Acest ghid este lista de verificare din spatele unei oferte în Republica Moldova: fiecare document și fiecare pas, în ordinea în care îi cere procedura, și cine are dreptul să se ocupe de fiecare. Cum funcționează achizițiile publice moldovenești în ansamblu, de la cele două legi și praguri până la evaluare și contestații, găsiți în Cum participați la achizițiile publice în Republica Moldova.
Înainte de a depune oferta
1. Datele de înregistrare ale companiei. Extrasul din Registrul de stat al persoanelor juridice, eliberat de Agenția Servicii Publice (ASP), conține IDNO (codul fiscal), administratorul și sediul juridic. Din el se completează profilul pe platformă, platforma vi-l poate cere pentru confirmarea identității, iar mai târziu servește ca document justificativ. Datele sunt adunate pentru dumneavoastră; dumneavoastră furnizați sau comandați extrasul.
2. Înregistrarea pe o platformă certificată MTender. Lucrați prin una dintre platformele certificate conectate la MTender: achizitii.md (administrată de Simpals SRL), e-licitatie.md sau yptender.md. Creați un cont de utilizator, deschideți Cabinetul organizației cu rolul de Furnizor, completați profilul și semnați contractul de colaborare cu platforma; platforma verifică apoi datele și activează contul.
- Cost: înregistrarea este gratuită. Platforma percepe un comision de participare calculat din valoarea lotului.
- Durată: verificarea se face de luni până vineri, între 09:00 și 17:00, iar o cerere de înregistrare rămâne valabilă 14 zile.
- Semnarea contractului: rezidenții îl semnează electronic prin MSign. Nerezidenții tipăresc două exemplare, le semnează și le ștampilează, trimit o copie scanată prin e-mail și expediază originalul prin poștă la Chișinău în 14 zile, deoarece platforma nu poate verifica deocamdată semnăturile electronice străine pe acest contract.
- Cine se ocupă: profilul este completat pentru dumneavoastră, iar dumneavoastră confirmați adresa de e-mail a propriului cont. Contractul îl semnează administratorul sau o persoană care deține o procură.
3. O semnătură electronică calificată pentru persoana care semnează. Fiecare document încărcat, iar ulterior și contractul, trebuie să poarte o semnătură electronică calificată; documentele nesemnate duc la descalificare. Semnăturile sunt emise de prestatori calificați din Republica Moldova și se aplică prin MSign sau MoldSign Desktop Suite.
- Valabilitate: cât timp este valabil certificatul.
- Cine se ocupă: administratorul sau un angajat împuternicit, cu propria semnătură. Nimeni altcineva nu deține semnătura sau codul PIN.
- Din străinătate: legislația moldovenească recunoaște semnăturile calificate din UE (HG 491/2022). Confirmați cu platforma că o acceptă pe a dumneavoastră înainte de a vă baza pe ea pentru documentele ofertei.
4. O procură, dacă semnează un angajat. Când semnatarul nu este administratorul, o procură trebuie publicată odată cu oferta; un ordin intern sau o fișă a postului nu sunt suficiente. Procura îi numește pe administrator și pe angajat și acoperă semnarea ofertei, participarea la licitație și răspunsurile la clarificări. Se preferă câte una pentru fiecare procedură, deși poate fi valabilă până la un an. Dacă certificatul angajatului nu face legătura dintre el și funcția sa, adăugați un document electronic oficial care arată această legătură. Procura poate fi redactată pentru dumneavoastră în aceeași zi; administratorul o semnează electronic.
Odată cu oferta
5. DUAE. Documentul unic de achiziții european, numit în Republica Moldova DUAE, este declarația dumneavoastră electronică pe propria răspundere privind motivele de excludere, criteriile de calificare și cele de selecție. Folosiți forma stabilită de autoritatea contractantă: lipsa DUAE sau o formă greșită înseamnă descalificare. Este gratuit, poate fi reutilizat cât timp rămâne exact și trebuie să menționeze orice terț pe a cărui capacitate vă bazați. Este completat pentru dumneavoastră; îl confirmați și îl semnați cu semnătura calificată.
6. Dovezile de experiență, dacă procedura le cere. Întocmiți lista livrărilor, serviciilor sau lucrărilor similare, cu confirmare; pentru lucrări, adăugați certificatele de bună execuție de la clienții anteriori. Un consultant alcătuiește lista; dumneavoastră furnizați certificatele și o semnați. Certificatele străine au nevoie de traducere în limba română.
