Marchés publics au Luxembourg : documents à fournir (2026)

Ce guide est la liste de contrôle d’une offre au Luxembourg : chaque document et chaque étape, dans l’ordre où le marché les demande, et qui peut légalement s’en charger. Pour le fonctionnement général des marchés publics luxembourgeois (seuils, procédures, qui peut soumissionner, évaluation des offres, paiement et recours), consultez Comment soumissionner aux marchés publics au Luxembourg.

Avant de soumissionner

1. Un compte utilisateur sur le portail des marchés publics. Le téléchargement des documents, les questions par messagerie sécurisée et le dépôt d’une offre électronique se font sur pmp.b2g.etat.lu, géré par le ministère de la Mobilité et des Travaux publics. Il n’existe pas de liste de préinscription des fournisseurs. Le compte est gratuit et opérationnel le jour même.

Comment vous connecter : une carte à puce ou un stick LuxTrust, la carte d’identité électronique luxembourgeoise, une identité eIDAS notifiée de l’UE, ou un nom d’utilisateur et un mot de passe.
Un compte par personne. Chaque compte correspond à une adresse e-mail et à un seul support de connexion : chaque personne qui travaille sur vos offres crée donc le sien, et personne n’utilise le dispositif de signature d’un autre.
Depuis l’étranger : un nom d’utilisateur et un mot de passe ou une identité eIDAS notifiée de l’UE suffisent ; aucune immatriculation au Luxembourg n’est nécessaire.

2. Votre poste de travail et l’outil de signature. Testez votre ordinateur sur le portail et installez son outil Mon assistant marchés publics avant la semaine de la date limite, avec votre signataire.

3. Une signature électronique qualifiée. Toute offre doit être signée avant son dépôt ; une demande de participation, non. La signature provient de LuxTrust (carte à puce ou Signing Stick, PRIVATE ou PRO), de la carte d’identité électronique luxembourgeoise, ou de tout prestataire figurant avec la mention « QCert for eSig » sur la liste de confiance de l’UE. Les fichiers sont signés en PDF PAdES, ou en XAdES ou CAdES avec un token, au moyen de Mon assistant marchés publics ou directement dans un lecteur PDF. La signature vaut aussi longtemps que son certificat.

Qui s’en charge : votre représentant autorisé signe chaque fichier de l’offre sur son propre dispositif ; les fichiers peuvent être préparés pour vous et vérifiés avec l’outil Vérifier la signature du portail.
Depuis l’étranger : tout certificat qualifié figurant sur la liste de confiance de l’UE convient. Les certificats hors UE ne sont pas mentionnés comme acceptés.

4. Les questions. Lisez les documents pour la langue, les lots et les garanties, et posez vos questions au pouvoir adjudicateur par la messagerie sécurisée du portail. Les deux peuvent être faits pour vous.

Avec votre offre

5. La procuration, si une autre personne que votre gérant statutaire signe. Le signataire doit pouvoir engager la société : le gérant inscrit au RCS, ou le titulaire d’une procuration, sous seing privé ou établie par un notaire. Les offres papier peuvent aussi être remises par votre mandataire. Sa validité est celle qu’elle indique.

Qui s’en charge : un avocat la rédige et vos gérants statutaires la signent. Un partenaire qui signe en vertu d’une procuration utilise son propre certificat qualifié.
Depuis l’étranger : un extrait de votre registre national prouve qui peut signer.

6. Le DUME. Au-dessus des seuils européens, les pouvoirs adjudicateurs doivent accepter le document unique de marché européen ; en dessous, seulement si les documents le permettent. Il est gratuit, établi le jour même et propre à chaque marché.

Qui s’en charge : il peut être rempli pour vous ; votre représentant le confirme et le signe avec l’offre.

7. Le bordereau et l’offre technique. Les prix sont portés sur le bordereau de soumission du pouvoir adjudicateur, en euros hors TVA, à côté de l’offre technique. Ils peuvent être préparés pour vous, pour votre signature.

