Diese Seite ist die Checkliste hinter einem Schweizer Angebot: jede Unterlage und jede Formalität, in der Reihenfolge, in der eine Ausschreibung sie verlangt, und wer sie jeweils rechtlich erledigen darf. Wie das Beschaffungswesen der Schweiz insgesamt funktioniert, von Schwellenwerten und Verfahren bis zu Bewertung, Zahlung und Beschwerden, lesen Sie in So bewerben Sie sich um öffentliche Aufträge in der Schweiz.
Bevor Sie ein Angebot einreichen
1. Ein persönliches Login auf simap.ch für alle Beteiligten. Die Ausschreibungen, Unterlagen, Fragen und Zuschläge von Bund, Kantonen und Gemeinden finden sich alle auf simap.ch, betrieben vom Verein simap.ch. Ausschreibungen lesen Sie ohne Anmeldung; zum Herunterladen, für Fragen und für die Einreichung brauchen Sie ein Konto.
- Kosten und Dauer: kostenlos; am selben Tag aktiv, sobald Sie die E-Mail bestätigt haben.
- Wer es erledigt: Jede Person registriert ihr eigenes Login. Ihre Beraterinnen und Berater verwenden ihr eigenes; niemand teilt ein Konto.
- Aus dem Ausland: gleich.
2. Die Anbieterorganisation Ihres Unternehmens. Wer als Erster das Unternehmensprofil mit der UID-Nummer oder einer DUNS-Nummer anlegt, wird dessen Administrator. Alle anderen, auch Beraterinnen und Berater, stellen eine Beitrittsanfrage; der Administrator genehmigt sie und weist eine Rolle zu. Administratoren bearbeiten Unternehmensdaten und Benutzer, Mitarbeiter haben Leserechte. Eine Person kann mehreren Organisationen angehören, mit jeweils einer anderen Rolle.
- Kosten und Dauer: kostenlos; erledigt am Tag, an dem der Administrator zustimmt.
- Gültig: bis der Administrator das Mitglied entfernt.
- Wer es erledigt: Sie legen das Profil an oder genehmigen die Beitrittsanfragen und vergeben die Rollen. Behalten Sie eine Person aus Ihrem eigenen Personal als Administrator.
- Aus dem Ausland: Verwenden Sie die UID, wenn das Unternehmen in der Schweiz eingetragen ist, sonst halten Sie eine DUNS-Nummer bereit.
3. Die Identität Ihres Unternehmens. Die UID, die Unternehmens-Identifikationsnummer, steht auf der Selbstdeklaration. Vergabestellen können zudem einen Handelsregisterauszug mit Ihren zeichnungsberechtigten Personen verlangen. Beides sind öffentliche Daten (das UID-Register des Bundesamts für Statistik und die kantonalen Handelsregister, über Zefix abrufbar) und kann für Sie abgerufen werden; beglaubigte Auszüge bestellt man beim kantonalen Handelsregister. Für Angebote auf Bundesebene braucht es weder eine Bewilligung noch eine Präqualifikation.
Mit Ihrem Angebot
4. Die Selbstdeklaration der BKB. Das Formular der Beschaffungskonferenz des Bundes (BKB) ist bei Bundesausschreibungen Standard und allen Vergabestellen empfohlen. In der Fassung 2026 bestätigen Ihre zeichnungsberechtigten Personen für Ihr Unternehmen und Ihre Subunternehmer:
- die Arbeitsschutzbestimmungen und Arbeitsbedingungen am Ort der Leistung sowie Ihre Meldepflichten nach dem Bundesgesetz gegen die Schwarzarbeit;
- die Lohngleichheit von Frau und Mann;
- das Umweltrecht und die Vorschriften gegen Korruption;
- dass kein Ausschlussgrund vorliegt und Sie nicht von einer multilateralen Entwicklungsbank sanktioniert sind;
- dass Ihre Steuern und Sozialabgaben bezahlt sind;
- bei Leistungen im Ausland die ILO-Kernübereinkommen, neu einschliesslich der Übereinkommen 155 und 187 über Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz.
Sie ist kostenlos, am selben Tag vorbereitet und gilt für das jeweilige Verfahren. Für Reinigungsaufträge gibt es eine eigene Fassung. Das Formular kann für Sie ausgefüllt werden; Ihre zeichnungsberechtigten Personen unterzeichnen es, von Hand oder wie in der Ausschreibung vorgegeben, und falsche Angaben können Sanktionen nach sich ziehen.
