєстраційні, фінансові документи й документи про досвід українською мовою |
| Нотаріус, державний або приватний | Міністерство юстиції України | Засвідчує копії, підписи перекладачів і довіреності, коли замовник вимагає нотаріально посвідчених документів |
| Банк | Національний банк України | Видає тендерне забезпечення (до 3% для товарів і послуг, 0,5% для робіт) та гарантії виконання договору (до 5%) |
Якщо ваша компанія з-за кордону
Українська компанія чи податковий код (ЄДРПОУ) не потрібні: ви реєструєтеся на авторизованому електронному майданчику як нерезидент із реєстраційними документами своєї країни, хоча податкові, банківські та митні кроки на етапі договору можуть вимагати дій в Україні; хто може брати участь, пояснено в посібнику Як брати участь у публічних закупівлях в Україні. Щодо документів:
- Реєстраційні дані компанії: витяг з реєстру вашої країни або довідка про належну реєстрацію, з перекладом і апостилем, якщо його вимагає замовник.
- Електронний майданчик: реєструйтеся як нерезидент із реєстраційними даними своєї країни; поповнюйте баланс у євро чи доларах США з конвертацією за курсом Національного банку України.
- Електронний підпис: не потрібен, якщо ви зареєстровані як нерезидент. Центральний засвідчувальний орган веде перелік українських надавачів, чиї послуги визнаються в ЄС.
- Довідка про відсутність підстав для відмови: та сама довідка; приймаються рівноцінні іноземні документи або офіційне пояснення, якщо у вашій країні такий документ не видають.
- Довіреність: документ вашої країни, з перекладом і апостилем, якщо цього вимагає замовник.
- Документи переможця: довідки вашої країни про належну реєстрацію, відсутність податкової заборгованості та відсутність судимості, з перекладом і апостилем, якщо його вимагають.
- Фінансова звітність і договори: ваші документи, з перекладом.
- Локалізація: підтвердження того, що ваші товари походять з країни — учасниці Угоди СОТ про державні закупівлі або з країни-партнера за міжнародним договором, — основний шлях для іноземних виробників.
- Тендерне забезпечення: чи приймається гарантія іноземного банку, залежить від тендерної документації.
- Скарги: ви можете діяти через українських юридичних представників.
Типові помилки
- Ваш ключ лишається тільки у вас. Ніколи не передавайте файл ключа КЕП, токен, пароль чи вхід до Дії; представник підписує лише власним КЕП за довіреністю.
- Спершу перевірте структуру власності. Російська, білоруська чи іранська частка в 10% або більше, статус кінцевого бенефіціарного власника або товари походженням з Росії чи Білорусі виключають участь.
- Розберіться з локалізацією до подання. Для товарів зі списку вартістю 1 млн грн і більше заздалегідь підготуйте посилання на ступінь локалізації або підтвердження походження з країни — учасниці Угоди СОТ чи країни-партнера: договір, укладений із порушенням правил, є нікчемним.
- Зверніть увагу на джерело фінансування. Тендери Ukraine Facility і банків розвитку мають власні списки прийнятних країн.
- Стережіться пов’язаних учасників. Спільна власність або зв’язки з тендерним комітетом замовника є підставою для відмови.
- Будьте на зв’язку. На виправлення у вас 24 години, а на документи переможця — 4 дні.
- Поповнюйте баланс заздалегідь. Переказ з-за кордону може надходити на баланс майданчика до 5 робочих днів.
- Скаржтеся вчасно й зі сплатою правильної суми. Щодо умов тендеру — не пізніше ніж за 4 дні до кінцевого строку, плата 0,3% очікуваної вартості (2 000–85 000 грн); щодо рішення про визначення переможця чи відхилення — протягом 5 днів, плата 0,6% (3 000–170 000 грн). Якщо скаргу задоволено, плату повертають, а АМКУ приймає скаргу до розгляду або відмовляє протягом 3 робочих днів.
