Jeder Schritt zum Angebot bei öffentlichen Ausschreibungen in…

Dieser Leitfaden ist die Checkliste hinter einem Angebot in Deutschland: jede Unterlage und jeder Schritt in der Reihenfolge, in der eine Ausschreibung sie verlangt, und wer welchen Schritt rechtlich erledigen darf. Wie das deutsche Vergaberecht insgesamt funktioniert – Schwellenwerte, Verfahren, Wertung, Bezahlung –, steht in So bewerben Sie sich um öffentliche Aufträge in Deutschland.

Bevor Sie ein Angebot abgeben

1. Registrieren Sie sich auf der Plattform aus der Bekanntmachung. Deutsche Ausschreibungen laufen über e-Vergabe-Plattformen: e-Vergabe des Bundes, DTVP, Vergabemarktplatz NRW, Subreport und andere. Mit der Registrierung laden Sie die Unterlagen herunter, erhalten Antworten auf Bieterfragen und reichen elektronisch ein.

Kosten und Dauer: kostenlos bei der e-Vergabe des Bundes; am selben Tag erledigt.
Gültig: bis zur Abmeldung.
Wer es erledigt: Das Unternehmen registriert sich selbst mit korrekten Daten, die der Betreiber prüfen kann. Berater erhalten anschließend über die Nutzerverwaltung der Plattform eigene Benutzerkonten mit eigenen Zugangsdaten. Niemand braucht Ihr Passwort.
Aus dem Ausland: genauso; ausländische Unternehmen können sich registrieren.

2. Prüfen Sie eine Präqualifikation (freiwillig). Ein Präqualifikationseintrag wird einmal, unabhängig vom einzelnen Auftrag, geprüft und gilt dann in jeder Ausschreibung als Eignungsnachweis.

Bau: PQ-VOB. Das Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Bauunternehmen (§ 6a VOB/A) wird über PQ-Stellen unter dem Verein für die Präqualifikation von Bauunternehmen geführt. Es steht in- und ausländischen Bauunternehmen offen, nicht aber für Liefer-, Dienst- oder freiberufliche Leistungen. Die PQ-Stelle prüft Registereinträge, Steuer-, Sozialversicherungs-, Berufsgenossenschafts- und SOKA-BAU-Bescheinigungen, Umsätze und mindestens drei Referenzen je Leistungsbereich. Die meisten Nachweise werden alle 13 Monate aktualisiert; die PQ-Stelle erinnert 20 Tage vor Ablauf eines Dokuments. Die Gebühren legt jede PQ-Stelle kostenbasiert fest; zentral veröffentlicht sind sie nicht.
Lieferungen und Dienstleistungen: AVPQ. Die Industrie- und Handelskammern führen ein amtliches Verzeichnis präqualifizierter Liefer- und Dienstleistungsunternehmen. Auch dieser Eintrag gilt als Eignungsnachweis.

3. Halten Sie Ihre Registereinträge bereit. Ausschreibungen verlangen den Nachweis, dass Ihr Gewerbe angemeldet und das Unternehmen im Handels- oder Berufsregister seines Sitzes eingetragen ist: Handelsregisterauszug, Gewerbeanmeldung und bei zulassungspflichtigen Handwerken die Eintragung in die Handwerksrolle bei der Handwerkskammer. Handelsregisterauszüge sind öffentlich und können für Sie abgerufen werden; Gewerbe- und Handwerkseintragungen beantragt das Unternehmen selbst.

Mit dem Angebot

4. Eigenerklärungen. Oberhalb der EU-Schwellenwerte müssen Auftraggeber die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) als vorläufigen Nachweis Ihrer Eignung und des Fehlens von Ausschlussgründen akzeptieren. Unterhalb der Schwellenwerte wird bei Bauleistungen meist das Formblatt 124 verwendet. Beides ist kostenlos, am selben Tag vorbereitet, gilt für das jeweilige Verfahren, und Sie bestätigen es.