5. Nachweis der Lohngleichheit (Bundesausschreibungen, ab 100 Mitarbeitenden). Hat Ihr Unternehmen 100 oder mehr Mitarbeitende, Lernende nicht mitgezählt, fragt eine Bundesausschreibung, wie die Lohngleichheit überprüft wurde: mit einer Logib-Analyse, einer behördlichen Kontrolle oder einem unabhängigen Analysebericht. Kleinere Unternehmen können ebenfalls kontrolliert werden.
- Kosten: Das Logib-Tool des Eidgenössischen Büros für die Gleichstellung von Frau und Mann (EBG) ist kostenlos und läuft lokal, es werden also keine Lohndaten an die Behörden übermittelt.
- Gültig: für den Referenzmonat, der auf der Erklärung steht.
- Wer es erledigt: Ihr Lohnbuchhaltungsanbieter oder Ihre Treuhand führt Logib mit Ihren Daten durch; Sie liefern die Daten und unterzeichnen die Erklärung.
- Aus dem Ausland: Es gilt für Lieferungen und Dienstleistungen, die in der Schweiz erbracht werden.
6. Arbeitsbedingungen am Ort der Leistung. Für Arbeiten in der Schweiz halten Sie und Ihre Subunternehmer die Gesamt- oder Normalarbeitsverträge (GAV, NAV) oder die üblichen Bedingungen am Ort der Leistung ein (BöB Art. 12 und Anhang 6). Eine eigene Bescheinigung gibt es dafür nicht: Sie erklären es in der Selbstdeklaration, und die kantonalen Arbeitsmarktinspektorate kontrollieren die Einhaltung, die Ihre Pflicht als Arbeitgeber bleibt. Für Waren oder Dienstleistungen, die im Ausland hergestellt werden, gelten stattdessen die ILO-Kernübereinkommen und die aufgeführten Umweltabkommen, und Ihre Lieferkette muss sie erfüllen.
7. Sprache. Vergabestellen des Bundes müssen Angebote und Fragen auf Deutsch, Französisch oder Italienisch annehmen; Englisch nur, wo die Ausschreibung es zulässt, und kantonale Ausschreibungen verwenden die Sprache des Kantons. Eine Übersetzerin oder ein Übersetzer bereitet das Angebot oder seine Beilagen in der richtigen Sprache vor; beglaubigte Übersetzungen laufen meist über eine notarielle Beglaubigung.
8. Bietergemeinschaft und Subunternehmer. Eine Bietergemeinschaft reicht gemeinsam ein, und simap.ch unterstützt Profile für Bietergemeinschaften; die Selbstdeklaration erfasst Ihre Subunternehmer. Eine Anwältin oder ein Anwalt entwirft den Bietergemeinschaftsvertrag, und die zeichnungsberechtigten Personen jedes Mitglieds unterzeichnen ihn. Für ein ausländisches Unternehmen ist die Zusammenarbeit mit einem Schweizer Partner ein häufiger Einstieg.
9. Einreichen. Die Form bestimmt die Ausschreibung: online auf simap.ch, wo die Vergabestelle das freigeschaltet hat, sonst auf Papier, manchmal mit Qualität und Preis in getrennten Umschlägen. Das Angebot lautet auf Schweizer Franken, und die Einreichung ist kostenlos. Auf Papier zählt der Eingang vor Fristablauf, nicht der Versand.
- Wer es erledigt: Ihre Beraterin oder Ihr Berater bereitet das Angebot vor und lädt es bei Online-Einreichung mit dem eigenen Login in Ihrer Organisation hoch. Jede Unterschrift, die die Ausschreibung verlangt, kommt von Ihren zeichnungsberechtigten Personen, wie im Handelsregister eingetragen oder mit Vollmacht.
Wenn die Vergabestelle Nachweise verlangt
Die Selbstdeklaration leistet den grössten Teil der Arbeit. Vergabestellen können Belege verlangen, typischerweise von der ausgewählten Anbieterin, und sie legen fest, wie aktuell jeder davon sein muss.
