Cette page est la liste de contrôle derrière une offre en Suisse : chaque document et chaque formalité, dans l’ordre où un appel d’offres les demande, et qui peut légalement s’en charger. Pour le fonctionnement des marchés publics suisses dans leur ensemble, des seuils et procédures à l’évaluation, au paiement et aux recours, voir Comment soumissionner aux marchés publics en Suisse.
Avant de soumissionner
1. Un identifiant simap.ch personnel pour chaque intervenant. Les avis, documents, questions et adjudications de la Confédération, des cantons et des communes se trouvent tous sur simap.ch, exploité par l’association simap.ch. On lit les avis sans se connecter, mais il faut un compte pour télécharger, poser des questions et déposer une offre.
- Coût et délai : gratuit ; actif le jour même, dès la confirmation de l’e-mail.
- Qui s’en charge : chaque personne crée son propre identifiant. Vos conseillers utilisent le leur ; personne ne partage un compte.
- Depuis l’étranger : de même.
2. L’organisation soumissionnaire de votre entreprise. Le premier utilisateur crée le profil de l’entreprise avec son numéro IDE, ou un numéro DUNS, et en devient l’administrateur. Toute autre personne, conseiller compris, envoie une demande d’adhésion ; l’administrateur l’approuve et attribue un rôle. Les administrateurs modifient les données de l’entreprise et les utilisateurs, tandis qu’un collaborateur peut consulter. Une même personne peut appartenir à plusieurs organisations, avec un rôle différent dans chacune.
- Coût et délai : gratuit ; réglé le jour où l’administrateur approuve.
- Validité : jusqu’à ce que l’administrateur retire le membre.
- Qui s’en charge : vous créez le profil, ou approuvez les demandes d’adhésion, et attribuez les rôles. Gardez l’un de vos propres collaborateurs comme administrateur.
- Depuis l’étranger : utilisez l’IDE si l’entreprise est inscrite en Suisse, sinon ayez un numéro DUNS à portée de main.
3. L’identité de votre entreprise. L’IDE, le numéro d’identification des entreprises, figure sur l’autodéclaration. Les adjudicateurs peuvent aussi demander un extrait du registre du commerce indiquant les personnes habilitées à signer. Ce sont des données publiques (le registre IDE de l’Office fédéral de la statistique et les registres cantonaux du commerce, indexés sur Zefix) qui peuvent être consultées pour vous ; les extraits certifiés se commandent auprès du registre cantonal. Aucune autorisation ni préqualification n’est nécessaire pour soumissionner au niveau fédéral.
Avec votre offre
4. L’autodéclaration de la Conférence des achats. Le formulaire de la Conférence des achats de la Confédération est la norme dans les marchés fédéraux et recommandé à tous les adjudicateurs. Dans la version 2026, les personnes habilitées à signer confirment, pour votre entreprise et vos sous-traitants :
- les dispositions relatives à la protection des travailleurs et les conditions de travail au lieu d’exécution, ainsi que vos obligations d’annonce selon la loi sur le travail au noir ;
- l’égalité salariale entre femmes et hommes ;
- le droit de l’environnement et les règles anticorruption ;
- l’absence de motif d’exclusion et de sanction d’une banque multilatérale de développement ;
- le paiement de vos impôts et de vos cotisations sociales ;
- pour les prestations à l’étranger, les conventions fondamentales de l’OIT, y compris désormais les conventions 155 et 187 sur la sécurité et la santé au travail.
Elle est gratuite, préparée le jour même et valable pour la procédure concernée. Les marchés de nettoyage ont leur propre version. Le formulaire peut être rempli pour vous ; les personnes habilitées à signer le signent, à la main ou selon ce que prévoit l’appel d’offres, et une fausse déclaration expose à des sanctions.
5. Preuve de l’égalité salariale (marchés fédéraux, dès 100 collaborateurs). Si votre entreprise compte 100 collaborateurs ou plus, apprentis non compris, un marché fédéral demande comment l’égalité salariale a été contrôlée : par une analyse Logib, un contrôle des autorités ou le rapport d’une analyse indépendante. Les entreprises plus petites peuvent aussi être contrôlées.
- Coût : l’outil Logib du Bureau fédéral de l’égalité entre femmes et hommes (BFEG) est gratuit et tourne en local, si bien qu’aucune donnée salariale n’est transmise aux autorités.
- Validité : pour le mois de référence indiqué sur la déclaration.
- Qui s’en charge : votre prestataire de paie ou votre fiduciaire utilise Logib avec vos données ; vous fournissez les données et signez la déclaration.
- Depuis l’étranger : l’exigence s’applique aux fournitures et aux services fournis en Suisse.