5. Abgabe in Textform. Teilnahmeanträge und Angebote werden elektronisch in Textform eingereicht (§ 53 VgV, § 126b BGB). Textform heißt: Die erklärende Person wird genannt – eine Unterschrift ist nicht nötig. Ein Auftraggeber kann eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder ein Siegel verlangen, wenn die Sicherheit es erfordert; der Unterzeichner muss das Unternehmen dann ohne Beschränkung vertreten können. Bewahren Sie die Empfangsbestätigung der Plattform auf.

Wer es erledigt: Ein Berater kann das Angebot aus seinem eigenen Benutzerkonto vorbereiten und hochladen und dabei Ihre erklärende Person nennen oder mit schriftlicher Vollmacht handeln. Eine qualifizierte Signatur oder ein Unternehmenssiegel bringt immer Ihr eigener Zeichnungsberechtigter an, niemand sonst.
Aus dem Ausland: Qualifizierte Zertifikate und Siegel aus der EU werden nach eIDAS anerkannt.

6. Tariftreueerklärungen (wo sie gelten). Für Bau- und Dienstleistungsaufträge des Bundes ab 50.000 €, die in Deutschland ausgeführt werden, verpflichtet das Tariftreuegesetz des Bundes (seit 1. Mai 2026) den Auftragnehmer, per Verordnung festgelegte tarifliche Arbeitsbedingungen zu gewähren, und lässt ihn für seine Nachunternehmer haften. Die meisten Länder haben eigene Tariftreue- und Vergabegesetze mit Erklärungen. Sie unterschreiben; die Formulare können für Sie vorbereitet werden. Das gilt für Arbeiten in Deutschland, auch durch entsandte Arbeitnehmer.

7. Wenn Sie mit anderen bieten oder jemand für Sie unterschreibt.

Bietergemeinschaftserklärung: Eine Bietergemeinschaft wird wie ein einzelner Bieter behandelt und braucht für das Angebot keine bestimmte Rechtsform (§ 43 VgV). Die Mitglieder benennen einen Vertreter und haften gesamtschuldnerisch. Meist entwirft ein Rechtsanwalt die Erklärung; alle Mitglieder unterschreiben. Für ausländische Unternehmen ist die Bietergemeinschaft mit einem deutschen Partner ein üblicher Einstieg.
Vollmacht: Ein Angebot ist eine Erklärung des Unternehmens; wer nicht gesetzlicher Vertreter ist, braucht eine Vollmacht. Ein Rechtsanwalt entwirft sie, Ihr Geschäftsführer unterschreibt, wo nötig notariell beglaubigt. Manche Register lehnen Bevollmächtigte ganz ab.

Wenn Sie für den Zuschlag vorgesehen sind

Erst jetzt verlangt der Auftraggeber Nachweise – innerhalb seiner eigenen Frist.

Bescheinigung	Ausgestellt von	Wer sie für Sie beschaffen kann	Gültig	Was nur Sie tun
Bescheinigung in Steuersachen	Ihr Finanzamt	Ein Steuerberater als Ihr bevollmächtigter steuerlicher Vertreter	PQ-VOB behandelt sie 13 Monate als aktuell; Auftraggeber wollen oft höchstens 12 Monate	Die Vollmacht für den Steuerberater unterschreiben
Unbedenklichkeitsbescheinigungen (Sozialversicherung, Unfallversicherung)	Krankenkassen; Berufsgenossenschaft	Ihr Steuerberater oder Lohnbüro, bei jeder Kasse	Gültigkeit der Bescheinigung; PQ-Aktualisierung alle 13 Monate	Die Anfragen freigeben und Beiträge bezahlt halten
SOKA-BAU-Bescheinigung (Bauarbeitgeber)	SOKA-BAU	Sie selbst oder Ihr Lohnbüro	Gültigkeit der Bescheinigung; PQ-Aktualisierung alle 13 Monate	SOKA-Beiträge und Meldungen aktuell halten
Umsatzbestätigung	Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater	Ein Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater unterschreibt sie	13 Monate für PQ-VOB	—
Referenzen	Ihre früheren Auftraggeber	Werden für Sie auf einem Referenzbescheinigungs-Vordruck eingeholt	Bis sie älter als 5 Jahre sind	Ihre Kunden um Unterschrift bitten

