Documenten voor overheidsopdrachten in België (2026)

Deze gids is de checklist achter een offerte in België: elk document en elke stap die het e-Procurementplatform en een Belgische aanbestedende overheid vragen, in de volgorde waarin ze opduiken, en wie elke stap wettelijk mag zetten. Hoe Belgische overheidsopdrachten in hun geheel werken, van drempels en procedures tot talen, beoordeling en betaling, leest u in Inschrijven op overheidsopdrachten in België.

Voor u inschrijft

1. Een persoonlijke account op e-Procurement. Federale, gewestelijke en lokale aanbestedende overheden publiceren in het Bulletin der Aanbestedingen en ontvangen offertes via het gratis federale e-Procurementplatform (publicprocurement.be), beheerd door de FOD BOSA. Met een account bevestigt u uw deelname, gebruikt u het forum en dient u elektronisch in.

Kosten en duur: gratis; dezelfde dag actief, via een activeringslink per e-mail.
Hoe het werkt: de account is persoonlijk, één per e-mailadres, met een wachtwoord van minstens 13 tekens. Iedereen die aan uw offertes werkt, registreert een eigen account (“Continue as supplier”, dan Register). Niemand gebruikt de uwe.
Vanuit het buitenland: hetzelfde. Voor registreren of inloggen is geen Belgische eID nodig.

2. Koppel uw onderneming en vul haar visitekaartje in. Onder “Manage enterprises” koppelt een gebruiker de onderneming die inschrijft: haar KBO-nummer of buitenlands ondernemingsnummer, een alias, een contactadres, de regio’s die ze bedient, of ze werken, leveringen of diensten aanbiedt, en haar CPV-expertise. Aanbestedende overheden vinden u zo terug, en uw offertes worden in haar naam ingediend. Het is gratis en dezelfde dag geregeld.

Wie het doet: een adviseur kan uw onderneming vanuit zijn eigen account koppelen zodra u een machtigingsbrief hebt ondertekend waarmee hij indieningen in uw naam mag voorbereiden. Het platform aanvaardt hetzelfde ondernemingsnummer meer dan eens, onder verschillende aliassen.
Zorg voor correcte gegevens: ze moeten overeenstemmen met de officiële gegevens in de KBO, of in uw buitenlands register, want ze worden gebruikt bij de indiening.
Vanuit het buitenland: kies uw land en vul het ondernemingsnummer uit uw eigen land in; er is geen vast formaat.

3. Uw ondernemingsnummer (Belgische ondernemingen). Het nummer in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) is wat aanbestedende overheden via Telemarc gebruiken om uw status, btw-gegevens en socialezekerheidsgegevens op te vragen. U krijgt het via een erkend ondernemingsloket, en het blijft geldig zolang de onderneming actief is. Een boekhouder of het loket regelt de inschrijving op basis van een schriftelijk mandaat dat uw bestuurders ondertekenen, met uw statuten en de identiteit van de bestuurders.

4. Werken: erkenning in de juiste categorie en klasse. Wanneer een aankondiging voor werken het vraagt, meestal boven € 75.000 voor categorieën of € 50.000 voor ondercategorieën, hebt u een erkenning nodig van de erkenningscommissie van de FOD Economie: een categorie zoals D (gebouwen), C (wegen) of E (burgerlijke bouwkunde), en een klasse die de waarde van de opdracht begrenst. Ze wordt nagegaan vóór de gunning, geldt 5 jaar, en haar vervaldatum staat in de openbare weblist, waar iedereen uw status kan controleren. De klassebedragen zijn teruggekeerd naar de waarden van vóór april 2024 na een arrest van de Raad van State van 12 december 2025; controleer dus welke klasse de aankondiging vraagt.

Wie het doet: een boekhouder stelt het dossier samen: jaarrekeningen, eigen vermogen, personeel, referenties van uitgevoerde werken en uw fiscale en sociale situatie. Uw vertegenwoordiger ondertekent de aanvraag.
Vanuit het buitenland: niet verplicht voor ondernemingen uit de EU. Een inschrijving op de officiële lijst van erkende aannemers van een andere lidstaat, zoals de Duitse PQ-VOB, de Oostenrijkse ANKÖ of de Italiaanse SOA, met het bewijs dat ze overeenstemt met de gevraagde categorie en klasse, of volledige bewijsstukken via het UEA, kan in de plaats komen.

