日本の公共入札に必要な書類と手続き（2026年）

この記事は、日本で入札するためのチェックリストです。日本の政府調達の入札で必要になる書類と手続きを、出てくる順に並べ、それぞれを誰が適法に担えるかを示します。基準額や入札期間から評価、支払いまで、日本の調達の全体像は日本の政府調達で入札に参加する方法を、中央政府の資格の種類、採点、等級は外国企業が全省庁統一資格を取得する方法をご覧ください。

入札の前に

1. 会社の識別情報。 最初に2つの記録をそろえます。

法人番号：国税庁が登記されたすべての会社に自動的に指定する13桁の番号です。無料、永久、公開情報なので、調べるだけで分かります。全省庁統一資格の申請書に記入し、GビズIDの取得にも必要です。
登記事項証明書（または履歴事項全部証明書）：法務局が発行し、全省庁統一資格をはじめ、ほとんどの調達関連の登録に添付します。
- 費用： 書面請求600円、オンライン請求・郵送受取520円、オンライン請求・窓口受取490円（2025年4月1日からの手数料）。
- 期間： 窓口なら即日、郵送なら数日。
- 有効期間： 添付する申請の日前3か月以内に発行されたものに限ります。
- 誰が行うか： 誰でも請求できるため、行政書士か司法書士が取り寄せて申請に添付します。

2. 納税証明書。 法人は全省庁統一資格の申請に、国税庁の証明書を2種類添付します。法人税・所得税の納付額を示すその2と、法人税と消費税に未納がないことを示すその3の3です。

費用： 書面で1件400円、e-Taxで370円。その2は税目・年度・枚数ごと、その3は1枚ごとにかかります。
有効期間： 申請日前3か月以内に発行されたもの。
誰が行うか： 税理士などの代理人が、御社の委任状と本人確認書類を持って税務署で請求するか、代理人自身のe-Taxで請求します。御社の役割は委任状への署名です。ご自身のe-Taxで請求する場合はその限りではありません。

3. 単体の財務諸表。 直近に確定した1事業年度分の単体（非連結）決算書と、2年分の売上高が、資格審査の点数の大部分を決めます。税理士か公認会計士、または御社の会計担当者が数字をまとめ、申請日に適用される財務省告示のレートで円に換算します。このレートは毎年4月1日に改定されます。御社は決算書を提供します。提出しないと大きく損をします。財務の項目に点数がつかなくなるからです。

4. 全省庁統一資格を申請する。 中央政府の物品・役務の調達に共通の資格です。工事は別扱いです（ステップ7）。

費用： 無料。申請手数料の定めはありません。
期間： 審査担当の窓口での審査が終わった後、書類がヘルプデスクに届いてからおおむね1週間で結果通知が届きます。定期審査の受付直後は、かなり長くかかります。
有効期間： 付与の日から2028年3月31日まで。申請は2028年3月10日まで随時受け付けています。
誰が行うか： 行政書士が日本語の申請書を作成し、委任状に基づいて代理人として提出します。審査窓口からの問い合わせは代理人に届き、結果通知も代理人の住所に送ってもらえます。
御社にしかできないこと： 委任状への署名、ステップ1〜3の書類の提供、誓約と役員等名簿の内容の確認（ステップ5）。

5. 暴力団排除に関する誓約と役員等名簿。 資格申請書とほとんどの入札書類の一部です。会社が暴力団と関係がないことを誓約し、警察が照会できるよう、役員全員の氏名、性別、生年月日を記載します。無料で、申請や入札のたびに作成します。役員の記載は行政書士が登記をもとに行いますが、誓約と記載内容が真実であると確認できるのは御社だけです。