Nicht gezahlte Steuern sind ein zwingender Ausschlussgrund – deshalb verlangen Auftraggeber und PQ-Stellen die Bescheinigung in Steuersachen. Die SOKA-BAU-Bescheinigung belegt die Beiträge zu den Sozialkassen der Bauwirtschaft und die Einhaltung des Mindestlohns; Arbeitgeber außerhalb von BRTV/VTV nutzen stattdessen die Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers oder Steuerberaters. Bauausschreibungen verlangen meist den Nettoumsatz mit Bauleistungen der letzten drei Geschäftsjahre und mindestens drei Referenzen je Leistungsbereich aus den letzten fünf Jahren.

Wenn die Ausschreibung sie verlangt:

ISO-Zertifikate (Qualität, Umwelt, Informationssicherheit) einer von der DAkkS oder einem EA-Mitglied akkreditierten Stelle. Gültig drei Jahre mit Überwachungsaudits. Auftraggeber müssen gleichwertige Zertifikate akzeptieren.
Beglaubigte deutsche Übersetzungen für ausländische Unternehmen: Der Auftraggeber legt die Sprache fest, fast immer Deutsch, und verlangt meist Übersetzungen von Bescheinigungen und Referenzen durch einen allgemein beeidigten Übersetzer aus der Justiz-Dolmetscherdatenbank.

Was Sie nicht einreichen müssen: einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister. Auftraggeber müssen es vor Zuschlägen ab 50.000 € selbst abfragen und dürfen von Ihnen keine Selbstauskunft verlangen. Eine Selbstauskunft kostet 20 € und ist nur für Ausschreibungen im Ausland nützlich. Und den alten Gewerbezentralregisterauszug gibt es für Vergabezwecke seit dem 1. Juni 2025 nicht mehr, auch wenn ein alter Vordruck ihn noch aufführt.

Vor dem Vertrag und der ersten Rechnung (Bau)

Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG. Ohne sie muss Ihr öffentlicher Auftraggeber von jeder Zahlung für Bauleistungen 15 % Bauabzugsteuer einbehalten. Das Finanzamt stellt sie auf Antrag aus, wenn der Steueranspruch nicht gefährdet ist und ein inländischer Empfangsbevollmächtigter bestellt ist. Die Gültigkeit steht auf der Bescheinigung; Auftraggeber können sie beim Bundeszentralamt für Steuern online prüfen.

Wer es erledigt: Ein Steuerberater stellt den Antrag und kann Ihr Empfangsbevollmächtigter sein. Sie unterschreiben den Antrag und die Bestellung.
Aus dem Ausland: Ausländische Bauunternehmen beantragen sie beim zentral zuständigen Finanzamt für ihr Land, bestellen einen inländischen Empfangsbevollmächtigten und weisen ihre steuerliche Ansässigkeit mit einer Bescheinigung ihrer heimischen Steuerbehörde nach.

Wer was erledigt

Schritt	Wer es erledigen kann	Was nur Sie tun
Registrierung auf der Plattform	Sie selbst; Berater werden als Nutzer hinzugefügt	Das Unternehmen registrieren und Nutzer freigeben
PQ-VOB oder AVPQ	Eine PQ-Stelle oder die Zertifizierungsstellen der Kammern prüfen; die Unterlagen werden für Sie zusammengestellt	Vertrag und Erklärungen unterschreiben; Bescheinigungen aktuell halten
Eigenerklärungen (EEE, Formblatt 124)	Werden für Sie vorbereitet	Bestätigen
Abgabe in Textform	Wird für Sie vorbereitet und aus dem eigenen Konto eines Beraters hochgeladen	Das finale Angebot freigeben; Signatur oder Siegel anbringen, wenn verlangt
Steuer-, Sozialversicherungs- und Umsatznachweise	Ein Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer	Die Vollmachten unterschreiben
Bietergemeinschaftserklärung, Vollmacht	Ein Rechtsanwalt entwirft	Unterschreiben
Beglaubigte Übersetzungen	Ein beeidigter Übersetzer	—
ISO-Zertifikate	Eine akkreditierte Zertifizierungsstelle	Das Audit durchlaufen
Freistellung nach § 48b	Ein Steuerberater, der auch Empfangsbevollmächtigter sein kann	Den Antrag unterschreiben

