Toutes les étapes pour soumissionner en Belgique.

Ce guide est la liste de contrôle d’une offre en Belgique : chaque document et chaque démarche que la plateforme e-Procurement et un pouvoir adjudicateur belge demandent, dans l’ordre où ils se présentent, et qui peut légalement s’en charger. Pour le fonctionnement d’ensemble des marchés publics belges, des seuils et procédures aux langues, à l’évaluation et au paiement, voyez Comment soumissionner aux marchés publics en Belgique.

Avant de soumissionner

1. Un compte personnel sur e-Procurement. Les pouvoirs adjudicateurs fédéraux, régionaux et locaux publient au Bulletin des Adjudications et reçoivent les offres sur la plateforme fédérale gratuite e-Procurement (publicprocurement.be), gérée par le SPF BOSA. Le compte sert à confirmer votre participation, à utiliser le forum et à déposer par voie électronique.

• Coût et délai : gratuit ; actif le jour même, via un lien d’activation envoyé par e-mail.
• Fonctionnement : le compte est personnel, un par adresse e-mail, avec un mot de passe d’au moins 13 caractères. Chaque personne qui travaille sur vos offres crée le sien (“Continue as supplier”, puis Register). Personne n’utilise le vôtre.
• Depuis l’étranger : pareil. Aucune eID belge n’est nécessaire pour s’inscrire ou se connecter.

2. Liez votre entreprise et complétez sa carte de visite. Sous “Manage enterprises”, un utilisateur lie l’entreprise qui soumissionne : son numéro BCE ou son numéro d’entreprise étranger, un alias, une adresse de contact, les régions couvertes, le fait qu’elle exécute des travaux, des fournitures ou des services, et son expertise CPV. Les pouvoirs adjudicateurs vous trouvent ainsi, et vos offres sont faites en son nom. C’est gratuit et réglé le jour même.

• Qui s’en charge : un conseiller peut lier votre entreprise depuis son propre compte dès que vous avez signé une lettre d’autorisation lui permettant de préparer des dépôts en votre nom. La plateforme accepte plusieurs fois le même numéro d’entreprise, sous des alias différents.
• Des données exactes : elles doivent correspondre aux données officielles de la BCE, ou de votre registre étranger, car elles sont reprises lors du dépôt.
• Depuis l’étranger : choisissez votre pays et indiquez le numéro d’entreprise de votre pays ; il n’y a pas de format imposé.

3. Votre numéro d’entreprise (entreprises belges). Le numéro à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) est celui qu’utilisent les pouvoirs adjudicateurs, via Telemarc, pour obtenir votre statut et vos données TVA et de sécurité sociale. Il s’obtient auprès d’un guichet d’entreprises agréé et reste valable tant que l’entreprise est active. Un comptable ou le guichet effectue l’inscription sur la base d’un mandat écrit signé par vos administrateurs, avec vos statuts et l’identité des administrateurs.

4. Travaux : l’agréation dans la bonne catégorie et la bonne classe. Lorsqu’un avis de travaux l’exige, en général au-delà de 75 000 € pour les catégories ou de 50 000 € pour les sous-catégories, il vous faut une agréation de la commission d’agréation du SPF Économie : une catégorie comme D (bâtiments), C (routes) ou E (génie civil), et une classe qui plafonne la valeur du marché. Elle est vérifiée avant l’attribution, vaut 5 ans, et sa date d’expiration figure dans la weblist publique, où chacun peut vérifier votre statut. Les montants des classes sont revenus à leurs valeurs d’avant avril 2024 après un arrêt du Conseil d’État du 12 décembre 2025 ; vérifiez donc la classe demandée dans l’avis.

• Qui s’en charge : un comptable constitue le dossier : comptes, fonds propres, personnel, références de travaux exécutés et votre situation fiscale et sociale. Votre représentant signe la demande.
• Depuis l’étranger : pas obligatoire pour les entreprises de l’UE. Une inscription sur la liste officielle d’entrepreneurs agréés d’un autre État membre, comme la PQ-VOB allemande, l’ANKÖ autrichienne ou la SOA italienne, avec la preuve qu’elle correspond à la catégorie et à la classe demandées, ou des justificatifs complets via le DUME, peut en tenir lieu.

