Ta vodnik je kontrolni seznam za ponudbo v Sloveniji: prijave, pooblastila, izjave in potrdila, ki jih razpis lahko zahteva, po vrstnem redu, v katerem pridejo na vrsto, in kdo sme posamezen korak opraviti. Kako javno naročanje v Sloveniji deluje na splošno (mejne vrednosti, postopki, ocenjevanje, plačila in zahtevki za revizijo), si preberite v vodniku Kako oddati ponudbo na javnih razpisih v Sloveniji.
Pred oddajo ponudbe
1. Prijava v SI-PASS z lastnim digitalnim potrdilom. Vsak uporabnik e-JN se prijavi prek SI-PASS, storitve Ministrstva za javno upravo. SI-PASS sprejema kvalificirana digitalna potrdila iz EU, potrdila izdajateljev s seznama Mozilla in čezmejno avtentikacijo eIDAS. V Sloveniji potrdila izdajajo na primer SIGEN-CA, POŠTA®CA, Halcom-CA in NLB, lahko pa tudi kateri koli kvalificirani ponudnik storitev zaupanja v EU.
- Strošek in čas: SI-PASS je brezplačen in urejen isti dan; potrdilo pridobite v nekaj dneh in velja do izteka svoje veljavnosti.
- Kdo to uredi: vsaka oseba se registrira osebno, z lastnim potrdilom ali eID, ime uporabnika pa se mora ujemati s potrdilom. Vaši zaposleni, ki delajo v sistemu, pridobijo svoja potrdila; svetovalec uporablja svoje, nikoli vašega.
2. Registracija podjetja v e-JN in pooblastitev uporabnikov. e-JN upravlja Ministrstvo za javno upravo. Uporabnik zaprosi za pravice za delo v imenu vašega podjetja, vaš zakoniti zastopnik pa podpiše registracijski obrazec, na katerem je ta uporabnik naveden, lastnoročno ali elektronsko. Za podjetje, registrirano zunaj Slovenije, obrazec navaja zakonitega zastopnika in uporabnika, podpišeta ga oba in se pošlje po e-pošti na gp.mnzju@gov.si.
- Strošek in čas: brezplačno; pravice so potrjene do konca naslednjega delovnega dne in ostanejo veljavne.
- Pozor: identifikacijska številka za DDV se mora natančno ujemati.
- Kar storite samo vi: vaš zakoniti zastopnik podpiše pooblastilo za vsakega imenovanega uporabnika.
3. Pred rokom preverite davčno stanje. Ponudnik je izključen, če na dan roka za oddajo ponudb dolguje davke ali druge obveznosti v višini 50 EUR ali več ali če ni oddal obračunov davčnih odtegljajev za plače za zadnjih 5 let, razen če je to uredil do roka. Naročnik preveri uradne evidence pri Finančni upravi RS (FURS).
- Kdo to uredi: vaš računovodja vnaprej preveri stanja in obračune; morebitni dolg poravnate vi, in sicer pred rokom.
S ponudbo
4. ESPD. Naročniki morajo elektronski ESPD sprejeti kot predhodno dokazilo, e-JN pa ima za izpolnjevanje spletno storitev ESPD. V postopkih male vrednosti se pogosto uporablja ESPD ali lastna izjava. Je brezplačen, pripravi se v približno enem dnevu in velja za en postopek.
- Kdo to uredi: lahko ga za vas izpolnijo v e-JN in priložijo; vi potrdite, da so izjave resnične.
5. Izjava o sankcijah. V postopkih nad evropskimi mejnimi vrednostmi na naročnikovi predlogi izjavite, da ni ruske udeležbe, ki jo prepoveduje čl. 5k Uredbe EU 833/2014. Je brezplačna in urejena isti dan; podpiše jo vaš zastopnik.
6. Obrazci, ki jih podpiše vaš zastopnik. Obrazce ponudbe pripravijo za vas, vsak obrazec, ki zahteva podpis vašega zastopnika, pa podpiše on.