5. Een gekwalificeerde handtekening, ruim voor de laatste week. Elke elektronische indiening eindigt met een indieningsrapport dat een gekwalificeerde elektronische handtekening nodig heeft, tenzij de opdrachtdocumenten iets anders bepalen. Die kan komen van een Belgische eID (kaartlezer en BeIDConnect) of van elke gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten op de vertrouwenslijst van de EU (“QCert for ESig”). Een buitenlands gekwalificeerd certificaat kan, afhankelijk van de verlener, enkele werkdagen op zich laten wachten. Een certificaat op naam van de onderneming zelf werkt ook, zonder afzonderlijk mandaat.

Bij uw offerte

6. Het UEA, alleen boven de Europese drempels. Vanaf de Europese drempels verklaart u in het UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) dat er geen uitsluitingsgronden gelden en hoe u aan de selectiecriteria voldoet, ofwel in de module die in de indieningsruimte is ingebouwd (sectie 1d), ofwel op espd.publicprocurement.be. Onder de drempels mogen aanbestedende overheden er niet om vragen. Het is gratis, dezelfde dag klaar en geldt voor die ene procedure. Een adviseur vult het in met uw gegevens; u bevestigt dat de antwoorden juist zijn voordat het rapport wordt ondertekend. De ene gekwalificeerde handtekening op het indieningsrapport dekt het.

7. De verklaring over de sancties tegen Rusland (als die gevraagd wordt). Boven de Europese drempels mogen opdrachten niet naar Russische onderdanen of entiteiten gaan, noch wanneer Russische onderaannemers of leveranciers meer dan 10% van de waarde vertegenwoordigen (EU-verordening 833/2014, art. 5k), en aanbestedende overheden vragen daar vaak een verklaring over. Ze is gratis en dezelfde dag klaar, opgesteld op basis van uw gegevens over aandeelhouders en onderaannemers; u bevestigt de feiten, en de handtekening bij de indiening dekt ze.

8. Voorbereiden, finaliseren, ondertekenen, indienen. In de indieningsruimte bevestigt u uw deelname, vult u de identificatie in, kiest u de percelen, laadt u uw documenten op en klikt u op Finalize. Het platform maakt dan het indieningsrapport aan, dat de offerte, de bijlagen en het UEA dekt.

Ondertekenen: in het platform met een Belgische eID, of u downloadt het rapport, ondertekent het met uw eigen gekwalificeerde certificaat en laadt het opnieuw op. Het platform moet de handtekening als “qualified” en “passed” tonen; met de Signing Box van BOSA kunt u dat vooraf nakijken.
Indienen: zodra de handtekening er staat, mag wie de offerte heeft voorbereid op Submit klikken. Laattijdige offertes worden geweigerd. Elke latere wijziging of intrekking vraagt een nieuw ondertekend rapport.
Uitnodigingen: bij onderhandelingsprocedures mailt de aanbestedende overheid een link en een wachtwoord naar de uitgenodigde onderneming, die ze doorstuurt naar wie de offerte voorbereidt.
Vanuit het buitenland: hetzelfde, met uw buitenlands gekwalificeerd certificaat op een ondertekende pdf.

9. Als iemand anders dan uw statutaire vertegenwoordiger tekent. Een advocaat of consultant kan het indieningsrapport als mandataris ondertekenen met zijn eigen gekwalificeerde certificaat, op grond van art. 44 §2 van het koninklijk besluit van 18 april 2017. Hij vermeldt u als volmachtgever en voegt de onderhandse of authentieke volmacht toe, waarbij een scan volstaat, of verwijst naar de bekendmaking ervan in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Een advocaat stelt de volmacht op, uw statutaire vertegenwoordigers ondertekenen ze, en een onderhandse akte is dezelfde dag klaar. Ze geldt zoals erin bepaald; een doorlopende volmacht die bij één aanbestedende overheid is neergelegd, dekt alleen de latere opdrachten van die overheid. De bevoegdheid van een buitenlandse ondertekenaar blijkt uit het uittreksel uit het register van zijn land, zo nodig vertaald.