Die beteiligten Fachleute

Fachleute	Zugelassen bzw. beaufsichtigt durch	Was sie für einen Bieter tun
Steuerberater, vereidigter Buchprüfer oder Wirtschaftsprüfer	Steuerberaterkammer; Wirtschaftsprüferkammer	Bauumsatz der letzten 3 Jahre und Mindestlohneinhaltung bestätigen; Bescheinigung in Steuersachen und Freistellung nach § 48b als steuerlicher Vertreter beantragen; testierte Jahresabschlüsse erstellen
Rechtsanwalt / Fachanwalt für Vergaberecht	Regionale Rechtsanwaltskammer; Bundesrechtsanwaltskammer	Vergabeunterlagen prüfen; Rügen und Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer; Vollmachten und Bietergemeinschaftsverträge entwerfen; Selbstreinigung
Notar	Notarkammern; Bundesnotarkammer	Unterschriften öffentlich beglaubigen, etwa auf Vollmachten; Handelsregisteranmeldungen
PQ-Stelle und ISO-Zertifizierungsstellen	Verein PQ-VOB; DAkkS (Akkreditierung)	Bauunternehmen in PQ-VOB präqualifizieren; Zertifizierung nach ISO 9001, 14001, 45001 und 27001
Beeidigter Übersetzer	Landesjustizverwaltungen (Justiz-Dolmetscherdatenbank)	Beglaubigte deutsche Übersetzungen ausländischer Registerauszüge, Steuer- und Sozialversicherungsbescheinigungen und Referenzen

Rechtsberatung zu Ihrem konkreten Fall – etwa ob und wie Sie eine Rüge erheben – ist einem Rechtsanwalt vorbehalten.

Wenn Ihr Unternehmen aus dem Ausland kommt

Sie brauchen keine deutsche Gesellschaft, um ein Angebot abzugeben. Wer aus dem Ausland bieten darf und zu welchen Bedingungen, erklärt So bewerben Sie sich um öffentliche Aufträge in Deutschland. Für die Unterlagen gilt:

Für jeden Schritt nutzt ein ausländisches Unternehmen das Gegenstück aus seinem Heimatland: einen heimischen Registerauszug statt des Handelsregisters, eine heimische Steuerbescheinigung (übersetzt) und gleichwertige Sozialversicherungsnachweise. Nach Deutschland entsandte Arbeitnehmer bleiben mit einer A1-Bescheinigung in ihrem heimischen System. Ausländische Bauunternehmen, die Arbeitnehmer entsenden, fallen in der Regel unter das SOKA-BAU-Verfahren, und die Tariftreueregeln gelten für Arbeiten in Deutschland. Planen Sie beglaubigte deutsche Übersetzungen ein und, bei Bauleistungen, die Freistellungsbescheinigung nach § 48b mit inländischem Empfangsbevollmächtigten vor der ersten Rechnung.

Stolperfallen

Bieten Sie in deutschen Ausschreibungen keine Selbstauskunft aus dem Wettbewerbsregister an: Auftraggeber dürfen sie nicht verlangen.
Bemühen Sie sich nicht um einen Gewerbezentralregisterauszug für die Vergabe: Er wird dafür seit dem 1. Juni 2025 nicht mehr erteilt, und beantragen kann ihn ohnehin nur der gesetzliche Vertreter, nie ein Bevollmächtigter.
Geben Sie Ihre Signaturkarte oder Ihr Siegel nie aus der Hand. Wird eine qualifizierte Signatur verlangt, bringt Ihr eigener Zeichnungsberechtigter sie an.
Bau: Sichern Sie die Freistellung nach § 48b, bevor Sie die erste Rechnung stellen – sonst werden von jeder Zahlung 15 % einbehalten.
Halten Sie Bescheinigungen aktuell. PQ-VOB aktualisiert die meisten Nachweise alle 13 Monate; Auftraggeber wollen Steuerbescheinigungen oft nicht älter als 12 Monate.
Steuerberatung nur vom Steuerberater. Nach dem StBerG ist sie den dort genannten Berufen vorbehalten, etwa Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern; ein Vergabeberater oder Ausschreibungsdienst darf sie nicht leisten.