7. Capacitatea financiară, dacă procedura stabilește criterii. Declarați cifra de afaceri și celelalte criterii economice și financiare în DUAE și le susțineți, la cerere, cu situațiile financiare pentru ultimul exercițiu financiar. Le pregătește contabilul dumneavoastră.
8. Acordul de asociere, pentru o ofertă comună. O asociere de operatori economici poate depune ofertă fără să constituie o societate; o anumită formă juridică poate fi cerută doar după atribuire. Un avocat redactează acordul, iar fiecare membru îl semnează electronic.
9. Garanția pentru ofertă, acolo unde este cerută. Poate fi de până la 2% din valoarea fără TVA și se depune odată cu oferta, exact în forma prevăzută de documentația de atribuire. O garanție lipsă duce la respingerea ofertei, fără posibilitate de remediere. O singură garanție poate acoperi mai multe loturi.
- Forma: garanție bancară, transfer, fidejusiune sau scrisoare de credit stand-by. Potrivit Legii nr. 325, băncile străine licențiate o pot emite în valută.
- Cost: comisioanele băncii.
- Cine se ocupă: dumneavoastră contractați garanția. Forma și suma sunt verificate pentru dumneavoastră, iar dacă v-ar conveni altă formă, aceasta poate fi cerută în etapa de clarificări.
10. Traducerile în limba română. Fiecare anunț indică limbile permise, iar în practică aceasta înseamnă limba română. Dacă anunțul nu permite altă limbă, documentele străine se depun cu traducere în română.
11. Încărcarea ofertei semnate. Încărcați fișierele PDF semnate înainte de termenul-limită; ofertele întârziate sunt respinse automat. Documentele se publică într-o ordine stabilită: oferta comercială, apoi documentele de calificare și cele tehnice, apoi restul (garanția și DUAE). Pentru a modifica un document, îl marcați drept anulat și îl publicați pe cel nou. Verificați fiecare semnătură pe msign.gov.md înainte de termen, pentru că mențiunea „semnat digital” pe un PDF nu dovedește nimic.
- Cine se ocupă: un consultant încarcă documentele cu propriul utilizator în Cabinet; administratorul sau angajatul împuternicit semnează fiecare document.
Dacă sunteți pe primul loc pentru atribuire
12. Licitația electronică. În procedurile cu criteriul prețului celui mai scăzut și cel puțin 2 oferte, MTender organizează o licitație electronică: trei runde de aproximativ un minut fiecare, iar ofertantul cu prețul cel mai mic licitează ultimul. Prețul final devine prețul contractului, iar prețurile unitare se actualizează după aceea. Participă persoana împuternicită prin procura dumneavoastră; dumneavoastră stabiliți limitele de preț.
13. Documentele justificative actualizate. DUAE a fost doar o dovadă preliminară, așa că ofertantului clasat pe primul loc i se cer acum documente justificative actualizate, uneori în 3 zile lucrătoare (1 în procedura simplificată). Tot ce trimiteți poartă semnătura dumneavoastră calificată.
| Document | Emis de | Cine îl poate obține pentru dumneavoastră | Valabilitate | Ce faceți doar dumneavoastră |
|---|---|---|---|---|
| Certificatul privind lipsa restanțelor față de buget | Serviciul Fiscal de Stat (SFS) | Contabilul ține la zi declarațiile și achită eventualele datorii; dacă rămân datorii, poate fi acceptat un certificat care le arată, împreună cu dovada unei eșalonări sau a plății | — | Îl solicitați prin serviciile electronice SFS ale companiei sau la ghișeu |
| Extrasul din Registrul de stat (IDNO, administrator, sediu juridic) | Agenția Servicii Publice (ASP) | Datele sunt adunate pentru dumneavoastră | — | Furnizați sau comandați extrasul |
| Situațiile financiare | Compania dumneavoastră | Le pregătește contabilul | Ultimul exercițiu financiar | — |
Înainte de semnarea contractului
14. Garanția de bună execuție, acolo unde este cerută. Potrivit Legii nr. 325, din 2027 este plafonată la 10% din valoarea contractului; potrivit Legii nr. 131, plafonul raportat este de 15%. Este valabilă pe durata contractului. O emite o bancă sau un fidejusor, contra comisioanelor; dumneavoastră o contractați.