7. Vaše reference (potrdila o dobro opravljenih delih). Kadar razpis to zahteva, predložite seznam gradenj, dobav ali storitev s potrdili naročnikov. Seznam lahko pripravijo za vas; podpisana potrdila pridobite vi, kar lahko traja nekaj dni ali tednov.
8. Dokazila o finančnem stanju in kakovosti, če jih razpis zahteva.
- Finančno stanje: bančni izpiski, računovodski izkazi ali njihovi izvlečki in promet za največ zadnja 3 leta. Slovenski naročniki pogosto sprejmejo obrazec AJPES S.BON-1 o boniteti. Računovodja dokumente naroči ali pripravi; bančne izpiske zahtevate pri banki vi. Kadar je treba, izkaze revidira pooblaščeni revizor.
- Sistem vodenja kakovosti in okolja: certifikati organa, ki ga je akreditirala Slovenska akreditacija ali drug član EA, po presoji pri vas; veljajo 3 leta z nadzornimi presojami.
- Zavarovanje odgovornosti: pogosto pogodbeni pogoj. Zavarovalnica izda polico v nekaj dneh, vi jo podpišete, velja pa za zavarovalno obdobje.
9. Prevodi, če jih naročnik zahteva. Postopki potekajo v slovenščini. Naročniki pogosto sprejmejo tuje strokovne izraze in potrdila, lahko pa na vaše stroške zahtevajo slovenske prevode. Pripravi jih prevajalec, kadar je zahtevan overjen prevod, pa sodni tolmač s seznama Ministrstva za pravosodje. Računajte na nekaj dni.
10. Zavarovanje za resnost ponudbe, kadar je zahtevano. Do 3 % ocenjene vrednosti brez DDV, kot bančna garancija, kavcijsko zavarovanje, menica ali denarni depozit. Banka ali zavarovalnica ga izda v vašem imenu proti tržnemu nadomestilu, običajno v 1–5 delovnih dneh in pogosto kot elektronsko garancijo, ki jo pošljete tako, kot določa razpisna dokumentacija. Veljati mora ves čas veljavnosti ponudbe. Zaprosite in plačate vi.
11. Nalaganje in oddaja v e-JN. Oddaja je brezplačna in mora biti opravljena pred rokom. Do takrat lahko naložite novo različico ali ponudbo umaknete.
- Kdo to uredi: pooblaščeni imenovani uporabnik, z lastno prijavo SI-PASS; vi potrdite končno ponudbo in ceno.
Če ste izbrani
| Dokument | Izdajatelj | Kdo ga lahko pridobi za vas | Velja, če | Kar storite samo vi |
|---|---|---|---|---|
| Dokazilo iz kazenske evidence za podjetje in vsakega zastopnika | Ministrstvo za pravosodje | Naročnik, iz uradnih evidenc prek enotnega informacijskega sistema ministrstva | ni starejše od 4 mesecev, šteto od roka za oddajo ponudb | Podjetje in vsak zastopnik podpišejo obrazce soglasij, ki jih razpisna dokumentacija pogosto vsebuje, ali predložijo izpiske |
| Poravnane davčne obveznosti in prispevki | Finančna uprava RS (FURS) | Naročnik preveri uradne evidence; vaš računovodja preveri vaše stanje | stanje na dan roka za oddajo ponudb | Pravočasno poravnate morebitni dolg |
| Vpis v poslovni register (matična številka) | AJPES | Kdor koli: brezplačen javni iskalnik, isti dan; naročniki ga preverijo sami | — | — |
Pred sklenitvijo pogodbe
12. Izjava o lastništvu (14. člen ZIntPK). Pred pogodbo nad 10.000 EUR brez DDV naročnik pridobi vašo izjavo o lastniških deležih fizičnih in pravnih oseb v vašem podjetju, vključno s tihimi družbeniki in povezanimi družbami. Je brezplačna, urejena isti dan in se da za vsako pogodbo posebej. Pripravijo jo lahko iz vaših podatkov o lastništvu; podpiše jo vaš zakoniti zastopnik in odgovarja za njeno točnost, saj neresnična izjava povzroči ničnost pogodbe.