8. L’engagement solidaire, pour un groupement. Une offre collective doit comporter un engagement daté et signé qui désigne un mandataire parmi les membres et indique la part de chacun. Un avocat le rédige et le représentant autorisé de chaque membre le signe ; il vaut pour ce marché.

9. Les traductions assermentées, si le pouvoir adjudicateur les demande. Le pouvoir adjudicateur peut exiger, à vos frais, la traduction de tout document remis en français, en allemand ou en luxembourgeois par un traducteur assermenté ou agréé. C’est fréquent pour les certificats et statuts étrangers. L’offre elle-même suit en général la langue des documents, le français ou l’allemand.

10. Les certificats de qualité et d’environnement, si le marché les demande. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent exiger des certificats d’organismes indépendants en matière d’assurance qualité ou de management environnemental (ISO 9001 ou 14001, EMAS), et des rapports d’essai d’organismes d’évaluation de la conformité (articles 18 et 21 du RGD). Un organisme de certification vous audite, et les certificats équivalents d’autres États membres doivent être acceptés.

11. Le dépôt électronique. Vous préparez le dépôt sur le portail, joignez les fichiers déjà signés, déposez avant la date limite et conservez l’accusé de réception, qui liste chaque fichier correctement signé. Le dépôt est gratuit.

Qui s’en charge : une fois les fichiers signés par votre signataire, le dépôt peut être constitué et téléversé pour vous.

Si vous êtes l’adjudicataire pressenti

Le pouvoir adjudicateur demande la preuve que vos cotisations sociales et vos impôts sont payés, et vous laisse au moins 15 jours. Chacun des trois certificats doit être daté au plus tôt 3 mois avant le jour de l’ouverture et au plus tard ce jour-là : commencez donc à les demander avant la date limite de remise des offres. Vos sous-traitants les fournissent aussi.

Document	Délivré par	Qui s’en charge	Validité	Ce que vous seul faites
Certificat de sécurité sociale (attestation de non-obligation)	Centre commun de la sécurité sociale (CCSS)	Un expert-comptable ou une fiduciaire, si le CCSS accepte un mandat ; sinon vous le demandez	Daté de moins de 3 mois avant l’ouverture	Le demander ou autoriser la demande ; rester à jour de vos cotisations
Certificat de contributions directes, couvrant les impôts directs et les déclarations de retenue d’impôt sur salaires	Administration des contributions directes (ACD), par le bureau de recette compétent, sur simple demande	Un expert-comptable le demande pour vous	Daté de moins de 3 mois avant l’ouverture	Autoriser la demande
Certificat de TVA	Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA (AED)	Un expert-comptable le demande pour vous	Daté de moins de 3 mois avant l’ouverture	Autoriser la demande
Extrait du casier judiciaire de la société (casier judiciaire personne morale), si le marché le demande ; il inclut les condamnations dans l’UE notifiées via ECRIS	Service du casier judiciaire (Parquet général)	Demandé par la société en ligne sur MyGuichet.lu avec un produit LuxTrust, ou par e-mail, par courrier ou sur place ; gratuit	—	Le demander ; un entrepreneur individuel fournit son extrait personnel
Extrait du RCS, si le marché le demande	Luxembourg Business Registers	Commandé pour vous en ligne avec votre numéro RCS	—	—

Avant la conclusion du marché et la première facture

Une autorisation d’établissement, pour les entreprises établies hors de l’EEE et de la Suisse. La Direction générale des classes moyennes du ministère de l’Économie délivre cette autorisation pour les activités commerciales, artisanales, industrielles et certaines professions libérales, sous condition d’honorabilité et de qualification. Les entreprises établies hors de l’EEE et de la Suisse en ont besoin même pour une activité occasionnelle au Luxembourg, avant de commencer. Le droit de chancellerie est de 50 €, et l’autorisation reste valable tant que les conditions sont remplies ; tout changement doit être notifié. Une fiduciaire peut préparer le dossier, mais c’est le gérant inscrit au RCS qui le dépose sur MyGuichet.lu avec son propre produit LuxTrust (PRIVATE ou PRO), ou qui signe la demande papier.