15. Semnarea contractului prin MSign. După termenul de așteptare de 11 zile (16 dacă anunțul nu a fost transmis electronic), autoritatea contractantă semnează prima, apoi semnați dumneavoastră electronic prin MSign. Contractul se înregistrează la Trezorerie. Semnează reprezentantul pentru contract, desemnat prin ordin intern sau prin procură.
Cine ce face
| Pas | Cine îl poate face | Ce faceți doar dumneavoastră |
|---|---|---|
| Extrasul din Registrul de stat | Datele sunt adunate pentru dumneavoastră | Furnizați sau comandați extrasul |
| Înregistrarea pe platformă | Profilul este completat pentru dumneavoastră | Confirmați e-mailul contului; semnați contractul cu platforma |
| Semnătura electronică calificată | Nimeni în afară de administrator sau de angajatul împuternicit | O obțineți și semnați fiecare document |
| Procura pentru angajatul care semnează | Redactată pentru dumneavoastră, de exemplu de un avocat | Administratorul o semnează |
| DUAE | Completat pentru dumneavoastră | Îl confirmați și îl semnați |
| Listele de experiență | Le alcătuiește un consultant | Furnizați certificatele; semnați lista |
| Situațiile financiare | Contabilul dumneavoastră | — |
| Acordul de asociere | Îl redactează un avocat | Fiecare membru semnează |
| Garanția pentru ofertă și cea de bună execuție | O bancă sau un fidejusor; forma și suma verificate pentru dumneavoastră | Contractați garanția |
| Traducerile în limba română | Un traducător | — |
| Încărcarea ofertei | Un consultant, cu propriul utilizator în Cabinet | Semnați fiecare document |
| Licitația electronică | Persoana împuternicită prin procura dumneavoastră | Stabiliți limitele de preț |
| Certificatul privind lipsa restanțelor | Contabilul ține la zi declarațiile | Îl solicitați cu propriul acces fiscal |
| Semnarea contractului | — | Semnați prin MSign |
Profesioniștii implicați
| Profesionist | Autorizat sau reglementat de | Ce face pentru un ofertant |
|---|---|---|
| Avocat (membru al Uniunii Avocaților din Republica Moldova) | Uniunea Avocaților din Republica Moldova (Legea nr. 1260/2002 cu privire la avocatură) | Redactează procuri și împuterniciri și acorduri de asociere; redactează și depune contestații la ANSC, în limba română, semnate, cu dovada achitării taxei de stat de 0,5%, în termen de 10 zile; atacă deciziile ANSC în instanța de contencios administrativ |
| Contabil sau auditor | Ministerul Finanțelor; pentru auditori, Consiliul de supraveghere publică a auditului | Ține la zi declarațiile fiscale și de contribuții sociale, ca să poată fi eliberat certificatul Serviciului Fiscal de Stat, și pregătește dovada eșalonării, dacă există datorii; pregătește situațiile financiare și dovada cifrei de afaceri |
| Bancă sau fidejusor | Banca Națională a Moldovei; băncile străine licențiate sunt acceptate potrivit Legii nr. 325 | Garanții pentru ofertă de până la 2% și garanții de bună execuție, plafonate la 10% potrivit Legii nr. 325, din 2027 |
| Consultant în achiziții | Nicio autoritate | Lucrează în Cabinetul dumneavoastră de pe platformă cu propriul cont; pregătește DUAE, ofertele tehnice și financiare și listele de experiență în format PDF; urmărește termenele de clarificare și intervalul de 3 zile lucrătoare pentru documentele lipsă |
Dacă societatea dumneavoastră este din străinătate
Nu aveți nevoie de o filială sau de o societate în Republica Moldova: vă înregistrați direct pe o platformă certificată MTender și depuneți oferta, după cum se arată în Cum participați la achizițiile publice în Republica Moldova. În privința documentelor:
Datele din registrul țării de origine și codul fiscal țin locul extrasului din Registrul de stat, iar platforma vă poate cere documente doveditoare. Contractul cu platforma îl semnați pe hârtie și îl trimiteți prin poștă. Pentru ofertă, semnătura calificată din UE este recunoscută prin lege, cu confirmarea platformei. În locul certificatului Serviciului Fiscal de Stat, prezentați certificatul fiscal din țara de origine, tradus; pentru celelalte documente justificative, echivalentele din țara dumneavoastră sau o declarație pe propria răspundere sub jurământ, acolo unde acestea nu există (Legea nr. 325). Certificatele de experiență și situațiile financiare de acasă se depun cu traducere în limba română. Garanțiile pot fi emise în valută de o bancă străină licențiată.