6. 提出の手段を決める。

電子入札用電子証明書。 調達ポータルへの利用者登録、GEPSでの電子入札と電子契約には、認められた認証局が代表者本人の名義で発行する電子証明書が必要です。法務局の商業登記電子証明書は、2025年4月の値下げ後、500円（1か月）から8,300円（27か月）です。申請し、保管し、PINを管理するのは代表者で、他の誰も使いません。他の人に入札を任せる場合は、その人が自分の証明書で代理人として登録し、代表者が自分の証明書でGEPS上の代理人を承認します。多くの公告では紙入札も認められています。
GビズID（GビズIDプライムとメンバー）。無料の行政サービス用の法人ログインです。2026年3月20日からは、少額のオープンカウンタ案件の見積りにはこれだけで参加できます。マイナンバーカードを使ったオンライン申請なら即日から数日、印鑑証明書と登録印による郵送申請なら最長1か月かかります。申請するのは代表者です。メンバーになれるのは従業員だけで、外部の行政書士が関われるのは、行政書士自身のGビズIDプライムと御社の承認による、GビズIDの委任機能を通じてのみです。

7. 必要に応じて、地方自治体と工事の資格。

都道府県と市区町村は、地方自治法に基づき独自の入札参加者名簿と電子調達システムを持っており、全省庁統一資格ではカバーされません。多くの団体が定期受付と随時受付を設けています。行政書士が御社の委任状に基づいて団体ごとに申請します。東京都では、申請の前に電子証明書を購入し、都のシステムに登録する必要があります。
中央政府の工事（建設工事、測量、建設コンサルタント等）は全省庁統一資格の対象外です。国土交通省の地方整備局など各省庁が、経営事項審査の点数を用いて独自の資格を付与し、有効期間は通常2会計年度です。行政書士が省庁ごとに申請し、御社は委任状に署名します。建設業許可と有効な経審を事前に持っていることが前提です。

8. 建設工事：許可、経審、社会保険。

建設業許可：軽微な工事を除くすべての工事に必要で、公共工事の資格の前提でもあります。大臣許可（2以上の都道府県に営業所がある場合）は登録免許税15万円、都道府県知事許可は手数料9万円、更新は5万円で、有効期間は5年です。行政書士が申請書を作成して提出します。御社は経営経験、技術者、財産的基礎、社会保険の要件を満たし、署名します。
経営事項審査（経審）と経営状況分析：許可を受けた建設業者の規模、財務、技術職員、社会性を客観的に点数化するもので、公共工事を元請として受注しようとする業者は必ず有効なものを持っていなければなりません。経営規模等評価は8,100円に1業種ごと2,300円、総合評定値の請求は400円に1業種ごと200円で、1業種なら11,000円です。登録経営状況分析機関の手数料は各機関が定めます。経審の申請は行政書士が、分析用の財務データは税理士が用意します。
社会保険（健康保険、厚生年金、雇用保険）：加入は許可の要件であり、経審の評価項目でもあります。未加入の業者は工事の入札から排除されます。従業員の加入手続きは社会保険労務士か社内の人事担当が行い、行政書士がその証拠書類を申請に添付します。

9. 日本に拠点が必要な場合：外国会社の登記。 日本で継続して取引をする外国会社は、日本における代表者（うち1人以上は日本に住所を有する者）を定め、3週間以内に登記します。建設業許可、日本の電子入札用電子証明書、GビズIDへの道を開くのがこの登記です。登録免許税は、日本における代表者の選任で6万円、営業所ごとに9万円です。司法書士が代理人として申請します。御社の役割は、日本に住む代表者を選任し、会社の内容に関する宣誓供述書など本国側の添付書類に、本国の公証人か領事の前で署名することです。登記を怠ると、100万円以下の過料が科されることがあります。

入札のときに

10. 入札説明書と仕様書を入手する。 無料で、ログインせずに調達ポータルからダウンロードするか、発注機関で受け取ります。

11. 適合証明書や技術提案書。 多くの公告は、提案が仕様を満たすことの証明を求め、総合評価の入札では技術提案書を求めます。いずれも入札前の指定日までに提出します。日本語の入札書類作成者が御社と一緒に作成し、技術的な内容とすべての約束事項は御社が承認します。