Une notification de prestation occasionnelle, pour les entreprises de l’EEE et de Suisse. Les entreprises artisanales et industrielles de l’EEE et de Suisse, ce qui inclut la plupart des métiers de la construction, adressent une notification au ministère de l’Économie avant de commencer ; les métiers de la liste C et les professions libérales réglementées en sont dispensés. Le droit est de 50 €, payé en ligne par carte ou Payconiq, par timbre fiscal ou par virement, et la notification vaut 12 mois. Le formulaire peut être préparé pour vous ; vous le signez et payez le droit.

Les salariés détachés. Un employeur étranger déclare chaque détachement à l’Inspection du travail et des mines (ITM) sur sa plateforme e-Détachement avant le détachement, et les salariés portent le formulaire A1 de leur pays.

Les assurances. Avant le début des travaux, le pouvoir adjudicateur peut exiger un certificat d’assurance de responsabilité professionnelle jusqu’au montant fixé dans le cahier des charges, et une police tous risques chantier pour les grands travaux ou l’entreprise générale. L’assureur doit être agréé au Luxembourg, ou être un assureur de l’EEE autorisé à y opérer ; la couverture vaut pour la durée du marché, et vous signez la police.

La garantie remplaçant la retenue et le cautionnement hors EEE. Pour les travaux et fournitures, les pouvoirs adjudicateurs retiennent 10 % des acomptes, retenue que vous pouvez remplacer par une garantie bancaire ou d’une mutualité de cautionnement, valable jusqu’à la réception. Un pouvoir adjudicateur peut aussi exiger un cautionnement de l’adjudicataire domicilié hors de l’EEE (article 34 du RGD). Il n’existe pas de règle générale de garantie de soumission. Vous signez la convention de garantie.

Un numéro de TVA luxembourgeois, si nécessaire. Un entrepreneur étranger peut devoir s’immatriculer à la TVA au Luxembourg avant de commencer ; un expert-comptable effectue la démarche auprès de l’AED.

La facturation électronique. Les factures des marchés publics sont des factures électroniques structurées conformes à la norme EN, transmises via Peppol ou MyGuichet.lu. Vous concluez un contrat avec un fournisseur de point d’accès Peppol, ou utilisez votre propre espace professionnel MyGuichet.

Qui fait quoi

Étape	Qui peut s’en charger	Ce que vous seul faites
Compte sur le portail	Chaque personne qui travaille sur vos offres crée le sien	Créer votre propre compte
Test du poste et outil de signature	Mis en place avec vous	L’installer sur l’ordinateur de votre signataire
Signature qualifiée	Délivrée par LuxTrust, la carte d’identité électronique luxembourgeoise ou un prestataire de la liste de confiance de l’UE	Votre représentant signe chaque fichier de l’offre sur son propre dispositif
Questions	Envoyées pour vous par la messagerie sécurisée	—
Procuration	Un avocat la rédige ; un notaire pour un acte authentique	Vos gérants statutaires la signent
DUME	Rempli pour vous	Le confirmer et le signer avec l’offre
Bordereau et offre technique	Préparés pour vous	Les signer
Engagement solidaire	Un avocat le rédige	Chaque membre le signe
Traductions assermentées	Un traducteur assermenté ou agréé	—
Certificats de qualité	Un organisme de certification accrédité	Se soumettre à l’audit
Dépôt	Constitué et téléversé pour vous	Signer les fichiers au préalable
Certificats CCSS, ACD et AED	Un expert-comptable ou une fiduciaire	Autoriser la demande ; rester à jour des paiements
Extrait du casier judiciaire de la société	—	Le demander sur MyGuichet.lu avec LuxTrust
Extrait du RCS	Commandé pour vous	—
Autorisation d’établissement	Une fiduciaire prépare le dossier	Votre gérant le dépose et remplit les conditions d’honorabilité et de qualification
Notification de prestation	Préparée pour vous	La signer et payer le droit
Déclarations de détachement	—	Déclarer les détachements et obtenir les formulaires A1
Assurances et garantie de retenue	Un assureur, une banque ou une mutualité de cautionnement	Signer la police et la convention
Facturation électronique	Mise en place via votre fournisseur de point d’accès	Conclure le contrat avec lui, ou utiliser votre espace MyGuichet