10. De fiscale en sociale controle. Belgische inschrijvers laden geen attesten op: binnen 20 dagen na de uiterste indieningsdatum raadpleegt de aanbestedende overheid Telemarc, dat put uit gegevens van de RSZ, de FOD Financiën en de KBO. Een schuld van meer dan € 3.000 leidt tot uitsluiting, tenzij u een afbetalingsplan naleeft, en u krijgt één kans van 5 werkdagen om dat recht te zetten. Uw boekhouder bereidt het betalingsbewijs, het afbetalingsplan of de compenserende schuldvorderingen voor; u betaalt. Via hetzelfde platform komt ook een eventuele vraag om uw prijzen te verantwoorden, waarop u normaal binnen 12 dagen moet antwoorden.

Als u in aanmerking komt voor de gunning

Belgische ondernemingen worden grotendeels via databanken gecontroleerd. Wat de aanbestedende overheid nog kan vragen, meestal aan de inschrijver die als eerste gerangschikt staat:

Document	Afgegeven door	Wie het voor u kan regelen	Geldig	Wat alleen u doet
Uittreksel uit het strafregister (onderneming en/of bestuurders)	Centraal Strafregister (FOD Justitie) of uw gemeente; in het buitenland het equivalent van uw land	Opgevolgd en voor u opgeladen zodra het binnen is	—	Het aanvragen
Fiscale en sociale attesten uit uw land (buitenlandse inschrijvers)	De belastingdienst en de socialezekerheidsinstelling van uw land	Uw boekhouder daar, als de instantie een vertegenwoordiger toelaat	Recent, zoals de opdrachtdocumenten het bepalen	Een eventuele verklaring onder eed persoonlijk afleggen
Jaarrekening of omzetverklaring	Nationale Bank van België (Balanscentrale); in het buitenland uw register	Uw boekhouder legt de jaarrekening neer en stelt de verklaring op	Laatste boekjaar of boekjaren	De omzetverklaring ondertekenen als die gevraagd wordt
ISO-certificaten (9001, 14001, 45001, 27001)	Een instelling geaccrediteerd door BELAC of door een ander EA-lid	De certificeringsinstelling	3 jaar, met jaarlijkse opvolgingsaudits	De audit ondergaan
VCA / SCC (VCA, VCA*, VCA-P) en VCU	Een door BELAC geaccrediteerde instelling binnen het BeSaCC-VCA-schema	De certificeringsinstelling	3 jaar, met jaarlijkse tussentijdse audits	De audit ondergaan; werknemers leggen VCA-examens af

De neergelegde jaarrekeningen van Belgische vennootschappen zijn openbaar, dus aanbestedende overheden lezen ze vaak rechtstreeks. VCA is geen wettelijke verplichting, maar wordt veel gevraagd voor bouw, industrieel onderhoud en werk op locatie, en elke werknemer heeft een VCA-diploma nodig, opgenomen in het centraal register. Geeft een land geen fiscaal of sociaal attest of uittreksel uit het strafregister af, dan komt een verklaring onder eed of een plechtige verklaring voor een gerechtelijke of bestuurlijke instantie, een notaris of een beroepsorganisatie in de plaats.

Als de opdracht erom vraagt:

Beëdigde vertalingen naar de taal van de procedure (Nederlands, Frans of Duits) door een vertaler uit het nationaal register van de FOD Justitie, die elektronisch tekent met zijn VTI-nummer.
Apostille of legalisatie. Buitenlandse openbare documenten hebben een apostille nodig van het land van afgifte, tenzij een vrijstelling op grond van het EU-recht of een verdrag geldt. Voor Belgische documenten die naar het buitenland gaan, rekent de FOD Buitenlandse Zaken sinds 1 augustus 2026 € 25 per legalisatie of apostille, meteen aan het loket in Brussel (op afspraak, voor originelen van maximaal 4 pagina’s); documenten van erkende partners zoals notarissen lopen via eLegalisation.
Kmo-status: daar bestaat geen attest voor. U geeft die status aan in het UEA of in de identificatie, en ze geeft recht op een verplicht voorschot in niet-onderhandelingsprocedures van klassieke aanbestedende overheden.