12. 入札書そのもの。 消費税抜きの総額を、資格審査結果通知書に記載された業者コードとともに記入します。GEPSで、または公告が認めていれば紙で提出します。予定価格は非公開で、予定価格の範囲内の入札がなければ、その場で再度入札が行われます。提出するのは、自分の証明書を使う代表者か、自分の証明書を使う承認済みの代理人です。いずれの場合も、価格は御社が承認します。

13. 紙入札の入札委任状。 代表者以外の人が紙の入札書に記名したり持参したりする場合は、代理人、対象の入札、委任する権限を記載した委任状を、入札の前に発注機関へ提出します。無料で、発注機関の様式で作成し、その入札または記載された期間に有効です。御社が署名するか、社印を押します。不備のある委任状は入札を無効にするので、注意して確認してください。

14. 入札保証金。 法令上は入札金額の5%以上ですが、たとえば保険契約を結んでいる場合や実績がある場合など、有資格者については通常免除されます。免除されない場合は、現金、国債、銀行の保証、または入札保証保険で納めます。銀行か損害保険会社が御社名義で発行し、御社は契約を結んで保険料を支払います。契約締結まで有効です。

落札候補になったら

日本では資格の証明が事前に確認されるため、落札しても新たな書類はほとんどありません。例外は低入札価格調査です。1,000万円を超える役務と製造の契約で、入札額が発注機関の調査基準価格を下回ると調査が行われ、価格、費用、人員体制を説明できなければ落札を逃します。期限は発注機関が短く設定します。費用の説明は入札書類作成者が準備でき、御社は原価データを提供して発注機関に回答します。

契約と最初の請求の前に

契約保証金（または履行保証保険）。契約金額の10%以上で、物品・役務では免除されることが多い一方、工事の契約では履行保証や履行保証保険が一般に求められます。銀行、損害保険会社、建設業保証会社が契約期間について発行し、御社が署名して保険料を支払います。

契約書に署名する。 契約書は日本語・円建てで作成します。250万円以下（国外で署名する場合は350万円以下）なら契約書の作成を省略できます。GEPSで電子署名でき、電子契約には印紙税がかかりません。署名するのは代表者か、GEPSで契約の権限を委任された代理人で、代理人は自分の証明書を使います。

適格請求書発行事業者の登録。 発注機関が請求書に登録番号を求めることが増えており、公告で確認されることもあります。税理士が税務代理人としてe-Taxで登録申請を行い、登録は取り消すまで有効です。登録すると消費税の課税事業者となり申告義務が生じるので、登録するかどうかは御社が判断します。

誰が何をするか

手続き	担える人	御社にしかできないこと
法人番号、登記事項証明書	行政書士か司法書士が調べて取り寄せる	—
納税証明書	税理士などの代理人が委任状に基づいて取得	委任状への署名、またはご自身のe-Taxでの請求
単体決算書と円換算	税理士、公認会計士、または御社の会計担当者	決算書の提供
全省庁統一資格	代理人としての行政書士	委任状への署名、誓約と役員等名簿の確認
地方自治体と省庁の工事の資格	行政書士が団体ごとに	委任状への署名、システムが求める場合の証明書の取得
建設業許可、経営事項審査	行政書士、財務データは税理士	要件を満たすこと、申請書への署名
電子入札用電子証明書	—	代表者名義での取得とPINの管理
GビズID	GビズIDの委任機能を通じてのみ行政書士	代表者としての申請、委任の承認
技術提案書、適合証明書	日本語の入札書類作成者	内容と約束事項の承認
入札書の提出	自分の証明書を使う承認済みの代理人、紙入札では委任状を持つ代理人	価格の承認、ご自身の証明書による代理人の承認、または紙の委任状への署名
入札保証金と契約保証金	銀行か損害保険会社	契約への署名と保険料の支払い
外国会社の登記	司法書士	日本に住む代表者の選任、添付書類への署名
日本語訳	翻訳者	—
契約書	契約の権限を持ち、自分の証明書を使う代理人	署名または承認
適格請求書発行事業者の登録	税務代理人としての税理士	課税事業者になるかどうかの判断、税理士への委任