13. Zavarovanje za dobro izvedbo in za odpravo napak v garancijski dobi, kadar je zahtevano. Do 10 % (dobra izvedba) oziroma 5 % (garancijska doba) pogodbene vrednosti z DDV. Banka ali zavarovalnica ju izda v vašem imenu v nekaj dneh, za čas trajanja pogodbe oziroma garancijske dobe, vi pa podpišete.
14. Gradnje: vodja del in zavarovanje. Vsako gradbišče potrebuje usposobljenega vodjo del, vpisanega pri IZS ali drugače usposobljenega, in zavarovanje odgovornosti. Imenovani vodja del predloži dokazilo o vpisu; vi ga angažirate in sklenete zavarovanje.
15. Podpis pogodbe. Podpiše vaš zakoniti zastopnik ali imetnik vašega pooblastila, v 48 dneh po pravnomočnosti odločitve o oddaji naročila.
16. E-računi. Računi proračunskim uporabnikom morajo biti e-računi, poslani prek UJPeRačun, PEPPOL ali pogodbenega ponudnika. Kanal vzpostavi vaš računovodja ali ponudnik e-računov; pogodbo s ponudnikom podpišete vi.
Kdo kaj stori
| Korak | Kdo ga lahko opravi | Kar storite samo vi |
|---|---|---|
| Prijava SI-PASS in digitalno potrdilo | Vsak uporabnik se registrira osebno | Vaši zaposleni pridobijo lastna potrdila |
| Registracija v e-JN in pravice uporabnikov | Imenovani uporabnik zaprosi za pravice | Vaš zakoniti zastopnik podpiše obrazec za pooblastitev |
| Davčne obveznosti | Računovodja preveri stanja in obračune | Poravnate morebitni dolg pred rokom |
| ESPD in izjava o sankcijah | Izpolnijo ju za vas v e-JN | Potrdite izjave; vaš zastopnik podpiše |
| Reference in dokazila o finančnem stanju | Pripravijo ali zberejo jih za vas; računovodja naroči S.BON-1 | Pridobite potrdila naročnikov in bančne izpiske |
| Prevodi | Prevajalec ali sodni tolmač | — |
| Zavarovanja za resnost ponudbe, dobro izvedbo in garancijsko dobo | Banka ali zavarovalnica | Zaprosite, plačate in podpišete |
| Oddaja ponudbe | Pooblaščeni imenovani uporabnik | Potrdite končno ponudbo in ceno |
| Dokazila iz kazenske evidence | Naročnik, iz uradnih evidenc | Podpišete soglasja ali predložite izpiske |
| Izjava o lastništvu | Pripravijo jo iz vaših podatkov | Podpiše vaš zakoniti zastopnik |
| E-računi | Računovodja ali ponudnik e-računov | Sklenete pogodbo s ponudnikom |
| Pogodba | — | Podpiše vaš zakoniti zastopnik ali pooblaščenec |
Strokovnjaki, ki sodelujejo
| Poklic | Licenco podeljuje ali nadzira | Kaj naredi za ponudnika |
|---|---|---|
| Odvetnik | Odvetniška zbornica Slovenije | Je imenovani uporabnik e-JN, ki ga pooblasti vaš zakoniti zastopnik; pripravi pogodbe o skupni ponudbi in podizvajalske pogodbe; vloži zahtevek za revizijo in vas zastopa pred DKOM |
| Notar | Notarska zbornica Slovenije; Ministrstvo za pravosodje | Sprejme izjave tujih gospodarskih subjektov, katerih država ne izdaja potrdil (77. člen ZJN-3, 4. odstavek); overi podpise in kopije pooblastil |
| Računovodja, davčni svetovalec ali pooblaščeni revizor | Slovenski inštitut za revizijo; Agencija za javni nadzor nad revidiranjem | Pripravi računovodske izkaze in podatke o prometu; naroči S.BON-1; poskrbi, da do roka ni odprtega davčnega dolga v višini 50 EUR ali več in da so oddani vsi obračuni za plače; revidira izkaze (samo revizor) |