Разом з askTender
В Україні ваш Партнер askTender додається як іменований користувач до облікового запису вашої компанії в Prozorro і працює під власним логіном (ми підтверджуємо це з порталом перед вашою першою пропозицією). Ваш власний логін лишається у вас, і ви підписуєте те, що можете підписати лише ви. Усе інше готують для вас: askTender Desk проводить перевірки, оформлює реєстрацію на майданчику, складає довідку про відсутність підстав для відмови, збирає кваліфікаційні документи й документи переможця та стежить за строками 24 години і 4 дні; Партнери askTender, наприклад адвокат, бухгалтер, перекладач або нотаріус, виконують ті кроки, які охоплює їхня ліцензія. Ви підписуєте лише те, що закон залишає за вами: договір із майданчиком, довіреність, пропозицію власним КЕП, якщо підписуєте її самі, гарантії та договір.
Запитання
Які документи подаються разом із тендерною пропозицією в Україні?
Довідка в довільній формі про те, що жодна з підстав для відмови за ст. 17 до вас не застосовується; підтвердження, що особа, яка підписує пропозицію, може діяти від вашого імені (документ про призначення або довіреність); кваліфікаційні документи, яких вимагає тендер, наприклад аналогічні договори, відгуки та довідки про персонал і обладнання; посилання на ступінь локалізації або підтвердження походження для товарів зі списку; переклад іноземних документів українською; тендерне забезпечення, якщо його вимагають; і ваша ціна. Документи подаються як скановані PDF через ваш електронний майданчик.
Чи потрібен КЕП, щоб подати пропозицію в Україні?
Українські учасники мають підписувати пропозицію кваліфікованим (КЕП) або удосконаленим (УЕП) електронним підписом від кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг. Учасники, зареєстровані як нерезиденти, можуть подавати пропозицію без нього. Ключ належить фізичній особі — керівнику або уповноваженому працівнику чи представнику; представник, який підписує за довіреністю, користується власним ключем.
Що подає переможець і як швидко?
За правилами воєнного стану переможець протягом 4 днів після повідомлення завантажує документи, що підтверджують відсутність підстав для відмови, наприклад довідку про відсутність судимості підписанта і, якщо тендер передбачає таку підставу, підтвердження відсутності податкового боргу. Відомості, які вже є у відкритих державних реєстрах, не вимагають. Іноземний переможець подає довідки своєї країни про належну реєстрацію, відсутність податкової заборгованості та відсутність судимості з перекладом.
Скільки коштує участь у Prozorro?
Реєстрація на електронному майданчику не оплачується, але за кожну пропозицію з вашого балансу на майданчику списується плата за участь, яка залежить від очікуваної вартості закупівлі й однакова на всіх майданчиках. Українська компанія ідентифікує себе перед майданчиком платежем 20 грн, електронним підписом або підписаним паперовим договором. Тендерне забезпечення, якщо його вимагають, коштує стільки, скільки комісія вашого банку.
Чи може тендерний фахівець подати мою пропозицію в Україні?
Тендерний фахівець може стежити за Prozorro, готувати пакет пропозиції, довідку про відсутність підстав для відмови та підтвердні документи, а також виправлення за 24 години. Пропозицію підписує ваш уповноважений підписант або представник, якого ви уповноважили довіреністю, — власним КЕП. Ви ніколи не передаєте свій файл ключа, токен, пароль чи вхід до Дії.
Джерела
- Міністерство економіки: участь іноземних учасників у Prozorro
- Міністерство економіки: електронні підписи тендерних пропозицій, зокрема для нерезидентів
- Міністерство економіки: заборона закупівель у держав-агресорів
- Міністерство економіки: плата за скарги до АМКУ
- Prozorro Infobox: країни, прийнятні для закупівель у межах Ukraine Facility
Цей посібник простою мовою пояснює правила; він не є юридичною консультацією. Правила закупівель змінюються, а кожна тендерна документація встановлює власні умови — і вона завжди має пріоритет.