5. Une signature qualifiée, bien avant la dernière semaine. Tout dépôt électronique se termine par un rapport de dépôt qui doit porter une signature électronique qualifiée, sauf si les documents du marché en disposent autrement. Elle peut provenir d’une eID belge (lecteur de carte et BeIDConnect) ou de tout prestataire de services de confiance qualifié inscrit sur la liste de confiance de l’UE (“QCert for ESig”). Un certificat qualifié étranger peut demander plusieurs jours ouvrables selon le prestataire. Un certificat délivré au nom de l’entreprise elle-même fonctionne aussi, sans mandat supplémentaire.

Avec votre offre

6. Le DUME, uniquement au-dessus des seuils européens. À partir des seuils européens, vous déclarez dans le DUME (document unique de marché européen) l’absence de motifs d’exclusion et le respect des critères de sélection, soit dans le module intégré à l’espace de dépôt (section 1d), soit sur espd.publicprocurement.be. En dessous des seuils, les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent pas le demander. Il est gratuit, prêt le jour même et valable pour cette seule procédure. Un conseiller le complète à partir de vos données ; vous confirmez l’exactitude des réponses avant la signature du rapport. La signature qualifiée unique du rapport de dépôt le couvre.

7. La déclaration relative aux sanctions contre la Russie (si elle est demandée). Au-dessus des seuils européens, un marché ne peut être attribué ni à des ressortissants ou entités russes, ni lorsque des sous-traitants ou fournisseurs russes représentent plus de 10% de la valeur (règlement (UE) 833/2014, art. 5k), et les pouvoirs adjudicateurs demandent souvent une déclaration à ce sujet. Elle est gratuite et prête le jour même, établie à partir de vos données sur l’actionnariat et les sous-traitants ; vous confirmez les faits, et la signature du dépôt la couvre.

8. Préparer, finaliser, signer, déposer. Dans l’espace de dépôt, vous confirmez votre participation, remplissez l’identification, choisissez les lots, chargez vos documents et cliquez sur Finalize. La plateforme génère alors le rapport de dépôt, qui couvre l’offre, les annexes et le DUME.

• Signer : dans la plateforme avec une eID belge, ou en téléchargeant le rapport pour le signer avec votre propre certificat qualifié et le recharger. La plateforme doit afficher la signature comme “qualified” et “passed” ; la Signing Box du BOSA permet de le vérifier à l’avance.
• Déposer : une fois la signature en place, la personne qui a préparé l’offre peut cliquer sur Submit. Les offres tardives sont refusées. Toute modification ou tout retrait ultérieur exige un nouveau rapport signé.
• Invitations : pour les procédures négociées, le pouvoir adjudicateur envoie par e-mail un lien et un mot de passe à l’entreprise invitée, qui les transmet à la personne qui prépare l’offre.
• Depuis l’étranger : pareil, avec votre certificat qualifié étranger apposé sur un PDF signé.

9. Si une autre personne que votre représentant statutaire signe. Un avocat ou un consultant peut signer le rapport de dépôt en tant que mandataire avec son propre certificat qualifié, en vertu de l’art. 44 §2 de l’arrêté royal du 18 avril 2017. Il indique que vous êtes son mandant et joint la procuration, sous seing privé ou authentique, une copie scannée suffisant, ou renvoie à sa publication aux annexes du Moniteur belge. Un avocat la rédige, vos représentants statutaires la signent, et un acte sous seing privé est prêt le jour même. Elle vaut dans les termes qu’elle fixe ; une procuration permanente déposée auprès d’un pouvoir adjudicateur ne couvre que les marchés ultérieurs de celui-ci. Le pouvoir d’un signataire étranger se prouve par l’extrait du registre de son pays, traduit si nécessaire.

10. Le contrôle fiscal et social. Les soumissionnaires belges ne déposent pas d’attestations : dans les 20 jours qui suivent la date limite, le pouvoir adjudicateur consulte Telemarc, qui puise dans les données de l’ONSS, du SPF Finances et de la BCE. Une dette de plus de 3 000 € entraîne l’exclusion, sauf si vous respectez un plan de paiement, et vous disposez d’une seule possibilité de 5 jours ouvrables pour régulariser. Votre comptable prépare la preuve de paiement, le plan de paiement ou les créances compensatoires ; vous payez. Une éventuelle demande de justification de vos prix passe par la même plateforme, et il faut normalement y répondre dans les 12 jours.