Mit askTender

In Deutschland wird Ihr askTender-Partner als namentlich benannter Nutzer im Konto Ihres Unternehmens auf den e-Vergabe-Plattformen eingetragen und arbeitet mit seinen eigenen Zugangsdaten. Sie behalten Ihren eigenen Zugang und unterschreiben nur, was das Gesetz Ihnen vorbehält: die Registrierung des Unternehmens, die Bestätigung von Erklärungen, Vollmachten und eine qualifizierte Signatur, wenn ein Auftraggeber sie verlangt. Der askTender Desk bereitet Eigenerklärungen und Formulare vor, stellt das Angebot zusammen und koordiniert die Bescheinigungen; askTender-Partner – etwa ein Steuerberater, ein Rechtsanwalt oder ein beeidigter Übersetzer – erledigen die Schritte, die ihre Zulassung abdeckt.

Fragen

Welche Unterlagen muss ich mit dem Angebot einreichen?

In der Regel nur Eigenerklärungen: die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) oder die Formulare des Auftraggebers, etwa das Formblatt 124 für Bauleistungen unterhalb der Schwellenwerte, dazu Ihr eigentliches Angebot. Auftraggeber akzeptieren Eigenerklärungen vorläufig und verlangen Bescheinigungen, Referenzen und Umsatznachweise nur vom Bieter, der für den Zuschlag vorgesehen ist.

Brauche ich eine qualifizierte elektronische Signatur?

In der Regel nicht. Angebote werden nach § 53 VgV elektronisch in Textform eingereicht: Die erklärende Person muss genannt werden, eine Unterschrift ist nicht nötig. Ein Auftraggeber kann eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur oder ein Siegel verlangen, wenn die Sicherheit es erfordert – dann bringt sie Ihr eigener Zeichnungsberechtigter an.

Muss ich einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister einreichen?

Nein. Deutsche Auftraggeber fragen das Wettbewerbsregister vor Zuschlägen ab 50.000 € selbst ab und dürfen von Bietern keine Selbstauskunft verlangen. Eine Selbstauskunft kostet 20 € und ist nur für Ausschreibungen im Ausland nützlich.

Bekomme ich für eine Ausschreibung noch einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister?

Nein. Seit dem 1. Juni 2025 erteilt das Bundesamt für Justiz keine Gewerbezentralregisterauszüge mehr zur Vorbereitung von Vergabeentscheidungen; an ihre Stelle ist das Wettbewerbsregister getreten. Ältere Vordrucke führen ihn teilweise noch auf.

Was passiert, wenn ein Bauunternehmen keine Freistellungsbescheinigung nach § 48b hat?

Der öffentliche Auftraggeber muss von jeder Zahlung für Bauleistungen 15 % Bauabzugsteuer einbehalten. Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG verhindert das; ein Steuerberater kann sie beantragen und für ein ausländisches Unternehmen den erforderlichen inländischen Empfangsbevollmächtigten stellen.

Ist eine Präqualifikation Pflicht?

Nein. Sie ist freiwillig, aber ein Eintrag gilt als Eignungsnachweis. Bauunternehmen, auch ausländische, können sich in PQ-VOB eintragen lassen; Liefer- und Dienstleistungsunternehmen nutzen das amtliche Verzeichnis der Industrie- und Handelskammern (AVPQ).

Quellen

Dieser Leitfaden erklärt die Regeln in einfacher Sprache; er ist keine Rechtsberatung. Vergaberegeln ändern sich, und jede Ausschreibung legt ihre eigenen Bedingungen fest – sie hat immer Vorrang.