SICAF para empresas estrangeiras: cadastro passo a passo

Antes de começar

O que você precisa:

Os documentos da sua empresa no país de origem. São os equivalentes aos documentos brasileiros de registro, fiscais e financeiros. Se o seu país não emite um equivalente para algum deles, você declara isso no sistema.
Um representante legal no Brasil com poderes expressos para receber citação e responder administrativa e judicialmente.
Um número de identificação fiscal ou outro identificador, como o número D-U-N-S ou o passaporte.
Tempo para as traduções. Traduções livres bastam para se cadastrar e apresentar propostas. Traduções juramentadas e apostila são exigidas antes da assinatura.

Você não precisa de:

CNPJ (número de inscrição da empresa brasileira);
CPF (número de inscrição da pessoa física);
conta gov.br;
certificado digital brasileiro.

Os quatro se aplicam apenas a fornecedores brasileiros ou a empresas estrangeiras autorizadas a funcionar no Brasil.

Passo 1: crie o seu acesso de fornecedor estrangeiro

Entre na tela de acesso do SICAF e escolha “Fornecedor Estrangeiro”.
Selecione “Cadastrar Novo Usuário” e preencha:
- nome e e-mail, mais um e-mail secundário;
- uma senha (com pelo menos 8 caracteres, uma letra maiúscula e um caractere especial);
- uma pergunta secreta;
- data de nascimento e país;
- o tipo e o número de um documento de identificação (podem ser aceitos TIN, número D-U-N-S, passaporte ou número de previdência social);
- datas de emissão e de validade, e um telefone.
Você pode ativar a autenticação em dois fatores por código enviado por e-mail.

Depois, entre no Compras.gov.br, a plataforma federal de licitações. Escolha o perfil de fornecedor estrangeiro e cadastre-se lá também. É uma etapa separada.

Se alguém precisar mesmo de CPF, por exemplo o seu representante brasileiro ou um diretor que queira uma conta gov.br, a inscrição é gratuita para estrangeiros e não residentes. O pedido é feito on-line e concluído em um consulado brasileiro, o que leva em média cerca de 2 dias úteis.

Passo 2: cadastre-se no SICAF

O SICAF tem seis níveis:

Nível	Abrange
I. Credenciamento	O cadastro básico e o seu representante no Brasil
II. Habilitação jurídica	Existência legal e poderes
III. Regularidade fiscal federal e trabalhista	Regularidade fiscal e trabalhista
IV. Regularidade fiscal estadual e municipal	Regularidade fiscal local
V. Qualificação técnica	Não exigida de início
VI. Qualificação econômico-financeira	Situação financeira

Para participar, basta o Nível I. Os documentos completos de habilitação só são exigidos do vencedor. O cadastro vale por um ano, e cada documento mantém a sua própria validade.

Para uma empresa estrangeira:

Identificador: você é identificado por um código gerado pelo sistema, vinculado ao seu número de identificação fiscal ou a outro número.
Documentos equivalentes: cada nível é atendido com equivalentes do país de origem e uma tradução livre para o português. Onde não houver equivalente, você declara isso no sistema.
O seu representante deve ser informado e comprovado no Nível I.
Registro profissional: se a licitação exigir registro em conselho profissional brasileiro, como o CREA no caso de engenharia, basta comprovar que você solicitou o registro até a assinatura.

O SICAF continua sendo o cadastro a usar. Uma lei de 2025 criou um cadastro unificado de fornecedores no portal nacional de contratações (PNCP), mas ele não tinha sido regulamentado até outubro de 2026, e o decreto do Sicx de 2026 orienta os fornecedores a manter os dados do SICAF atualizados.

Passo 3: prepare as traduções e a apostila

Etapa	O que é exigido
Cadastro e apresentação de propostas	Tradução livre para o português
Assinatura do contrato ou da ata de registro de preços	Tradução juramentada feita por tradutor no Brasil, mais apostila ou legalização consular

O Brasil aderiu à Convenção da Apostila em 2016. Entre os países cujos documentos podem ser apostilados estão:

os EUA, o Reino Unido, a Alemanha, a França, o Japão e a Coreia do Sul;
a Índia, a China (desde 2023), o Canadá (desde 2024) e Singapura;
a Arábia Saudita, a Indonésia, o Paquistão, Bangladesh (2025), a Argélia (2026) e o Vietnã (setembro de 2026).