6. Les conditions de travail au lieu d’exécution. Pour un travail exécuté en Suisse, vous et vos sous-traitants respectez les conventions collectives ou les contrats-types de travail (CCT, CTT), ou à défaut les conditions usuelles du lieu d’exécution (LMP art. 12 et annexe 6). Il n’existe pas d’attestation distincte : vous le déclarez dans l’autodéclaration, et les inspections cantonales du marché du travail contrôlent le respect de ces règles, qui reste votre obligation d’employeur. Pour les biens ou les services produits à l’étranger, ce sont les conventions fondamentales de l’OIT et les conventions environnementales énumérées qui s’appliquent, et votre chaîne d’approvisionnement doit les respecter.
7. La langue. Les adjudicateurs fédéraux doivent accepter les offres et les questions en allemand, en français ou en italien ; l’anglais seulement si l’appel d’offres le permet, et les marchés cantonaux utilisent la langue du canton. Un traducteur prépare l’offre ou ses annexes dans la bonne langue ; les traductions certifiées passent en général par une légalisation notariale.
8. Communauté de soumissionnaires et sous-traitants. Une communauté de soumissionnaires dépose une offre commune, et simap.ch gère des profils de communauté ; l’autodéclaration couvre vos sous-traitants. Un avocat rédige le contrat de communauté, et les personnes habilitées à signer de chaque membre le signent. Pour une entreprise étrangère, s’associer à un partenaire suisse est une porte d’entrée fréquente.
9. Le dépôt. C’est l’appel d’offres qui fixe la forme : en ligne sur simap.ch lorsque l’adjudicateur l’a activé, sinon sur papier, parfois avec la qualité et le prix dans des enveloppes séparées. L’offre est chiffrée en francs suisses, et le dépôt est gratuit. Sur papier, c’est l’arrivée avant l’échéance qui compte, pas l’envoi.
- Qui s’en charge : votre conseiller prépare l’offre et, en cas de dépôt en ligne, la téléverse depuis son propre identifiant au sein de votre organisation. Toute signature exigée par l’appel d’offres est apposée par vos personnes habilitées à signer, inscrites au registre du commerce ou munies d’une procuration.
Si l’adjudicateur demande des justificatifs
L’autodéclaration fait l’essentiel du travail. Les adjudicateurs peuvent demander des pièces justificatives, en général au soumissionnaire qu’ils ont retenu, et ils fixent l’ancienneté maximale de chacune.
| Document | Délivré par | Qui peut l’obtenir pour vous | Validité | Ce que vous seul faites |
|---|---|---|---|---|
| Attestations de cotisations sociales (AVS, LPP, LAA) | Votre caisse de compensation AVS, votre caisse de pension et votre assureur-accidents | Une fiduciaire, avec votre autorisation | Aussi récente que l’adjudicateur l’exige | Autoriser la demande ; tenir les paiements à jour |
| Attestation fiscale | Votre administration fiscale cantonale | Une fiduciaire, avec votre autorisation | Aussi récente que l’adjudicateur l’exige | Autoriser la demande |
| Extrait du registre des poursuites | L’office des poursuites de votre siège, souvent en ligne via EasyGov | Une fiduciaire, munie d’une procuration | Aussi récent que l’adjudicateur l’exige | Signer la procuration |
| Extrait du registre du commerce | Le registre cantonal du commerce | Consulté pour vous | — | — |
| Preuve de l’égalité salariale | Logib, un contrôle des autorités ou une analyse indépendante | Votre fiduciaire ou votre prestataire de paie | Le mois de référence indiqué sur la déclaration | Fournir les données salariales ; signer |
L’extrait du registre des poursuites montre les éventuelles poursuites engagées contre l’entreprise, et les adjudicateurs suisses s’en servent couramment comme preuve de fiabilité financière ; il ne concerne que les entreprises ayant leur siège en Suisse.
Avant le contrat et la première facture
Annonce des travailleurs détachés. Les travailleurs de l’UE/AELE détachés en Suisse doivent être annoncés selon la procédure d’annonce du Secrétariat d’État aux migrations au moins 8 jours avant le début du travail, et dès le premier jour dans la construction, le nettoyage, la sécurité, la restauration et quelques autres secteurs. Les ressortissants d’États tiers ne peuvent être détachés ainsi que s’ils sont admis durablement (en règle générale 12 mois ou plus) sur un marché du travail de l’UE/AELE. Vous déposez chaque annonce en tant qu’employeur et détenez les formulaires A1 du personnel ; une annonce vaut pour un détachement.