| Banka ali zavarovalnica | Banka Slovenije; Agencija za zavarovalni nadzor | Izda zavarovanja za resnost ponudbe, dobro izvedbo in garancijsko dobo v obliki, ki jo dopušča Uredba o finančnih zavarovanjih |
| Sodni tolmač | Ministrstvo za pravosodje | Overjeni prevodi v slovenščino, kadar jih naročnik zahteva |
| Pooblaščeni inženir ali vodja del | Inženirska zbornica Slovenije; Obrtno-podjetniška zbornica Slovenije | Je vodja del, ki ga potrebuje gradbišče; zagotovi licence za projektiranje |
| Certifikacijski organ | Slovenska akreditacija ali drug član EA | Certifikati kakovosti in ravnanja z okoljem, ki dokazujejo tehnično sposobnost |
Zahtevek za revizijo je naloga odvetnika, ki ga vloži na podlagi vašega pooblastila; vi ga podpišete in plačate takso.
Če je vaše podjetje iz tujine
Za registracijo v e-JN in oddajo ponudbe ne potrebujete slovenskega podjetja, podružnice ali davčne številke; kdo lahko odda ponudbo iz tujine, pojasnjuje vodnik Kako oddati ponudbo na javnih razpisih v Sloveniji. Glede dokumentov:
- Dopustitev: podjetja iz držav brez sporazuma z EU o javnem naročanju so dopuščena le, če to dovoli naročnik, zato najprej potrdite svoj sedež in preberite razpisno dokumentacijo.
- Prijava: za SI-PASS delujejo potrdila kvalificiranih ponudnikov iz EU ali izdajateljev s seznama Mozilla ali prijava eIDAS.
- e-JN: registrirate se kot »podjetje, registrirano zunaj Slovenije«, brez slovenske davčne številke.
- Izpis iz registra: izpis iz registra vaše države.
- Kazenska evidenca: potrdila vaše države ali, kjer se ne izdajajo, zaprisežena izjava ali izjava pred notarjem ali sodiščem.
- Davki: davčno potrdilo vaše države; šteje tudi vsak dolg v Sloveniji.
- Finančno stanje: dokumenti vaše države ali kateri koli ustrezen dokument, če to utemeljite.
- Reference: prevedene.
- Certifikati kakovosti: sprejemajo se enakovredni.
- Zavarovanja: garancije tujih bank so sprejemljive, če izpolnjujejo pogoje.
- Prevodi: računajte na slovenščino; naročnik jih lahko zahteva na vaše stroške.
- Gradnje: podjetja iz EU, EGP in Švice lahko začasno delajo brez sedeža v Sloveniji; za nekatere obrtne dejavnosti je potrebno začasno dovoljenje OZS.
- E-računi: prek PEPPOL ali ponudnika.
Na kaj morate paziti
- Pred rokom poravnajte vsak evro davčnega dolga. Dolg v višini 50 EUR ali več ali manjkajoči obračun za plače vas izključi.
- Eno potrdilo na osebo. Vsak uporabnik e-JN se prijavi z lastnim potrdilom ali eID, v svojem imenu; nihče ne uporablja vašega potrdila.
- Brez pooblastila ni dostopa. Vaš zakoniti zastopnik mora za vsakega imenovanega uporabnika podpisati obrazec za pooblastitev v e-JN.
- Izjava o lastništvu mora biti pravilna. Nad 10.000 EUR neresnična izjava povzroči ničnost pogodbe.
- Pazite na 4 mesece. Dokazila iz kazenske evidence ne smejo biti starejša od 4 mesecev, šteto od roka za oddajo ponudb.