A Tailândia adere em fevereiro de 2027. Documentos dos Emirados Árabes Unidos, Catar, Malásia, Nigéria, Quênia e Egito, que não são partes, precisam de legalização consular.

Comece cedo. A tradução juramentada e a apostila muitas vezes decidem se um vencedor estrangeiro consegue assinar a tempo. Documentos particulares, como uma procuração, normalmente têm a firma reconhecida em cartório antes de serem apostilados.

Passo 4: encontre licitações e dispute um pregão eletrônico

Como encontrar licitações. Toda licitação está no PNCP (Portal Nacional de Contratações Públicas). As licitações federais correm no Compras.gov.br. Os prazos são curtos, contados em dias úteis a partir da publicação:

O que está sendo comprado	Prazo mínimo
Bens, por menor preço ou maior desconto	8 dias úteis
Serviços comuns e obras comuns	10 dias úteis
Serviços e obras especiais	25 dias úteis
Contratação semi-integrada / integrada	35 / 60 dias úteis

Como disputar um pregão eletrônico:

Peça esclarecimentos ou impugne o edital até 3 dias úteis antes da abertura.
Envie a sua proposta (preço e declarações) pelo sistema antes da abertura. Até lá, você pode retirá-la ou substituí-la, e definir um preço mínimo automático.
A fase de lances:
- Modo aberto: 10 minutos e depois prorrogações automáticas de 2 minutos enquanto houver lances.
- Modo aberto-fechado: 15 minutos e depois um encerramento aleatório em até 10 minutos. O autor do melhor lance e os que estiverem até 10% acima dele fazem então um lance final fechado.
Todos os horários são de Brasília.
Julgamento: o órgão analisa o melhor lance, pode negociar e dá a você pelo menos 2 horas para enviar a proposta ajustada. Em obras, uma proposta abaixo de 75% do valor estimado é inexequível. Em bens e serviços, abaixo de 50% desencadeia diligências.
Habilitação: os seus documentos são verificados pelo SICAF, só para o vencedor.
Recurso: manifeste a intenção de recorrer na janela do sistema, que dura pelo menos 10 minutos, ou você perde o direito. As razões são devidas em seguida, em 3 dias úteis.

Outras plataformas

Estados, municípios e outros órgãos costumam usar outras plataformas integradas ao PNCP, cada uma com o seu próprio cadastro:

O Portal de Compras Públicas tem um caminho para empresas internacionais. Você envia documentos autenticados por e-mail, e o seu representante brasileiro apresenta documento de identidade, CPF ou carteira de motorista, procuração e comprovante de endereço. É preciso uma assinatura paga para ver as licitações.
A BLL cobra dos fornecedores R$ 630 por trimestre, ou 1,5% por lote vencido, limitado a R$ 600.
O Licitações-e, do Banco do Brasil, e plataformas estaduais como a BEC/SP têm procedimentos próprios.

Depois de vencer

Documentos: substitua as traduções livres por traduções juramentadas com apostila e mantenha o seu representante no Brasil.
Foro: os contratos ficam sujeitos ao foro da sede do órgão contratante. Há exceções, como contratos financiados por organismos multilaterais ou agências estrangeiras.
Moeda: nas licitações internacionais, os licitantes estrangeiros podem cotar em moeda estrangeira se o edital permitir. O edital deve informar os encargos tributários.
Tributos: os tratados tributários podem reduzir as retenções, e a reforma tributária brasileira está mudando as contribuições sobre importação. Busque orientação tributária antes de formar o preço.
- Pagamentos ao exterior por serviços estão em geral sujeitos a imposto de renda retido na fonte de 25%, ou de 15% para serviços técnicos mais 10% de CIDE.
- A importação de serviços paga PIS/COFINS de 1,65% + 7,6%, e a importação de bens, 2,1% + 9,65%.
Funcionamento no Brasil: se a execução do contrato equivaler a funcionar no Brasil, pode ser necessária autorização do governo e, na prática, uma empresa brasileira.
Pagamento: os órgãos federais têm 10 dias úteis para atestar a sua nota fiscal e mais 10 para pagar. Os pagamentos seguem rigorosamente a ordem cronológica.