Facture électronique à l’administration fédérale. Pour les marchés de l’administration fédérale centrale de plus de CHF 5000 hors TVA, les factures doivent être électroniques. La mise en place se fait par votre prestataire ou portail de facturation électronique, avec lequel vous concluez le contrat.
Qui fait quoi
| Étape | Qui peut s’en charger | Ce que vous seul faites |
|---|---|---|
| Identifiant simap.ch | Chaque personne crée le sien | Créer votre propre identifiant |
| Organisation soumissionnaire | Votre conseiller la rejoint avec son propre identifiant | Créer le profil ; approuver les demandes d’adhésion ; attribuer les rôles |
| IDE et extrait du registre du commerce | Consultés dans les registres publics | — |
| Autodéclaration | Préparée pour vous | Vos personnes habilitées à signer la signent |
| Preuve de l’égalité salariale | Une fiduciaire ou un prestataire de paie utilise Logib | Fournir les données ; signer la déclaration |
| Conditions de travail, conventions de l’OIT | — | Les respecter en tant qu’employeur ; les prouver sur demande |
| Traductions | Un traducteur | — |
| Contrat de communauté de soumissionnaires | Un avocat le rédige | Les signataires de chaque membre signent |
| Dépôt de l’offre | Votre conseiller, depuis son propre identifiant dans votre organisation | Signer l’offre et l’autodéclaration |
| Justificatifs d’impôts, de cotisations et de poursuites | Une fiduciaire, avec votre autorisation | Autoriser ; signer une procuration ; tenir les paiements à jour |
| Annonce des travailleurs détachés | — | Annoncer en tant qu’employeur ; détenir les formulaires A1 |
| Facture électronique à la Confédération | Mise en place par votre prestataire | Conclure le contrat avec le prestataire |
Les professionnels concernés
| Professionnel | Autorisé ou surveillé par | Ce qu’il fait pour un soumissionnaire |
|---|---|---|
| Avocat, inscrit à un registre cantonal des avocats | Autorités cantonales de surveillance des avocats (LLCA) ; ordres cantonaux des avocats et Fédération suisse des avocats (SAV/FSA) | Conseille sur les conditions de participation, les motifs d’exclusion (LMP art. 44 et 45) et les décisions d’adjudication ; dépose les recours dans les 20 jours devant le Tribunal administratif fédéral ou les tribunaux cantonaux ; rédige procurations et contrats de communauté de soumissionnaires |
| Fiduciaire ou réviseur agréé | Services fiduciaires en grande partie non réglementés ; réviseurs agréés par l’Autorité fédérale de surveillance en matière de révision (ASR/RAB) | Obtient les attestations AVS, LPP et LAA et les attestations de paiement des impôts ; commande l’extrait du registre des poursuites ; effectue le test Logib d’égalité salariale avec vos données salariales |
| Traducteur | Non réglementé ; certification en général par un notaire | Traduit l’offre et ses annexes en allemand, en français ou en italien |
| Conseiller en marchés publics | Non réglementé | Rejoint votre organisation sur simap.ch avec son propre identifiant ; télécharge les documents et utilise le forum de questions ; prépare l’offre et l’autodéclaration pour votre signature |
Si votre entreprise est étrangère
Vous n’avez pas besoin d’une société suisse pour soumissionner ; qui peut soumissionner depuis l’étranger, et à quel niveau de collectivité, est expliqué dans Comment soumissionner aux marchés publics en Suisse. Pour les documents :
Sur simap.ch, vous inscrivez l’entreprise avec un numéro DUNS au lieu d’un IDE, et un extrait du registre de votre pays remplace l’extrait du registre du commerce suisse. Vous signez la même autodéclaration, qui existe aussi en anglais, par l’intermédiaire de la plus petite entité juridiquement indépendante qui exécute le marché. Les attestations d’impôts et de cotisations sociales viennent des autorités de votre pays, avec les formulaires A1 pour le personnel détaché, et à la place d’un extrait du registre des poursuites vous fournissez une preuve de votre pays sur l’insolvabilité ou les dettes. Le travail exécuté en Suisse suit les conditions suisses du lieu d’exécution, l’offre doit être en allemand, en français ou en italien, et le personnel détaché doit être annoncé avant le début du travail.
Pièges à éviter
- Consultez les listes d’accès au marché du SECO avant qu’une entreprise étrangère soumissionne. Hors du domaine soumis aux accords internationaux, l’admission est laissée au choix de l’adjudicateur, et vous pouvez perdre le droit de recours.
- Ne travaillez jamais avec l’identifiant simap de quelqu’un d’autre. Les conseillers rejoignent votre organisation avec le leur ; un de vos propres collaborateurs reste administrateur.