Les professionnels concernés

Professionnel	Agréé ou réglementé par	Ce qu’il fait pour un soumissionnaire
Avocat à la Cour	Ordre des avocats du Barreau de Luxembourg ou de Diekirch	Examine le cahier spécial des charges, les motifs d’exclusion et les documents du groupement ; rédige les procurations des personnes qui signent les offres ; demande des mesures provisoires au président du tribunal administratif pendant le délai d’attente, et introduit les recours en annulation, pour lesquels un avocat est obligatoire
Expert-comptable, fiduciaire ou réviseur d’entreprises agréé	Ordre des experts-comptables (OEC) ; Institut des réviseurs d’entreprises (IRE) et CSSF pour les réviseurs	Vous tient à jour auprès du CCSS, de l’ACD et de l’AED afin que les trois certificats puissent être délivrés dans le délai de 15 jours ; établit les états de capacité financière et les comptes annuels (audités par un réviseur) ; effectue l’immatriculation et les déclarations de TVA auprès de l’AED
Notaire	Chambre des notaires du Grand-Duché de Luxembourg	Établit les actes de constitution et de succursale, nécessaires avant l’autorisation d’établissement d’une entité luxembourgeoise, et les procurations authentiques
Traducteur assermenté	Assermenté devant la Cour supérieure de justice ; liste tenue par le ministère de la Justice	Traduit en français, en allemand ou en luxembourgeois tout document de l’offre demandé par le pouvoir adjudicateur
Organisme de certification ou d’évaluation de la conformité	OLAS (ILNAS) ou un autre organisme d’accréditation membre de l’EA	Délivre les certificats de qualité, d’environnement et d’essai qu’un pouvoir adjudicateur peut exiger
Banque, mutualité de cautionnement ou assureur	CSSF (banques) ; Commissariat aux assurances (assureurs)	Émet la garantie remplaçant la retenue de 10 %, le cautionnement qu’un pouvoir adjudicateur peut demander à un adjudicataire hors EEE, et les certificats d’assurance responsabilité professionnelle et tous risques chantier
Consultant en marchés publics	Profession non réglementée	Prépare le bordereau, l’offre technique, le DUME et les annexes, et constitue le dépôt sur le portail

Si votre entreprise est établie à l’étranger

Vous n’avez besoin ni d’une société ni d’une immatriculation au Luxembourg pour soumissionner, mais les entreprises établies hors de l’EEE et de la Suisse doivent obtenir une autorisation d’établissement avant d’exécuter le marché, et les entreprises artisanales et industrielles de l’EEE et de Suisse adressent une notification au ministère de l’Économie ; qui peut soumissionner depuis l’étranger, et à quelles conditions, est expliqué dans Comment soumissionner aux marchés publics au Luxembourg. Pour les documents :

Portail : connectez-vous avec un nom d’utilisateur et un mot de passe ou une identité eIDAS notifiée de l’UE.
Signature : tout certificat qualifié figurant sur la liste de confiance de l’UE.
Pouvoir de signature : un extrait de votre registre national.
Données de la société : l’extrait de votre registre national au lieu de l’extrait du RCS, traduit si le pouvoir adjudicateur le demande.
Impôts et sécurité sociale : un soumissionnaire non établi au Luxembourg fournit les certificats luxembourgeois et les mêmes certificats de ses autorités fiscales et sociales nationales.
Casier judiciaire : auprès de l’autorité compétente de l’État du siège réel de la société.
Traductions : traductions assermentées en français, en allemand ou en luxembourgeois, si le pouvoir adjudicateur les demande.
Avant les travaux : l’autorisation d’établissement ou la notification de prestation, les déclarations de détachement avec les formulaires A1, et un numéro de TVA luxembourgeois si nécessaire. Un adjudicataire hors EEE peut se voir demander le cautionnement de l’article 34 du RGD.