関わる専門家

専門家	登録・監督	入札者のためにすること
行政書士	日本行政書士会連合会と各都道府県の行政書士会、行政書士法に基づき都道府県知事が監督	全省庁統一資格を代理人として作成・提出し、日本国内の住所で結果を受け取る。建設業許可、経営事項審査、地方自治体の資格を申請する。官公署に提出するその他の書類を作成する。御社が選任し、本人の証明書を持っていれば、GEPSの代理人にもなれる
司法書士	日本司法書士会連合会、法務省	外国会社の日本における代表者や営業所の登記を含む商業登記を代理で申請する。登記事項証明書を取得する
税理士または公認会計士	国税庁の下の日本税理士会連合会、金融庁の下の日本公認会計士協会	委任状に基づく納税証明書の取得。単体決算書と円換算の作成。適格請求書発行事業者の登録を行い、非居住の会社の納税管理人にもなれる。経営事項審査の財務の入力を準備する
弁護士または外国法事務弁護士	日本弁護士連合会	契約条件、共同企業体やコンソーシアムの協定の確認。CHANSへの苦情申立てや入札をめぐる紛争の助言。独占禁止法上の入札談合のリスクの助言
公証人（公証役場）	法務省（法務局）	委任状や翻訳の宣言書など、海外で使う私署証書を認証する。東京、大阪、静岡などではアポスティーユや領事認証までワンストップで受けられる
翻訳者	法定の資格なし	全省庁統一資格のために本国の会社・税務・財務の書類を翻訳する。入札説明書や仕様書を御社のために翻訳する
銀行または損害保険会社	金融庁	保証が免除されない入札で、入札保証金や契約保証金に代わる保証や保険を引き受ける

納税証明書と税の登録は税理士の業務、法律相談と紛争は弁護士の業務、商業登記は司法書士の業務です。

外国企業の場合

物品・役務の全省庁統一資格を得るのに日本の会社は必要ありませんが、建設工事には日本の許可が必要で、電子入札には現実的には日本での登記が必要です。海外から誰がどんな条件で入札できるかは、日本の政府調達で入札に参加する方法で説明しています。書類については次のとおりです。

外国の本社は法人番号の欄を空欄にします。登記事項証明書の代わりに、設立証明書や存続証明書など、会社の存在を確認する本国当局の書類に日本語訳を付けて提出します。日本の営業所を登記している場合は、その営業所の登記事項証明書を使います。納税証明書の代わりには本国の税務書類を提出し、存在しない場合は省略できます。日本国内源泉の所得がない外国法人は、その旨を申請書に記載できます。財務諸表は申請する法人単体のもので、出納官吏事務規程Art. 16に基づくレートで円に換算します。役員の氏名はアルファベットかカタカナで記入でき、紙入札の委任状では押印の代わりに署名も通常認められますが、最終的には公告によります。外国語の添付書類はすべて原本と日本語訳を提出します。日本には宣誓翻訳人の制度がなく、統一資格の手引きも翻訳の認証を求めていません。公証やアポスティーユが必要になるのは、日本で会社を登記する場合か、入札が認証済みの書類を明示的に求める場合だけです。本国の公証人が宣誓供述書や委任状を認証し、本国の権限ある当局がアポスティーユを付けます。日本では公証役場が私署証書を認証し、外国語の文書には6,000円が加算されます。