| Unterlage | Ausgestellt von | Wer sie für Sie beschaffen kann | Gültig | Was nur Sie tun |
|---|---|---|---|---|
| Bestätigungen zu Sozialversicherungsbeiträgen (AHV, BVG, UVG) | Ihre AHV-Ausgleichskasse, Pensionskasse und Ihr Unfallversicherer | Eine Treuhänderin oder ein Treuhänder, mit Ihrer Ermächtigung | So aktuell, wie die Vergabestelle verlangt | Die Anfrage ermächtigen; Zahlungen aktuell halten |
| Steuerbestätigung | Ihre kantonale Steuerverwaltung | Eine Treuhänderin oder ein Treuhänder, mit Ihrer Ermächtigung | So aktuell, wie die Vergabestelle verlangt | Die Anfrage ermächtigen |
| Betreibungsregisterauszug | Das Betreibungsamt an Ihrem Sitz, vielerorts online über EasyGov | Eine Treuhänderin oder ein Treuhänder, mit Vollmacht | So aktuell, wie die Vergabestelle verlangt | Die Vollmacht unterzeichnen |
| Handelsregisterauszug | Das kantonale Handelsregister | Wird für Sie abgerufen | — | — |
| Nachweis der Lohngleichheit | Logib, eine behördliche Kontrolle oder eine unabhängige Analyse | Ihre Treuhand oder Ihr Lohnbuchhaltungsanbieter | Der Referenzmonat auf der Erklärung | Lohndaten liefern; unterzeichnen |
Der Betreibungsregisterauszug zeigt allfällige Betreibungen gegen das Unternehmen, und Schweizer Vergabestellen verwenden ihn häufig als Nachweis der finanziellen Zuverlässigkeit; er betrifft nur Unternehmen mit Sitz in der Schweiz.
Vor dem Vertrag und der ersten Rechnung
Meldung entsandter Arbeitnehmender. In die Schweiz entsandte Arbeitnehmende aus der EU/EFTA müssen im Meldeverfahren des Staatssekretariats für Migration mindestens 8 Tage vor Arbeitsbeginn gemeldet werden, im Bauwesen, in der Reinigung, im Sicherheitsdienst, im Gastgewerbe und in einigen weiteren Branchen ab dem ersten Tag. Drittstaatsangehörige können auf diesem Weg nur entsandt werden, wenn sie dauerhaft (in der Regel 12 Monate oder länger) zu einem Arbeitsmarkt der EU/EFTA zugelassen sind. Sie reichen jede Meldung als Arbeitgeber ein und halten A1-Bescheinigungen für das Personal bereit; eine Meldung gilt für einen Einsatz.
E-Rechnung an die Bundesverwaltung. Bei Aufträgen der zentralen Bundesverwaltung über CHF 5’000 ohne Mehrwertsteuer müssen Rechnungen elektronisch gestellt werden. Eingerichtet wird das über Ihren E-Rechnungs-Anbieter oder ein Portal, mit dem Sie den Vertrag abschliessen.
Wer was erledigt
| Schritt | Wer es erledigen kann | Was nur Sie tun |
|---|---|---|
| Login auf simap.ch | Jede Person registriert ihr eigenes | Ihr eigenes Login registrieren |
| Anbieterorganisation | Ihre Beraterin oder Ihr Berater tritt mit eigenem Login bei | Das Profil anlegen; Beitrittsanfragen genehmigen; Rollen vergeben |
| UID und Handelsregisterauszug | Aus öffentlichen Registern abgerufen | — |
| Selbstdeklaration der BKB | Für Sie vorbereitet | Ihre zeichnungsberechtigten Personen unterzeichnen |
| Nachweis der Lohngleichheit | Eine Treuhand oder ein Lohnbuchhaltungsanbieter führt Logib durch | Daten liefern; die Erklärung unterzeichnen |
| Arbeitsbedingungen, ILO-Übereinkommen | — | Als Arbeitgeber einhalten; auf Verlangen belegen |
| Übersetzungen | Eine Übersetzerin oder ein Übersetzer | — |
| Bietergemeinschaftsvertrag | Eine Anwältin oder ein Anwalt entwirft | Die Zeichnungsberechtigten jedes Mitglieds unterzeichnen |
| Einreichung des Angebots | Ihre Beraterin oder Ihr Berater, mit eigenem Login in Ihrer Organisation | Angebot und Selbstdeklaration unterzeichnen |
| Belege zu Steuern, Sozialabgaben und Betreibungen | Eine Treuhand, mit Ihrer Ermächtigung | Ermächtigen; eine Vollmacht unterzeichnen; Zahlungen aktuell halten |
| Meldung entsandter Arbeitnehmender | — | Als Arbeitgeber melden; A1-Bescheinigungen bereithalten |
| E-Rechnung an den Bund | Über Ihren Anbieter eingerichtet | Den Vertrag mit dem Anbieter abschliessen |
Die beteiligten Fachleute
| Fachperson | Zugelassen oder beaufsichtigt durch | Was sie für Anbieter tut |
|---|---|---|