- Obljuba ni zavarovanje. Pismo, ki obljublja poznejšo izdajo garancije, se ne sprejme.
S askTender
V Sloveniji je vaš askTender Partner dodan kot imenovani uporabnik na račun vašega podjetja v e-JN in dela pod lastno prijavo. Vi obdržite svojo prijavo in podpišete le tisto, kar smete podpisati samo vi: obrazec za pooblastitev v e-JN, soglasja za kazensko evidenco, izjavo o lastništvu, pooblastila in pogodbo, ter potrdite končno ponudbo in ceno. askTender Desk pripravi ESPD, izjave in sezname referenc, sestavi ponudbo in usklajuje pridobivanje potrdil; askTender Partnerji, na primer odvetnik, notar, davčni svetovalec ali sodni tolmač, opravijo korake, ki jih pokriva njihova licenca.
Vprašanja
Katere dokumente oddam skupaj s ponudbo v Sloveniji?
ESPD, ki ga lahko izpolnite s spletno storitvijo v e-JN; v postopkih nad evropskimi mejnimi vrednostmi izjavo o sankcijah; obrazce ponudbe; reference, dokazila o finančnem stanju ali certifikate kakovosti, če jih razpis zahteva; prevode, če jih naročnik zahteva; in zavarovanje za resnost ponudbe, kadar je zahtevano. Dokazila iz kazenske evidence in izjava o lastništvu pridejo na vrsto pozneje.
Kdo se lahko za moje podjetje prijavi v e-JN?
Vsak imenovani uporabnik, ki ga vaš zakoniti zastopnik pooblasti na registracijskem obrazcu e-JN, tudi svetovalec, na primer odvetnik. Vsak uporabnik se prijavi prek SI-PASS z lastnim digitalnim potrdilom ali prijavo eIDAS, ime na računu pa se mora ujemati s potrdilom. Nihče ne uporablja potrdila druge osebe.
Kako sveža morajo biti dokazila iz kazenske evidence?
Ne smejo biti starejša od 4 mesecev, šteto od roka za oddajo ponudb. Pri slovenskih podjetjih naročnik običajno sam preveri uradne evidence, razpisna dokumentacija pa pogosto vsebuje obrazce soglasij, ki jih podpišeta podjetje in vsak zastopnik.
Kaj je izjava o lastništvu po ZIntPK?
Pred podpisom pogodbe nad 10.000 EUR brez DDV naročnik pridobi vašo izjavo o lastniških deležih v vašem podjetju, vključno s tihimi družbeniki in povezanimi družbami. Podpiše jo vaš zakoniti zastopnik, neresnična izjava pa povzroči ničnost pogodbe.
Kaj se zgodi, če imam na dan roka davčni dolg?
Izključeni ste, če dolgujete 50 EUR ali več ali če niste oddali obračunov davčnih odtegljajev za plače za zadnjih 5 let, razen če to uredite pred rokom. Pri tujem podjetju se poleg davčnega stanja doma upošteva tudi vsak dolg v Sloveniji.
Viri
- e-JN: navodila za registracijo tujcev (2026)
- e-JN: obrazec za registracijo in pooblastitev uporabnika (2026)
- ZJN-3, 75. člen: razlogi za izključitev
- ZJN-3, 77. člen: dokazila o sposobnosti
- ZIntPK, 14. člen: izjava o lastništvu
- Uredba o finančnih zavarovanjih pri javnem naročanju, 6. člen
- Uredba o finančnih zavarovanjih pri javnem naročanju, 7. člen
- e-JN: pravno varstvo
- UJP: pošiljanje e-računov proračunskim uporabnikom
- SPOT: gradnja stanovanjskih in nestanovanjskih stavb
Ta vodnik pravila razloži v preprostem jeziku; ni pravni nasvet. Pravila javnega naročanja se spreminjajo in vsaka razpisna dokumentacija določa svoje pogoje – ta ima vedno prednost.