落とし穴

代表者の証明書、ICカード、PINは決して渡さない。 代理人は自分の証明書で入札します。GEPSは代表者の証明書を代理人が使うことを認めません。
全省庁統一資格の申請は1つの窓口だけに。 重複した申請は受け付けられません。
資格が付与される前の入札を予定しない。 資格は付与されて初めて効力を持ちます。例外はGPA対象の入札で、開札までに付与されれば審査中の申請でも認められます。
価格は消費税抜きで記入し、日本語の期限に従う。 公告の英語の概要には、入札書の期限ではなく提案書の期限が書かれていることがあります。
3か月の期限に注意。 登記事項証明書と納税証明書は、添付する申請の日前3か月以内に発行されたものでなければなりません。
他の入札者と価格の情報を決して共有しない。 入札談合は独占禁止法と入札談合等関与行為防止法に違反します。
代理人は一人につき一者だけ。 同じ入札で一人の代理人が二者の入札者を代理すること（二重代理）はできず、そのようにして行われた入札は無効です。
報酬を得て行う書類作成は行政書士に。 2026年1月1日から、官公署に提出する書類を報酬を得て作成・入力できるのは、いかなる名目によるかを問わず行政書士だけです（行政書士法第19条）。行政書士に依頼するか、自社で提出してください。

askTenderで進める場合

日本では、askTenderのPartnerが御社のGEPSのアカウントに氏名のある利用者として追加され、Partner自身のログインで作業します。御社はご自身のログインを持ち続け、御社にしか署名できないものに署名します。委任状、暴力団排除に関する誓約、代表者本人の証明書による代理人の承認、そして契約書です。askTender Deskは入札書のデータを準備し、期限を管理し、証明書と翻訳の手配を取りまとめます。行政書士、税理士、司法書士などのaskTender Partnerが、それぞれの資格の範囲の手続きを担います。

よくある質問

日本で入札する前に、どんな書類が必要ですか？

中央政府の物品・役務の入札には全省庁統一資格が必要です。申請には、登記事項証明書（外国の本社の場合は本国当局の書類）、納税証明書その2とその3の3、1年分の単体の財務諸表、そして暴力団排除に関する誓約と役員等名簿を添えます。証明書は申請日前3か月以内に発行されたものでなければなりません。あわせて提出の手段も必要です。電子入札用の電子証明書、代理人、または公告が認めていれば紙入札です。

登記事項証明書と納税証明書の費用はいくらですか？

登記事項証明書は、書面請求で600円、オンライン請求・郵送受取で520円、オンライン請求・窓口受取で490円です。納税証明書は書面で1件400円、e-Taxで370円です。その2は税目・年度・枚数ごと、その3は1枚ごとにかかります。

GEPSでの入札を他の人に任せられますか？

はい。代理人が自分自身の電子証明書を使って行えます。その前に、代表者が自分の電子証明書でGEPS上の代理人の委任状を承認しておく必要があります。代表者の証明書は誰も使うことができません。紙入札では、御社が署名した委任状を持つ代理人が入札書に記名し、または持参します。

入札保証金や契約保証金は必要ですか？

法令上、入札保証金は入札金額の5%以上、契約保証金は契約金額の10%以上ですが、有資格者についてはどちらも通常免除され、公告に「免除」と記載されます。保証が必要な場合は、銀行または損害保険会社が御社名義で保証や保険を引き受けます。

建設会社にはさらに何が必要ですか？

建設業許可（大臣許可は登録免許税15万円、知事許可は手数料9万円、更新は5万円、有効期間5年）、有効な経営事項審査、社会保険への加入、そして各省庁ごとの工事の競争参加資格です。許可、経審、資格の申請は行政書士が行います。

外国の書類にアポスティーユは必要ですか？

全省庁統一資格には必要ありません。原本と日本語訳を提出します。日本で外国会社の登記をする場合は別で、添付書類は本国の当局か領事の認証を受ける必要があり、日本はアポスティーユを受け付けます。

出典

このガイドはルールをわかりやすい言葉で説明したもので、法的助言ではありません。調達のルールは変わることがあり、また入札ごとに入札説明書が独自の条件を定めています。常に入札説明書の記載が優先します。