Voor het contract en de eerste factuur

Verzekeringen. Elke opdrachtnemer moet zijn aansprakelijkheid voor arbeidsongevallen en zijn burgerlijke aansprakelijkheid tegenover derden verzekeren, en dat binnen 30 dagen na de sluiting van de opdracht bewijzen, voor de hele looptijd. Opdrachtdocumenten voor werken voegen daar vaak een alle-risicopolis of tienjarige aansprakelijkheid aan toe. Een makelaar of verzekeraar levert het attest; u ondertekent de polis. Een dekking bij een verzekeraar uit uw eigen land wordt aanvaard als ze aan de voorwaarden van de opdrachtdocumenten voldoet.

Borgtocht. Die wordt binnen 30 dagen na de sluiting gesteld: in contanten of openbare fondsen bij de Deposito- en Consignatiekas, via een instelling voor collectieve borgstelling, of als waarborg van een bank of verzekeraar. De bank of verzekeraar geeft de borgtochtakte af met vermelding van de aanbestedende overheid en de opdracht; het bewijs (depositobewijs, debetbericht of originele akte) gaat naar de aanbestedende overheid, en een derde mag de borgtocht voor u stellen. U vraagt de kredietlijn aan bij uw bank en ondertekent ze. Banken en verzekeraars uit andere EU-landen mogen de waarborg ook afgeven.

Artikel 30bis (werken). Bij werken in onroerende staat controleert de opdrachtgever bij het sluiten van de overeenkomst en voor elke betaling op checkinhoudingsplicht.be of zijn aannemer of onderaannemer sociale of fiscale schulden heeft; zo ja, dan houdt hij 35% (sociaal) of 15% (fiscaal) van de factuur in en wordt hij hoofdelijk aansprakelijk. In 2026 is de controle uitgebreid tot schulden in het sociaal statuut van zelfstandigen. De controle is gratis en alleen geldig op de dag waarop ze gebeurt. Uw boekhouder of sociaal secretariaat houdt uw rekening zuiver en voert dezelfde controles uit op uw eigen onderaannemers. Buitenlandse aannemers vallen eronder zodra ze Belgische verplichtingen hebben.

Personeel uit het buitenland: Limosa en A1. Een buitenlandse werkgever die werknemers naar België detacheert, of een buitenlandse zelfstandige, doet vóór de start van het werk een gratis Limosa-melding, per detachering. Die wordt online ingediend door de werkgever of door een gemandateerd sociaal secretariaat met zijn eigen toegang; het A1-attest voor de sociale zekerheid wordt in het land van herkomst aangevraagd.

E-facturatie. Aanbestedende overheden worden elektronisch gefactureerd in het formaat EN 16931 / Peppol, via de hub Mercurius. U sluit een contract met een Peppol-toegangspuntaanbieder naar keuze, en een adviseur kan het instellen onder uw abonnement. Onder een bepaalde drempel gelden vrijstellingen. Voorlopig geldt de regel ook voor opdrachtnemers van buiten de EER; een hangend wetsontwerp zou hen vrijstellen.

Wie doet wat

Stap	Wie het kan doen	Wat alleen u doet
e-Procurementaccount	Iedereen met een eigen account	—
Uw onderneming koppelen	Een adviseur, vanuit zijn eigen account	De machtigingsbrief ondertekenen
KBO-nummer	Een boekhouder of ondernemingsloket, met mandaat	Het mandaat ondertekenen
Erkenning voor werken	Een boekhouder stelt het dossier samen	De aanvraag ondertekenen; referenties aanleveren
UEA, sanctieverklaring	Voor u voorbereid	De antwoorden en feiten bevestigen
Opladen en indienen	Een adviseur, vanuit zijn eigen account	—
Handtekening op het indieningsrapport	U, of een advocaat of consultant als mandataris met zijn eigen certificaat	Ondertekenen, of de volmacht ondertekenen
Fiscale en sociale regularisatie	Een boekhouder	Betalen of het afbetalingsplan afspreken
Buitenlandse attesten	Uw boekhouder in uw land	Het uittreksel uit het strafregister aanvragen; verklaringen onder eed afleggen
ISO, VCA	Een certificeringsinstelling	De audit ondergaan
Beëdigde vertalingen	Een beëdigd vertaler	—
Verzekeringen, borgtocht	Een makelaar, verzekeraar of bank	De polis en de kredietlijn ondertekenen
30bis-controles, Limosa	Een boekhouder of sociaal secretariaat	Schulden betalen; A1-attesten aanvragen