Les pièges à éviter

Ne prêtez jamais votre LuxTrust ou votre carte d’identité électronique, et n’empruntez jamais ceux d’un autre. Votre propre signataire signe les fichiers de l’offre avant que quiconque ne les dépose.
Vérifiez la signature de chaque fichier avec l’outil du portail avant le dépôt : une offre non signée est nulle.
Datez correctement les certificats. Ils doivent être datés de moins de 3 mois avant le jour de l’ouverture : demandez-les donc avant la date limite de remise des offres.
Réglez l’autorisation avant le début des travaux. Les entreprises établies hors de l’EEE et de la Suisse ne peuvent pas commencer sans autorisation d’établissement ; les entreprises artisanales de l’EEE et de Suisse doivent adresser une notification (50 €, 12 mois).
Soumissionnez dans la langue des documents, généralement le français ou l’allemand, sauf si ceux-ci en disposent autrement.

Soumissionner avec askTender

Au Luxembourg, votre askTender Partner est ajouté comme utilisateur nominatif sur le compte de votre entreprise sur le Portail des marchés publics et travaille avec ses propres identifiants. Vous gardez vos propres identifiants et signez ce que vous seul pouvez signer : chaque fichier de l’offre avec votre propre certificat qualifié, la procuration, l’engagement solidaire, les conventions de garantie, l’autorisation d’établissement ou la notification de prestation et le contrat ; vous demandez aussi l’extrait du casier judiciaire de la société. L’askTender Desk prépare le bordereau, l’offre technique, le DUME et le dépôt et coordonne les certificats ; les askTender Partners, par exemple un avocat, un expert-comptable, un notaire ou un traducteur assermenté, accomplissent les étapes que couvre leur titre professionnel.

Questions

Quels documents dois-je remettre avec une offre au Luxembourg ?

L’offre elle-même (le bordereau de soumission, avec les prix en euros hors TVA, et l’offre technique), le DUME lorsque le marché l’utilise, une procuration si le signataire n’est pas votre gérant statutaire, et l’engagement solidaire pour un groupement. Chaque fichier de l’offre doit porter une signature électronique qualifiée avant son dépôt sur le portail.

Quelle signature puis-je utiliser pour une offre au Luxembourg ?

Une signature électronique qualifiée LuxTrust (carte à puce ou Signing Stick), la carte d’identité électronique luxembourgeoise ou celle de tout prestataire inscrit avec la mention « QCert for eSig » sur la liste de confiance de l’UE. Les sources ne mentionnent pas les certificats hors UE comme acceptés. Signer une demande de participation n’est pas obligatoire, mais une offre non signée est nulle.

Que doit fournir l’adjudicataire pressenti ?

Les certificats du CCSS (sécurité sociale), de l’ACD (contributions directes) et de l’AED (TVA), chacun daté au plus tôt 3 mois avant le jour de l’ouverture, dans le délai fixé par le pouvoir adjudicateur, qui est d’au moins 15 jours. Les sous-traitants les fournissent aussi, et un soumissionnaire non établi au Luxembourg y ajoute les mêmes certificats des autorités de son pays. Le pouvoir adjudicateur peut également demander l’extrait du casier judiciaire de la société.

Quelqu’un d’autre peut-il signer l’offre pour mon entreprise ?

Oui, s’il peut engager la société : votre gérant statutaire tel qu’inscrit au RCS, ou le titulaire d’une procuration signée par vos gérants. Un avocat peut la rédiger, et la personne qui signe en vertu d’une procuration utilise son propre certificat qualifié.

De quoi ai-je besoin avant de commencer les travaux au Luxembourg ?

Les entreprises établies hors de l’EEE et de la Suisse ont besoin d’une autorisation d’établissement du ministère de l’Économie, même pour une activité occasionnelle. Les entreprises artisanales et industrielles de l’EEE et de Suisse adressent à la place une notification au ministère (50 €, valable 12 mois). Les employeurs étrangers déclarent en outre les salariés détachés à l’ITM, et le marché peut exiger des certificats d’assurance et une garantie remplaçant la retenue de 10 %.

Sources

Ce guide explique les règles en termes simples ; il ne constitue pas un conseil juridique. Les règles de la commande publique évoluent, et chaque dossier de consultation fixe ses propres conditions : c'est toujours lui qui prévaut.