Si vous êtes en passe d’obtenir le marché

Les entreprises belges sont surtout contrôlées via des bases de données. Ce que le pouvoir adjudicateur peut encore demander, en général au soumissionnaire classé premier :

Les comptes annuels déposés par les sociétés belges sont publics, et les pouvoirs adjudicateurs les consultent souvent directement. La certification VCA n’est pas une obligation légale, mais elle est très demandée pour la construction, la maintenance industrielle et le travail sur site, et chaque travailleur doit détenir un diplôme VCA, enregistré dans le registre central. Lorsqu’un pays ne délivre ni attestation fiscale ou sociale ni extrait de casier judiciaire, une déclaration sous serment ou une déclaration solennelle devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel en tient lieu.

Lorsque le marché les demande :

• Traductions jurées dans la langue de la procédure (néerlandais, français ou allemand) par un traducteur inscrit au registre national du SPF Justice, qui signe électroniquement avec son numéro VTI.
• Apostille ou légalisation. Les documents publics étrangers doivent porter l’apostille de l’État qui les a délivrés, sauf dispense prévue par le droit de l’UE ou par un traité. Pour les documents belges destinés à l’étranger, le SPF Affaires étrangères facture 25 € par légalisation ou apostille depuis le 1er août 2026, immédiatement au guichet de Bruxelles (sur rendez-vous, pour des originaux de 4 pages au plus) ; les documents émanant de partenaires agréés comme les notaires passent par l’eLegalisation.
• Statut de PME : il n’existe pas d’attestation. Vous le déclarez dans le DUME ou dans l’identification, et il ouvre droit à une avance obligatoire dans les procédures non négociées des pouvoirs adjudicateurs classiques.

Avant la conclusion du marché et la première facture

Assurances. Tout adjudicataire doit assurer sa responsabilité en matière d’accidents du travail et sa responsabilité civile envers les tiers, et en apporter la preuve dans les 30 jours de la conclusion du marché, pour toute sa durée. Les documents des marchés de travaux y ajoutent souvent une assurance tous risques chantier ou la responsabilité décennale. Un courtier ou un assureur délivre l’attestation ; vous signez la police. La couverture d’un assureur de votre pays est acceptée si elle répond aux exigences des documents du marché.

Cautionnement. Il est constitué dans les 30 jours de la conclusion : en numéraire ou en fonds publics auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations, par un organisme de cautionnement collectif, ou sous forme de garantie d’une banque ou d’un assureur. La banque ou l’assureur émet l’acte de garantie mentionnant le pouvoir adjudicateur et le marché ; la preuve (récépissé de dépôt, avis de débit ou acte original) est transmise au pouvoir adjudicateur, et un tiers peut constituer le cautionnement pour vous. Vous demandez et signez la ligne de crédit auprès de votre banque. Les banques et assureurs d’autres pays de l’UE peuvent aussi émettre la garantie.

Article 30bis (travaux). Pour les travaux immobiliers, le commettant vérifie à la conclusion du contrat et avant chaque paiement, sur checkinhoudingsplicht.be, si son entrepreneur ou sous-traitant a des dettes sociales ou fiscales ; dans l’affirmative, il retient 35% (social) ou 15% (fiscal) de la facture et devient solidairement responsable. En 2026, le contrôle a été étendu aux dettes du statut social des indépendants. La vérification est gratuite et ne vaut que le jour où elle est faite. Votre comptable ou votre secrétariat social veille à ce que votre compte reste en ordre et effectue les mêmes vérifications sur vos propres sous-traitants. Les entrepreneurs étrangers sont concernés dès qu’ils ont des obligations en Belgique.

Personnel venu de l’étranger : Limosa et A1. Un employeur étranger qui détache des travailleurs en Belgique, ou un indépendant étranger, effectue une déclaration Limosa gratuite avant le début du travail, pour chaque détachement. Elle est introduite en ligne par l’employeur ou par un secrétariat social mandaté, avec son propre accès ; le certificat A1 de sécurité sociale se demande dans le pays d’origine.

Facturation électronique. Les pouvoirs adjudicateurs sont facturés par voie électronique au format EN 16931 / Peppol, via le hub Mercurius. Vous concluez un contrat avec le fournisseur de point d’accès Peppol de votre choix, et un conseiller peut le configurer sous votre abonnement. Des exemptions existent en dessous d’un seuil. Pour l’instant, la règle vaut aussi pour les adjudicataires établis hors de l’EEE ; un avant-projet de loi en cours les en dispenserait.