De betrokken beroepsbeoefenaars

Beroepsbeoefenaar	Erkend of gereglementeerd door	Wat ze voor een inschrijver doen
Advocaat / avocat	De balies onder de Orde van Vlaamse Balies (OVB) of AVOCATS.BE	Adviseert over uitsluitingsgronden, selectiecriteria en het bestek; stelt de volmacht op; ondertekent het indieningsrapport als mandataris met zijn eigen gekwalificeerde handtekening; stelt vorderingen tot schorsing of nietigverklaring in binnen de wachttermijn van 15 dagen
Accountant en belastingadviseur	ITAA (Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants)	Legt de jaarrekening neer bij de Nationale Bank; stelt omzet- en ratioverklaringen op voor het UEA; regelt de regularisatie van schulden binnen de termijn van 5 werkdagen; stelt het dossier voor de erkenning van aannemers samen
Erkend sociaal secretariaat	FOD Sociale Zekerheid / RSZ	Doet de RSZ-aangiften zodat Telemarc geen schulden toont; werkt met een mandaat dat op het socialezekerheidsportaal is geregistreerd, niet met uw login
Notaris / notaire	Fednot; kamers van notarissen	Authentieke akten en bekendmakingen in het Belgisch Staatsblad die de tekenbevoegdheid bewijzen; authentieke volmachten; documenten via eLegalisation
Beëdigd vertaler (traducteur juré)	Nationaal register van de FOD Justitie (wet van 10 april 2014)	Beëdigde vertalingen van buitenlandse attesten, statuten en jaarrekeningen naar het Nederlands, Frans of Duits
Certificeringsinstelling	BELAC (FOD Economie)	ISO 9001, 14001, 45001 en 27001; VCA, VCA* en VCA-P
Bank, verzekeraar of instelling voor collectieve borgstelling	Nationale Bank van België; FSMA	Waarborgen voor de borgtocht, of een hoofdelijke borgstelling bij de Deposito- en Consignatiekas
Tenderconsultant	Niet gereglementeerd	Zoekt aankondigingen, registreert zich als leveranciersgebruiker, koppelt uw onderneming, bereidt de offerte, het UEA en de bijlagen voor, laadt op; ondertekent het indieningsrapport alleen met uw volmacht en zijn eigen gekwalificeerde certificaat

Als uw onderneming in het buitenland gevestigd is

U hebt geen Belgische vennootschap of btw-nummer nodig om in te schrijven, al vragen opdrachten voor werken een Belgische erkenning of het bewijs van een gelijkwaardige inschrijving op een officiële lijst in een ander EU-land; wie vanuit het buitenland mag inschrijven, leest u in Inschrijven op overheidsopdrachten in België. Voor de documenten:

U registreert zich met e-mailadres en wachtwoord en koppelt uw onderneming met het nummer uit uw eigen land. Telemarc dekt alleen Belgische bronnen, dus u bezorgt recente fiscale en sociale attesten en een uittreksel uit het strafregister uit uw land, of een verklaring onder eed als uw land die niet afgeeft, met een beëdigde vertaling in de taal van de procedure. Het uittreksel uit uw register bewijst wie mag tekenen. Voor werken vervangt een inschrijving op de officiële lijst van uw land, met bewijs van gelijkwaardigheid, de Belgische erkenning. Zorg voor een gekwalificeerd certificaat van de vertrouwenslijst van de EU, laat buitenlandse openbare documenten in uw land van een apostille voorzien, en doe de Limosa-melding met A1-attesten voordat uw personeel in België aan de slag gaat.