- Seules vos personnes habilitées à signer signent l’autodéclaration et l’offre.
- Marchés fédéraux : ayez la preuve de l’égalité salariale prête si vous comptez 100 collaborateurs ou plus.
- Une offre papier doit arriver avant l’échéance ; il ne suffit pas de l’avoir postée à temps.
- Les recours doivent être déposés dans les 20 jours et n’ont pas automatiquement d’effet suspensif.
Soumissionner avec askTender
En Suisse, votre askTender Partner est ajouté comme utilisateur nominatif sur le compte de votre entreprise sur simap.ch et travaille avec son propre identifiant. Vous gardez votre propre identifiant et signez ce que vous seul pouvez signer : l’approbation de qui rejoint votre profil simap, l’autodéclaration, l’offre et les éventuelles procurations. L’askTender Desk prépare l’autodéclaration et l’offre, rassemble les justificatifs et suit vos délais ; les askTender Partners, par exemple une fiduciaire, un avocat ou un traducteur, accomplissent les étapes que couvre leur titre professionnel.
Questions
Que faut-il remettre avec une offre en Suisse ?
Votre offre, en allemand, en français ou en italien (en anglais seulement si l’appel d’offres le permet) et chiffrée en francs suisses, avec l’autodéclaration de la Conférence des achats signée par les personnes habilitées à signer pour votre entreprise. Dans les marchés fédéraux, une entreprise de 100 collaborateurs ou plus indique en outre comment l’égalité salariale a été contrôlée. Tout autre justificatif exigé par l’appel d’offres s’y ajoute, en ligne sur simap.ch lorsque l’adjudicateur l’a activé, sinon sur papier.
Qui doit signer l’autodéclaration ?
Les personnes habilitées à engager votre entreprise, c’est-à-dire celles inscrites au registre du commerce ou munies d’une procuration. Dans un groupe, c’est la plus petite entité juridiquement indépendante qui exécute le marché. Le formulaire peut être rempli pour vous, mais personne d’autre ne peut le signer, et une fausse déclaration expose à des sanctions.
Un conseiller peut-il travailler sur simap.ch pour mon entreprise ?
Oui, avec son propre identifiant. Il demande à rejoindre l’organisation soumissionnaire de votre entreprise, et votre administrateur approuve la demande et lui attribue un rôle. Une même personne peut appartenir à plusieurs organisations. Personne ne doit jamais utiliser votre identifiant, et un de vos collaborateurs doit rester administrateur.
Dois-je prouver l’égalité salariale ?
Dans les marchés de la Confédération, oui, si vous employez 100 collaborateurs ou plus, apprentis non compris. Vous présentez une analyse Logib, un contrôle des autorités ou le rapport d’une analyse indépendante. L’outil Logib est gratuit et tourne sur votre propre ordinateur, si bien qu’aucune donnée salariale n’est transmise aux autorités ; une fiduciaire peut l’utiliser avec vos données.
Quelles attestations un adjudicateur peut-il demander ?
En général seulement sur demande : des attestations de votre caisse de compensation AVS, de votre caisse de pension, de votre assureur-accidents et de l’administration fiscale cantonale confirmant que les impôts et les cotisations sont payés, un extrait du registre du commerce indiquant qui signe et, pour les entreprises ayant leur siège en Suisse, un extrait du registre des poursuites. C’est l’adjudicateur qui fixe leur ancienneté maximale.
Que doit faire une entreprise étrangère avant d’envoyer du personnel en Suisse ?
Annoncer les travailleurs de l’UE/AELE détachés en Suisse par la procédure d’annonce au moins 8 jours avant le début du travail, ou dès le premier jour dans la construction, le nettoyage, la sécurité, la restauration et quelques autres secteurs, et détenir les formulaires A1. Les ressortissants d’États tiers ne peuvent être détachés ainsi que s’ils sont admis durablement sur un marché du travail de l’UE/AELE.
Sources
- simap.ch : guide succinct de l’inscription et des rôles des soumissionnaires
- simap.ch : support de formation pour les soumissionnaires
- Conférence des achats de la Confédération : autodéclarations
- Conférence des achats de la Confédération : autodéclaration des soumissionnaires
- Formulaire d’autodéclaration, version anglaise (2026)
- Loi fédérale sur les marchés publics (LMP), Fedlex
- Ordonnance sur les marchés publics (OMP), Fedlex
- Secrétariat d’État aux migrations : procédure d’annonce pour les activités de courte durée
Ce guide explique les règles en termes simples ; il ne constitue pas un conseil juridique. Les règles de la commande publique évoluent, et chaque dossier de consultation fixe ses propres conditions : c'est toujours lui qui prévaut.