Qui fait quoi

Les professionnels concernés

Si votre entreprise est établie à l’étranger

Vous n’avez besoin ni d’une société belge ni d’un numéro de TVA belge pour soumissionner, même si les marchés de travaux exigent une agréation belge ou la preuve d’une inscription équivalente sur une liste officielle d’un autre pays de l’UE ; qui peut soumissionner depuis l’étranger est expliqué dans Comment soumissionner aux marchés publics en Belgique. Pour les documents :

Vous vous inscrivez avec une adresse e-mail et un mot de passe et liez votre entreprise avec son numéro national. Telemarc ne couvre que les sources belges : vous fournissez donc des attestations fiscales et sociales récentes et un extrait de casier judiciaire de votre pays, ou une déclaration sous serment si votre pays ne les délivre pas, avec une traduction jurée dans la langue de la procédure. L’extrait de votre registre prouve qui peut signer. Pour les travaux, une inscription sur la liste officielle de votre pays, avec la preuve de l’équivalence, remplace l’agréation belge. Munissez-vous d’un certificat qualifié de la liste de confiance de l’UE, faites apostiller vos documents publics dans votre pays, et effectuez la déclaration Limosa avec les certificats A1 avant que votre personnel commence à travailler en Belgique.

Les pièges à éviter

• Ne signez jamais avec l’eID ou le certificat de votre client, ni de qui que ce soit d’autre. Votre représentant signe, ou un mandataire signe avec son propre certificat en joignant la procuration.
• itsme ne suffit pas. Il n’est pas accepté pour signer sur e-Procurement ; vérifiez avant le dépôt que la signature apparaît comme “qualified” et “passed”.
• “Return to draft” annule la signature. Toute modification après Finalize vous oblige à signer de nouveau avant de redéposer.
• Pas de DUME en dessous des seuils européens. Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent pas le demander, n’en joignez donc pas.
• Respectez la langue. Soumissionnez dans la langue de la procédure (néerlandais, français ou allemand selon le pouvoir adjudicateur) et prévoyez le budget des traductions jurées de vos attestations étrangères.
• Comparez votre classe d’agréation avec l’avis pour les travaux de plus de 75 000 € (catégories) ou 50 000 € (sous-catégories).
• Traitez tôt toute dette de plus de 3 000 €. Vous n’avez qu’une seule possibilité de 5 jours ouvrables pour régulariser.
• Le travail juridique revient à un avocat, et pas à celui d’un concurrent. Le conseil juridique et les procédures contentieuses sont réservés aux avocats, et un avocat ne peut pas agir pour deux soumissionnaires concurrents dans la même procédure (conflit d’intérêts).

Soumissionner avec askTender

En Belgique, votre askTender Partner est ajouté comme utilisateur nominatif sur le compte de votre entreprise sur e-Procurement (publicprocurement.be) et travaille avec ses propres identifiants. Vous gardez vos propres identifiants et signez ce que vous seul pouvez signer : la lettre d’autorisation, le rapport de dépôt, ou la procuration qui permet à un mandataire de le signer avec son propre certificat. L’askTender Desk prépare le DUME, les déclarations et l’offre, constitue le dossier et coordonne les attestations ; les askTender Partners, par exemple un expert-comptable, un avocat ou un traducteur juré, accomplissent les étapes que couvre leur titre professionnel.

Questions

Sources

• Aide e-Procurement : créer un compte fournisseur (en anglais)
• Aide e-Procurement : gérer les entreprises (en anglais)
• Aide e-Procurement : le DUME dans l’espace de dépôt (en anglais)
• Aide e-Procurement : signer le rapport de dépôt (en anglais)
• Aide e-Procurement : déposer une offre (en anglais)
• Arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques (version consolidée, Wallex)
• Arrêté royal du 14 janvier 2013 relatif à l’exécution des marchés publics (version consolidée, Wallex)
• SPF Économie : registre des entrepreneurs agréés
• Portail de la sécurité sociale : l’obligation de retenue de l’article 30bis
• Working in Belgium : détachement de travailleurs et Limosa
• SPF Justice : registre national des traducteurs et interprètes jurés
• SPF Affaires étrangères : légalisation de documents
• Règlement (UE) 833/2014 (sanctions contre la Russie, art. 5k)

Ce guide explique les règles en termes simples ; il ne constitue pas un conseil juridique. Les règles de la commande publique évoluent, et chaque dossier de consultation fixe ses propres conditions : c'est toujours lui qui prévaut.