Valkuilen

Teken nooit met de eID of het certificaat van uw klant of van iemand anders. Uw vertegenwoordiger tekent, of een mandataris tekent met zijn eigen certificaat en voegt de volmacht toe.
itsme volstaat niet. Het wordt niet aanvaard om te ondertekenen op e-Procurement; controleer vóór de indiening of de handtekening “qualified” en “passed” aangeeft.
“Return to draft” maakt de handtekening ongeldig. Elke wijziging na Finalize betekent dat u opnieuw moet tekenen voordat u opnieuw indient.
Geen UEA onder de Europese drempels. Aanbestedende overheden mogen er daar niet om vragen, dus voeg er geen toe.
Let op de taal. Schrijf in in de taal van de procedure (Nederlands, Frans of Duits, naargelang de aanbestedende overheid) en reken op beëdigde vertalingen van buitenlandse attesten.
Toets de erkenningsklasse aan de aankondiging bij werken boven € 75.000 (categorieën) of € 50.000 (ondercategorieën).
Pak schulden boven € 3.000 tijdig aan. U krijgt één kans van 5 werkdagen om te regulariseren, en niet meer dan één.
Juridisch werk hoort bij een advocaat, en niet bij een die ook een concurrent bijstaat. Juridisch advies en procedures zijn voorbehouden aan advocaten, en een advocaat mag niet optreden voor twee concurrerende inschrijvers in dezelfde procedure (belangenconflict).

Inschrijven met askTender

In België wordt uw askTender Partner als gebruiker op naam toegevoegd aan de account van uw onderneming op e-Procurement (publicprocurement.be) en werkt hij met zijn eigen login. U houdt uw eigen login en tekent wat alleen u kunt tekenen: de machtigingsbrief, het indieningsrapport, of de volmacht waarmee een mandataris het met zijn eigen certificaat ondertekent. De askTender Desk bereidt het UEA, de verklaringen en de offerte voor, stelt de offerte samen en coördineert de attesten; askTender Partners, zoals een accountant, een advocaat of een beëdigd vertaler, zetten de stappen die hun beroepstitel dekt.

Vragen

Heb ik een Belgische eID nodig om in te schrijven via e-Procurement?

Niet om te registreren of in te loggen: een persoonlijke leveranciersaccount werkt met een e-mailadres en wachtwoord. U hebt wel een gekwalificeerde elektronische handtekening op het indieningsrapport nodig. Die kan komen van een Belgische eID met kaartlezer of van elk gekwalificeerd certificaat op de vertrouwenslijst van de EU. itsme wordt voor die handtekening niet aanvaard.

Mag iemand anders het indieningsrapport voor mijn onderneming ondertekenen?

Ja, als mandataris. Uw statutaire vertegenwoordigers ondertekenen een volmacht op zijn naam; de mandataris ondertekent het rapport daarna met zijn eigen gekwalificeerde certificaat en voegt de volmacht toe (een scan volstaat) of verwijst naar de bijlage van het Belgisch Staatsblad. Niemand tekent met uw eID of certificaat.

Moeten Belgische inschrijvers fiscale en sociale attesten opladen?

Nee. Aanbestedende overheden raadplegen de Belgische bronnen zelf via Telemarc. Duikt er een schuld van meer dan € 3.000 op, dan krijgt u één kans van 5 werkdagen om een betaling, een nageleefd afbetalingsplan of een schuldvordering die de schuld compenseert te bewijzen. Buitenlandse inschrijvers bezorgen in de plaats daarvan recente attesten van de instanties in hun eigen land.

Heb ik een erkenning als aannemer nodig voor Belgische opdrachten voor werken?

Wanneer de aankondiging een categorie en klasse vereist, doorgaans voor werken boven € 75.000 (categorieën) of € 50.000 (ondercategorieën). De erkenning van de FOD Economie geldt 5 jaar en iedereen kan ze nakijken op de openbare weblist. Aannemers uit de EU kunnen in de plaats daarvan steunen op een inschrijving op de officiële lijst van een andere lidstaat, met bewijs van gelijkwaardigheid.

Wat kost een apostille in België?

Sinds 1 augustus 2026 rekent de FOD Buitenlandse Zaken € 25 per legalisatie of apostille voor Belgische documenten die naar het buitenland gaan. Buitenlandse openbare documenten die in België worden gebruikt, krijgen een apostille in het land dat ze heeft afgegeven, tenzij een vrijstelling op grond van het EU-recht of een verdrag geldt.

Bronnen

Deze gids legt de regels uit in begrijpelijke taal; het is geen juridisch advies. Aanbestedingsregels veranderen en elk aanbestedingsdocument stelt zijn eigen voorwaarden – dat document gaat altijd voor.