| Rechtsanwältin / Rechtsanwalt, in einem kantonalen Anwaltsregister eingetragen | Kantonale Aufsichtsbehörden über die Anwältinnen und Anwälte (BGFA); kantonale Anwaltsverbände und der Schweizerische Anwaltsverband (SAV/FSA) | Beraten zu Teilnahmebedingungen, Ausschlussgründen (BöB Art. 44 und 45) und Zuschlagsentscheiden; erheben Beschwerden innert 20 Tagen beim Bundesverwaltungsgericht oder bei den kantonalen Gerichten; entwerfen Vollmachten und Bietergemeinschaftsverträge |
| Treuhänderin / Treuhänder oder zugelassene Revisorin / zugelassener Revisor | Treuhanddienstleistungen weitgehend unreguliert; Revisorinnen und Revisoren zugelassen von der Eidgenössischen Revisionsaufsichtsbehörde (RAB/ASR) | Holen Bestätigungen von AHV, BVG und UVG sowie Steuerzahlungsbestätigungen ein; bestellen den Betreibungsregisterauszug; führen den Logib-Test zur Lohngleichheit mit Ihren Lohndaten durch |
| Übersetzerin / Übersetzer | Nicht reguliert; Beglaubigung meist über eine Notarin oder einen Notar | Übersetzen das Angebot und die Beilagen ins Deutsche, Französische oder Italienische |
| Beschaffungs- oder Ausschreibungsberaterin / -berater | Nicht reguliert | Treten Ihrer Organisation auf simap.ch mit eigenem Login bei; laden Unterlagen herunter und nutzen das Fragenforum; bereiten Angebot und Selbstdeklaration zu Ihrer Unterschrift vor |
Wenn Ihr Unternehmen aus dem Ausland kommt
Sie brauchen kein Schweizer Unternehmen, um ein Angebot einzureichen; wer aus dem Ausland anbieten darf und auf welcher Staatsebene, steht in So bewerben Sie sich um öffentliche Aufträge in der Schweiz. Zu den Unterlagen:
Auf simap.ch registrieren Sie das Unternehmen mit einer DUNS-Nummer statt einer UID, und ein Auszug aus dem Register Ihres Heimatlands tritt an die Stelle des Schweizer Handelsregisterauszugs. Sie unterzeichnen dieselbe Selbstdeklaration, die es auch auf Englisch gibt, und zwar durch die unterste rechtlich selbständige Einheit, die den Auftrag ausführt. Bestätigungen zu Steuern und Sozialabgaben stammen von Ihren heimischen Behörden, mit A1-Bescheinigungen für entsandtes Personal, und statt eines Betreibungsregisterauszugs legen Sie Nachweise Ihres Heimatlands zu Insolvenz oder Schulden vor. Arbeiten in der Schweiz richten sich nach den Schweizer Bedingungen am Ort der Leistung, das Angebot muss auf Deutsch, Französisch oder Italienisch sein, und entsandtes Personal muss vor Arbeitsbeginn gemeldet werden.
Stolperfallen
- Prüfen Sie die Marktzugangslisten des SECO, bevor ein ausländisches Unternehmen anbietet. Ausserhalb des Staatsvertragsbereichs entscheidet die Vergabestelle über die Zulassung, und Sie können das Beschwerderecht verlieren.
- Arbeiten Sie nie mit dem simap-Login einer anderen Person. Beraterinnen und Berater treten Ihrer Organisation mit ihrem eigenen bei; Administrator bleibt jemand aus Ihrem eigenen Personal.
- Nur Ihre zeichnungsberechtigten Personen unterzeichnen die Selbstdeklaration und das Angebot.
- Bundesausschreibungen: Halten Sie den Nachweis der Lohngleichheit bereit, wenn Sie 100 oder mehr Mitarbeitende haben.
- Papierangebote müssen vor Fristablauf eingehen; rechtzeitig aufgegeben genügt nicht.
- Beschwerden haben eine Frist von 20 Tagen und haben nicht automatisch aufschiebende Wirkung.
Mit askTender
In der Schweiz wird Ihr askTender-Partner als namentlich benannter Benutzer im Konto Ihres Unternehmens auf simap.ch eingetragen und arbeitet mit seinem eigenen Login. Sie behalten Ihr eigenes Login und unterzeichnen, was nur Sie unterzeichnen können: die Genehmigung, wer Ihrem simap-Profil beitritt, die Selbstdeklaration, das Angebot und allfällige Vollmachten. Der askTender Desk bereitet die Selbstdeklaration und das Angebot vor, stellt die Nachweise zusammen und überwacht Ihre Fristen; askTender-Partner – etwa eine Treuhand, eine Rechtsanwältin oder ein Übersetzer – erledigen die Schritte, die ihre Zulassung abdeckt.