Erros comuns

Achar que é preciso conta gov.br ou CPF. Fornecedores estrangeiros não precisam.
Esquecer de se cadastrar no Compras.gov.br além do SICAF.
Nomear um representante sem poderes expressos para receber citação e responder judicialmente.
Deixar as traduções juramentadas e a apostila para depois de vencer.
Deixar os documentos do país de origem vencerem ao longo do ano.
Perder a janela de 10 minutos para manifestar a intenção de recurso, ou o prazo de 2 horas para a proposta ajustada. Atenção ao fuso horário.
Seguir orientações antigas escritas para a lei revogada (Lei 8.666).
Formar o preço sem considerar as retenções na fonte.

O que mudou em 2025–2026

Novembro de 2025: a Lei 15.266 exigiu um cadastro unificado de fornecedores no portal nacional, que ainda não foi regulamentado. Ela também criou o Sicx e abriu as contratações a plataformas privadas integradas.
2025–2026: Bangladesh, Argélia e Vietnã aderiram à Convenção da Apostila. A Tailândia vem em seguida, em 2027.
1º de maio de 2026: o Brasil começou a aplicar o acordo interino UE–Mercosul, dando às empresas da UE acesso por tratado às compras federais e da maioria dos estados.
8 de setembro de 2026: o Sicx, o sistema de compras expressas, entrou em operação. O seu decreto mantém o SICAF em uso.
2026: o SICAF oferece autocadastro para fornecedor estrangeiro, com autenticação opcional em dois fatores.

Perguntas

Uma empresa estrangeira precisa de CNPJ ou CPF para se cadastrar no SICAF?

Não. A empresa estrangeira que não funciona no Brasil se cadastra com um código gerado pelo sistema, identificada pelo seu número de identificação fiscal ou por outro número, como o D-U-N-S ou o passaporte. O SICAF e o Compras.gov.br têm um acesso de ‘Fornecedor Estrangeiro’ com usuário e senha, então você não precisa de conta gov.br, que exige CPF. Empresas autorizadas a funcionar no Brasil se cadastram com o CNPJ.

Preciso de um representante no Brasil para participar?

Sim. O fornecedor estrangeiro deve nomear um representante legal no Brasil com poderes expressos para receber citação e responder administrativa e judicialmente, declarado e comprovado já no primeiro nível do SICAF. Na prática, isso é feito com uma procuração reconhecida em cartório e apostilada.

Meus documentos precisam de tradução juramentada e apostila?

Não para se cadastrar nem para apresentar proposta: basta uma tradução livre para o português. Para assinar o contrato ou a ata de registro de preços, você precisa de tradução juramentada feita por tradutor no Brasil e de apostila (ou legalização consular, se o seu país não fizer parte da Convenção da Apostila). Deixar isso para depois de vencer é um motivo comum para vencedores estrangeiros não conseguirem assinar a tempo.

De qual nível do SICAF eu preciso para participar?

Apenas do Nível I (credenciamento). Os documentos completos de habilitação só são exigidos do licitante vencedor. O cadastro vale por um ano, e cada documento mantém a sua própria validade.

O novo cadastro unificado de fornecedores do PNCP já substituiu o SICAF?

Ainda não. A Lei 15.266/2025 exige um cadastro unificado de fornecedores no portal nacional de contratações, mas apenas ‘nos termos de regulamento’, e nenhum regulamento que o crie tinha sido editado até outubro de 2026. O decreto do Sicx de 2026 orienta os fornecedores a manter os dados do SICAF atualizados onde não houver integração, então o SICAF continua sendo o cadastro federal.

Quais tributos incidem quando uma empresa estrangeira recebe de um órgão brasileiro?

Pagamentos ao exterior por serviços estão em geral sujeitos a imposto de renda retido na fonte de 25%, ou de 15% para serviços técnicos e de assistência técnica mais 10% de CIDE, e as importações de serviços e de bens pagam PIS/COFINS-Importação; os tratados tributários podem reduzir a retenção. Confira o edital, que deve informar os encargos tributários, e busque orientação tributária antes de formar o preço.

Fontes

Este guia explica as regras em linguagem simples; não é aconselhamento jurídico. As regras de contratação pública mudam, e cada edital fixa as suas próprias condições: é sempre ele que prevalece.

SICAF para empresas estrangeiras, passo a passo.