Capcane
- Nu împărtășiți niciodată datele de acces la platformă, semnătura MSign sau codul PIN. Cine le împărtășește își asumă tot riscul; un consultant lucrează cu propriul utilizator în Cabinet.
- Verificați fiecare semnătură înainte de termen. Fiecare document al ofertei are nevoie de o semnătură calificată valabilă a administratorului sau a unui angajat cu procură; verificați-o pe msign.gov.md.
- Respectați întocmai forma garanției. O garanție în altă formă sau lipsă nu mai poate fi remediată ulterior.
- Fiți pregătiți să răspundeți în 3 zile. Documentele lipsă pot fi cerute în 3 zile lucrătoare sau în 1 zi în procedura simplificată.
- Verificați ce lege se aplică procedurii. Procedurile lansate înainte de 1 ianuarie 2027 rămân sub Legea nr. 131/2015.
Cum lucrați cu askTender
În Republica Moldova, partenerul dumneavoastră askTender este adăugat ca utilizator nominal în contul companiei pe platformele MTender și lucrează cu propriile date de autentificare. Dumneavoastră vă păstrați propriul acces și semnați ceea ce doar dumneavoastră puteți semna: contractul cu platforma, fiecare document al ofertei cu semnătura calificată, procura și contractul propriu-zis. askTender Desk pregătește DUAE, ofertele, listele de experiență și dosarul de documente justificative; askTender Partners, cum ar fi un avocat sau un contabil, fac pașii pe care îi acoperă autorizarea lor profesională.
Întrebări
Ce documente depun împreună cu oferta în Republica Moldova?
DUAE în forma stabilită de autoritatea contractantă, oferta tehnică și cea financiară, listele de experiență cu confirmări, dacă procedura are criterii de experiență, garanția pentru ofertă exact în forma cerută de documentație, o procură dacă semnează un angajat și nu administratorul, precum și acordul de asociere pentru o ofertă comună. Fiecare fișier PDF poartă o semnătură electronică calificată.
Cine poate semna o ofertă în Republica Moldova?
Administratorul companiei sau un angajat împuternicit printr-o procură publicată odată cu oferta, care acoperă semnarea ofertei, participarea la licitație și răspunsurile la clarificări. Un ordin intern sau o fișă a postului nu sunt suficiente. Un consultant poate pregăti și încărca fișierele cu propriul utilizator pe platformă, dar nu le semnează.
Cum se înregistrează o companie străină pe o platformă MTender?
Își creează un cont de utilizator și un Cabinet de furnizor, completează profilul cu datele din registrul țării de origine și codul fiscal, apoi semnează contractul cu platforma pe hârtie: tipărește două exemplare, le semnează și le ștampilează, trimite o copie scanată prin e-mail și expediază originalul prin poștă la Chișinău în 14 zile. Platforma verifică apoi datele și activează contul.
Ce se întâmplă dacă mă clasez pe primul loc?
În procedurile cu criteriul prețului celui mai scăzut și cel puțin 2 oferte are loc mai întâi o licitație electronică în trei runde de aproximativ un minut fiecare. Apoi autoritatea contractantă cere ofertantului clasat pe primul loc documente justificative actualizate, cum ar fi certificatul Serviciului Fiscal de Stat privind lipsa restanțelor, uneori în 3 zile lucrătoare (1 în procedura simplificată).
Poate garanția pentru ofertă să fie emisă de o bancă străină?
Da. Potrivit Legii nr. 325, sunt acceptate garanțiile în valută emise de o bancă străină licențiată. Garanția poate fi de până la 2% din valoarea fără TVA și trebuie să corespundă exact formei stabilite în documentația de atribuire; dacă v-ar conveni altă formă, cereți-o în etapa de clarificări.
Surse
- achizitii.md: înregistrarea furnizorului pe platformă
- achizitii.md: semnarea documentelor cu semnătura electronică
- MTender: întrebări frecvente
- Legea nr. 325/2025 privind achizițiile publice (Monitorul Oficial)
Acest ghid explică regulile pe înțelesul tuturor; nu reprezintă consultanță juridică. Regulile privind achizițiile se schimbă, iar fiecare documentație de atribuire își stabilește propriile condiții – aceasta prevalează întotdeauna.