Fragen
Was gebe ich mit einem Angebot in der Schweiz ab?
Ihr Angebot auf Deutsch, Französisch oder Italienisch (Englisch nur, wo die Ausschreibung es zulässt), in Schweizer Franken, zusammen mit der von Ihren zeichnungsberechtigten Personen unterzeichneten Selbstdeklaration der BKB. Bei Bundesausschreibungen zeigt ein Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitenden ausserdem, wie die Lohngleichheit überprüft wurde. Alles, was die Ausschreibung sonst als Nachweis verlangt, kommt dazu – online auf simap.ch, wo die Vergabestelle das freigeschaltet hat, sonst auf Papier.
Wer muss die Selbstdeklaration unterzeichnen?
Die zeichnungsberechtigten Personen Ihres Unternehmens, also die im Handelsregister eingetragenen oder jene mit einer Vollmacht. In einer Unternehmensgruppe ist es die unterste rechtlich selbständige Einheit, die den Auftrag ausführt. Das Formular kann für Sie ausgefüllt werden, unterzeichnen darf es aber niemand sonst, und falsche Angaben können Sanktionen nach sich ziehen.
Kann eine Beraterin oder ein Berater für mein Unternehmen auf simap.ch arbeiten?
Ja, mit dem eigenen Login. Die Person stellt eine Beitrittsanfrage an die Anbieterorganisation Ihres Unternehmens, und Ihr Administrator genehmigt sie und weist eine Rolle zu. Eine Person kann mehreren Organisationen angehören. Niemand sollte je Ihr Login verwenden, und Administrator sollte jemand aus Ihrem eigenen Personal bleiben.
Muss ich die Lohngleichheit nachweisen?
Im Beschaffungswesen des Bundes ja, wenn Sie 100 oder mehr Mitarbeitende beschäftigen, Lernende nicht mitgezählt. Sie legen eine Logib-Analyse, eine behördliche Kontrolle oder einen unabhängigen Analysebericht vor. Das Logib-Tool ist kostenlos und läuft auf Ihrem eigenen Computer, es gehen also keine Lohndaten an die Behörden; eine Treuhänderin oder ein Treuhänder kann es mit Ihren Daten durchführen.
Welche Bestätigungen kann eine Vergabestelle verlangen?
Meist nur auf Anfrage: Bestätigungen Ihrer AHV-Ausgleichskasse, Ihrer Pensionskasse, Ihres Unfallversicherers und der kantonalen Steuerverwaltung, dass Steuern und Beiträge bezahlt sind, einen Handelsregisterauszug mit den zeichnungsberechtigten Personen und, bei Unternehmen mit Sitz in der Schweiz, einen Betreibungsregisterauszug. Wie aktuell sie sein müssen, bestimmt die Vergabestelle.
Was muss ein ausländisches Unternehmen tun, bevor es Personal in die Schweiz schickt?
In die Schweiz entsandte Arbeitnehmende aus der EU/EFTA im Meldeverfahren melden, mindestens 8 Tage vor Arbeitsbeginn, im Bauwesen, in der Reinigung, im Sicherheitsdienst, im Gastgewerbe und in einigen weiteren Branchen ab dem ersten Tag, und A1-Bescheinigungen bereithalten. Drittstaatsangehörige können auf diesem Weg nur entsandt werden, wenn sie dauerhaft zu einem Arbeitsmarkt der EU/EFTA zugelassen sind.
Quellen
- simap.ch: Kurzanleitung zu Registrierung und Rollen für Anbieter
- simap.ch: Schulungsunterlagen für Anbieter
- Beschaffungskonferenz des Bundes (BKB): Selbstdeklarationen
- BKB: Selbstdeklaration der Anbieterinnen
- BKB: Selbstdeklarationsformular, englische Fassung (2026)
- Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB), Fedlex
- Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (VöB), Fedlex
- Staatssekretariat für Migration: Meldeverfahren für kurzfristige Erwerbstätigkeit
Dieser Leitfaden erklärt die Regeln in einfacher Sprache; er ist keine Rechtsberatung. Vergaberegeln ändern sich, und jede Ausschreibung legt ihre eigenen Bedingungen fest – sie hat immer Vorrang.